Transferência de conhecimento: o que é e como implementá-la

Tecnicamente, a transferência de conhecimento é o processo de transferência de conhecimento de um lugar para outro. Eventos como fusões invocam esse processo. Quando as empresas se fundem, a empresa adquirente transfere o conhecimento da empresa adquirida para sua própria memória de conhecimento. Formalmente, é isso que significa transferência de conhecimento.

No entanto, a transferência de conhecimento agora é usada vagamente no lugar de “treinamento”, facilitada pelo compartilhamento de conhecimento (o que algumas pessoas acham incomum, a propósito).

Neste artigo, até mesmo nós o abordaremos dessa forma – focando em como você pode usar a transferência de conhecimento para construir sua memória organizacional que todos podem acessar e usar para se tornarem mais produtivos.

A McKinsey Global descobriu em seu estudo que os funcionários gastam uma parte significativa de seu tempo pesquisando e coletando informações. Quando você trabalha na transferência de conhecimento nesse contexto, o processo de busca de conhecimento é otimizado, e você pode recuperar esse tempo consideravelmente.

Vamos agora ver os passos que você pode seguir para transferir conhecimento para que todos possam encontrá-lo.

Identifique as fontes de conhecimento

O conhecimento que você deseja capturar para transferência vem amplamente de duas categorias de fontes.

A cláusula 7.1.6 da ISO 9001:2015 fala em detalhes sobre essas categorias:

a) Fontes internas (por exemplo, propriedade intelectual, o conhecimento adquirido com a experiência, lições aprendidas com fracassos e projetos bem-sucedidos, capturando e compartilhando conhecimento e experiência não documentados; os resultados de melhorias em processos, produtos e serviços);

b) Fontes externas (por exemplo, padrões, academia, conferências, coleta de conhecimento de clientes ou fornecedores externos).

Como você pode ver, você pode acessar várias fontes para capturar o conhecimento organizacional que você carrega.

Mas antes de prosseguir com qualquer um, certifique-se de que eles sejam uma fonte de conhecimento codificável (mais sobre isso abaixo).

Identifique os ativos de conhecimento que você pode capturar

Agora, nem todo tipo de conhecimento é transferível. Ou codificável, para esse assunto.

Pegue o conhecimento que reside com sua força de vendas, por exemplo.

Você pode documentar facilmente seus planos de desconto por volume que funcionam.

Seus principais vendedores também podem contribuir generosamente com suas melhores estratégias e táticas de desconto.

Você pode até escrever aprendizados de negócios fracassados.

Mas você não pode fazer com que seus vendedores documentem sua habilidade de vendas. Este é um exemplo de conhecimento tácito que praticamente reside no portador subconscientemente. Tal conhecimento não pode ser capturado (ou expresso).

Outro tipo de conhecimento que não pode ser transferido ou capturado é o conhecimento transitório . Esse é o conhecimento que existe nos chats, conversas por e-mail e ligações de seus funcionários, entre outros canais.

Juntos, esse conhecimento pode representar cerca de 50% do seu conhecimento organizacional total. Então, essencialmente, são os 50% restantes que você pode capturar.

Portanto, use a discrição para identificar os “porquês”, “o que é” e “como” esses ativos de conhecimento que respondem com sucesso.

Considere também quaisquer lacunas de conhecimento existentes.

Em uma pesquisa, 60% dos entrevistados disseram que encontrar conhecimento relacionado ao trabalho representava um desafio. Constatou-se também que os colaboradores gastam cerca de 5,3 horas/semana simplesmente à espera das informações de que necessitam.

Se você fizer alguma pesquisa — pesquisando seus funcionários, por exemplo — descobrirá que alguns ativos de conhecimento quase sempre agem como um gargalo.

Então, pegue esses.

Além disso, preste atenção aos ativos de conhecimento padrão ou exclusivos que causam quedas de produtividade.

Em uma pesquisa, 42% dos entrevistados – dos 1.001 funcionários de grandes empresas que participaram – disseram que o conhecimento de que precisavam no trabalho era único e não padrão.

E cerca de 81% deles disseram que encontrar esse conhecimento único foi muito difícil ou esmagador. Eles acharam até mesmo treinamento e educação profissional inadequados para oferecê-los.

Esse é o tipo de conhecimento que vem do aprendizado no local de trabalho, e apenas a força de trabalho mais experiente o possui.

Seus ativos de conhecimento devem oferecer esse conhecimento.

Configurar um modelo

Muito do seu conhecimento codificável pode ser capturado usando documentos.

Aqui está um modelo para capturar o conhecimento de um funcionário de saída. Mas você pode adaptá-lo facilmente e usá-lo para capturar a maioria de seus ativos de conhecimento:

Escolha as maneiras certas de capturar conhecimento

Como o conhecimento vem em tantas formas diferentes, não há uma maneira certa de capturá-lo.

No infográfico a seguir, você pode ver como o conhecimento pode ser capturado de diferentes maneiras, dependendo do recurso que o possui.

Para capturar o conhecimento que pode ser usado por um iniciante, exercícios como orientação, aprendizado, treinamento formal e simulações podem ajudar.

Para capturar conhecimento para os profissionais, táticas como contar histórias, discussões na comunidade e entrevistas podem ser úteis.

Para capturar o conhecimento em nível de especialista, ferramentas como artigos de pesquisa, conteúdo de conferências e relatos em primeira mão sobre como impulsionar mudanças podem ser úteis.

Identifique as pessoas que têm o conhecimento

Depois de conhecer todos os ativos de conhecimento que você precisa capturar, é hora de identificar as pessoas que os possuem.

Dependendo do tamanho do seu negócio e da estrutura de sua força de trabalho, você poderá identificar instantaneamente as pessoas que terão o conhecimento procurado.

Por exemplo, seu gerente de RH, que trabalha com você há dois anos, saberia mais sobre suas operações de pessoal do que talvez você mesmo. Portanto, esta é a pessoa ideal para obter conhecimento de RH.

Da mesma forma, para cada departamento, olhe para a pessoa que teria o maior impacto em seus negócios se saísse de sua empresa em um mês. Estas são as pessoas com mais conhecimento: suas fontes de conhecimento.

Embaralhe uma equipe de transferência de conhecimento

A transferência de conhecimento é um processo complexo; não é tão simples quanto fazer com que todos escrevam o que sabem. Precisa de uma equipe para uma execução bem-sucedida.

Sua equipe de transferência de conhecimento deve ter:

• Seus especialistas em conhecimento do assunto, que são as fontes de conhecimento.
• Nexperts: Pessoas que podem substituir os especialistas, se eles forem ou estiverem saindo.
• Praticantes: Aqueles que usarão o conhecimento em seu trabalho diário.
• E um facilitador: A pessoa que vai supervisionar e facilitar o processo de transferência de conhecimento.

Você também pode considerar contratar um analista para colaborar com sua equipe na coleta de conhecimento.

Crie mapas de conhecimento para agilizar o processo

Para agilizar o processo de documentação e transferência de conhecimento, use mapas de conhecimento.

Para criar mapas de conhecimento, pense em termos do conhecimento relacionado ao setor, processo e produto que você deseja capturar e, em seguida, mapeie os ativos relacionados a cada um.

Aqui está um exemplo de como uma equipe de evento usou o mapeamento para capturar rapidamente seu conhecimento sobre patrocínios. Você pode ver na imagem como a equipe começou mapeando os aspectos críticos dos patrocínios e registrando todos os recursos em seus diferentes fluxos de trabalho.

Para construir seu mapa de conhecimento, peça ao seu pessoal que faça seu trabalho diário e registre todos os ativos de conhecimento que usaram para concluir o trabalho. Isso por si só pode construir uma base sólida para a transferência de conhecimento.

Implementação do processo de transferência de conhecimento

Se estivéssemos seguindo o processo real de transferência de conhecimento, implementá-lo significaria configurar tudo isso e envolver o funcionário ou equipe que está saindo para capturar o que eles sabem.

Mas em nosso contexto, já que estamos abordando este exercício como treinamento, isso significaria lançar uma infraestrutura simples de transferência de conhecimento. Você pode usar o Google Sites para criar um wiki ou um intrasite para desenvolver e compartilhar todo o conhecimento que você capturar. Com o G Suite, você deve poder conceder acesso apropriado (de edição ou visualização) a todos os seus funcionários.

Alternativamente, você pode usar uma solução como o WikiPress para construir uma versão viva.

Adicionar novos conhecimentos é tão simples quanto adicionar uma nova postagem, pesquisar é tão fácil quanto usar o Google (todos com sua funcionalidade de sugestão automática!) e atualizar documentos com um clique.

Uma base de conhecimento interna também pode servir a um propósito semelhante.

Uma nota rápida sobre como medir a eficácia do seu processo de transferência de conhecimento: Em nosso contexto, o impacto deste exercício se refletiria em métricas como o número de acessos ao wiki ou base de conhecimento. O feedback qualitativo sobre a qualidade do conteúdo do conhecimento e a experiência dos funcionários também indicarão sucesso.

Embrulhando-o…

Para as empresas mais maduras, a transferência de conhecimento é um meio de acelerar a inovação e ganhar vantagem competitiva.

Mas para o resto, especialmente quando você está aberto a considerar a transferência de conhecimento como um meio de treinamento, a transferência de conhecimento pode obter resultados tangíveis em termos de produtividade aprimorada.

Portanto, concentre-se apenas nisso e comece!