Transferul de cunoștințe: ce este și cum să îl implementați

Din punct de vedere tehnic, transferul de cunoștințe este procesul de transfer de cunoștințe dintr-un loc în altul. Evenimente precum fuziunile invocă acest proces. Atunci când companiile fuzionează, compania absorbantă transferă cunoștințele companiei dobândite în propria memorie de cunoștințe. Formal, asta înseamnă transferul de cunoștințe.

Cu toate acestea, transferul de cunoștințe este acum utilizat în mod vag în locul „formarii”, facilitat de împărtășirea cunoștințelor (pe care mulți oameni îl consideră neobișnuit, de altfel).

În acest articol, chiar și noi îl vom aborda așa — concentrându-ne pe modul în care puteți utiliza transferul de cunoștințe pentru a vă construi memoria organizațională pe care toată lumea o poate accesa și utiliza pentru a deveni mai productiv.

McKinsey Global a constatat în studiul său că angajații își petrec o parte semnificativă a timpului căutând și culegând informații. Când lucrați la transferul de cunoștințe în acest context, procesul de căutare a cunoștințelor este optimizat și puteți câștiga înapoi considerabil de această dată.

Să vedem acum pașii pe care îi puteți urma pentru a transfera cunoștințe, astfel încât toată lumea să le poată găsi.

Identificați sursele de cunoaștere

Cunoștințele pe care doriți să le capturați pentru a le transfera provin, în general, din două categorii de surse.

Clauza 7.1.6 din ISO 9001:2015 vorbește în detaliu despre aceste categorii:

a) Surse interne (de exemplu, proprietatea intelectuală, cunoștințele dobândite din experiență, lecțiile învățate din eșecuri și proiecte de succes, captarea și împărtășirea cunoștințelor și experienței nedocumentate; rezultatele îmbunătățirii proceselor, produselor și serviciilor);

b) Surse externe (de exemplu, standarde, mediul academic, conferințe, colectarea de cunoștințe de la clienți sau furnizori externi).

După cum puteți vedea, puteți accesa o mulțime de surse pentru a capta cunoștințele organizaționale pe care le dețineți.

Dar înainte de a urma vreunul, asigurați-vă că acestea sunt o sursă de cunoștințe codificabile (mai multe despre asta mai jos).

Identificați activele de cunoștințe pe care le puteți captura

Acum, nu orice tip de cunoștințe este transferabil. Sau codificabil, de altfel.

Luați cunoștințele care aparțin forței dvs. de vânzări, de exemplu.

Vă puteți documenta cu ușurință planurile de reducere a volumului care funcționează.

De asemenea, agenții dvs. de vânzări de top pot contribui cu generozitate la cele mai bune strategii și tactici de reducere.

Ai putea chiar să scrii învățăminte din ofertele eșuate.

Dar nu îi poți determina pe vânzătorii să-și documenteze calitatea de vânzări. Acesta este un exemplu de cunoaștere tacită care locuiește aproape subconștient în deținător. Asemenea cunoștințe nu pot fi captate (sau exprimate).

Un alt tip de cunoștințe care nu poate fi transferat sau capturat este cunoștințele tranzitorii . Acestea sunt cunoștințele care există în chat-urile, conversațiile prin e-mail și apelurile angajaților dvs., printre alte canale.

Împreună, aceste cunoștințe ar putea reprezenta aproximativ 50% din cunoștințele dumneavoastră organizaționale totale. Deci, în esență, restul de 50% le puteți captura.

Așadar, folosiți discreția pentru a identifica „de ce”, „ce” și „cum” acele cunoștințe care răspund cu succes.

Luați în considerare și eventualele lacune de cunoștințe existente.

Într-o cercetare, 60% dintre respondenți au spus că găsirea cunoștințelor legate de muncă a reprezentat o provocare. De asemenea, s-a constatat că angajații petrec aproximativ 5,3 ore/săptămână pur și simplu așteptând informațiile de care au nevoie.

Dacă faceți niște cercetări - prin sondajul angajaților dvs., de exemplu - veți descoperi că unele active de cunoștințe acționează aproape întotdeauna ca un blocaj.

Deci, ridicați astea.

De asemenea, acordați atenție atât activelor de cunoștințe standard, cât și unice, care cauzează scăderi de productivitate.

Într-o cercetare, 42% dintre respondenți – din cei 1.001 de angajați din companiile mari care au participat – au spus că cunoștințele de care aveau nevoie la locul de muncă sunt unice și nu standard.

Și aproximativ 81% dintre ei au spus că găsirea acestei cunoștințe unice a fost fie foarte dificilă, fie copleșitoare. Ei au considerat chiar și pregătirea profesională și educația inadecvată pentru a le oferi.

Acesta este genul de cunoștințe care provine din învățarea la locul de muncă și doar forța de muncă cu experiență mai mare se întâmplă să le dețină.

Cunoștințele tale trebuie să ofere aceste cunoștințe.

Configurați un șablon

O mare parte din cunoștințele dvs. codificabile pot fi capturate folosind documente.

Iată un șablon pentru a capta cunoștințele de la un angajat care ieși din afară. Dar îl puteți reutiliza cu ușurință și îl puteți folosi pentru a captura majoritatea resurselor dvs. de cunoștințe:

Alegeți modalitățile potrivite de a capta cunoștințele

Deoarece cunoașterea vine în atât de multe forme diferite, nu există o modalitate corectă de a o capta.

În următorul infografic, puteți vedea cum cunoștințele pot fi captate în diferite moduri, în funcție de resursa care le deține.

Pentru a capta cunoștințele care ar putea fi folosite pentru un începător, exerciții precum mentorat, ucenicie, formare formală și simulări pot ajuta.

Pentru a capta cunoștințe pentru practicanți, tactici precum povestirea, discuțiile comunitare și interviurile pot fi utile.

Pentru a capta cunoștințele la nivel de experți, instrumente precum lucrările de cercetare, conținutul conferințelor și relatările directe despre conducerea schimbării se pot dovedi utile.

Găsiți oamenii care au cunoștințele

Odată ce cunoașteți toate resursele de cunoștințe pe care trebuie să le capturați, este timpul să identificați persoanele care le dețin.

În funcție de dimensiunea afacerii dvs. și de structura forței de muncă, veți putea identifica instantaneu oamenii care vor avea cunoștințele căutate.

De exemplu, managerul tău de resurse umane, care lucrează cu tine de doi ani, ar ști mai multe despre operațiunile tale umane decât poate chiar și tu. Deci, aceasta este persoana potrivită pentru aprovizionarea cu cunoștințe de resurse umane.

De asemenea, pentru fiecare departament, uită-te la persoana care ar avea cel mai mare impact asupra afacerii tale dacă ar părăsi compania într-o lună. Aceștia sunt oamenii cu cele mai multe cunoștințe: sursele tale de cunoștințe.

Formați o echipă de transfer de cunoștințe

Transferul de cunoștințe este un proces complex; nu este atât de simplu ca să-i faci pe toți să scrie ceea ce știu. Are nevoie de o echipă pentru o execuție cu succes.

Echipa ta de transfer de cunoștințe ar trebui să aibă:

• Experții dumneavoastră în cunoștințe în materie, care sunt sursele de cunoștințe.
• Neexperti: oameni care i-ar putea înlocui pe experți, dacă ar urma să plece sau ar pleca.
• Practicanți: cei care vor folosi cunoștințele în munca lor zilnică.
• Și un facilitator: Persoana care va supraveghea și va facilita procesul de transfer de cunoștințe.

De asemenea, puteți lua în considerare angajarea unui analist care să colaboreze cu echipa dvs. pentru a colecta cunoștințe.

Creați hărți de cunoștințe pentru a simplifica procesul

Pentru a eficientiza procesul de documentare și transfer de cunoștințe, utilizați hărți de cunoștințe.

Pentru a crea hărți de cunoștințe, gândiți-vă în termeni de cunoștințe legate de industrie, proces și produse pe care doriți să le captați, apoi mapați activele care se referă la fiecare.

Iată un exemplu despre modul în care o echipă de eveniment a folosit cartografierea pentru a-și capta rapid cunoștințele despre sponsorizări. Puteți vedea în imagine cum a început echipa prin a mapa aspectele critice ale sponsorizărilor și a înregistra toate resursele din diferitele fluxuri de lucru.

Pentru a vă construi harta cunoștințelor, cereți-le oamenilor să își desfășoare activitatea zilnică și să înregistreze toate resursele de cunoștințe pe care le-au folosit pentru a finaliza munca. Numai aceasta poate construi o bază solidă pentru transferul de cunoștințe.

Derularea procesului de transfer de cunoștințe

Dacă am urma procesul propriu-zis de transfer al cunoștințelor, lansarea acestuia ar fi însemnat configurarea tuturor acestor lucruri și angajarea angajatului sau echipei care iese din ea în captarea a ceea ce știu.

Dar, în contextul nostru, întrucât abordăm acest exercițiu ca antrenament, aceasta ar însemna lansarea unei infrastructuri simple de transfer de cunoștințe. Puteți folosi Google Sites pentru a crea un wiki sau un intrasite pentru a construi și a împărtăși toate cunoștințele pe care le acumulați. Cu G Suite, ar trebui să puteți oferi acces adecvat (editare sau vizionare) tuturor angajaților dvs.

Alternativ, puteți folosi o soluție precum WikiPress pentru a construi o versiune vie, care să respire.

Adăugarea de cunoștințe noi este la fel de simplă ca și adăugarea unei postări noi, căutarea este la fel de simplă ca și utilizarea Google (toate cu funcționalitatea sa de sugestie automată!), iar actualizarea documentelor necesită un clic.

O bază de cunoștințe internă, de asemenea, poate servi unui scop similar.

O notă rapidă despre măsurarea eficacității procesului de transfer de cunoștințe: în contextul nostru, impactul acestui exercițiu s-ar reflecta în valori precum numărul de accesări la wiki sau baza de cunoștințe. Feedback-ul calitativ asupra calității conținutului de cunoștințe și experiența angajaților, de asemenea, va indica succesul.

Încheind-o…

Pentru companiile mai mature, transferul de cunoștințe este un mijloc de a accelera inovația și de a obține un avantaj competitiv.

Dar pentru restul, mai ales atunci când sunteți deschis să priviți transferul de cunoștințe ca un mijloc de formare, transferul de cunoștințe poate obține rezultate tangibile în ceea ce privește îmbunătățirea productivității.

Așa că concentrează-te doar pe asta și începe!