Transferencia de conocimiento: qué es y cómo implementarlo

Técnicamente, la transferencia de conocimiento es el proceso de transferir conocimiento de un lugar a otro. Eventos como las fusiones invocan este proceso. Cuando las empresas se fusionan, la empresa adquirente transfiere el conocimiento de la empresa adquirida a su propia memoria de conocimiento. Formalmente, esto es lo que significa transferencia de conocimiento.

Sin embargo, la transferencia de conocimiento ahora se usa libremente en lugar de la "capacitación", facilitada por el intercambio de conocimientos (que, por cierto, muchas personas encuentran inusual).

En este artículo, incluso lo abordaremos de esa manera, centrándonos en cómo puede usar la transferencia de conocimiento para construir su memoria organizacional a la que todos pueden acceder y usar para ser más productivos.

McKinsey Global descubrió en su estudio que los empleados dedican una parte importante de su tiempo a buscar y recopilar información. Cuando trabajas en la transferencia de conocimiento en este contexto, el proceso de búsqueda de conocimiento se optimiza y puedes recuperar este tiempo considerablemente.

Veamos ahora los pasos que puedes seguir para transferir el conocimiento para que todos puedan encontrarlo.

Identificar las fuentes de conocimiento.

El conocimiento que desea capturar para transferir proviene en general de dos categorías de fuentes.

La cláusula 7.1.6 de la norma ISO 9001:2015 habla en detalle sobre estas categorías:

a) Fuentes internas (p. ej., propiedad intelectual, el conocimiento obtenido de la experiencia, las lecciones aprendidas de los fracasos y proyectos exitosos, la captura y el intercambio de conocimientos y experiencias no documentados; los resultados de las mejoras en los procesos, productos y servicios);

b) Fuentes externas (p. ej., estándares, academia, conferencias, recopilación de conocimiento de clientes o proveedores externos).

Como puede ver, puede acceder a un montón de fuentes para capturar el conocimiento organizacional que posee.

Pero antes de buscar alguno, asegúrese de que sea una fuente de conocimiento codificable (más sobre esto a continuación).

Identifique los activos de conocimiento que puede capturar

Ahora bien, no todo tipo de conocimiento es transferible. O codificable, para el caso.

Tome el conocimiento que reside con su fuerza de ventas, por ejemplo.

Puede documentar fácilmente sus planes de descuento por volumen que funcionan.

Sus mejores vendedores también pueden contribuir generosamente con sus mejores estrategias y tácticas de descuento.

Incluso podría escribir aprendizajes de acuerdos fallidos.

Pero no puede hacer que sus vendedores documenten su arte de vender. Este es un ejemplo de conocimiento tácito que prácticamente reside en el titular de manera subconsciente. Tal conocimiento no puede ser capturado (o expresado).

Otro tipo de conocimiento que no se puede transferir ni capturar es el conocimiento transitorio . Este es el conocimiento que existe en los chats, conversaciones por correo electrónico y llamadas de tus empleados, entre otros canales.

Juntos, este conocimiento podría representar alrededor del 50% de su conocimiento organizacional total. Entonces, esencialmente es el 50% restante lo que puedes capturar.

Así que utilice la discreción para identificar los "por qué", "qué" y "cómo" que los activos de conocimiento responden con éxito.

Considere también cualquier brecha de conocimiento existente.

En una investigación, el 60 % de los encuestados dijo que encontrar conocimientos relacionados con el trabajo representaba un desafío. También se encontró que los empleados pasan alrededor de 5,3 horas a la semana simplemente esperando la información que necesitan.

Si investiga un poco, encuestando a sus empleados, por ejemplo, descubrirá que algunos activos de conocimiento casi siempre actúan como un cuello de botella.

Entonces, recoge estos.

Además, preste atención a los activos de conocimiento estándar o únicos que causan caídas en la productividad.

En una investigación, el 42 % de los encuestados, de los 1001 empleados de grandes empresas que participaron, dijo que el conocimiento que necesitaban en el trabajo era único y no estándar.

Y alrededor del 81% de ellos dijeron que encontrar este conocimiento único fue muy difícil o abrumador. Encontraron que incluso la formación profesional y la educación eran inadecuadas para ofrecerlos.

Este es el tipo de conocimiento que proviene del aprendizaje en el lugar de trabajo, y solo la fuerza laboral más experimentada lo posee.

Sus activos de conocimiento deben ofrecer este conocimiento.

Configurar una plantilla

Gran parte de su conocimiento codificable se puede capturar mediante documentos.

Aquí hay una plantilla para capturar el conocimiento de un empleado saliente. Pero puede reutilizarlo fácilmente y usarlo para capturar la mayoría de sus activos de conocimiento:

Elija las formas correctas de capturar el conocimiento

Debido a que el conocimiento viene en tantas formas diferentes, no hay una forma correcta de capturarlo.

En la siguiente infografía puedes ver cómo el conocimiento puede ser capturado de diferentes formas dependiendo del recurso que lo tenga.

Para capturar el conocimiento que podría usarse para un principiante, los ejercicios como la tutoría, el aprendizaje, la capacitación formal y las simulaciones pueden ayudar.

Para capturar el conocimiento para los profesionales, las tácticas como la narración de historias, los debates comunitarios y las entrevistas pueden resultar útiles.

Para capturar el conocimiento a nivel de expertos, pueden resultar útiles herramientas como trabajos de investigación, contenido de conferencias y relatos de primera mano sobre cómo impulsar el cambio.

Identificar a las personas que tienen el conocimiento.

Una vez que conozca todos los activos de conocimiento que necesita capturar, es hora de identificar a las personas que lo tienen.

Según el tamaño de su negocio y la estructura de su fuerza laboral, podrá identificar instantáneamente a las personas que tendrán el conocimiento buscado.

Por ejemplo, su gerente de recursos humanos, que ha estado trabajando con usted durante dos años, sabrá más sobre las operaciones de su personal que quizás incluso usted mismo. Así que esta es la persona a la que acudir para obtener conocimientos de recursos humanos.

Del mismo modo, para cada departamento, mire a la persona que tendría el mayor impacto en su negocio si dejara su empresa en un mes. Estas son las personas con más conocimiento: sus fuentes de conocimiento.

Armar un equipo de transferencia de conocimiento

La transferencia de conocimientos es un proceso complejo; no es tan simple como lograr que todos escriban lo que saben. Necesita un equipo para una ejecución exitosa.

Su equipo de transferencia de conocimiento debe tener:

• Sus expertos en conocimiento de la materia, que son las fuentes de conocimiento.
• Nexperts: Personas que podrían reemplazar a los expertos, en caso de que se vayan o se vayan.
• Practicantes: Aquellos que utilizarán el conocimiento en su trabajo diario.
• Y un facilitador: La persona que supervisará y facilitará el proceso de transferencia de conocimiento.

También podría considerar contratar a un analista para que colabore con su equipo en la recopilación de conocimientos.

Cree mapas de conocimiento para agilizar el proceso

Para agilizar el proceso de documentación y transferencia de conocimiento, utilice mapas de conocimiento.

Para crear mapas de conocimiento, piense en términos del conocimiento relacionado con la industria, el proceso y el producto que desea capturar, y luego mapee los activos que se relacionan con cada uno.

Este es un ejemplo de cómo un equipo de eventos usó el mapeo para capturar rápidamente su conocimiento sobre los patrocinios. Puede ver en la imagen cómo el equipo comenzó mapeando los aspectos críticos de los patrocinios y registrando todos los recursos en sus diferentes flujos de trabajo.

Para construir su mapa de conocimiento, pídale a su gente que realice su trabajo diario y registre todos los activos de conocimiento que usaron para completar el trabajo. Esto por sí solo puede construir una base sólida para la transferencia de conocimientos.

Puesta en marcha del proceso de transferencia de conocimiento

Si estuviéramos siguiendo el proceso real de transferencia de conocimientos, implementarlo habría significado configurar todo esto e involucrar al empleado o equipo saliente en la captura de lo que saben.

Pero en nuestro contexto, dado que estamos abordando este ejercicio como una capacitación, esto significaría lanzar una infraestructura simple de transferencia de conocimientos. Puede usar Google Sites para crear un wiki o un intrasitio para desarrollar y compartir todo el conocimiento que capture. Con G Suite, debería poder otorgar acceso apropiado (edición o visualización) a todos sus empleados.

Alternativamente, podría usar una solución como WikiPress para construir una versión viva y respirable.

Agregar nuevos conocimientos es tan simple como agregar una nueva publicación, buscar es tan sencillo como usar Google (¡todo con su función de sugerencia automática!), y actualizar los documentos solo requiere un clic.

Una base de conocimiento interna también puede servir para un propósito similar.

Una nota rápida sobre cómo medir la eficacia de su proceso de transferencia de conocimientos: en nuestro contexto, el impacto de este ejercicio se reflejaría en métricas como el número de visitas a la wiki o la base de conocimientos. La retroalimentación cualitativa sobre la calidad del contenido del conocimiento y la experiencia de los empleados también indicará el éxito.

Envolviendolo…

Para las empresas más maduras, la transferencia de conocimiento es un medio para acelerar la innovación y obtener una ventaja competitiva.

Pero por lo demás, especialmente cuando está abierto a considerar la transferencia de conocimientos como un medio de capacitación, la transferencia de conocimientos puede obtener resultados tangibles en términos de productividad mejorada.

¡Así que concéntrate en eso y comienza!