Microsoft Teams Transcripts kullanarak gerçek zamanlı işbirliği

Hiç bir Microsoft takım toplantısında bulundunuz ve her harika fikri not etmek için kendinizi karıştırdınız mı? Muhtemelen önemli bir şeyi kaçırdın. Neye odaklanacağınızı bilmiyordunuz: dinleme ve akıl yürütme veya yazma. Yalnız değilsin. Bu yüzden herkes takımlar toplantısını nasıl yazacağını öğrenmelidir.

Otomatik transkriptler tarafından desteklenen gerçek zamanlı işbirliği ile yapabileceğiniz şeyler:

• Notlarınızla yetişmek yerine konuşmaya tamamen katılın
• Yerli olmayan bir dilde işitmesi veya katılması zor olanlar da dahil olmak üzere her sesin duyulduğundan emin olun
• Kararlar, eylem öğeleri ve temel bilgiler hakkında aranabilir bir kayıt oluşturun

Bakalım bunu nasıl yapabilirsiniz! Microsoft Teams Transcripti'yi anında kullanmak için en iyi uygulamalar hakkında konuşacağız ve bu transkriptleri toplanma sonrası iş akışınıza entegre edeceğiz.

Ekiplerde transkripsiyon nasıl etkinleştirilir

Bir sonraki toplantınıza atlamadan önce, her kelimeyi yakalamak için doğru kuruluma sahip olduğunuzdan emin olun. İlk olarak, doğru kuruluma ihtiyacınız olacak:

• Canlı transkripsiyon çoğu iş standardı, iş primi ve kurumsal planlara dahildir.
• Sadece toplantı sunucusu transkripsiyonu etkinleştirebilir, böylece toplantıdan önce izinlerini isteyebilirsiniz.
• BT yöneticiniz, takımlar toplantı politikaları altında “Transkripsiyona İzin Ver” i açmalıdır.

Metin dosyalarına temiz, zaman damgalı transkriptleri dışa aktarma gibi ekstra işlevler arıyorsanız, bir uzantıyı kontrol edebilirsiniz. Bir Microsoft Teams Transcript'in ne zaman başladığını otomatik olarak algılayacaktır ve oturum sonunda tam transkript için tek tıklamayla indirme seçeneği alacaksınız. Uzatma ekiplerle entegre olur ve ücretli eklenti gerektirmez.

Her şey hazır olduğunda, transkripsiyon ekiplerini nasıl açabilirsiniz:

1. Bir toplantıya başlayın veya katılın. Bunu yapmak için Microsoft ekiplerini açın vetakvimitıklayın. Planlanmış bir toplantıya katılabilir veyaşimdi Meet'iseçebilirsiniz. Transkripsiyon etkinleştirilen hesapla oturum açtığınızdan emin olun.
2. Canlı transkripsiyonuaçın. İşlevidaha fazla işlemaltında Toplantılar Kontrolleri araç çubuğunda bulacaksınız.Başlat Transkripsiyon'useçin. Transkripsiyonun başladığına dair bir bildirim göreceksiniz. Toplantıdaki herkes bilgilendirilecek.
3. Araç çubuğundakiaygıt ayarlarıaltındaki dili seçebilirsiniz. Orada, toplantıda konuşulan dili seçebilirsiniz.

Microsoft Teams Live Transcripti

Gerçek zamanlı transkripsiyon, konuşmayı metne dönüştürmekten daha fazlasını yapar. Ekibinizin işbirliği yapma şeklini dönüştürür. İşte nasıl:

• Tüm katılımcılar için anında erişilebilirlik

“Transkripsiyon başlat” ı tıkladığınız andan itibaren her katılımcı ekranlarında canlı altyazılar görür. Kimsenin toplantı tutanakları veya özetleri için beklemesi gerekmez. Herkes gerçek zamanlı olarak okuyabilir. Bu, ses gecikmeleri veya bağlantı hıçkırıklarıyla karşılaşabilecek uzak katılımcılar için çok değerlidir.

• Çılgınca not almadan daha iyi odaklanma

Notları karalamak yerine, tartışmada mevcut kalabilirsiniz. Takımların her kelimeyi yakaladığını bilmek, fikirlere, sorulara ve problem çözmeye odaklanmanızı sağlar. Toplantıdan sonra, kilit noktaları çıkarmak için transkript'i tekrar ziyaret edebilirsiniz. Tahmin gerekmez!

• Kapsayıcı İşbirliği

Takımların toplantısını nasıl kaydedeceğinizi anladıktan sonra, işitme engelli ve anadili olmayan konuşmacılara destek olacaksınız. Canlı altyazılar iletişim engellerini bozar. Herkes her nüansı yakaladıklarından emin olmak için transkripti okuyabilir. Sonuç, her sesin gerçekten önemli olduğu daha adil bir toplantı ortamıdır.

• Takip için aranabilir kayıt

Toplama sonrası, transkriptiniz tamamen aranabilir. Bu bir eylem öğesini mi yoksa önemli kararı mı arıyorsunuz? Tek yapmanız gereken anahtar kelimeleri aramaktır. Notlar sayfalarından geçmeye gerek yok. Ekiplerde sohbet, proje izleyicileri ve belgelerde paylaşmak için belirli bölümleri vurgulayabilir, kopyalayabilir ve dışa aktarabilirsiniz.

İşbirliği yapmak için transkriptleri kullanmak için en iyi uygulamalar

Canlı transkripsiyonun açılması sadece başlangıç. Takımdan en iyi şekilde yararlanmak için birkaç basit alışkanlığı benimseyebilirsiniz:

• Bir transkript moderatörü atayın

Proje lideri veya Scrum Master başka bir sorumluluk alabilir: canlı transkript beslemesini izlemek. Rolleri, temel kararları ve eylem öğelerini göründüğü gibi işaretlemektir. Ayrıca, ekipler birinin yorumlarını yanlış bir şekilde kullandıysa hoparlör etiketlerini de açıklayacaklar. Son olarak, daha sessiz ekip üyelerini boşluklar ortaya çıktığında katkıda bulunmaya teşvik edebilirler.

Herkesi meşgul ve hesap verebilir tutmak için, her toplantıda transkript moderatör rolünü döndürebilirsiniz.

• Eylem öğelerine referans vermek için zaman damgalarını kullanın

Moderatör bir eylem öğesini tespit ettiğinde, zaman damgasını not edebilirler. Örneğin: “00:12:45 - Sarah Kampanya taslağını hazırlayacak.” Bu zaman damgalı notları toplantı sohbetine veya paylaşılan OneNote sayfasına yapıştırabilirsiniz. Bir proje kartı kullanıyorsanız, her zaman damgasını içindeki bir göreve bağlayabilirsiniz. Bağlantı, tartışmadan yürütmeye doğrudan bir yol oluşturur.

• Tüm katılımcıları net konuşmaya teşvik edin

Doğru transkriptler sadece açık konuşma ile mümkündür. Ekibinize konuşmadığında sessiz kalmasını hatırlatın, böylece arka plan gürültüsü minimum olacaktır. Transkripsiyon devam edebilmesi için herkes noktalar arasında kısaca durmalıdır. Ayrıca, ekip üyeleri konuşmadan önce isimlerini belirtmelidir, özellikle de birden fazla ses hızlı bir şekilde katılırsa.

• Transkriptleri günlük araçlarınızın bir parçası haline getirin

Yerinde görevleri atamak için transkriptteki @mentionları kullanabilirsiniz. Transkript bittiğinde, ilgili ekipler kanalına gönderin, böylece gruptaki herkes tarafından görülebilir. Önemli snippet'leri göndermek için OneNote'u kullanabilirsiniz!

Son Düşünceler

Microsoft ekiplerindeki transkripsiyonlar bir işbirliği güç merkezidir! Anında mevcutturlar, bu nedenle her katılımcı nereden katıldıkları önemli değil, canlı olarak takip edebilir. Ekibinizi not almaktan kurtarırlar, böylece herkes tartışmaya katılabilir. Kayıtlar aranabilir, böylece aradığınız eylem öğelerini ve kararları kolayca bulacaksınız.

Bir sonraki takım toplantınızda bu işlevi deneyin ve garanti ediyoruz: Asla vazgeçmeyeceksiniz!