Colaborare în timp real folosind transcrierile echipelor Microsoft

Ați fost vreodată la o întâlnire a echipei Microsoft și v -ați trezit să vă gândiți la fiecare idee grozavă? Probabil că ați ratat ceva important, oricum. Nu știai pe ce să te concentrezi: ascultarea și raționamentul sau scrierea. Nu ești singur. Tocmai de aceea, toată lumea ar trebui să învețe cum să transcriem echipele de întâlnire.

Iată ce puteți face cu colaborarea în timp real alimentat de transcrieri automate:

• Rămâneți pe deplin angajați în conversație în loc să jucați capturarea cu notele dvs.
• Asigurați-vă că fiecare voce este auzită, inclusiv cele care sunt greu de auzit sau de a se alătura într-un limbaj non-nativ
• Creați o înregistrare căutabilă a deciziilor, a elementelor de acțiune și a informațiilor cheie

Să vedem cum poți face asta! Vom vorbi despre cele mai bune practici pentru utilizarea transcrierii echipelor Microsoft în zbor și vom integra aceste transcrieri în fluxul de lucru post-servire.

Cum se activează transcrierea în echipe

Înainte de a sări în următoarea întâlnire, asigurați -vă că aveți configurația potrivită pentru a capta fiecare cuvânt. În primul rând, veți avea nevoie de configurarea potrivită:

• Transcrierea live este inclusă cu majoritatea standardului de afaceri, a primelor de afaceri și a planurilor de întreprindere.
• Doar gazda de întâlnire poate activa transcrierea, astfel încât să le puteți solicita permisiunea înainte de ședință.
• Administratorul dvs. IT trebuie să pornească „Permite transcrierea” în conformitate cu politicile de întâlnire a echipelor.

Dacă sunteți în căutarea funcționalității suplimentare, cum ar fi exportul de transcrieri curate, cu cronometru în fișiere text, puteți consulta o extensie. Acesta va detecta automat când va începe o transcriere a echipelor Microsoft și veți primi o opțiune de descărcare cu un singur clic pentru transcrierea completă la sfârșitul sesiunii. Extensia se integrează cu echipe și nu necesită niciun supliment plătit.

Când totul este gata, iată cum puteți activa echipele de transcriere:

1. Începeți sau alăturați -vă unei întâlniri. Pentru a face acest lucru, deschideți echipele Microsoft și faceți clic peCalendar. Vă puteți alătura unei întâlniri programate sau selectațiîntâlnirea acum. Asigurați -vă că vă conectați cu contul care are transcrierea activată.
2. Pornițitranscrierea live. Veți găsi funcția în bara de instrumente ale controalelor de întâlniri, înmai multe acțiuni. AlegețiTranscrierea Start. Veți vedea o notificare că a început transcrierea. Toți cei din ședință vor fi notificați.
3. Puteți alege limba subsetările dispozitivuluiîn bara de instrumente. Acolo, puteți alege limba vorbită în întâlnire.

Beneficiile echipelor Microsoft Transcriere live

Transcrierea în timp real face mai mult decât să convertească vorbirea în text. Transformă modul în care colaborează echipa ta. Iată cum:

• Accesibilitate instantanee pentru toți participanții

Din momentul în care faceți clic pe „Începeți transcrierea”, fiecare participant vede subtitrări live pe ecranul lor. Nimeni nu trebuie să aștepte minute de întâlnire sau rezumate. Toată lumea poate citi în timp real. Acest lucru este foarte valoros pentru participanții la distanță, care se pot confrunta cu întârzieri audio sau sughițe de conectivitate.

• O concentrare mai bună, fără a lua note frenetice

În loc să scrâșnești note, poți rămâne prezent în discuție. Știind că echipele este să captezi fiecare cuvânt vă permite să vă concentrați pe idei, întrebări și rezolvarea problemelor. După întâlnire, puteți revizui transcrierea pentru a scoate puncte cheie. Nu este necesară ghicirea!

• Colaborare incluzivă

După ce vă dați seama cum să înregistrați echipele de întâlnire, veți susține vorbitori de deficiențe de auz și non-native. Subtitrările live descompun barierele de comunicare. Toată lumea poate citi transcrierea pentru a se asigura că prinde fiecare nuanță. Rezultatul este un mediu de întâlnire mai echitabil, în care fiecare voce contează cu adevărat.

• Înregistrare căutător pentru urmărirea

Post-servit, transcrierea dvs. este pe deplin căutată. Căutați acel element de acțiune sau o decizie importantă? Tot ce trebuie să faceți este să căutați cuvinte cheie. Nu este nevoie să degresați prin pagini de note. De asemenea, puteți evidenția, copia și exporta secțiuni specifice pentru partajarea în chat -uri de echipe, trackere de proiect și documente.

Cele mai bune practici pentru utilizarea transcrierilor pentru a colabora

Obținerea transcrierii live este pornită este doar începutul. Pentru a obține la maxim colaborarea în echipă, puteți adopta câteva obiceiuri simple:

• Alocați un moderator de transcriere

Proiectul de plumb sau scrum master poate obține o altă responsabilitate: să urmărească feedul de transcriere live. Rolul lor este să semnalizeze deciziile cheie și elementele de acțiune pe măsură ce apar. De asemenea, vor clarifica etichetele vorbitorilor dacă echipele au atribuit în mod greșit comentariile cuiva. În cele din urmă, ei pot determina membrii echipei mai liniștite să contribuie când apar lacune.

Pentru a menține toată lumea angajată și responsabilă, puteți roti rolul moderatorului de transcriere la fiecare întâlnire.

• Utilizați TimeStamps pentru a referta Elementele de acțiune

Când moderatorul observă un element de acțiune, acestea pot nota Timestamp. De exemplu: „00:12:45 - Sarah pentru a redacta conturul campaniei.” Puteți lipi aceste note de timp în chat -ul de întâlnire sau pagina de partajare OneNote. Dacă utilizați o placă de proiect, puteți conecta fiecare timestamp la o sarcină din ea. Link -ul creează o cale directă de la discuție la execuție.

• Încurajează toți participanții să vorbească clar

Transcrierile exacte sunt posibile doar cu un discurs clar. Amintiți -vă echipei dvs. să mute atunci când nu vorbiți, astfel încât zgomotul de fundal va fi minim. Toată lumea ar trebui să se întrerupă pe scurt între puncte, astfel încât transcrierea poate ține pasul. De asemenea, membrii echipei ar trebui să -și afirme numele înainte de a vorbi, mai ales dacă mai multe voci se alătură rapid.

• Faceți transcrieri o parte din instrumentele dvs. de zi cu zi

Puteți utiliza @mentions în transcriere pentru a atribui sarcini la fața locului. Când transcrierea este terminată, postați -o pe canalul echipelor relevante, deci va fi vizibil pentru toată lumea din grup. Puteți utiliza OneNote pentru a trimite fragmente importante!

Gânduri finale

Transcrierile în echipele Microsoft sunt o centrală de colaborare! Acestea sunt disponibile instantaneu, astfel încât fiecare participant poate urmări Live, indiferent de unde se alătură. Vă eliberează echipa de luarea de note, astfel încât toată lumea să se poată implica în discuție. Înregistrările pot fi căutate, astfel încât veți găsi cu ușurință elementele de acțiune și deciziile pe care le căutați.

Încercați această funcționalitate în următoarea întâlnire a echipelor și vă garantăm: nu veți renunța niciodată!