Collaborazione in tempo reale utilizzando le trascrizioni di Microsoft Teams

Sei mai stato in una riunione di Microsoft Team e ti sei ritrovato a cercare ogni grande idea? Probabilmente ti sei perso qualcosa di importante, comunque. Non sapevi cosa concentrarti: ascolto e ragionamento o scrittura. Non sei solo. Questo è esattamente il motivo per cui tutti dovrebbero imparare a trascrivere la riunione dei team.

Ecco cosa puoi fare con la collaborazione in tempo reale alimentato da trascrizioni automatiche:

• Rimani pienamente impegnato nella conversazione invece di giocare con i tuoi appunti
• Assicurati che ogni voce venga ascoltata, comprese quelle che sono difficili da ascoltare o che si uniscono in un linguaggio non nativo
• Crea un record ricercabile di decisioni, elementi di azione e approfondimenti chiave

Vediamo come puoi farlo! Parleremo delle migliori pratiche per l'utilizzo della trascrizione di Microsoft Teams al volo e integreremo quelle trascrizioni nel flusso di lavoro post-riunione.

Come abilitare la trascrizione nei team

Prima di passare al tuo prossimo incontro, assicurati di avere la configurazione giusta per catturare ogni parola. Innanzitutto, avrai bisogno della configurazione giusta:

• La trascrizione in diretta è inclusa nella maggior parte dei piani di business standard, premium e imprese.
• Solo l'host della riunione può abilitare la trascrizione, quindi puoi chiedere il loro permesso prima della riunione.
• L'amministratore IT deve attivare "consentire la trascrizione" nell'ambito delle politiche di incontro delle squadre.

Se stai cercando funzionalità extra, come esportare trascrizioni pulite e timestamp in file di testo, puoi controllare un'estensione. Rileggerà automaticamente quando inizia una trascrizione di Microsoft Teams e otterrai un'opzione di download con un clic per la trascrizione completa alla fine della sessione. L'estensione si integra con i team e non richiede alcun componente aggiuntivo a pagamento.

Quando tutto è pronto, ecco come puoi attivare i team di trascrizione:

1. Inizia o unisciti a una riunione. Per fare ciò, apri i team Microsoft e fai clicsul calendario. Puoi partecipare a una riunione programmata o selezionareMeet ora. Assicurati di accedere con l'account che ha abilitato la trascrizione.
2. Accendila trascrizione dal vivo. Troverai la funzione nella barra degli strumenti controlla le riunioni, inaltre azioni. ScegliAvvia la trascrizione. Vedrai una notifica che la trascrizione è iniziata. Tutti nell'incontro saranno notificati.
3. È possibile scegliere la lingua inImpostazioni del dispositivonella barra degli strumenti. Lì, puoi scegliere la lingua parlata nella riunione.

Vantaggi della trascrizione in diretta di Microsoft Teams

La trascrizione in tempo reale non fa qualcosa di più che convertire il discorso in testo. Trasforma il modo in cui la tua squadra collabora. Ecco come:

• Accessibilità istantanea per tutti i partecipanti

Dal momento in cui fai clic su "Avvia la trascrizione", ogni partecipante vede didascalie in diretta sullo schermo. Nessuno deve aspettare i minuti di incontro o i riassunti. Tutti possono leggere in tempo reale. È molto prezioso per i partecipanti remoti, che possono affrontare ritardi audio o singhiozzi di connettività.

• Focus migliore senza frenetico appunti di appunti

Invece di scarabocchiare note, puoi rimanere presente nella discussione. Sapere che i team stanno catturando ogni parola ti consente di concentrarti su idee, domande e risoluzione dei problemi. Dopo l'incontro, è possibile rivisitare la trascrizione per estrarre punti chiave. Non è richiesta un'ipotesi!

• Collaborazione inclusiva

Una volta che hai capito come registrare la riunione dei team, sosterrai oratori con problemi di udito e non nativi. Le didascalie vive abbattono le barriere di comunicazione. Tutti possono leggere la trascrizione per assicurarsi di catturare ogni sfumatura. Il risultato è un ambiente di incontro più equo, in cui ogni voce conta veramente.

• Record ricercabile per il follow-up

Post-incontro, la tua trascrizione è completamente ricercabile. Stai cercando quell'elemento d'azione o una decisione importante? Tutto quello che devi fare è cercare parole chiave. Non è necessario sfogliare le pagine di note. Puoi anche evidenziare, copiare ed esportare sezioni specifiche per la condivisione di team chat, tracker di progetti e documenti.

Le migliori pratiche per l'utilizzo delle trascrizioni per collaborare

Accendere la trascrizione dal vivo è solo l'inizio. Per ottenere il massimo dalla collaborazione di squadra, puoi adottare alcune semplici abitudini:

• Assegna un moderatore della trascrizione

Il Lead Project Lead o Scrum Master possono avere un'altra responsabilità: guardare il feed della trascrizione in diretta. Il loro ruolo è quello di contrassegnare le decisioni chiave e gli elementi di azione come appaiono. Chiariranno anche le etichette degli altoparlanti se le squadre hanno erroneamente attribuito i commenti di qualcuno. Infine, possono spingere i membri del team più tranquilli a contribuire quando compaiono le lacune.

Per mantenere tutti coinvolti e responsabili, è possibile ruotare il ruolo del moderatore della trascrizione per ogni riunione.

• Usa i timestamp per fare riferimento agli elementi

Quando il moderatore individua un elemento di azione, può notare il timestamp. Ad esempio: "00:12:45 - Sarah per redigere il profilo della campagna". È possibile incollare queste note temporanee nella chat della riunione o nella pagina Onenote condivisa. Se si utilizza una scheda di progetto, è possibile collegare ogni timestamp a un'attività al suo interno. Il collegamento crea un percorso diretto dalla discussione all'esecuzione.

• Incoraggia tutti i partecipanti a parlare chiaramente

Trascrizioni accurate sono possibili solo con un discorso chiaro. Ricorda al tuo team di mutarsi quando non parli, quindi il rumore di fondo sarà minimo. Tutti dovrebbero fare brevemente una pausa tra i punti, quindi la trascrizione può tenere il passo. Inoltre, i membri del team dovrebbero dichiarare i loro nomi prima di parlare, soprattutto se più voci si uniscono rapidamente.

• Rendi le trascrizioni parte dei tuoi strumenti quotidiani

È possibile utilizzare @MENTIONS nella trascrizione per assegnare attività sul posto. Quando la trascrizione è finita, pubblicala nel canale dei team pertinenti, quindi sarà visibile a tutti nel gruppo. Puoi usare OneNote per inviare importanti frammenti!

Pensieri finali

Le trascrizioni nei team Microsoft sono una potenza di collaborazione! Sono immediatamente disponibili, quindi ogni partecipante può seguire il vivo, indipendentemente da dove si uniscono. Liberano la tua squadra dal prendere appunti, in modo che tutti possano impegnarsi nella discussione. I record sono ricercabili, quindi troverai facilmente gli elementi e le decisioni che stai cercando.

Prova questa funzionalità nella tua prossima riunione dei team e garantiamo: non ti rinuncerai mai!