Współpraca w czasie rzeczywistym za pomocą transkryptów Microsoft Teams

Czy byłeś kiedyś na spotkaniu zespołu Microsoft i starasz się, by zapisać każdy świetny pomysł? W każdym razie prawdopodobnie przegapiłeś coś ważnego. Nie wiedziałeś, na czym się skupić: słuchanie i rozumowanie lub pisanie. Nie jesteś sam. Właśnie dlatego wszyscy powinni nauczyć się, jak transkrybować spotkanie zespołów.

Oto, co możesz zrobić z współpracą w czasie rzeczywistym napędzanym automatycznym transkrypcjami:

• Pozostań w pełni zaangażowany w rozmowę zamiast grać w nadrabianie zaległości
• Upewnij się, że każdy głos jest słyszany, w tym te, które są trudne do słuchania lub dołączania w języku nierodzimym
• Utwórz przeglądanie rejestrów decyzji, elementów akcji i kluczowych spostrzeżeń

Zobaczmy, jak możesz to zrobić! Porozmawiamy o najlepszych praktykach korzystania z transkrypcji zespołów Microsoft w locie i zintegrujemy te transkrypty w przepływie pracy po spotkaniu.

Jak włączyć transkrypcję w zespołach

Zanim wskoczysz na następne spotkanie, upewnij się, że masz odpowiednią konfigurację, aby uchwycić każde słowo. Po pierwsze, będziesz potrzebować odpowiedniej konfiguracji:

• Transkrypcja na żywo jest dołączona do większości standardów biznesowych, premii biznesowej i planów przedsiębiorstwa.
• Tylko gospodarz spotkań może włączyć transkrypcję, więc możesz poprosić o ich zgodę przed spotkaniem.
• Twój administrator IT musi włączyć „Zezwalaj na transkrypcję” w ramach zasad spotkań zespołów.

Jeśli szukasz dodatkowej funkcjonalności, takich jak eksportowanie czystości, transkryptów do plików tekstowych, możesz sprawdzić rozszerzenie. Będzie to automatycznie wykryć, gdy rozpocznie się transkrypcja Microsoft Teams, a na końcu sesji otrzymasz opcję pobierania jednego kliknięcia. Rozszerzenie integruje się z zespołami i nie wymaga płatnego dodatku.

Kiedy wszystko jest gotowe, oto jak można włączyć zespoły transkrypcyjne:

1. Rozpocznij lub dołącz do spotkania. Aby to zrobić, otwórz zespoły Microsoft i kliknijkalendarz. Możesz dołączyć do zaplanowanego spotkania lub wybraćspotkanie teraz. Pamiętaj, aby zalogować się do konta, które ma włączoną transkrypcję.
2. Włącztranskrypcję na żywo. Znajdziesz funkcję na pasku narzędzi Controls Controls, przywiększej liczbie działań. WybierzTranskrypcję Start. Zobaczysz powiadomienie, że rozpoczęła się transkrypcja. Wszyscy na spotkaniu zostaną powiadomieni.
3. Możesz wybrać język wustawieniach urządzeniana pasku narzędzi. Tam możesz wybrać język, który jest wypowiadany na spotkaniu.

Korzyści z zespołów Microsoft na żywo

Transkrypcja w czasie rzeczywistym nie tylko konwersja mowy na tekst. To przekształca sposób, w jaki twój zespół współpracuje. Oto jak:

• Natychmiastowy dostępność dla wszystkich uczestników

Od momentu kliknięcia „Rozpocznij transkrypcję” każdy uczestnik widzi na ekranie podpisy na żywo. Nikt nie musi czekać na minuty spotkania lub streszczenia. Każdy może czytać w czasie rzeczywistym. Jest to bardzo cenne dla zdalnych uczestników, którzy mogą stawić czoła opóźnieniu audio lub czkawkach łączności.

• Lepiej skupiaj się bez szalonej notatki

Zamiast notatek do pism, możesz pozostać obecny w dyskusji. Wiedząc, że drużyny przechwytuje każde słowo, pozwala skupić się na pomysłach, pytaniach i rozwiązywaniu problemów. Po spotkaniu możesz ponownie odwiedzić transkrypcję, aby wyciągnąć kluczowe punkty. Nie wymaga zgadywania!

• Współpraca integracyjna

Po wymyśleniu, jak nagrywać spotkanie zespołów, będziesz wspierać głośników z upośledzeniem słuchu i nierodzimymi. Podpisy na żywo rozkładają bariery komunikacyjne. Każdy może przeczytać transkrypcję, aby upewnić się, że złapią każdy niuans. Rezultatem jest bardziej sprawiedliwe środowisko spotkań, w którym każdy głos naprawdę się liczy.

• Wyszukiwalny rekord kontynuacji

Po spotkaniu z transkrypcją można w pełni wyszukiwać. Szukasz jednego elementu działania lub ważnej decyzji? Wszystko, co musisz zrobić, to wyszukać słowa kluczowe. Nie ma potrzeby przeglądania stron notatek. Możesz także wyróżnić, kopiować i eksportować określone sekcje do udostępniania czatu zespołów, śledzących projektów i dokumentów.

Najlepsze praktyki stosowania transkryptów do współpracy

Włączanie transkrypcji na żywo to dopiero początek. Aby jak najlepiej wykorzystać współpracę zespołową, możesz przyjąć kilka prostych nawyków:

• Przypisz moderator transkryptu

Kierownik projektu lub Scrum Master może uzyskać kolejną odpowiedzialność: obejrzenie kanału transkryptu na żywo. Ich rolą polega na oznaczaniu kluczowych decyzji i elementów działania w miarę ich pojawienia się. Wyjaśnią również etykiety głośników, jeśli zespoły błędnie przyczyniły się do czyichś komentarzy. Wreszcie mogą skłonić cichszych członków zespołu do wniesienia wkładu, gdy pojawiają się luki.

Aby wszyscy byli zaangażowani i odpowiedzialni, możesz obrócić rolę moderatora transkryptu na każdym spotkaniu.

• Użyj znaczników czasu, aby odwoływać się do elementów akcji

Gdy moderator dostrzega element działania, może odnotować znacznik czasu. Na przykład: „00:12:45 - Sarah, aby opracować zarys kampanii”. Możesz wkleić te notatki z czasem na czacie spotkania lub udostępnioną stronę OneNote. Jeśli korzystasz z płyty projektowej, możesz połączyć każdy znacznik czasu z zadaniem. Link tworzy bezpośrednią ścieżkę od dyskusji do wykonania.

• Zachęcaj wszystkich uczestników do jasnego mówienia

Dokładne transkrypty są możliwe tylko z czystą mową. Przypomnij zespołowi, aby wycisza, gdy nie mówił, więc hałas tła będzie minimalny. Każdy powinien krótko zatrzymać się między punktami, aby transkrypcja mogła nadążyć. Ponadto członkowie zespołu powinni przedstawić swoje nazwiska, zwłaszcza jeśli wiele głosów szybko dołącza.

• Spraw, aby transkrypty były częścią codziennych narzędzi

Możesz użyć @Mentions w transkrypcji, aby przypisać zadania na miejscu. Po zakończeniu transkrypcji opublikuj go na odpowiednim kanale zespołów, aby był widoczny dla wszystkich w grupie. Możesz użyć OneNote do wysyłania ważnych fragmentów!

Ostateczne myśli

Transkrypcje w zespołach Microsoft to potęga współpracy! Są one natychmiast dostępne, więc każdy uczestnik może śledzić na żywo, bez względu na to, skąd się przyłączy. Uwolnią twój zespół od notatek, aby każdy mógł zaangażować się w dyskusję. Rekordy można wyszukiwać, więc łatwo znajdziesz elementy akcji i decyzje, których szukasz.

Wypróbuj tę funkcjonalność na swoim następnym spotkaniu zespołów, a my gwarantujemy: nigdy się nie poddasz!