Bilgi Transferi: Nedir ve Nasıl Uygulanır?

Teknik olarak bilgi aktarımı, bilgiyi bir yerden başka bir yere aktarma sürecidir. Birleşme gibi olaylar bu süreci başlatır. Şirketler birleştiğinde, satın alan şirket, edindiği şirketin bilgisini kendi bilgi belleğine aktarır. Resmi olarak, bilgi aktarımının anlamı budur.

Bununla birlikte, bilgi aktarımı artık “eğitim” yerine gevşek bir şekilde kullanılmaktadır (bu arada, pek çok insanın olağandışı bulduğu bilgi paylaşımı).

Bu makalede, biz bile buna böyle yaklaşacağız - herkesin erişebileceği ve daha üretken olmak için kullanabileceği kurumsal belleğinizi oluşturmak için bilgi aktarımını nasıl kullanabileceğinize odaklanacağız.

McKinsey Global yaptığı çalışmada, çalışanların zamanlarının önemli bir bölümünü bilgi aramak ve toplamak için harcadıklarını tespit etti. Bu bağlamda bilgi aktarımı üzerinde çalıştığınızda, bilgi arama süreci optimize edilir ve bu sefer önemli ölçüde geri kazanabilirsiniz.

Şimdi herkesin bulabilmesi için bilgi aktarımı için izleyebileceğiniz adımlara bakalım.

Bilgi kaynaklarını tanımlayın

Aktarmak için elde etmek istediğiniz bilgi, genel olarak iki kaynak kategorisinden gelir.

ISO 9001:2015 Madde 7.1.6, bu kategoriler hakkında ayrıntılı olarak konuşur:

a) Dahili Kaynaklar (örneğin, fikri mülkiyet, deneyimlerden edinilen bilgiler, başarısızlıklardan ve başarılı projelerden alınan dersler, belgelenmemiş bilgi ve deneyimlerin yakalanması ve paylaşılması; süreçler, ürünler ve hizmetlerdeki iyileştirmelerin sonuçları);

b) Dış Kaynaklar (örn. standartlar, akademi, konferanslar, müşterilerden veya dış sağlayıcılardan bilgi toplama).

Gördüğünüz gibi, taşıdığınız organizasyonel bilgiyi yakalamak için bir sürü kaynağa dokunabilirsiniz.

Ancak herhangi birinin peşine düşmeden önce, bunların kodlanabilir bir bilgi kaynağı olduklarından emin olun (daha fazlası aşağıda).

Yakalayabileceğiniz bilgi varlıklarını tanımlayın

Şimdi, her bilgi türü aktarılabilir değildir. Veya bu konuda kodlanabilir.

Örneğin, satış ekibinizde bulunan bilgiyi alın.

İşe yarayan toplu indirim planlarınızı kolayca belgeleyebilirsiniz.

En iyi satış görevlileriniz de en iyi indirim stratejilerine ve taktiklerine cömertçe katkıda bulunabilir.

Başarısız anlaşmalardan öğrendiklerinizi bile yazabilirsiniz.

Ancak satış görevlilerinizin satışlarını belgelemelerini sağlayamazsınız. Bu, bilinçaltında hemen hemen sahibinde bulunan örtük bilginin bir örneğidir. Böyle bir bilgi yakalanamaz (veya ifade edilemez).

Aktarılamayan veya yakalanamayan başka bir bilgi türü de geçici bilgidir . Bu, diğer kanalların yanı sıra çalışanlarınızın sohbetlerinde, e-posta konuşmalarında ve aramalarında bulunan bilgidir.

Birlikte, bu bilgi toplam organizasyonel bilginizin yaklaşık %50'sini oluşturabilir. Yani, esasen yakalayabileceğiniz kalan %50'dir.

Bu nedenle, başarılı bir şekilde yanıt veren bilgi varlıklarının “neden”, “ne” ve “nasıl”ı belirlemek için sağduyuyu kullanın.

Mevcut bilgi boşluklarında da faktör.

Bir araştırmada, katılımcıların %60'ı işle ilgili bilgileri bulmanın bir zorluk oluşturduğunu söyledi. Ayrıca çalışanların haftada yaklaşık 5,3 saatini sadece ihtiyaç duydukları bilgileri bekleyerek harcadıkları da bulundu.

Biraz araştırma yaparsanız - örneğin çalışanlarınızla anket yaparak - bazı bilgi varlıklarının neredeyse her zaman bir darboğaz görevi gördüğünü keşfedeceksiniz.

Bunları topla.

Ayrıca, üretkenlik düşüşlerine neden olan hem standart hem de benzersiz bilgi varlıklarına dikkat edin.

Bir araştırmada, katılan büyük şirketlerdeki 1.001 çalışandan yanıt verenlerin %42'si, işte ihtiyaç duydukları bilginin benzersiz olduğunu ve standart olmadığını söyledi.

Ve yaklaşık %81'i bu eşsiz bilgiyi bulmanın ya çok zor ya da bunaltıcı olduğunu söyledi. Mesleki eğitim ve öğretimi bile bunları sunmakta yetersiz buldular.

Bu, işyeri öğreniminden gelen bilgi türüdür ve yalnızca daha deneyimli iş gücü buna sahip olur.

Bilgi varlıklarınız bu bilgiyi sunmalıdır.

Bir şablon ayarlayın

Kodlanabilir bilgilerinizin çoğu belgeler kullanılarak elde edilebilir.

İşte giden bir çalışandan bilgi almak için bir şablon. Ancak bunu kolayca yeniden düzenleyebilir ve bilgi varlıklarınızın çoğunu yakalamak için kullanabilirsiniz:

Bilgiyi yakalamanın doğru yollarını seçin

Bilgi çok farklı biçimlerde geldiği için, onu yakalamanın tek bir doğru yolu yoktur.

Aşağıdaki infografikte, bilgiye sahip olan kaynağa bağlı olarak bilginin nasıl farklı şekillerde elde edilebileceğini görebilirsiniz.

Yeni başlayanlar için kullanılabilecek bilgileri yakalamak için mentorluk, çıraklık, resmi eğitim ve simülasyonlar gibi alıştırmalar yardımcı olabilir.

Uygulayıcılar için bilgi edinmek için hikaye anlatımı, topluluk tartışmaları ve röportajlar gibi taktikler kullanışlı olabilir.

Uzman düzeyinde bilgi elde etmek için araştırma makaleleri, konferanslardan alınan içerik ve değişime yol açan ilk elden açıklamalar gibi araçlar yararlı olabilir.

Bilgisi olan insanları tespit edin

Yakalamanız gereken tüm bilgi varlıklarını öğrendikten sonra, bunlara sahip olan kişileri belirlemenin zamanı geldi.

İşletmenizin büyüklüğüne ve iş gücünüzün yapısına bağlı olarak, aranan bilgiye sahip olacak kişileri anında tespit edebileceksiniz.

Örneğin, iki yıldır sizinle birlikte çalışan İK yöneticiniz, insan operasyonlarınız hakkında belki de kendinizden daha fazlasını bilir. Bu nedenle, İK bilgisine kaynak sağlamak için gidilecek kişi budur.

Aynı şekilde, her departman için, şirketinizden bir ay içinde ayrılsa işiniz üzerinde en fazla etkiye sahip olacak kişiye bakın. Bunlar en fazla bilgiye sahip insanlar: bilgi kaynaklarınız.

Bir bilgi aktarım ekibini karıştırın

Bilgi transferi karmaşık bir süreçtir; herkesin bildiğini yazmasını sağlamak kadar basit değil. Başarılı bir uygulama için bir ekibe ihtiyacı var.

Bilgi aktarımı ekibinizde şunlar olmalıdır:

• Bilgi kaynakları olan konu bilgi uzmanlarınız.
• Uzmanlar: Uzmanların yerini alabilecek veya ayrılacak olsalar, değiştirebilecek kişiler.
• Uygulayıcılar: Bilgiyi günlük işlerinde kullanacak olanlar.
• Ve bir kolaylaştırıcı: Bilgi aktarımı sürecini denetleyecek ve kolaylaştıracak kişi.

Ayrıca, bilgi toplamak için ekibinizle işbirliği yapması için bir analist tutmayı da düşünebilirsiniz.

Süreci kolaylaştırmak için bilgi haritaları oluşturun

Bilgiyi belgeleme ve aktarma sürecini kolaylaştırmak için bilgi haritalarını kullanın.

Bilgi haritaları oluşturmak için, yakalamak istediğiniz sektör, süreç ve ürünle ilgili bilgiler açısından düşünün ve ardından her biriyle ilgili varlıkları haritalayın.

Bir etkinlik ekibinin sponsorluklar hakkındaki bilgilerini hızla elde etmek için haritalamayı nasıl kullandığına dair bir örnek. Takımın sponsorlukların kritik yönlerini haritalayarak ve tüm kaynakları farklı iş akışlarında günlüğe kaydederek nasıl başladığını resimde görebilirsiniz.

Bilgi haritanızı oluşturmak için, çalışanlarınızdan günlük işlerini yapmalarını ve işi tamamlamak için kullandıkları tüm bilgi varlıklarını kaydetmelerini isteyin. Bu tek başına bilgi aktarımı için sağlam bir temel oluşturabilir.

Bilgi aktarım sürecini kullanıma sunma

Gerçek bilgi aktarımı sürecini takip ediyor olsaydık, bunu yaymak, tüm bunları ayarlamak ve mevcut çalışan veya ekibi bildiklerini yakalamaya dahil etmek anlamına gelirdi.

Ancak bizim bağlamımızda, bu alıştırmaya eğitim olarak yaklaştığımız için bu, basit bir bilgi aktarımı altyapısı başlatmak anlamına gelir. Elde ettiğiniz tüm bilgileri geliştirmek ve paylaşmak için bir wiki veya site içi oluşturmak için Google Sites'ı kullanabilirsiniz. G Suite ile tüm çalışanlarınıza uygun (düzenleme veya görüntüleme) erişimi verebilmelisiniz.

Alternatif olarak, yaşayan, nefes alan bir sürüm oluşturmak için WikiPress gibi bir çözüm kullanabilirsiniz.

Yeni bilgi eklemek, yeni bir gönderi eklemek kadar basittir, arama yapmak Google'ı kullanmak kadar sorunsuzdur (tümü otomatik önerme işlevine sahiptir!) ve dokümanları güncellemek bir tık alır.

Bir iç bilgi tabanı da benzer bir amaca hizmet edebilir.

Bilgi aktarımı sürecinizin etkinliğini ölçmeye ilişkin kısa bir not: Bizim bağlamımızda, bu alıştırmanın etkisi, wiki'ye veya bilgi tabanına yapılan isabet sayısı gibi metriklere yansıyacaktır. Bilgi içeriğinin kalitesine ve çalışanların deneyimine ilişkin niteliksel geri bildirimler de başarıyı gösterecektir.

Sarmalamak…

Daha olgun şirketler için bilgi transferi, yeniliği hızlandırmanın ve rekabet avantajı elde etmenin bir yoludur.

Ancak geri kalanı için, özellikle bilgi aktarımına bir eğitim aracı olarak bakmaya açık olduğunuzda, bilgi aktarımı gelişmiş üretkenlik açısından somut sonuçlar alabilir.

O halde sadece buna odaklanın ve başlayın!