Colaboração em tempo real usando transcrições de equipes da Microsoft

Já esteve em uma reunião da equipe da Microsoft e se viu lutando para anotar todas as ótimas idéias? Você provavelmente perdeu algo importante, de qualquer maneira. Você não sabia o que se concentrar: ouvir e raciocinar ou escrever. Você não está sozinho. É exatamente por isso que todos devem aprender a transcrever as equipes de equipes.

Aqui está o que você pode fazer com a colaboração em tempo real alimentada por transcrições automáticas:

• Mantenha-se totalmente envolvido na conversa em vez de fazer uma recuperação com suas anotações
• Garanta que cada voz seja ouvida, incluindo aqueles que têm dificuldade em ouvir ou unir uma linguagem não nativa
• Crie um registro pesquisável de decisões, itens de ação e insights importantes

Vamos ver como você pode fazer isso! Falaremos sobre as melhores práticas para o uso da transcrição do Microsoft Teams em tempo real e integrarmos essas transcrições no seu fluxo de trabalho pós-reunião.

Como ativar a transcrição em equipes

Antes de entrar em sua próxima reunião, verifique se você tem a configuração certa para capturar todas as palavras. Primeiro, você precisará da configuração certa:

• A transcrição ao vivo está incluída na maioria dos padrões de negócios, prêmios de negócios e planos corporativos.
• Somente o host da reunião pode ativar a transcrição, para que você possa pedir sua permissão antes da reunião.
• Seu administrador de TI deve ativar “Permitir transcrição” sob as equipes que atendam às políticas.

Se você está procurando uma funcionalidade extra, como exportar transcrições limpas e com registro de data e hora para os arquivos de texto, pode verificar uma extensão. Ele detectará automaticamente quando uma transcrição do Microsoft Teams iniciar e você receberá uma opção de download de um clique para a transcrição completa no final da sessão. A extensão se integra às equipes e não requer complemento pago.

Quando tudo estiver pronto, eis como você pode ativar as equipes de transcrição:

1. Inicie ou participe de uma reunião. Para fazer isso, abra as equipes da Microsoft e clique emCalendário. Você pode participar de uma reunião programada ou selecionarse reunir agora. Certifique -se de fazer login com a conta que possui transcrição ativada.
2. Liguea transcrição ao vivo. Você encontrará a função na barra de ferramentas de controle de reuniões, sobmais ações. EscolhaIniciar a transcrição. Você verá uma notificação de que a transcrição começou. Todos na reunião serão notificados.
3. Você pode escolher o idioma emConfigurações do dispositivona barra de ferramentas. Lá, você pode escolher o idioma falado na reunião.

Benefícios das equipes da Microsoft Transcrição ao vivo

A transcrição em tempo real faz mais do que apenas converter fala em texto. Ele transforma a maneira como sua equipe colabora. Aqui está como:

• Acessibilidade instantânea para todos os participantes

Desde o momento em que você clica em "Iniciar transcrição", todo participante vê legendas ao vivo na tela. Ninguém tem que esperar para cumprir atas ou resumos. Todos podem ler em tempo real. Isso é muito valioso para os participantes remotos, que podem enfrentar atrasos de áudio ou soluços de conectividade.

• Melhor foco sem anotações frenéticas

Em vez de rabiscar notas, você pode permanecer presente na discussão. Saber que as equipes estão capturando cada palavra permite que você se concentre em idéias, perguntas e resolução de problemas. Após a reunião, você pode revisitar a transcrição para extrair pontos -chave. Não é necessário adivinhar!

• Colaboração inclusiva

Depois de descobrir como registrar a reunião de equipes, você apoiará os falantes de deficiência auditiva e não nativos. As legendas vivas quebram as barreiras de comunicação. Todos podem ler a transcrição para garantir que eles pegam todas as nuances. O resultado é um ambiente de reunião mais eqüitativo, onde toda voz realmente conta.

• Registro pesquisável para acompanhamento

Após a reunião, sua transcrição é totalmente pesquisável. Você está procurando esse item de ação ou decisão importante? Tudo o que você precisa fazer é pesquisar palavras -chave. Não há necessidade de desviar as páginas de notas. Você também pode destacar, copiar e exportar seções específicas para compartilhar no bate -papo de equipes, rastreadores de projetos e documentos.

Melhores práticas para usar transcrições para colaborar

Obter a transcrição ao vivo ligada é apenas o começo. Para aproveitar ao máximo a colaboração da equipe, você pode adotar alguns hábitos simples:

• Atribua um moderador de transcrição

O líder do projeto ou o Scrum Master pode obter outra responsabilidade: assistir ao feed de transcrição ao vivo. Seu papel é sinalizar as principais decisões e itens de ação à medida que aparecem. Eles também esclarecerão os rótulos dos alto -falantes se as equipes atribuíram incorretamente os comentários de alguém. Finalmente, eles podem levar os membros mais silenciosos da equipe a contribuir quando as lacunas aparecerem.

Para manter todos envolvidos e responsáveis, você pode girar a função do moderador da transcrição a cada reunião.

• Use timestamps para fazer referência de itens de ação

Quando o moderador visualizar um item de ação, eles podem observar o registro de data e hora. Por exemplo: “00:12:45 - Sarah para redigir o esboço da campanha.” Você pode colar essas anotações no timestamp na reunião da reunião ou a página de OneNote compartilhada. Se você usar uma placa de projeto, poderá vincular cada registro de data e hora a uma tarefa nela. O link cria um caminho direto da discussão para a execução.

• Incentive todos os participantes a falarem claramente

Transcrições precisas só são possíveis com fala clara. Lembre sua equipe para silenciar quando não estiver falando, para que o ruído de fundo seja mínimo. Todos devem parar brevemente entre os pontos, para que a transcrição possa acompanhar. Além disso, os membros da equipe devem declarar seus nomes antes de falar, especialmente se várias vozes se unirem rapidamente.

• Faça das transcrições parte de suas ferramentas diárias

Você pode usar @mentions na transcrição para atribuir tarefas no local. Quando a transcrição for concluída, publique -a no canal de equipes relevantes, para que seja visível para todos no grupo. Você pode usar o OneNote para enviar trechos importantes!

Pensamentos finais

As transcrições nas equipes da Microsoft são uma potência de colaboração! Eles estão disponíveis instantaneamente, para que todos os participantes possam acompanhar o Live Live, não importa de onde se juntam. Eles libertam sua equipe de anotações, para que todos possam se envolver na discussão. Os registros são pesquisáveis, então você encontrará facilmente os itens e decisões de ação que procura.

Experimente esta funcionalidade em sua próxima reunião de equipes e garantimos: você nunca desistirá!