Transfer Pengetahuan: Apa Itu Dan Bagaimana Menerapkannya

Secara teknis, transfer pengetahuan adalah proses mentransfer pengetahuan dari satu tempat ke tempat lain. Peristiwa seperti merger memicu proses ini. Ketika perusahaan bergabung, perusahaan yang mengakuisisi mentransfer pengetahuan perusahaan yang diakuisisi ke memori pengetahuannya sendiri. Secara formal, inilah yang dimaksud dengan transfer pengetahuan.

Namun, transfer pengetahuan sekarang secara longgar digunakan sebagai pengganti “pelatihan”, yang difasilitasi dengan berbagi pengetahuan (yang menurut beberapa orang tidak biasa, omong-omong).

Dalam artikel ini, bahkan kami akan mendekatinya seperti itu — berfokus pada bagaimana Anda dapat menggunakan transfer pengetahuan untuk membangun memori organisasi Anda yang dapat diakses dan digunakan semua orang untuk menjadi lebih produktif.

McKinsey Global menemukan dalam studinya bahwa karyawan menghabiskan sebagian besar waktu mereka untuk mencari dan mengumpulkan informasi. Ketika Anda mengerjakan transfer pengetahuan dalam konteks ini, proses pencarian pengetahuan akan dioptimalkan, dan Anda dapat memenangkan kembali kali ini secara signifikan.

Sekarang mari kita lihat langkah-langkah yang dapat Anda ikuti untuk mentransfer pengetahuan sehingga semua orang dapat menemukannya.

Mengidentifikasi sumber pengetahuan

Pengetahuan yang ingin Anda tangkap untuk ditransfer secara luas berasal dari dua kategori sumber.

Klausul 7.1.6 dari ISO 9001:2015 berbicara secara rinci tentang kategori ini:

a) Sumber Internal (misalnya, kekayaan intelektual, pengetahuan yang diperoleh dari pengalaman, pelajaran dari kegagalan dan proyek yang berhasil, menangkap dan berbagi pengetahuan dan pengalaman yang tidak terdokumentasi; hasil perbaikan dalam proses, produk, dan layanan);

b) Sumber Eksternal (misalnya, standar, akademisi, konferensi, pengumpulan pengetahuan dari pelanggan atau penyedia eksternal).

Seperti yang Anda lihat, Anda dapat memanfaatkan banyak sumber untuk menangkap pengetahuan organisasi yang Anda bawa.

Tetapi sebelum Anda mengejar apa pun, pastikan bahwa itu adalah sumber pengetahuan yang dapat dikodifikasi (lebih lanjut tentang ini di bawah).

Identifikasi aset pengetahuan yang dapat Anda tangkap

Sekarang, tidak semua jenis pengetahuan dapat ditransfer. Atau dapat dikodifikasi, dalam hal ini.

Ambil pengetahuan yang ada pada tenaga penjualan Anda, misalnya.

Anda dapat dengan mudah mendokumentasikan rencana diskon volume yang berfungsi.

Tenaga penjual top Anda juga dapat dengan murah hati menyumbangkan strategi dan taktik diskon terbaik mereka.

Anda bahkan dapat menulis pelajaran dari kesepakatan yang gagal.

Tetapi Anda tidak bisa membuat tenaga penjualan Anda mendokumentasikan keahlian menjual mereka. Ini adalah contoh dari tacit knowledge yang cukup banyak berdiam di alam bawah sadar pemiliknya. Pengetahuan seperti itu tidak dapat ditangkap (atau diungkapkan).

Jenis pengetahuan lain yang tidak dapat ditransfer atau ditangkap adalah pengetahuan sementara . Ini adalah pengetahuan yang ada di obrolan karyawan Anda, percakapan email, dan panggilan, di antara saluran lainnya.

Bersama-sama, pengetahuan ini dapat membentuk sekitar 50% dari total pengetahuan organisasi Anda. Jadi, pada dasarnya 50% sisanya yang bisa Anda tangkap.

Jadi gunakan kebijaksanaan untuk mengidentifikasi "mengapa," "apa," dan "bagaimana" aset pengetahuan yang berhasil menjawab.

Faktor dalam kesenjangan pengetahuan yang ada juga.

Dalam sebuah penelitian, 60% responden mengatakan bahwa menemukan pengetahuan terkait pekerjaan merupakan tantangan. Ditemukan juga bahwa karyawan menghabiskan sekitar 5,3 jam/minggu hanya untuk menunggu informasi yang mereka butuhkan.

Jika Anda melakukan riset — dengan mensurvei karyawan Anda, misalnya — Anda akan menemukan bahwa beberapa aset pengetahuan hampir selalu bertindak sebagai penghambat.

Jadi, ambil ini.

Perhatikan juga aset pengetahuan standar atau unik yang menyebabkan produktivitas merosot.

Dalam sebuah penelitian, 42% responden — dari 1.001 karyawan dari perusahaan besar yang berpartisipasi — mengatakan bahwa pengetahuan yang mereka butuhkan di tempat kerja itu unik dan tidak standar.

Dan sekitar 81% dari mereka mengatakan bahwa menemukan pengetahuan unik ini sangat sulit atau berlebihan. Mereka menemukan bahkan pelatihan dan pendidikan profesional tidak memadai untuk menawarkan ini.

Ini adalah jenis pengetahuan yang berasal dari pembelajaran di tempat kerja, dan hanya tenaga kerja yang lebih berpengalaman yang memilikinya.

Aset pengetahuan Anda harus menawarkan pengetahuan ini.

Siapkan template

Banyak pengetahuan Anda yang dapat dikodifikasi dapat ditangkap menggunakan dokumen.

Berikut adalah template untuk menangkap pengetahuan dari karyawan yang keluar. Tetapi Anda dapat dengan mudah menggunakan kembali dan menggunakannya untuk menangkap sebagian besar aset pengetahuan Anda:

Pilih cara yang tepat untuk menangkap pengetahuan

Karena pengetahuan datang dalam berbagai bentuk, tidak ada satu cara yang tepat untuk menangkapnya.

Dalam infografis berikut, Anda dapat melihat bagaimana pengetahuan dapat ditangkap dengan cara yang berbeda tergantung pada sumber daya yang memilikinya.

Untuk menangkap pengetahuan yang dapat digunakan untuk pemula, latihan seperti pendampingan, magang, pelatihan formal, dan simulasi dapat membantu.

Untuk menangkap pengetahuan bagi para praktisi, taktik seperti bercerita, diskusi komunitas, dan wawancara bisa berguna.

Untuk menangkap pengetahuan di tingkat ahli, alat seperti makalah penelitian, konten dari konferensi, dan laporan langsung tentang mendorong perubahan terbukti bermanfaat.

Temukan orang-orang yang memiliki pengetahuan

Setelah Anda mengetahui semua aset pengetahuan yang perlu Anda tangkap, inilah saatnya untuk mengidentifikasi orang-orang yang memilikinya.

Tergantung pada ukuran bisnis Anda dan struktur tenaga kerja Anda, Anda akan dapat langsung melihat orang-orang yang akan memiliki pengetahuan yang dicari.

Misalnya, manajer SDM Anda, yang telah bekerja dengan Anda selama dua tahun akan tahu lebih banyak tentang operasi karyawan Anda daripada mungkin diri Anda sendiri. Jadi ini adalah orang yang tepat untuk mendapatkan pengetahuan SDM.

Demikian pula, untuk setiap departemen, lihatlah orang yang paling berdampak pada bisnis Anda jika mereka keluar dari perusahaan Anda dalam sebulan. Inilah orang-orang dengan pengetahuan paling banyak: sumber pengetahuan Anda.

Perebutkan tim transfer pengetahuan

Transfer pengetahuan adalah proses yang kompleks; itu tidak sesederhana membuat semua orang menulis apa yang mereka ketahui. Dibutuhkan tim untuk eksekusi yang sukses.

Tim transfer pengetahuan Anda harus memiliki:

• Ahli pengetahuan subjek Anda, yang merupakan sumber pengetahuan.
• Ahli: Orang yang mungkin menggantikan ahli, jika mereka pergi atau pergi.
• Praktisi: Mereka yang akan menggunakan pengetahuan dalam pekerjaan sehari-hari.
• Dan fasilitator: Orang yang akan mengawasi dan memfasilitasi proses transfer pengetahuan.

Anda juga dapat mempertimbangkan untuk mempekerjakan seorang analis untuk berkolaborasi dengan tim Anda untuk mengumpulkan pengetahuan.

Buat peta pengetahuan untuk merampingkan proses

Untuk merampingkan proses pendokumentasian dan transfer pengetahuan, gunakan peta pengetahuan.

Untuk membuat peta pengetahuan, pikirkan tentang industri-, proses -, dan pengetahuan terkait produk yang ingin Anda tangkap, lalu petakan aset yang terkait dengan masing-masing.

Berikut adalah contoh bagaimana tim acara menggunakan pemetaan untuk menangkap pengetahuannya dengan cepat seputar sponsorship. Anda dapat melihat pada gambar bagaimana tim memulai dengan memetakan aspek penting sponsorship dan mencatat semua sumber daya di seluruh alur kerjanya yang berbeda.

Untuk membangun peta pengetahuan Anda, minta orang-orang Anda untuk melakukan pekerjaan sehari-hari mereka dan mencatat semua aset pengetahuan yang mereka gunakan untuk menyelesaikan pekerjaan. Ini saja dapat membangun dasar yang kuat untuk mentransfer pengetahuan.

Meluncurkan proses transfer pengetahuan

Jika kita mengikuti proses transfer pengetahuan yang sebenarnya, meluncurkannya berarti menyiapkan semua ini dan melibatkan karyawan atau tim yang ada dalam menangkap apa yang mereka ketahui.

Namun dalam konteks kami, karena kami mendekati latihan ini sebagai pelatihan, ini berarti meluncurkan infrastruktur transfer pengetahuan sederhana. Anda dapat menggunakan Google Sites untuk membuat wiki atau intrasite untuk membangun dan berbagi semua pengetahuan yang Anda tangkap. Dengan G Suite, Anda seharusnya dapat memberikan akses yang sesuai (mengedit atau melihat) ke semua karyawan Anda.

Atau, Anda dapat menggunakan solusi seperti WikiPress untuk membangun versi yang hidup dan bernafas.

Menambahkan pengetahuan baru semudah menambahkan posting baru, mencari semulus menggunakan Google (semua dengan fungsi saran otomatis!), dan memperbarui dokumen hanya dengan sekali klik.

Basis pengetahuan internal juga dapat melayani tujuan yang sama.

Catatan singkat tentang mengukur efektivitas proses transfer pengetahuan Anda: Dalam konteks kami, dampak latihan ini akan tercermin dalam metrik seperti jumlah klik ke wiki atau basis pengetahuan. Umpan balik kualitatif pada kualitas konten pengetahuan dan pengalaman karyawan juga akan menunjukkan keberhasilan.

Membungkusnya…

Bagi perusahaan yang lebih dewasa, transfer pengetahuan merupakan sarana untuk mempercepat inovasi dan memperoleh keunggulan kompetitif.

Namun selebihnya, terutama ketika Anda terbuka untuk melihat transfer pengetahuan sebagai sarana pelatihan, transfer pengetahuan bisa mendapatkan hasil yang nyata dalam hal peningkatan produktivitas.

Jadi fokuslah hanya pada itu, dan mulailah!