Microsoftチームのトランスクリプトを使用したリアルタイムコラボレーション

公開: 2025-05-13

Microsoftチームの会議に出場し、すべての素晴らしいアイデアを書き留めようと急いでいることに気付いたことがありますか？とにかく、あなたはおそらく何か重要なものを逃したでしょう。何に焦点を当てるべきかを知りませんでした：リスニングと推論、または書くこと。あなたは一人ではありません。それがまさに、誰もがチームの会議を転写する方法を学ぶべき理由です。

自動トランスクリプトを搭載したリアルタイムコラボレーションでできることは次のとおりです。

あなたのメモに追いつくのではなく、会話に完全に従事し続ける
非ネイティブ言語で聞くのが難しい人や参加が困難な人を含むすべての声が聞こえるようにしてください
決定、アクションアイテム、および重要な洞察の検索可能な記録を作成する

あなたがそれができる方法を見てみましょう！ Microsoft Teams Transcriptionをその場で使用するためのベストプラクティスについて説明し、それらの転写産物をミーティング後のワークフローに統合します。

チームで転写を有効にする方法

次の会議に飛び込む前に、すべての単語をキャプチャするための適切なセットアップがあることを確認してください。まず、適切なセットアップが必要です。

ライブ転写は、ほとんどのビジネス標準、ビジネスプレミアム、およびエンタープライズプランに含まれています。
会議のホストのみが転写を有効にすることができるので、会議の前に彼らの許可を求めることができます。
IT管理者は、ポリシーを満たすチームの下で「転写を許可する」ことをオンにする必要があります。

クリーンでタイムスタンプのトランスクリプトをテキストファイルにエクスポートするなど、追加の機能を探している場合は、拡張機能を確認できます。 Microsoft Teams Transcriptが起動する時期は自動的に検出され、セッションの最後に完全なトランスクリプトのワンクリックダウンロードオプションが表示されます。拡張機能はチームと統合されており、有料のアドオンは必要ありません。

すべての準備ができたら、転写チームをオンにする方法は次のとおりです。

会議を開始または参加します。そのために、Microsoftチームを開き、カレンダーをクリックします。スケジュールされた会議に参加するか、今すぐMeetを選択できます。転写が有効になっているアカウントにサインインしてください。
ライブ転写をオンにします。より多くのアクションの下で、会議コントロールツールバーに関数が見つかります。転写の開始を選択します。転写が始まったという通知が表示されます。会議の全員に通知されます。
ツールバーのデバイス設定の下で言語を選択できます。そこでは、会議で話されている言語を選択できます。

Microsoftチームのライブ転写の利点

リアルタイムの転写は、スピーチをテキストに変換するだけではありません。チームの協力方法を変えます。方法は次のとおりです。

すべての参加者のインスタントアクセシビリティ

「転写の開始」をクリックした瞬間から、すべての参加者は画面にライブキャプションを見ます。誰も会議数分や要約を待つ必要はありません。誰もがリアルタイムで読むことができます。これは、オーディオの遅延や接続性のしゃっくりに直面する可能性のあるリモート参加者にとって非常に貴重です。

必死のメモを取ることなく、より良いフォーカス

メモを走り書きする代わりに、議論に存在することができます。チームがすべての単語をキャプチャしていることを知ることで、アイデア、質問、問題解決に集中できます。会議の後、トランスクリプトを再訪してキーポイントを引き出すことができます。推測は必要ありません！

包括的コラボレーション

チームの会議を記録する方法を見つけたら、聴覚障害のあるスピーカーと非ネイティブスピーカーをサポートします。ライブキャプションは、コミュニケーションの障壁を打ち破ります。誰もがトランスクリプトを読んで、すべてのニュアンスを確実に捕まえることができます。その結果、すべての声が本当にカウントされる、より公平な会議環境が得られます。

フォローアップのための検索可能なレコード

ミーティング後、トランスクリプトは完全に検索可能です。その1つのアクションアイテムまたは重要な決定をお探しですか？必要なのは、キーワードを検索することだけです。メモのページをスキミングする必要はありません。また、チームチャット、プロジェクトトラッカー、ドキュメントで共有するために、特定のセクションを強調、コピー、エクスポートすることもできます。

トランスクリプトを使用して協力するためのベストプラクティス

ライブ転写をオンにするのはほんの始まりに過ぎません。チームのコラボレーションを最大限に活用するには、いくつかの簡単な習慣を採用できます。

トランスクリプトモデレーターを割り当てます

プロジェクトリードまたはスクラムマスターは、ライブトランスクリプトフィードを視聴することです。彼らの役割は、重要な決定とアクションアイテムが表示されるようにフラグを立てることです。また、チームが誰かのコメントを誤って行った場合、スピーカーラベルを明確にします。最後に、彼らは静かなチームメンバーがギャップが表示されたときに貢献するように促すことができます。

全員が関与し、説明責任を負わせるために、各会議のトランスクリプトモデレーターの役割を回転させることができます。

タイムスタンプを使用してアクションアイテムを参照します

モデレーターがアクションアイテムを見つけたら、タイムスタンプに注意することができます。たとえば、「00:12:45 - サラがキャンペーンの概要を作成する。」これらのタイムスタンプのメモを会議チャットまたは共有OneNoteページに貼り付けることができます。プロジェクトボードを使用する場合は、各タイムスタンプをその中のタスクにリンクできます。リンクは、ディスカッションから実行への直接的なパスを作成します。

すべての参加者にはっきりと話すように勧めます

正確な転写産物は、明確な音声でのみ可能です。話していないときにチームにミュートを思い出させるので、バックグラウンドノイズは最小限に抑えられます。誰もがポイント間で簡単に一時停止する必要があるため、転写が追いつくことができます。また、チームメンバーは、特に複数の声が迅速に参加する場合、話す前に名前を述べる必要があります。

トランスクリプトを日常のツールの一部にします

トランスクリプトの@mentionsを使用して、その場でタスクを割り当てることができます。トランスクリプトが終了したら、関連するチームチャンネルに投稿するので、グループ内のすべての人に表示されます。 OneNoteを使用して重要なスニペットを送信できます！

最終的な考え

マイクロソフトチームの転写はコラボレーションパワーハウスです！それらはすぐに利用可能であるため、どこから参加しても、すべての参加者はライブでフォローできます。彼らはあなたのチームをノートテイキングから解放するので、誰もが議論に従事することができます。レコードは検索可能なので、探しているアクションアイテムと決定を簡単に見つけることができます。

次のチームミーティングでこの機能を試してみてください。私たちは保証します。