使用Microsoft Teams成績單的實時協作
已發表: 2025-05-13
曾經參加過Microsoft團隊會議，發現自己爭先恐後地記下了所有好主意嗎？無論如何，您可能錯過了一些重要的東西。您不知道要關注什麼：聆聽和推理或寫作。你並不孤單。這就是每個人都應該學習如何轉錄團隊會議的原因。
以自動成績單為動力的實時協作可以做到這一點：
- 保持完全參與對話，而不是追趕您的筆記
- 確保聽到每個聲音，包括那些難以聽到或加入非本地語言的聲音
- 創建可搜索的決策，行動項目和關鍵見解的記錄
讓我們看看如何做到這一點！我們將討論使用Microsoft團隊即時轉錄的最佳實踐，並將這些成績單集成到會議後的工作流程中。
如何在團隊中啟用轉錄
在參加下一次會議之前，請確保您擁有正確的設置來捕獲每個單詞。首先，您需要正確的設置：
- 實時轉錄包括大多數業務標準，業務保費和企業計劃。
- 只有會議主持人才能啟用轉錄，因此您可以在會議前徵求他們的許可。
- 您的IT管理員必須在符合政策的團隊下打開“允許轉錄”。
如果您正在尋找額外的功能，例如將清潔，時間戳的成績單導出到文本文件中，則可以查看擴展名。它將自動檢測到Microsoft Teams成績單啟動何時，並且您將在會話結束時獲得完整成績單的一鍵下載選項。擴展名與團隊集成在一起，不需要付費附加組件。
一切準備就緒時，您可以打開轉錄團隊的方式：
- 開始或加入會議。為此，請打開Microsoft團隊，然後單擊日曆。您可以加入預定的會議或現在選擇聚會。確保使用啟用轉錄的帳戶登錄。
- 打開現場轉錄。在更多操作下，您將在會議中找到該功能控制工具欄。選擇“開始轉錄” 。您會看到一條通知轉錄已經開始。會議中的每個人都會收到通知。
- 您可以在工具欄中的設備設置下選擇語言。在那裡，您可以選擇會議中使用的語言。
微軟團隊實時轉錄的好處
實時轉錄不僅可以將語音轉換為文本。它改變了團隊的合作方式。以下是：
- 所有參與者的即時可訪問性
從單擊“開始轉錄”的那一刻起，每個與會者都會在屏幕上看到實時字幕。沒有人需要等待會議分鐘或摘要。每個人都可以實時閱讀。對於可能面臨音頻延遲或連通性打ic的遠程參與者來說，這非常有價值。
- 更好的重點沒有瘋狂的筆記
您可以留在討論中，而不是散佈筆記。知道團隊正在捕捉每個單詞，您可以專注於想法，問題和解決問題。會議結束後，您可以重新訪問筆錄以拔出要點。無需猜測！
- 包容性合作
一旦您弄清楚如何錄製團隊會議，您將支持聽力障礙和非本地演講者。現場字幕打破了通信障礙。每個人都可以閱讀成績單，以確保他們抓住所有細微差別。結果是一個更公平的會議環境，每個聲音都真正重要。
- 可搜索記錄以進行後續
會議後，您的成績單是可以完全搜索的。您是在尋找一個行動項目還是重要的決定？您需要做的就是搜索關鍵字。無需瀏覽筆記。您還可以突出顯示，複製和導出特定部分，以在團隊聊天，項目跟踪器和文檔中共享。
使用成績單協作的最佳實踐
開始實時轉錄只是開始。為了充分利用團隊合作，您可以採用一些簡單的習慣：
- 分配成績單主持人
項目負責人或Scrum Master可以承擔另一個責任：觀看實時成績單提要。他們的作用是標記關鍵決策和行動項目。如果團隊誤入某人的評論，他們還將澄清揚聲器標籤。最後，他們可以促使安靜的團隊成員在出現差距時做出貢獻。
為了使每個人都參與並負責，您可以每次會議旋轉成績單主持人角色。
- 使用時間戳參考操作項目
當主持人發現動作項目時，他們可以注意時間戳。例如：“ 00：12：45 - 莎拉（Sarah）起草競選大綱。”您可以將這些時間戳的註釋粘貼到會議聊天或共享OneNote頁面中。如果使用項目板，則可以將每個時間戳鏈接到其中的任務。該鏈接創建了從討論到執行的直接路徑。
- 鼓勵所有參與者說清楚
只有清晰的語音才能準確的成績單。提醒您的團隊不說話時靜音，因此背景噪音將很小。每個人都應該在點之間短暫停頓，以便轉錄可以跟上。此外，團隊成員應在講話之前說出自己的名字，尤其是如果多個聲音迅速加入時。
- 使成績單成為日常工具的一部分
您可以在筆錄中使用@Mentions在現場分配任務。成績單完成後，將其發佈在相關的團隊頻道中，因此小組中的每個人都可以看到它。您可以使用OneNote發送重要的片段！
最後的想法
Microsoft團隊中的抄錄是一個合作的強國！它們可以立即可用，因此每個參與者都可以在何處進行現場直播。他們使您的團隊擺脫了筆記，因此每個人都可以進行討論。記錄是可以搜索的，因此您可以輕鬆找到所需的操作項目和決策。
在您的下一個團隊會議上嘗試此功能，我們保證：您永遠不會放棄！