การทำงานร่วมกันแบบเรียลไทม์โดยใช้การถอดเสียงของ Microsoft Teams
เผยแพร่แล้ว: 2025-05-13
เคยเข้าร่วมการประชุมทีม Microsoft และพบว่าตัวเองกำลังดิ้นรนเพื่อจดความคิดที่ดีทุกอย่างหรือไม่? คุณอาจพลาดสิ่งที่สำคัญอยู่แล้ว คุณไม่รู้ว่าจะให้ความสำคัญกับอะไร: การฟังและการใช้เหตุผลหรือการเขียน คุณไม่ได้อยู่คนเดียว นั่นคือเหตุผลที่ทุกคนควรเรียนรู้วิธีการถ่ายทอดการประชุมทีม
นี่คือสิ่งที่คุณสามารถทำได้ด้วยการทำงานร่วมกันแบบเรียลไทม์ที่ขับเคลื่อนโดยการถอดเสียงอัตโนมัติ:
- มีส่วนร่วมอย่างเต็มที่ในการสนทนาแทนที่จะเล่นบันทึกย่อของคุณ
- ตรวจสอบให้แน่ใจว่าทุกเสียงได้ยินรวมถึงเสียงที่ได้ยินหรือเข้าร่วมในภาษาที่ไม่ใช่เจ้าของภาษา
- สร้างระเบียนที่ค้นหาได้ของการตัดสินใจรายการการดำเนินการและข้อมูลเชิงลึกที่สำคัญ
มาดูกันว่าคุณจะทำได้อย่างไร! เราจะพูดคุยเกี่ยวกับแนวทางปฏิบัติที่ดีที่สุดสำหรับการใช้การถอดความของ Microsoft Teams ทันทีและรวมการถอดเสียงเหล่านั้นในเวิร์กโฟลว์หลังการประชุมของคุณ
วิธีเปิดใช้งานการถอดความในทีม
ก่อนที่คุณจะข้ามเข้าสู่การประชุมครั้งต่อไปตรวจสอบให้แน่ใจว่าคุณมีการตั้งค่าที่ถูกต้องเพื่อจับทุกคำ ก่อนอื่นคุณจะต้องมีการตั้งค่าที่ถูกต้อง:
- การถอดความสดนั้นรวมอยู่ในมาตรฐานธุรกิจส่วนใหญ่ธุรกิจพรีเมี่ยมและแผนขององค์กร
- มีเพียงโฮสต์การประชุมเท่านั้นที่สามารถเปิดใช้งานการถอดความได้ดังนั้นคุณสามารถขออนุญาตก่อนการประชุม
- ผู้ดูแลระบบไอทีของคุณจะต้องเปิด“ อนุญาตให้ถอดความ” ภายใต้นโยบายการประชุมของทีม
หากคุณกำลังมองหาฟังก์ชั่นพิเศษเช่นการส่งออกการถอดเสียงที่สะอาดและมีการบันทึกเวลาไปยังไฟล์ข้อความคุณสามารถตรวจสอบส่วนขยายได้ มันจะตรวจจับโดยอัตโนมัติเมื่อ Microsoft Teams Transcript เริ่มต้นขึ้นและคุณจะได้รับตัวเลือกการดาวน์โหลดแบบคลิกเดียวสำหรับการถอดเสียงเต็มในตอนท้ายของเซสชัน ส่วนขยายรวมกับทีมและไม่ต้องใช้ส่วนเสริมที่ต้องชำระเงิน
เมื่อทุกอย่างพร้อมนี่คือวิธีที่คุณสามารถเปิดทีมการถอดความได้:
- เริ่มหรือเข้าร่วมการประชุม ในการทำเช่นนั้นให้เปิดทีม Microsoft และคลิกปฏิทินคุณสามารถเข้าร่วมการประชุมที่กำหนดหรือเลือกพบกันตอนนี้ตรวจสอบให้แน่ใจว่าได้ลงชื่อเข้าใช้กับบัญชีที่เปิดใช้งานการถอดความ
- เปิดการถอดความสดคุณจะพบฟังก์ชั่นในแถบเครื่องมือควบคุมการประชุมภายใต้การกระทำที่มากขึ้นเลือกเริ่มการถอดความคุณจะเห็นการแจ้งเตือนว่าการถอดความได้เริ่มขึ้นแล้ว ทุกคนในการประชุมจะได้รับแจ้ง
- คุณสามารถเลือกภาษาภายใต้การตั้งค่าอุปกรณ์ในแถบเครื่องมือ ที่นั่นคุณสามารถเลือกภาษาที่พูดในการประชุม
ประโยชน์ของการถอดความของทีม Microsoft Live
การถอดความแบบเรียลไทม์ทำมากกว่าแค่แปลงคำพูดเป็นข้อความ มันเปลี่ยนวิธีที่ทีมของคุณร่วมมือกัน นี่คือวิธี:
- การเข้าถึงได้ทันทีสำหรับผู้เข้าร่วมทั้งหมด
จากช่วงเวลาที่คุณคลิก“ เริ่มการถอดความ” ผู้เข้าร่วมทุกคนจะเห็นคำบรรยายภาพสดบนหน้าจอ ไม่มีใครต้องรอรายงานการประชุมหรือสรุป ทุกคนสามารถอ่านได้ตามเวลาจริง นั่นเป็นสิ่งที่มีค่ามากสำหรับผู้เข้าร่วมระยะไกลซึ่งอาจเผชิญกับความล่าช้าทางเสียงหรือการเชื่อมต่อของอาการสะอึก
- โฟกัสที่ดีขึ้นโดยไม่มีการจดบันทึกที่น่าตื่นเต้น
แทนที่จะเป็นบันทึกการเขียนลวก ๆ คุณสามารถอยู่ในการสนทนา การรู้ว่าทีมกำลังจับทุกคำช่วยให้คุณมุ่งเน้นไปที่ความคิดคำถามและการแก้ปัญหา หลังจากการประชุมคุณสามารถทบทวนการถอดเสียงเพื่อดึงประเด็นสำคัญออกมา ไม่ต้องคาดเดา!
- การทำงานร่วมกันแบบรวม
เมื่อคุณหาวิธีบันทึกการประชุมทีมคุณจะสนับสนุนวิทยากรที่มีความบกพร่องทางการได้ยินและไม่ใช่เจ้าของภาษา คำบรรยายภาพสดทำลายอุปสรรคการสื่อสาร ทุกคนสามารถอ่านการถอดเสียงเพื่อให้แน่ใจว่าพวกเขาได้รับความแตกต่างกันเล็กน้อย ผลที่ได้คือสภาพแวดล้อมการประชุมที่เท่าเทียมกันมากขึ้นซึ่งทุกเสียงมีค่าอย่างแท้จริง
- บันทึกที่ค้นหาได้สำหรับการติดตาม
โพสต์การประชุมการถอดเสียงของคุณสามารถค้นหาได้อย่างสมบูรณ์ คุณกำลังมองหารายการแอ็คชั่นหรือการตัดสินใจที่สำคัญหรือไม่? สิ่งที่คุณต้องทำคือการค้นหาคำหลัก ไม่จำเป็นต้องอ่านผ่านหน้าของโน้ต นอกจากนี้คุณยังสามารถเน้นคัดลอกและส่งออกส่วนที่เฉพาะเจาะจงสำหรับการแบ่งปันในการแชทของทีมตัวติดตามโครงการและเอกสาร
แนวทางปฏิบัติที่ดีที่สุดสำหรับการใช้การถอดเสียงเพื่อทำงานร่วมกัน
การเปิดการถอดความสดเป็นเพียงการเริ่มต้น เพื่อให้ได้รับประโยชน์สูงสุดจากการทำงานร่วมกันของทีมคุณสามารถนำนิสัยง่าย ๆ มาใช้:
- กำหนดผู้ดูแลการถอดเสียง
หัวหน้าโครงการหรือ Scrum Master สามารถรับความรับผิดชอบอื่นได้: เพื่อดูฟีดการถอดเสียงสด บทบาทของพวกเขาคือการตั้งค่าสถานะการตัดสินใจที่สำคัญและรายการการกระทำตามที่ปรากฏ พวกเขาจะชี้แจงฉลากลำโพงหากทีมทำผิดพลาดความคิดเห็นของใครบางคน ในที่สุดพวกเขาสามารถกระตุ้นให้สมาชิกในทีมที่เงียบกว่ามีส่วนร่วมเมื่อมีช่องว่างปรากฏขึ้น
เพื่อให้ทุกคนมีส่วนร่วมและรับผิดชอบคุณสามารถหมุนบทบาทผู้ดูแลการถอดเสียงในการประชุมแต่ละครั้ง
- ใช้การประทับเวลาเพื่ออ้างอิงรายการการดำเนินการ
เมื่อผู้ดำเนินรายการระบุรายการแอ็คชั่นพวกเขาสามารถบันทึกการประทับเวลา ตัวอย่างเช่น:“ 00:12:45 - ซาร่าห์เพื่อร่างโครงร่างแคมเปญ” คุณสามารถวางโน้ตที่มีการประทับเวลาเหล่านี้ลงในการแชทการประชุมหรือแบ่งปันหน้า OneNote หากคุณใช้บอร์ดโครงการคุณสามารถเชื่อมโยงการประทับเวลาแต่ละครั้งกับงานในนั้น ลิงค์สร้างเส้นทางโดยตรงจากการสนทนาไปยังการดำเนินการ
- กระตุ้นให้ผู้เข้าร่วมทุกคนพูดอย่างชัดเจน
การถอดเสียงที่แม่นยำนั้นเป็นไปได้ด้วยการพูดที่ชัดเจนเท่านั้น เตือนให้ทีมของคุณปิดเสียงเมื่อไม่พูดดังนั้นเสียงพื้นหลังจะน้อยที่สุด ทุกคนควรหยุดชั่วคราวระหว่างคะแนนสั้น ๆ ดังนั้นการถอดความสามารถติดตามได้ นอกจากนี้สมาชิกในทีมควรระบุชื่อของพวกเขาก่อนที่จะพูดโดยเฉพาะอย่างยิ่งหากหลายเสียงเข้าร่วมอย่างรวดเร็ว
- ทำให้การถอดเสียงเป็นส่วนหนึ่งของเครื่องมือในชีวิตประจำวันของคุณ
คุณสามารถใช้ @mentions ในการถอดเสียงเพื่อกำหนดงานในจุด เมื่อการถอดเสียงเสร็จสิ้นให้โพสต์ในช่องทีมที่เกี่ยวข้องดังนั้นทุกคนในกลุ่มจะมองเห็นได้ คุณสามารถใช้ OneNote เพื่อส่งตัวอย่างที่สำคัญ!
ความคิดสุดท้าย
การถอดความในทีม Microsoft เป็นโรงไฟฟ้าทำงานร่วมกัน! พวกเขาจะพร้อมใช้งานทันทีดังนั้นผู้เข้าร่วมทุกคนสามารถติดตามสดได้ไม่ว่าพวกเขาจะเข้าร่วมที่ไหน พวกเขาปลดปล่อยทีมของคุณจากการจดบันทึกเพื่อให้ทุกคนสามารถมีส่วนร่วมในการสนทนา บันทึกสามารถค้นหาได้ดังนั้นคุณจะพบรายการการกระทำและการตัดสินใจที่คุณกำลังมองหาได้อย่างง่ายดาย
ลองใช้ฟังก์ชั่นนี้ในการประชุมทีมครั้งต่อไปของคุณและเรารับประกันว่า: คุณจะไม่ยอมแพ้!