Сотрудничество в реальном времени с использованием транскриптов команд Microsoft

Вы когда -нибудь были на собрании команды Microsoft и обнаруживали, что высказывались, чтобы записать каждую замечательную идею? В любом случае, вы, вероятно, пропустили что -то важное. Вы не знали, на чем сосредоточиться: слушать и рассуждать или писать. Ты не одинок. Именно поэтому каждый должен научиться транскрибировать собрание команд.

Вот что вы можете сделать с сотрудничеством в режиме реального времени на автоматических транскриптах:

• Оставайтесь полностью вовлечены в разговор вместо того, чтобы играть в догоняние со своими заметками
• Убедитесь, что каждый голос услышан, в том числе те, которые трудно слышать или присоединиться на неродном языке
• Создайте доступную для поиска записи решений, элементов действий и ключевых пониманий

Посмотрим, как вы можете это сделать! Мы поговорим о лучших практиках для использования транскрипции Microsoft Teams на лету, и интегрируем эти транскрипты в ваш рабочий процесс после встречи.

Как включить транскрипцию в командах

Прежде чем прыгнуть на следующую встречу, убедитесь, что у вас есть правильная установка, чтобы запечатлеть каждое слово. Во -первых, вам понадобится правильная настройка:

• Живая транскрипция включена в большинство бизнес -стандартов, бизнес -премии и предприятия.
• Только хост собрания может включить транскрипцию, поэтому вы можете попросить их разрешения перед встречей.
• Ваш администратор ИТ должен включить «разрешить транскрипцию» в соответствии с политикой собраний команд.

Если вы ищете дополнительную функциональность, например, экспорт чистых транскриптов в текстовые файлы, вы можете проверить расширение. Он будет автоматически обнаружить, когда запустится транскрипт Teams Microsoft, и вы получите опцию загрузки в один щелчок для полной транскрипции в конце сеанса. Расширение интегрируется с командами и не требует оплачиваемого дополнения.

Когда все будет готово, вот как вы можете включить команды транскрипции:

1. Начать или присоединиться к встрече. Для этого откройте команды Microsoft и нажмитекалендарь. Вы можете присоединиться к запланированной встрече или выбратьвстречу сейчас. Обязательно войдите в систему с учетной записью с включенной транскрипцией.
2. Включитеживую транскрипцию. Вы найдете функцию на панели инструментов управления встречами, подбольшим количеством действий. Выберитеначало транскрипции. Вы увидите уведомление о том, что транскрипция началась. Все на собрании будут уведомлены.
3. Вы можете выбрать язык внастройках устройствана панели инструментов. Там вы можете выбрать язык, который говорится на собрании.

Преимущества Microsoft Teams Live Transcription

Транскрипция в реальном времени делает больше, чем просто конвертировать речи в текст. Это трансформирует способ сотрудничества вашей команды. Вот как:

• Мгновенная доступность для всех участников

С того момента, как вы нажимаете «Начать транскрипцию», каждый участник видит живые подписи на своем экране. Никто не должен ждать протокола встреч или резюме. Каждый может читать в режиме реального времени. Это очень полезно для отдаленных участников, которые могут столкнуться с аудиозадержек или икоты подключения.

• Лучше фокусироваться без безумного принятия нот

Вместо того, чтобы писать заметки, вы можете оставаться присутствующим в обсуждении. Знание того, что команды захватывают каждое слово, позволяет вам сосредоточиться на идеях, вопросах и решении проблем. После встречи вы можете вернуться к стенограмме, чтобы вытащить ключевые моменты. Не требуется догадывания!

• Инклюзивное сотрудничество

После того, как вы выясните, как записать собрание команд, вы будете поддерживать нарушение слуха и не носители. Живые подписи разрушают коммуникационные барьеры. Каждый может прочитать стенограмму, чтобы убедиться, что они поймают каждый нюанс. Результатом является более справедливая среда встречи, где каждый голос действительно имеет значение.

• Запись для поиска для продолжения

Пост-носитель, ваша стенограмма полностью доступна для поиска. Вы ищете этот элемент действия или важное решение? Все, что вам нужно сделать, это искать ключевые слова. Там нет необходимости проходить по страницам заметок. Вы также можете выделить, копировать и экспортировать конкретные разделы для обмена чатом команд, трекеров проекта и документов.

Лучшие практики использования транскриптов для сотрудничества

Включение транскрипции в прямом эфире - это только начало. Чтобы получить максимальную отдачу от сотрудничества в команде, вы можете принять несколько простых привычек:

• Назначьте модератора стенограммы

Ведущий проекта или Scrum Master может получить еще одну ответственность: посмотреть прямую транскрипту. Их роль состоит в том, чтобы пометить ключевые решения и элементы действий, как они появляются. Они также прояснят лейблы спикеров, если команды ошибаются в чьих -то комментариях. Наконец, они могут побудить более тихих членов команды внести свой вклад, когда появляются пробелы.

Чтобы все занялись и подотчетны, вы можете повернуть роль модератора транскрипта на каждом собрании.

• Используйте временные метки для ссылки на элементы действия

Когда модератор замечает элемент действия, он может отметить метку времени. Например: «00:12:45 - Сара для составления контура кампании». Вы можете вставить эти заметки о временных метках в чат встречи или обмениваться страницей OneNote. Если вы используете плату проекта, вы можете связать каждую метку времени с задачей. Ссылка создает прямой путь от обсуждения к исполнению.

• Поощряйте всех участников ясно говорить

Точные транскрипты возможны только с четкой речью. Напомните своей команде отключить, когда не говорите, поэтому фоновый шум будет минимальным. Каждый должен кратко остановиться между точками, чтобы транскрипция могла идти в ногу. Кроме того, члены команды должны указать свои имена, прежде чем говорить, особенно если несколько голосов присоединятся быстро.

• Сделайте стенограммы частью ваших повседневных инструментов

Вы можете использовать @mentions в стенограмме, чтобы назначить задачи на месте. Когда стенограмма будет закончена, опубликуйте его в соответствующем канале команды, поэтому она будет видна всем в группе. Вы можете использовать OneNote для отправки важных фрагментов!

Последние мысли

Транскрипции в командах Microsoft - это мощность сотрудничества! Они мгновенно доступны, поэтому каждый участник может следовать за живым, где бы они ни присоединялись. Они освобождают вашу команду от примечания, поэтому каждый может участвовать в обсуждении. Записи доступны для поиска, поэтому вы легко найдете элементы действия и решения, которые вы ищете.

Попробуйте эту функциональность на следующей встрече команд, и мы гарантируем: вы никогда не откажетесь от этого!