Cara Menggunakan WooCommerce dan QuickBooks Bersama

WooCommerce adalah platform e-commerce yang kuat yang dapat mencapai banyak hal sendiri. Namun, sebagian besar bisnis akan mendapat manfaat dari perangkat lunak akuntansi terpisah (seperti QuickBooks) untuk melacak semua saluran pendapatan dan pengeluaran dengan lebih baik. Sayangnya, memperbarui QuickBooks secara manual bisa menjadi proses yang memakan waktu dan rentan terhadap kesalahan.

Untungnya, ada integrasi yang dapat secara otomatis menyinkronkan data WooCommerce Anda dengan perangkat lunak pembukuan ini, memastikan akurasi dan menghemat waktu (dan kewarasan) Anda yang berharga. Dalam artikel ini, kami akan memandu Anda melalui cara menggunakan WooCommerce dan QuickBooks secara bersamaan.

Mari kita mulai!

Manfaat Menyinkronkan WooCommerce dan QuickBooks

WooCommerce dan QuickBooks keduanya merupakan solusi perangkat lunak yang kuat untuk bisnis Anda. WooCommerce memungkinkan Anda dengan cepat dan mudah mengatur toko online untuk menjual semua jenis produk dan layanan, sementara QuickBooks dapat membantu Anda melacak keuangan Anda dan tetap di atas pertumbuhan Anda.

Namun, memelihara pembukuan Anda secara manual bisa menjadi tugas, bahkan dengan perangkat lunak faktur yang kuat. Ini terutama benar ketika Anda berurusan dengan banyak inventaris masuk dan pesanan keluar, seperti yang Anda lakukan dengan toko WooCommerce.

Tentu saja, karena ini adalah WordPress yang sedang kita bicarakan, tersedia plugin yang dapat membantu memudahkan proses ini dengan menyinkronkan kedua platform secara otomatis. Ini dapat menghemat banyak waktu yang lebih baik dihabiskan untuk tugas yang lebih berdampak daripada pembukuan. Selain itu, karena data Anda akan selalu sama di kedua platform, sinkronisasi dapat mengurangi potensi kebingungan dan kesalahan yang merugikan karena informasi yang dimasukkan salah.

Plugin untuk menyinkronkan WooCommerce dan QuickBooks terbagi dalam dua kategori dasar: sinkronisasi satu arah dan sinkronisasi dua arah. Plugin satu arah hanya menyalin data Anda dari WooCommerce ke QuickBooks, pada dasarnya membuat tanda terima untuk setiap transaksi dalam program terakhir. Ini berguna, tetapi bukan yang Anda cari.

Sinkronisasi dua arah, di sisi lain, mentransfer perubahan apa pun di salah satu platform ke platform lainnya. Ini idealnya yang ingin Anda siapkan, karena memungkinkan Anda untuk menjaga tingkat inventaris, deskripsi produk, detail pajak, informasi pelanggan, dan lebih identik di seluruh perangkat lunak toko dan pembukuan Anda. Sinkronisasi dua arah adalah tempat Anda akan benar-benar melihat kekuatan dan kenyamanan yang ditawarkan integrasi plugin ini.

Plugin WordPress untuk Menyinkronkan WooCommerce dan QuickBooks

Seperti yang kami sebutkan di atas, ada sejumlah plugin dan integrasi yang tersedia untuk menyinkronkan kedua platform ini. Tiga opsi paling populer adalah WooCommerce Sync for QuickBooks, WooCommerce QuickBooks Connector, dan Zapier. Mari kita lihat apa yang ditawarkan masing-masing.

Sinkronisasi WooCommerce untuk QuickBooks

Sinkronisasi WooCommerce untuk QuickBooks adalah plugin yang kuat yang melakukan satu hal dan melakukannya dengan sangat baik: menyinkronkan data Anda secara otomatis antara dua platform. Solusi ini menawarkan keseimbangan besar antara fitur, kemudahan penggunaan, dukungan, dan harga.

Fitur Utama:

• Menawarkan sinkronisasi dua arah yang kuat antara WooCommerce dan QuickBooks
• Mendukung semua versi QuickBooks: Online, Desktop, dan POS
• Menyediakan dukungan pelanggan 24/7

Harga: Gratis, dengan paket berbayar mulai dari $39 per bulan

Sinkronisasi WooCommerce untuk QuickBooks Adalah untuk Anda Jika…

…Anda menginginkan alat terfokus yang bekerja dengan lancar dan menawarkan dukungan yang sangat baik.

Konektor QuickBooks WooCommerce

Konektor QuickBooks WooCommerce adalah opsi lain dengan sinkronisasi dua arah waktu nyata. Ini adalah plugin berperingkat tinggi dengan banyak fitur, tersedia dengan harga terjangkau.

Fitur Utama:

• Menawarkan harga yang terjangkau
• Termasuk pemicu fleksibel untuk sinkronisasi waktu nyata
• Memberikan dukungan untuk berbagai mata uang

Harga: $69

Konektor QuickBooks WooCommerce Cocok untuk Anda Jika…

…Anda bersedia mengorbankan sedikit polesan dan dukungan untuk pembayaran satu kali yang lebih terjangkau.

Zapier

Zapier adalah solusi yang sangat populer untuk menghubungkan semua jenis platform online, termasuk WooCommerce dan QuickBooks. Kelemahan utama Zapier adalah ia hanya berfungsi dengan QuickBooks Online, jadi jika Anda memerlukan dukungan Desktop atau POS, Anda harus mencari di tempat lain.

Fitur Utama:

• Menawarkan banyak integrasi: Anda dapat menyinkronkan toko WooCommerce Anda dengan berbagai layanan lain, bukan hanya QuickBooks
• Menyediakan pengaturan yang relatif sederhana
• Benar-benar berbasis cloud

Harga: Mulai dari $19,99 per bulan (integrasi QuickBooks tidak tersedia di tingkat gratis)

Zapier Cocok Untuk Anda Jika…

…Anda perlu mengintegrasikan WooCommerce atau QuickBooks dengan platform SaaS lainnya (seperti Google Documents dan Slack).

Cara Menggunakan WooCommerce dan QuickBooks Bersama (Dalam 4 Langkah)

Menyiapkan integrasi antara WooCommerce dan QuickBooks relatif sederhana, apa pun solusi sinkronisasi yang Anda pilih. Sebagai contoh, kami akan menunjukkan cara menggunakan Sinkronisasi WooCommerce untuk QuickBooks, karena menurut kami keseimbangan fitur dan harganya menjadikannya solusi terbaik bagi sebagian besar pengguna.

Langkah 1: Instal Sinkronisasi WooCommerce untuk Plugin QuickBooks

Hal pertama yang ingin Anda lakukan adalah mengambil plugin WooCommerce Sync for QuickBooks. Ini tersedia di Direktori Plugin WordPress, jadi buka dasbor WordPress Anda, navigasikan ke Plugins > Add New , dan cari “WooCommerce Sync for QuickBooks”:

Instal dan aktifkan plugin, lalu lanjutkan ke langkah berikutnya. Perhatikan bahwa versi plugin ini untuk QuickBooks Online. Jika Anda menggunakan versi Desktop atau POS, Anda harus mengambil plugin khusus untuk platform tersebut dari situs web vendor.

Langkah 2: Buat Akun MyWorks

Dengan mengaktifkan plugin, langkah selanjutnya adalah membuat akun dengan MyWorks. Arahkan ke MyWorks Sync > Connection di menu utama WordPress:

Di bagian bawah halaman, klik tautan di atas bidang Kunci Lisensi :

Ini akan membawa Anda ke halaman pemilihan paket di situs MyWorks. Pilih opsi yang paling sesuai dengan kebutuhan Anda, klik Mulai , dan ikuti instruksi yang disajikan. Setelah memasukkan satu atau dua layar informasi, Anda akan dibawa ke dasbor MyWorks dan disajikan dengan kunci lisensi Anda.

Klik tombol Salin , dan kembali ke pengaturan plugin di dalam WordPress. Rekatkan kunci di bidang Kunci Lisensi , dan klik Enter untuk mengaktifkan akun Anda.

Langkah 3: Konfigurasikan Pengaturan QuickBooks Anda

Dengan lisensi MyWorks Anda diaktifkan, Anda selanjutnya harus menghubungkan akun QuickBooks Anda ke plugin. Ada sedikit lompatan bolak-balik antara dasbor MyWorks dan WordPress Anda.

Dari dasbor MyWorks, klik tombol Hubungkan ke QuickBooks dan ikuti petunjuknya:

Setelah selesai, kembali ke dashboard WordPress dan pilih Connect to QuickBooks Online! di sana untuk menyelesaikan proses:

Pada titik ini, Anda telah menghubungkan akun Anda. Selanjutnya, klik Pengaturan Default untuk mengonfigurasi opsi sinkronisasi dasar Anda:

Pilih pengaturan yang Anda inginkan dari setiap menu tarik-turun, dan klik Simpan Semua . MyWorks menyediakan dokumentasi yang berguna jika Anda memerlukan informasi lebih lanjut tentang salah satu bidang ini.

Terakhir, Anda harus memetakan pelanggan WooCommerce, produk, dan metode pembayaran Anda ke QuickBooks yang setara. Arahkan ke MyWorks Sync > Peta di dasbor WordPress Anda. Anda akan melihat daftar data WooCommerce Anda, dengan menu tarik-turun untuk mengatur yang setara dengan QuickBooks.

Setel ini sesuai keinginan Anda dan klik Simpan . Ada juga fitur 'peta otomatis' yang berguna. Sekali lagi, Anda dapat berkonsultasi dengan tutorial MyWorks tentang pemetaan jika Anda memerlukan bantuan tambahan dengan pengaturan ini.

Langkah 4: Sinkronkan Data Lama Anda

Pada titik ini, WooCommerce dan QuickBooks akan mulai menyinkronkan data baru apa pun yang masuk. Untuk menyinkronkan data historis Anda juga, Anda harus menggunakan fitur Push plugin. Cukup buka MyWorks Sync > Push , pilih pelanggan yang ingin Anda sinkronkan dari daftar, dan klik Push Selected Clients.

Ulangi proses ini untuk Pesanan, Produk, Pembayaran, dan data terkait lainnya. Setelah Anda selesai mendorong data historis Anda, Anda sudah siap!

Kesimpulan

Jika Anda merasa sulit untuk memperbarui buku Anda secara manual, Anda tidak sendirian. Meskipun tugas ini penting, ini juga merupakan penyerap waktu besar yang menjauhkan Anda dari pekerjaan yang lebih berharga. Untungnya, WordPress dan WooCommerce sangat dapat dikembangkan, dan ada integrasi untuk mengotomatiskan proses kunci ini.

Untuk mulai menyinkronkan data WooCommerce dan QuickBooks Anda, cukup ikuti empat langkah sederhana ini:

1. Instal plugin WooCommerce Sync untuk QuickBooks. Plugin ini menawarkan keseimbangan fitur dan biaya yang sangat baik.
2. Buat akun dan pilih paket – bahkan tersedia tingkat gratis.
3. Konfigurasikan pengaturan Anda untuk memastikan bahwa semua yang Anda butuhkan disinkronkan dengan benar.
4. Sinkronkan data historis Anda ke QuickBooks. Data baru disinkronkan secara otomatis.

Apakah Anda memiliki pertanyaan tentang integrasi WooCommerce dan QuickBooks ini? Beri tahu kami di bagian komentar di bawah!

Gambar unggulan oleh Pretty Vectors / shutterstock.com.