Wissenstransfer: Was es ist und wie man es umsetzt

Technisch gesehen ist Wissenstransfer der Prozess des Wissenstransfers von einem Ort zum anderen. Ereignisse wie Fusionen rufen diesen Prozess hervor. Beim Zusammenschluss von Unternehmen überträgt das übernehmende Unternehmen das Wissen des übernommenen Unternehmens in den eigenen Wissensspeicher. Formal bedeutet das Wissenstransfer.

Allerdings wird Wissenstransfer heute locker anstelle von „Training“ verwendet, was durch das Teilen von Wissen erleichtert wird (was übrigens nicht wenige Leute ungewöhnlich finden).

In diesem Artikel werden wir es auch so angehen – wir konzentrieren uns darauf, wie Sie Wissenstransfer nutzen können, um Ihr Organisationsgedächtnis aufzubauen, auf das jeder zugreifen und das es nutzen kann, um produktiver zu werden.

McKinsey Global fand in seiner Studie heraus, dass Mitarbeiter einen erheblichen Teil ihrer Zeit mit dem Suchen und Sammeln von Informationen verbringen. Wenn Sie in diesem Zusammenhang an der Wissensvermittlung arbeiten, wird der Prozess der Wissenssuche optimiert und Sie können diese Zeit erheblich zurückgewinnen.

Sehen wir uns nun die Schritte an, die Sie befolgen können, um Wissen zu übertragen, damit es jeder finden kann.

Identifizieren Sie die Wissensquellen

Das Wissen, das Sie für die Übertragung erfassen möchten, stammt im Wesentlichen aus zwei Kategorien von Quellen.

Abschnitt 7.1.6 von ISO 9001:2015 spricht ausführlich über diese Kategorien:

a) Interne Quellen (z. B. geistiges Eigentum, aus Erfahrung gewonnenes Wissen, Lehren aus Fehlschlägen und erfolgreichen Projekten, Erfassen und Teilen von nicht dokumentiertem Wissen und Erfahrungen; Ergebnisse von Verbesserungen bei Prozessen, Produkten und Dienstleistungen);

b) Externe Quellen (z. B. Standards, Wissenschaft, Konferenzen, Sammeln von Wissen von Kunden oder externen Anbietern).

Wie Sie sehen können, können Sie auf eine Reihe von Quellen zurückgreifen, um das in Ihnen vorhandene Organisationswissen zu erfassen.

Aber bevor Sie irgendwelchen nachgehen, vergewissern Sie sich, dass sie eine Quelle für kodifizierbares Wissen sind (mehr dazu weiter unten).

Identifizieren Sie die Wissensressourcen, die Sie erfassen können

Nun ist nicht jede Art von Wissen übertragbar. Oder kodifizierbar, was das betrifft.

Nehmen Sie zum Beispiel das Wissen, das in Ihren Vertriebsmitarbeitern vorhanden ist.

Sie können Ihre funktionierenden Mengenrabattpläne einfach dokumentieren.

Auch Ihre Top-Verkäufer können großzügig ihre besten Rabattstrategien und -taktiken einbringen.

Sie könnten sogar Erkenntnisse aus gescheiterten Geschäften schreiben.

Aber Sie können Ihre Verkäufer nicht dazu bringen, ihr Verkaufsgeschick zu dokumentieren. Dies ist ein Beispiel für implizites Wissen , das dem Inhaber ziemlich unbewusst innewohnt. Solches Wissen kann nicht erfasst (oder ausgedrückt) werden.

Eine andere Art von Wissen, das nicht übertragen oder erfasst werden kann, ist flüchtiges Wissen . Dieses Wissen steckt unter anderem in den Chats, E-Mail-Gesprächen und Anrufen Ihrer Mitarbeiter.

Zusammengenommen könnte dieses Wissen etwa 50 % Ihres gesamten Organisationswissens ausmachen. Im Wesentlichen sind es also die restlichen 50 %, die Sie erfassen können.

Verwenden Sie also Diskretion, um das „Warum“, „Was“ und „Wie“ dieser Wissensressourcen zu identifizieren, die erfolgreich antworten.

Berücksichtigen Sie auch vorhandene Wissenslücken.

In einer Studie gaben 60 % der Befragten an, dass es eine Herausforderung sei, arbeitsbezogenes Wissen zu finden. Es wurde auch festgestellt, dass Mitarbeiter etwa 5,3 Stunden pro Woche damit verbringen, nur auf die Informationen zu warten, die sie benötigen.

Wenn Sie etwas recherchieren – indem Sie beispielsweise Ihre Mitarbeiter befragen – werden Sie feststellen, dass einige Wissensressourcen fast immer als Engpass wirken.

Also, holen Sie diese ab.

Achten Sie auch auf die standardmäßigen oder einzigartigen Wissensressourcen, die Produktivitätseinbrüche verursachen.

In einer Studie gaben 42 % der Befragten – von den 1.001 teilnehmenden Mitarbeitern großer Unternehmen – an, dass das Wissen, das sie bei der Arbeit benötigen, einzigartig und nicht standardisiert sei.

Und ungefähr 81 % von ihnen sagten, dass es entweder sehr schwierig oder überwältigend sei, dieses einzigartige Wissen zu finden. Sie hielten sogar die Berufsausbildung für unzureichend, um diese anzubieten.

Dies ist die Art von Wissen, das aus dem Lernen am Arbeitsplatz stammt, und nur die erfahreneren Mitarbeiter besitzen es zufällig.

Ihre Wissensbestände müssen dieses Wissen bieten.

Richten Sie eine Vorlage ein

Vieles von Ihrem kodifizierbaren Wissen lässt sich anhand von Dokumenten festhalten.

Hier ist eine Vorlage zum Erfassen von Wissen von einem ausgehenden Mitarbeiter. Aber Sie können es leicht wiederverwenden und verwenden, um die meisten Ihrer Wissensressourcen zu erfassen:

Wählen Sie die richtigen Wege, um Wissen zu erfassen

Da Wissen in so vielen verschiedenen Formen vorliegt, gibt es keinen richtigen Weg, es zu erfassen.

In der folgenden Infografik sehen Sie, wie Wissen je nach Ressource, die darüber verfügt, auf unterschiedliche Weise erfasst werden kann.

Übungen wie Mentoring, Ausbildung, formelles Training und Simulationen können hilfreich sein, um Wissen zu erfassen, das für einen Anfänger verwendet werden könnte.

Um Wissen für Praktiker zu erfassen, können Taktiken wie Geschichtenerzählen, Community-Diskussionen und Interviews nützlich sein.

Um Wissen auf Expertenebene zu erfassen, können sich Tools wie Forschungsberichte, Inhalte von Konferenzen und Berichte aus erster Hand über das Vorantreiben von Veränderungen als nützlich erweisen.

Finden Sie die Leute, die das Wissen haben

Sobald Sie alle Wissensressourcen kennen, die Sie erfassen müssen, ist es an der Zeit, die Personen zu identifizieren, die darüber verfügen.

Abhängig von der Größe Ihres Unternehmens und der Struktur Ihrer Belegschaft können Sie sofort die Personen erkennen, die über das gesuchte Wissen verfügen.

Beispielsweise weiß Ihr HR-Manager, der seit zwei Jahren mit Ihnen zusammenarbeitet, mehr über Ihre People Ops als vielleicht sogar Sie selbst. Das ist also die Anlaufstelle für die Beschaffung von HR-Wissen.

Sehen Sie sich für jede Abteilung die Person an, die den größten Einfluss auf Ihr Unternehmen hätte, wenn sie Ihr Unternehmen in einem Monat verlassen würde. Das sind die Menschen mit dem meisten Wissen: Ihre Wissensquellen.

Stellen Sie ein Wissenstransferteam zusammen

Wissenstransfer ist ein komplexer Prozess; Es ist nicht so einfach, jeden dazu zu bringen, das zu schreiben, was er weiß. Es braucht ein Team für eine erfolgreiche Umsetzung.

Ihr Wissenstransferteam sollte über Folgendes verfügen:

• Ihre Fachexperten, die die Wissensquellen sind.
• Nexperts: Personen, die die Experten ersetzen könnten, wenn sie gehen oder gehen würden.
• Praktiker: Diejenigen, die das Wissen in ihrer täglichen Arbeit anwenden.
• Und ein Facilitator: Die Person, die den Wissenstransferprozess beaufsichtigt und moderiert.

Sie könnten auch erwägen, einen Analysten einzustellen, der mit Ihrem Team zusammenarbeitet, um Wissen zu sammeln.

Erstellen Sie Wissenslandkarten, um den Prozess zu optimieren

Verwenden Sie Wissenslandkarten, um den Prozess der Dokumentation und Weitergabe von Wissen zu rationalisieren.

Denken Sie bei der Erstellung von Wissenslandkarten an das branchen-, prozess- und produktbezogene Wissen, das Sie erfassen möchten, und ordnen Sie dann die Assets zu, die sich darauf beziehen.

Hier ist ein Beispiel dafür, wie ein Veranstaltungsteam Mapping verwendet hat, um sein Wissen rund um Sponsoring schnell zu erfassen. Sie können im Bild sehen, wie das Team begann, indem es die kritischen Aspekte von Sponsoring abbildete und alle Ressourcen in seinen verschiedenen Arbeitsabläufen protokollierte.

Um Ihre Wissenslandkarte zu erstellen, bitten Sie Ihre Mitarbeiter, ihrer täglichen Arbeit nachzugehen und alle Wissensressourcen zu protokollieren, die sie zum Abschluss der Arbeit verwendet haben. Nur so kann eine solide Grundlage für den Wissenstransfer geschaffen werden.

Ausrollen des Wissenstransferprozesses

Wenn wir den eigentlichen Wissenstransferprozess verfolgen würden, hätte die Einführung bedeutet, all dies einzurichten und den ausscheidenden Mitarbeiter oder das Team einzubeziehen, um das zu erfassen, was sie wissen.

Aber in unserem Kontext, da wir diese Übung als Schulung betrachten, würde dies bedeuten, eine einfache Wissenstransfer-Infrastruktur zu starten. Sie könnten Google Sites verwenden, um ein Wiki oder eine Intrasite zu erstellen, auf der Sie aufbauen und all das gesammelte Wissen teilen können. Mit G Suite sollten Sie in der Lage sein, allen Ihren Mitarbeitern den entsprechenden (Bearbeitungs- oder Ansichts-)Zugriff zu gewähren.

Alternativ könnten Sie eine Lösung wie WikiPress verwenden, um eine lebendige, atmende Version zu erstellen.

Das Hinzufügen von neuem Wissen ist so einfach wie das Hinzufügen eines neuen Beitrags, die Suche ist so nahtlos wie die Verwendung von Google (alles mit seiner Funktion für automatische Vorschläge!) Und das Aktualisieren von Dokumenten ist mit einem Klick erledigt.

Auch eine interne Wissensdatenbank kann einem ähnlichen Zweck dienen.

Eine kurze Anmerkung zur Messung der Effektivität Ihres Wissenstransferprozesses: In unserem Kontext würde sich die Wirkung dieser Übung in Metriken wie der Anzahl der Zugriffe auf das Wiki oder die Wissensdatenbank widerspiegeln. Qualitative Rückmeldungen zur Qualität der Wissensinhalte und auch zur Erfahrung der Mitarbeiter weisen auf den Erfolg hin.

Verpacken…

Für reifere Unternehmen ist Wissenstransfer ein Mittel, um Innovationen zu beschleunigen und einen Wettbewerbsvorteil zu erlangen.

Aber im Übrigen, insbesondere wenn Sie bereit sind, Wissenstransfer als Schulungsmittel zu betrachten, kann Wissenstransfer zu spürbaren Ergebnissen in Bezug auf eine verbesserte Produktivität führen.

Konzentrieren Sie sich also darauf und fangen Sie an!