การแบ่งปันความรู้คืออะไร และเหตุใดจึงสำคัญสำหรับธุรกิจ

ผู้คนไม่ต้องการรอสายโทรศัพท์หรือรอชั่วโมงเพื่อรอการตอบกลับตั๋วการสนับสนุนเพื่อค้นหาวิธีแก้ไขปัญหาของพวกเขาอีกต่อไป พวกเขาต้องการแก้ไขสิ่งต่าง ๆ ด้วยตัวเอง

จากการวิจัยของ Forrester ลูกค้า 70% ชอบที่จะค้นหาวิธีแก้ไขปัญหาโดยใช้เว็บไซต์ของบริษัทมากกว่าการใช้อีเมลหรือโทรศัพท์

การเรียนรู้ด้วยตนเองคืออนาคตของการสนับสนุนลูกค้าตลอดจนการให้ความรู้แก่พนักงานในบริษัทของคุณ วิธีเดียวในการปรับตัวและพิสูจน์ธุรกิจของคุณในอนาคตคือการแบ่งปันความรู้

ในบทความนี้ เราจะสำรวจข้อดีบางประการของการแบ่งปันความรู้ เรียนรู้เกี่ยวกับความสำคัญและวิธีที่จะช่วยให้ธุรกิจของคุณเติบโต

การแบ่งปันความรู้คืออะไร?

การแบ่งปันความรู้สามารถกำหนดได้หลายวิธี แต่เมื่อพูดถึงธุรกิจโดยทั่วไป มันเป็นเรื่องของการแบ่งปันทุกสิ่งที่ควรรู้เกี่ยวกับผลิตภัณฑ์หรือบริการกับลูกค้าและพนักงานของคุณ

ปัจจุบันสตาร์ทอัพและธุรกิจจำนวนมากใช้ฐานความรู้เพื่อสร้างฐานข้อมูลที่มีการจัดการซึ่งเต็มไปด้วยความรู้ ฐานความรู้ประกอบด้วยบทความความรู้ คู่มือ และบทช่วยสอนประเภทต่างๆ ลูกค้าสามารถค้นหาเนื้อหานี้เพื่อค้นหาวิธีแก้ปัญหาสำหรับคำถามทั่วไปเกี่ยวกับผลิตภัณฑ์

(ตัวอย่าง: ฐานความรู้อาสนะ)

นอกจากนี้ยังมีฐานความรู้ส่วนตัวที่ออกแบบมาเพื่อให้ความรู้แก่พนักงาน ฐานความรู้เหล่านี้ช่วยให้พนักงานเรียนรู้เพิ่มเติมเกี่ยวกับผลิตภัณฑ์และแม้กระทั่งเรียนรู้ที่จะจัดการกับสถานการณ์ต่างๆ เช่นวิธีการตอบคำถามลูกค้าและตั๋วสนับสนุน

ทำไมการแบ่งปันความรู้จึงสำคัญ?

คุณไม่สามารถคาดหวังให้ลูกค้าคุ้นเคยกับบริการหรือซอฟต์แวร์ของคุณได้จากการลองผิดลองถูก พวกเขาต้องการความช่วยเหลือเสมอเพื่อแนะนำพวกเขาตลอดกระบวนการเรียนรู้เบื้องต้น

แน่นอน คุณสามารถจ้างทีมสนับสนุนลูกค้าเพื่อช่วยลูกค้าแก้ไขสิ่งต่างๆ ได้ แต่จะเกิดอะไรขึ้นเมื่อลูกค้ารายอื่นมาหาคุณด้วยปัญหาเดียวกัน แล้วก็อีกอย่าง

นี่คือที่มาของการแบ่งปันความรู้ ด้วยฐานความรู้ที่มีเอกสารอย่างดี คุณสามารถช่วยให้ผู้ใช้เรียนรู้ผ่านคู่มือและบทช่วยสอนทั้งหมดได้ด้วยตนเอง

แม้แต่พนักงานที่มีคุณค่าและเชี่ยวชาญที่สุดของคุณก็ไม่สามารถช่วยลูกค้าได้ บางคนจะได้รับการเลื่อนตำแหน่งและบางคนจะออกไปร่วมงานกับบริษัทอื่น จะเกิดอะไรขึ้นกับความรู้ทั้งหมดที่พวกเขามีเกี่ยวกับธุรกิจของคุณ

วิธีเดียวที่จะป้องกันไม่ให้ความรู้ของพวกเขาหายไปและส่งต่อให้กับพนักงานคนต่อไปคือการแบ่งปัน เพื่อสร้างฐานความรู้และให้ผู้อื่นได้เรียนรู้จากมัน

5 ประโยชน์ของการแบ่งปันความรู้

หากยังไม่เพียงพอ ต่อไปนี้คือเหตุผลที่จะพิสูจน์ให้เห็นถึงความสำคัญของการแบ่งปันความรู้

1. มอบอำนาจให้กับลูกค้า

การแบ่งปันความรู้เป็นเรื่องเกี่ยวกับการนำอำนาจกลับคืนมาสู่มือของผู้คน (หรือลูกค้า) เพื่อที่พวกเขาจะได้ไม่ต้องพึ่งพาการสนับสนุนลูกค้าของบริษัทหรือพึ่งพาผู้เชี่ยวชาญในการค้นหาแนวทางแก้ไข ไม่เพียงแต่ช่วยให้ลูกค้ารู้สึกมั่นใจในความสามารถของตน แต่ยังช่วยปรับปรุงประสบการณ์ผู้ใช้อีกด้วย

2. สร้างอำนาจและความไว้วางใจ

เมื่อคุณสร้างฐานความรู้ที่เต็มไปด้วยเนื้อหาเกี่ยวกับธุรกิจของคุณ มันจะสร้างอำนาจและทำให้ธุรกิจของคุณน่าเชื่อถือ ลูกค้าสามารถเข้าถึงฐานความรู้ของคุณได้อย่างง่ายดายเพื่อเรียนรู้เกี่ยวกับผลิตภัณฑ์โดยไม่ต้องซื้อก่อน จะช่วยให้ลูกค้าของคุณตัดสินใจซื้อได้ง่ายขึ้นเช่นกัน

3. ประหยัดเงิน

คิดถึงทุกสายโทรศัพท์และตั๋วสนับสนุนที่คุณจะไม่ต้องกังวล เมื่อผู้คนพบคำตอบด้วยตนเอง คุณจะมีคำถามเกี่ยวกับการสนับสนุนจากลูกค้าน้อยลง แน่นอน นี่หมายความว่าคุณสามารถลดทีมสนับสนุนของคุณให้เหลือสมาชิกเพียงไม่กี่คนและประหยัดเงินได้มาก

4. ประหยัดเวลาและความพยายาม

การแบ่งปันความรู้จะช่วยให้พนักงานของคุณประหยัดเวลาและให้บริการแก่ลูกค้าได้ดียิ่งขึ้น แทนที่จะถ่ายโอนลูกค้าจากผู้เชี่ยวชาญคนหนึ่งไปยังอีกผู้เชี่ยวชาญหนึ่ง พวกเขาจะสามารถค้นหาโซลูชันได้โดยตรงจากฐานความรู้เพื่อช่วยให้ลูกค้ามีประสิทธิภาพมากขึ้น

5. ลดข้อผิดพลาด

มีเพียงคำตอบที่ผิดหรือคำตอบที่ผิดจากทีมสนับสนุนของคุณเท่านั้นที่จะสูญเสียลูกค้าที่มีค่า อันที่จริง การตัดสินใจที่ผิดพลาดอาจนำไปสู่ข่าวร้ายและทำลายภาพลักษณ์ของแบรนด์ของคุณโดยสิ้นเชิง

การมีคู่มือหรือฐานความรู้ที่เหมาะสมเป็นสิ่งสำคัญมาก เพื่อช่วยให้พนักงานของคุณป้องกันไม่ให้เหตุการณ์ดังกล่าวเกิดขึ้น

วิธีต่างๆ ในการแบ่งปันความรู้

มีเนื้อหาหลายประเภทที่คุณสามารถสร้างสำหรับฐานความรู้ของคุณเพื่อแบ่งปันความรู้

เอกสาร

เอกสารประกอบก็เหมือนคู่มือผลิตภัณฑ์ดิจิทัล สิ่งเหล่านี้ช่วยให้ผู้ใช้เรียนรู้วิธีใช้ผลิตภัณฑ์หรือบริการของคุณอย่างเหมาะสม คุณสามารถสร้างเอกสารโดยละเอียดเพื่อสอนผู้ใช้ว่าผลิตภัณฑ์ของคุณทำงานอย่างไร และช่วยให้พวกเขาเริ่มต้นใช้งานได้ง่ายขึ้น

คำถามและคำตอบ (คำถามที่พบบ่อย)

การเพิ่มส่วนคำถามที่พบบ่อย (FAQ) ลงในฐานความรู้ของคุณเป็นวิธีที่ดีที่สุดวิธีหนึ่งในการแบ่งปันความรู้ จะช่วยให้ผู้ใช้สามารถค้นหาคำตอบสำหรับคำถามทั่วไปโดยเพียงแค่ค้นหาฐานความรู้ของคุณ

วิธีที่ยอดเยี่ยมในการสร้างคำถามที่พบบ่อยที่มีประสิทธิภาพคือการรวบรวมข้อมูลจากทีมสนับสนุนลูกค้าของคุณ จดคำถามที่พบบ่อยที่สุดที่ลูกค้าถามและเพิ่มลงในฐานความรู้ของคุณ

บทแนะนำและคำแนะนำ

คุณยังสามารถเพิ่มคำแนะนำทีละขั้นตอนและคำแนะนำวิธีใช้ไปยังฐานความรู้ของคุณ เพื่อให้ผู้ใช้ได้เรียนรู้วิธีใช้ผลิตภัณฑ์หรือบริการของคุณให้เกิดประโยชน์สูงสุด การเพิ่มวิดีโอบทช่วยสอนสามารถช่วยให้ย่อยความรู้ของคุณได้ง่ายขึ้น

โปรแกรมการฝึกอบรม

หากคุณกำลังสร้างฐานความรู้ส่วนตัวสำหรับพนักงานของคุณ คุณสามารถเพิ่มโปรแกรมการฝึกอบรมได้ โปรแกรมการฝึกอบรมเชิงลึกและมีโครงสร้างจะช่วยให้สมาชิกใหม่ในทีมของคุณเรียนรู้คุณสมบัติหลักของผลิตภัณฑ์ของคุณโดยไม่จำเป็นต้องมีผู้สอนที่เชี่ยวชาญ

วิธีการแบ่งปันความรู้

คุณไม่จำเป็นต้องสร้างส่วนห้องสมุดทั้งหมดในสำนักงานของคุณเพื่อแบ่งปันความรู้ ตอนนี้ เหลือเพียงเว็บไซต์ฐานความรู้ที่เรียบง่าย

ไม่ว่าคุณจะต้องการสร้างฐานความรู้สาธารณะหรือส่วนตัว คุณสามารถตั้งค่าเว็บไซต์ฐานความรู้โดยใช้ WordPress ได้อย่างง่ายดาย ใช้เวลาเพียงไม่กี่ขั้นตอน

1. เลือกชื่อโดเมน
2. รับเว็บโฮสติ้ง
3. ติดตั้ง WordPress
4. รับธีม WordPress ฐานความรู้
5. ติดตั้งธีมและปรับแต่งการออกแบบ
6. เริ่มเพิ่มบทความองค์ความรู้ประเภทต่างๆ

แค่นั้นแหละ!

ห่อ

ดังคำกล่าวที่ว่า ความรู้คือพลัง แต่มันไม่มีประโยชน์อะไรถ้าคุณเก็บสะสมความรู้ คุณต้องแบ่งปันความรู้กับผู้อื่นเพื่อใช้ประโยชน์จากมัน เป็นวิธีที่ดีที่สุดในการมอบอำนาจให้พนักงานและลูกค้าของคุณ

หากคุณกำลังคิดที่จะเริ่มฐานความรู้ เราขอแนะนำให้คุณสำรวจบล็อกของเรา เราได้ครอบคลุมคำแนะนำมากมายเพื่อช่วยคุณในกระบวนการเลือกซอฟต์แวร์ที่เหมาะสมกับกลยุทธ์ในการจัดการความรู้และอื่นๆ