Bilgi Paylaşımı Nedir ve İşletmeler İçin Neden Önemlidir?

İnsanlar artık sorunlarına çözüm bulmak için telefonda beklemek ya da destek biletine cevap bekleyerek saatlerce beklemek istemiyor. İşleri kendi başlarına düzeltmek istiyorlar.

Forrester'ın araştırmasına göre, müşterilerin %70'i sorunlarına e-posta veya telefon kullanmaktansa şirketin web sitesini kullanarak çözüm bulmayı tercih ediyor.

Kendi kendine öğrenme, şirket çalışanlarınızı eğitmenin yanı sıra müşteri desteğinin geleceğidir. İşinizi uyarlamanın ve geleceğe hazır hale getirmenin tek yolu bilgiyi paylaşmaktır.

Bu yazıda, bilgi paylaşımının bazı faydalarını keşfedeceğiz. Önemi ve işinizi büyütmenize nasıl yardımcı olabileceği hakkında bilgi edinin.

Bilgi Paylaşımı Nedir?

Bilgi paylaşımı birçok farklı şekilde tanımlanabilir. Ancak, genel olarak iş söz konusu olduğunda, bir ürün veya hizmet hakkında bilinmesi gereken her şeyi müşterileriniz ve çalışanlarınızla paylaşmakla ilgilidir.

Birçok girişim ve işletme artık bilgiyle dolu organize bir veri tabanı oluşturmak için bilgi tabanlarını kullanıyor. Bilgi tabanları, farklı türde bilgi makaleleri, kılavuzlar ve öğreticilerden oluşur. Müşteriler, ürünle ilgili sık sorulan sorulara çözümler bulmak için bu içeriği arayabilir.

(Örnek: Asana bilgi tabanı)

Çalışanları eğitmek için tasarlanmış özel bilgi tabanları da vardır. Bu bilgi tabanları, çalışanların ürünler hakkında daha fazla bilgi edinmelerine ve hatta farklı durumlarla başa çıkmayı öğrenmelerine yardımcı olur. Müşteri sorularına nasıl yanıt verileceği ve destek biletleri gibi.

Bilgi Paylaşımı Neden Önemlidir?

Müşterilerinizin deneme yanılma yoluyla hizmetinize veya yazılımınıza aşina olmasını bekleyemezsiniz. İlk öğrenme sürecinde onlara rehberlik edecek bir yardım eline her zaman ihtiyaçları vardır.

Elbette, müşterilerin bir şeyleri düzeltmelerine yardımcı olmak için bir müşteri destek ekibi çalıştırabilirsiniz. Ancak aynı sorunla başka bir müşteri size geldiğinde ne olur? Ve sonra bir tane daha.

Bilgi paylaşımının yardıma geldiği yer burasıdır. İyi belgelenmiş bir bilgi tabanıyla, kullanıcıların kılavuzlar ve öğreticiler aracılığıyla kendi başlarına öğrenmelerine yardımcı olabilirsiniz.

En değerli ve uzman çalışanlarınız bile müşterilere yardım etmek için orada olmayacak. Bazıları terfi edecek ve bazıları başka şirketlere katılmak için ayrılacak. İşletmeniz hakkında sahip oldukları tüm bilgilere ne olacak?

Bilgilerinin kaybolmasını önlemenin ve bir sonraki çalışana aktarmanın tek yolu onu paylaşmaktır. Bir bilgi tabanı oluşturmak ve başkalarının ondan öğrenmesine izin vermek.

Bilgi Paylaşımının 5 Faydası

Bu yeterli değilse, işte bilgi paylaşımının önemini kanıtlamak için birkaç neden daha.

1. Müşterileri Güçlendirin

Bilgi paylaşımı, gücü insanların (veya müşterilerin) ellerine geri vermekle ilgilidir. Böylece bir şirketin müşteri desteğine veya çözümler bulmak için uzmanlara güvenmek zorunda kalmazlar. Müşterilerin yalnızca yetenekleri konusunda kendilerini güvende hissetmelerine yardımcı olmakla kalmaz, aynı zamanda kullanıcı deneyimini de geliştirir.

2. Otorite ve Güven İnşa Eder

İşinizle ilgili içerikle dolu bir bilgi tabanı oluşturduğunuzda, otorite inşa eder ve işinizi güvenilir kılar. Müşteriler, önce satın almak zorunda kalmadan bir ürün hakkında bilgi edinmek için bilgi tabanınıza kolayca erişebilir. Müşterilerinizin satın alma kararları vermesini de çok daha kolay hale getirecektir.

3. Tasarruf edin

Asla endişelenmenize gerek kalmayacak tüm telefon görüşmelerini ve destek biletlerini düşünün. İnsanlar yanıtları kendi kendilerine bulduğunda, müşterilerden daha az destek sorgusu alırsınız. Elbette bu, destek ekibinizi yalnızca birkaç üyeye indirgeyebileceğiniz ve bir ton paradan tasarruf edebileceğiniz anlamına gelir.

4. Zamandan ve Efordan Tasarruf Edin

Bilgi paylaşımı aynı zamanda çalışanlarınızın zamandan tasarruf etmesine ve müşterilere daha iyi hizmet sunmasına yardımcı olacaktır. Müşterileri bir uzmandan diğerine aktarmak yerine, müşterilere daha verimli şekilde yardımcı olmak için doğrudan bilgi tabanından çözümler bulabilecekler.

5. Hataları En Aza İndirin

Değerli bir müşteriyi kaybetmek için destek ekibinizden yalnızca bir yanlış yanıt veya yanlış yanıt almanız gerekir. Aslında yanlış karar vermek, kötü basına bile yol açabilir ve markanızın imajını tamamen mahvedebilir.

Çalışanlarınızın bu tür şeylerin olmasını engellemesine yardımcı olacak uygun bir rehbere veya bilgi tabanına sahip olmak oldukça önemlidir.

Bilgiyi Paylaşmanın Farklı Yolları

Bilgi tabanınızın bilgi paylaşımı için oluşturabileceğiniz birçok farklı içerik türü vardır.

Belgeler

Belgeler dijital ürün kılavuzları gibidir. Kullanıcıların ürününüzü veya hizmetinizi doğru şekilde nasıl kullanacaklarını öğrenmelerine yardımcı olurlar. Kullanıcılara ürününüzün nasıl çalıştığını öğretmek ve daha kolay başlamalarına yardımcı olmak için ayrıntılı belgeler oluşturabilirsiniz.

Sorular ve Cevaplar (SSS)

Bilgi tabanınıza bir Sık Sorulan Sorular (SSS) bölümü eklemek, bilgi paylaşmanın en iyi yollarından biridir. Kullanıcıların bilgi tabanınızda arama yaparak genel soruların yanıtlarını bulmasını sağlar.

Etkili SSS oluşturmanın harika bir yolu, müşteri destek ekibinizden veri toplamaktır. Müşteriler tarafından sorulan en yaygın soruları not alın ve bunları bilgi tabanınıza ekleyin.

Öğreticiler ve Kılavuzlar

Kullanıcıların ürün veya hizmetinizden en iyi şekilde nasıl yararlanacaklarını öğrenmelerini sağlamak için bilgi tabanınıza adım adım kılavuzlar ve nasıl yapılır kılavuzları da ekleyebilirsiniz. Eğitim videoları eklemek, bilgilerinizin daha kolay sindirilmesine yardımcı olabilir.

Eğitim programları

Çalışanlarınız için özel bir bilgi tabanı oluşturuyorsanız, eğitim programları ekleyebilirsiniz. Kapsamlı ve yapılandırılmış eğitim programları, yeni ekip üyelerinizin uzman eğitmenlere ihtiyaç duymadan ürünlerinizin temel özelliklerini öğrenmelerine yardımcı olacaktır.

Bilgi Nasıl Paylaşılır

Bilgiyi paylaşmak için ofisinizde tam bir kütüphane bölümü oluşturmanız gerekmez. Şimdi, tek gereken basit bir bilgi bankası web sitesi.

İster herkese açık ister özel bir bilgi bankası oluşturmak isteyin, WordPress kullanarak kolayca bir bilgi bankası web sitesi kurabilirsiniz. Sadece birkaç adım sürer.

1. Bir alan adı seçin
2. Web barındırma alın
3. WordPress'i yükleyin
4. Bir bilgi tabanı WordPress teması edinin
5. Temayı yükleyin ve tasarımı özelleştirin
6. Farklı türde bilgi makaleleri eklemeye başlayın

Bu kadar!

Toplama

Halkın söylediği gibi, bilgi güçtür. Ama bilgi biriktirmeye devam edersen bunun bir değeri yok. Bilgiyi kullanmak için başkalarıyla paylaşmanız gerekir. Çalışanlarınızı ve müşterilerinizi güçlendirmenin en iyi yolu budur.

Bir bilgi tabanı oluşturmayı düşünüyorsanız, blogumuzu keşfetmenizi öneririz. Doğru yazılımı seçme sürecinde, bilgiyi yönetme stratejilerine ve daha fazlasına yardımcı olacak birçok kılavuzu ele aldık.