Colaboración en tiempo real utilizando transcripciones de Microsoft Teams

¿Alguna vez ha estado en una reunión del equipo de Microsoft y se encontró luchando para anotar cada gran idea? Probablemente te perdiste algo importante, de todos modos. No sabías en qué centrarte: escuchar y razonamiento, o escribir. No estás solo. Esa es exactamente la razón por la cual todos deberían aprender a transcribir la reunión de equipos.

Esto es lo que puede hacer con la colaboración en tiempo real impulsada por transcripciones automáticas:

• Manténgase completamente comprometido en la conversación en lugar de ponerse al día con sus notas
• Asegúrese de que se escuche cada voz, incluidos aquellos que tienen problemas de audición o se unen en un idioma no nativo.
• Cree un registro de búsqueda de decisiones, elementos de acción e información clave

¡Veamos cómo puedes hacer eso! Hablaremos sobre las mejores prácticas para usar la transcripción de los equipos de Microsoft en la marcha e integraremos esas transcripciones en su flujo de trabajo posterior a la reunión.

Cómo habilitar la transcripción en equipos

Antes de saltar a su próxima reunión, asegúrese de tener la configuración correcta para capturar cada palabra. Primero, necesitará la configuración correcta:

• La transcripción en vivo se incluye con la mayoría de los planes de negocios, primas comerciales y empresas.
• Solo el anfitrión de la reunión puede habilitar la transcripción, por lo que puede solicitar su permiso antes de la reunión.
• Su administrador de TI debe activar "Permitir la transcripción" bajo las políticas de reunión de los equipos.

Si está buscando una funcionalidad adicional, como exportar transcripciones limpias y marcadas en los archivos de texto, puede consultar una extensión. Detectará automáticamente cuándo comienza una transcripción de Microsoft Teams, y obtendrá una opción de descarga de un solo clic para la transcripción completa al final de la sesión. La extensión se integra con los equipos y no requiere un complemento pagado.

Cuando todo está listo, así es como puede activar los equipos de transcripción:

1. Comenzar o unirse a una reunión. Para hacer eso, abra los equipos de Microsoft y haga clic enel calendario. Puede unirse a una reunión programada o seleccionaruna reunión ahora. Asegúrese de iniciar sesión con la cuenta que tiene transcripción habilitada.
2. Enciendala transcripción en vivo. Encontrará la función en la barra de herramientas de controles de reuniones, enmás acciones. ElijaIniciar transcripción. Verá una notificación de que la transcripción ha comenzado. Todos en la reunión serán notificados.
3. Puede elegir el idioma enla configuración del dispositivoen la barra de herramientas. Allí, puede elegir el idioma que se habla en la reunión.

Beneficios de la transcripción en vivo de los equipos de Microsoft

La transcripción en tiempo real hace más que solo convertir el discurso en texto. Transforma la forma en que su equipo colabora. Aquí está como:

• Accesibilidad instantánea para todos los participantes

Desde el momento en que haga clic en "Iniciar transcripción", cada asistente ve subtítulos en vivo en su pantalla. Nadie tiene que esperar a las actas de reuniones o resúmenes. Todos pueden leer en tiempo real. Eso es muy valioso para los participantes remotos, que pueden enfrentar retrasos en audio o hipo de conectividad.

• Mejor enfoque sin toma de notas frenética

En lugar de garabatear notas, puede permanecer presente en la discusión. Saber que los equipos capturan cada palabra te permite concentrarte en ideas, preguntas y resolución de problemas. Después de la reunión, puede volver a visitar la transcripción para extraer puntos clave. ¡No se requiere adivinar!

• Colaboración inclusiva

Una vez que descubra cómo registrar la reunión de equipos, apoyará oradores con discapacidad auditiva y no nativa. Los subtítulos en vivo desglosan las barreras de comunicación. Todos pueden leer la transcripción para asegurarse de que atrapen todos los matices. El resultado es un entorno de reunión más equitativo, donde cada voz realmente cuenta.

• Registro de búsqueda para el seguimiento

Después de la reunión, su transcripción se puede buscar completamente. ¿Está buscando ese elemento de acción o una decisión importante? Todo lo que necesita hacer es buscar palabras clave. No hay necesidad de pasar a través de páginas de notas. También puede resaltar, copiar y exportar secciones específicas para compartir en el chat de equipos, rastreadores de proyectos y documentos.

Las mejores prácticas para usar transcripciones para colaborar

Activar la transcripción en vivo es solo el comienzo. Para aprovechar al máximo la colaboración del equipo, puede adoptar algunos hábitos simples:

• Asignar un moderador de transcripción

El líder del proyecto o Scrum Master puede obtener otra responsabilidad: ver el feed de transcripción en vivo. Su papel es marcar las decisiones clave y los elementos de acción tal como aparecen. También aclararán las etiquetas de los altavoces si los equipos atribuyeron mal los comentarios de alguien. Finalmente, pueden impulsar a los miembros más tranquilos del equipo a contribuir cuando aparezcan las brechas.

Para mantener a todos comprometidos y responsables, puede rotar el rol de moderador de transcripción en cada reunión.

• Use marcas de tiempo para hacer referencia a elementos de acción

Cuando el moderador ve un elemento de acción, pueden notar la marca de tiempo. Por ejemplo: "00:12:45 - Sarah redactará el esquema de la campaña". Puede pegar estas notas de tiempo de tiempo en el chat de la reunión o la página compartida de OneNote. Si usa una placa de proyecto, puede vincular cada marca de tiempo a una tarea en él. El enlace crea una ruta directa desde la discusión hasta la ejecución.

• Anime a todos los participantes a hablar claramente

Las transcripciones precisas solo son posibles con un discurso claro. Recuerde a su equipo que mide cuando no hable, para que el ruido de fondo sea mínimo. Todos deben detener brevemente entre puntos, para que la transcripción pueda mantenerse al día. Además, los miembros del equipo deben indicar sus nombres antes de hablar, especialmente si varias voces se unen rápidamente.

• Hacer que las transcripciones sean parte de sus herramientas diarias

Puede usar @mentions en la transcripción para asignar tareas en el lugar. Cuando la transcripción esté terminada, publíquelo en el canal de equipos relevantes, por lo que será visible para todos en el grupo. ¡Puedes usar OneNote para enviar fragmentos importantes!

Pensamientos finales

¡Las transcripciones en los equipos de Microsoft son una potencia de colaboración! Están disponibles al instante, por lo que cada participante puede seguir en vivo, sin importar de dónde se una. Liberan a su equipo de la toma de notas, para que todos puedan participar en la discusión. Los registros se pueden buscar, por lo que encontrará fácilmente los elementos de acción y las decisiones que está buscando.

Pruebe esta funcionalidad en su próxima reunión de equipos y garantizamos: ¡nunca lo rendirá!