3 วิธีง่ายๆ ในการใช้สถาปัตยกรรมข้อมูลเพื่อปรับปรุงฐานความรู้ของคุณ

ความรู้คือพลัง…แต่ก็ต่อเมื่อลูกค้าของคุณสามารถเข้าถึงได้จริงเท่านั้น

เราได้ใช้เวลามากมายในการเขียนเกี่ยวกับวิธีการสร้างบทความฐานความรู้ที่ยอดเยี่ยม แต่ไม่ว่าบทความของคุณจะยอดเยี่ยมเพียงใด พวกเขาก็ไม่สามารถให้ความช่วยเหลือได้อย่างเต็มที่ เว้นแต่ลูกค้าของคุณจะสามารถค้นหา และ ทำความเข้าใจได้ง่าย

เพื่อให้เป็นไปได้ คุณต้องถอยหนึ่งก้าวจากบทความจริงและคิดให้กว้างขึ้นเล็กน้อยเกี่ยวกับโครงสร้างและการจัดระเบียบของ ฐานความรู้ทั้งหมด ของคุณ

สถาปัตยกรรมข้อมูลช่วยให้คุณทำเช่นนั้น ได้ นี่คือสิ่งที่ช่วยให้คุณนำความรู้ทั้งหมดที่จำเป็นในการถ่ายทอดให้กับลูกค้าของคุณ และรวบรวมไว้ในโครงสร้างที่ช่วยให้มีประโยชน์และเข้าถึงได้มากที่สุด

สถาปัตยกรรมสารสนเทศคืออะไร? นำไปใช้กับฐานความรู้ของคุณอย่างไร?

สมมติว่าคุณต้องการสร้างตึกระฟ้า คุณจะเลือกแผนใดต่อไปนี้

• จ้างทีมก่อสร้างแล้วเริ่มสร้างในวันถัดไป
• ให้บริษัทสถาปนิกคิดแผนก่อนทีมงานจะพัง

ถ้าเลือกอันแรก หวังว่าจะไม่มีที่ไหนใกล้โครงการของคุณนะ! แต่ถ้าคุณเป็นเหมือนคนส่วนใหญ่ คุณคิดว่าการมีแผนแบบละเอียดก่อนที่คุณจะเริ่มทำมือสกปรก

คงจะเห็นว่าเรื่องนี้ไปถึงไหนแล้ว...

สถาปัตยกรรมสารสนเทศเป็นแนวคิดเดียวกัน...แต่สำหรับเนื้อหาในฐานความรู้ของคุณ ( หรือข้อมูลประเภทอื่น! )

ในคำพูดของ Information Architecture Institute สถาปัตยกรรมสารสนเทศคือ "การช่วยให้ผู้คนเข้าใจสภาพแวดล้อมและค้นหาสิ่งที่พวกเขากำลังมองหา"

Usability.gov มีคำจำกัดความที่เป็นประโยชน์อีกประการหนึ่งซึ่งพวกเขากล่าวว่า...

สถาปัตยกรรมสารสนเทศมุ่งเน้นไปที่การจัดระเบียบ การจัดโครงสร้าง และการติดป้ายกำกับเนื้อหาอย่างมีประสิทธิภาพและยั่งยืน เป้าหมายคือการช่วยให้ผู้ใช้ค้นหาข้อมูลและทำงานให้เสร็จ

เพื่อจุดประสงค์ของคุณ แนวคิดคือการวางแผนและจัดโครงสร้างฐานความรู้ของคุณอย่างไร

ช่วยให้คุณกำหนด:

• วิธีนำเสนอและจัดหมวดหมู่ฐานความรู้ของคุณ เพื่อให้ผู้คนสามารถค้นหาบทความที่ต้องการได้อย่างรวดเร็ว
• ฐานข้อมูลความรู้ของคุณมีบทความประเภทใดบ้าง และบทความเหล่านั้นมีโครงสร้างอย่างไร เพื่อให้ผู้คนสามารถเข้าใจข้อมูลทั้งหมดในฐานความรู้ของคุณได้ง่ายขึ้น

3 เคล็ดลับที่สามารถนำไปปฏิบัติได้เพื่อปรับปรุงสถาปัตยกรรมข้อมูลของฐานความรู้ของคุณวันนี้

สถาปัตยกรรมสารสนเทศเป็นศาสตร์แห่งอาชีพทั้งหมด ใช่แล้ว มีสถาปนิกข้อมูลเต็มเวลาซึ่งงานทั้งหมดคือทำงานเกี่ยวกับสถาปัตยกรรมสารสนเทศ

แต่คุณไม่จำเป็นต้องเป็นสถาปนิกด้านข้อมูลเพื่อให้ได้มาซึ่งชัยชนะอย่างรวดเร็ว เพื่อปรับปรุงการช่วยสำหรับการเข้าถึงและความเป็นประโยชน์ของฐานความรู้ของคุณอย่างมาก

ไม่ว่าคุณจะเป็น Solopreneur เป็นส่วนหนึ่งของทีมเล็กๆ หรือธุรกิจที่มีเงินสดในการจ้างสถาปนิกข้อมูลเต็มเวลา นี่คือสิ่งที่คุณสามารถเริ่มทำวันนี้ได้

1. ทำให้ข้อมูลสำคัญ "เริ่มต้น" สามารถเข้าถึงได้ทันที

เนื่องจากคุณรู้จักผลิตภัณฑ์ของคุณและความซับซ้อนเล็กน้อยทั้งหมดอย่างลึกซึ้ง จึงเป็นเรื่องยากอย่างน่าประหลาดใจที่จะสร้างโครงสร้างที่ดีที่สุดสำหรับผู้ใช้ใหม่

แต่สิ่งสำคัญที่ต้องจำไว้ คือ:

เมื่อผู้ใช้เริ่มต้นด้วยผลิตภัณฑ์ของคุณเป็นครั้งแรก อาจมีชุดการดำเนินการเฉพาะที่พวกเขาต้องทำเพื่อให้ได้ประโยชน์สูงสุดจากผลิตภัณฑ์ของคุณ

ดังนั้น การแบ่งบทความของคุณออกเป็นหมวดหมู่ตามตรรกะตามส่วนต่างๆ ของผลิตภัณฑ์อาจมีประโยชน์ เมื่อผู้ใช้เริ่มต้นใช้งานผลิตภัณฑ์ของคุณ แล้ว การนำเสนอข้อมูลดังกล่าวอาจไม่ใช่วิธีที่เป็นประโยชน์มากที่สุดในการนำเสนอข้อมูลแก่ผู้ใช้ใหม่บนหน้าแรกของฐานความรู้เสมอไป

คุณจะต้องใช้ลำดับชั้นและการออกแบบของฐานความรู้ของคุณเพื่อเน้น บทความ เฉพาะ ที่แก้ปัญหาที่ใหญ่ที่สุดที่ลูกค้าของคุณน่าจะเผชิญในทันที หลังจากที่คุณทำเสร็จแล้ว คุณสามารถย้ายไปยังหมวดหมู่ UI ของผลิตภัณฑ์ที่มีรายละเอียดเพิ่มเติมเหล่านั้นได้

Dropbox เน้นเรื่องนี้ด้วยส่วน บทความเด่น ของฐานความรู้:

ตัวอย่างเช่น แม้ว่า "แชร์ไฟล์และโฟลเดอร์" และ "รีเซ็ตรหัสผ่าน Dropbox" จะไม่มีความเหมือนกันมากนักในหัวข้อ แต่ก็เป็นการดำเนินการหลักที่ผู้ใช้ส่วนใหญ่ต้องการ ดังนั้นพวกเขาจึงได้รับตำแหน่งบนหน้าแรก

อีกตัวอย่างที่ดีคือ Asana ซึ่งแบ่งเอกสารช่วยเหลือออกเป็น "แทร็ก" ต่างๆ ตามสิ่งที่ผู้ใช้ต้องการทำให้สำเร็จ:

2. พัฒนาเทมเพลตที่สอดคล้องกันสำหรับบทความประเภทต่างๆ

ไม่ใช่ข้อมูลทั้งหมดในฐานความรู้ของคุณจะแก้ปัญหาประเภทเดียวกันได้

โดยปกติ คุณจะมีบทความฐานความรู้ที่ครอบคลุม:

• How-tos – คำแนะนำทีละขั้นตอนเกี่ยวกับวิธีการทำงานเฉพาะให้สำเร็จ
• การ แก้ไขปัญหา – เคล็ดลับในการค้นหาสิ่งผิดปกติ
• บทความอ้างอิง – คำอธิบายของความหมายของตัวเลือกต่างๆ
• แนวทางปฏิบัติ ที่ดีที่สุด – คำแนะนำในการใช้ประโยชน์สูงสุดจากผลิตภัณฑ์ของคุณ

คุณอาจมีประเภทอื่นๆ ที่มีลักษณะเฉพาะสำหรับผลิตภัณฑ์ของคุณ ซึ่งถือว่าใช้ได้ แค่พยายามลดจำนวนลง - ถ้าคุณมี 15 "ประเภท" ที่แตกต่างกัน คุณอาจจะหลวมตัวไปเล็กน้อยกับสถาปัตยกรรมของคุณ

สิ่งที่สำคัญจริงๆคือ:

• คุณยึดติดกับประเภทบทความเหล่านี้เมื่อสร้างฐานความรู้ของคุณ หากบทความไม่ตรงกับประเภทที่คุณกำหนด คุณควรคิดให้ถี่ถ้วนและถี่ถ้วนว่าบทความนั้นเหมาะกับส่วนอื่นของเว็บไซต์ของคุณหรือไม่ ( เช่น บล็อก ) ซึ่งจะช่วยให้ฐานความรู้ของคุณมีสมาธิและสม่ำเสมอ
• คุณทำตามโครงสร้างที่กำหนดไว้สำหรับบทความแต่ละประเภทที่แตกต่างกัน ซึ่งจะช่วยให้ผู้ใช้พัฒนาความคล่องแคล่วในการรับรู้และทำให้พวกเขาเข้าถึงเนื้อหาต่างๆ ทั้งหมดในฐานความรู้ของคุณได้ง่ายขึ้น

เพื่อให้ง่ายต่อการจัดรูปแบบของคุณ คุณสามารถสร้างแม่แบบโครงร่างคร่าวๆ สำหรับประเภทบทความทั่วไปได้ ซึ่งช่วยให้มั่นใจว่าคุณจะมีความสม่ำเสมอและสามารถเร่งกระบวนการเขียนบทความใหม่ได้

สำหรับตัวอย่างของหลักการเหล่านี้ในการดำเนินการ โปรดดูวิธีที่ Mozilla Support Docs รักษารูปแบบที่เหมือนกันในบทความแสดงวิธีการที่แตกต่างกันทั้งสองนี้ ไปจนถึงการเน้นและไอคอน:

หัวข้อที่ 1:

บทความ 2:

หากต้องการดูเบื้องหลังวิธีที่ Mozilla รักษาความสอดคล้องนี้ คุณสามารถอ่านเกี่ยวกับวิธีการสร้างเทมเพลตสำหรับคำแนะนำได้ พวกเขายังรวมแผ่นโกงมาร์กอัปสำหรับผู้เขียนเอกสารสนับสนุน

นอกเหนือจากเทมเพลต คุณสามารถทำสิ่งที่คล้ายกันได้โดยการสร้างคู่มือสไตล์ฐานข้อมูลองค์ความรู้

3. จัดหมวดหมู่เนื้อหาของคุณอย่างชาญฉลาดเพื่อให้ค้นหาได้ง่าย

ในเคล็ดลับแรกเหล่านี้ ฉันบอกคุณให้เน้นเนื้อหาเฉพาะที่ผู้ใช้ส่วนใหญ่จำเป็นต้องเริ่มต้นใช้งานผลิตภัณฑ์ของคุณ

เมื่อผู้เยี่ยมชมจำเป็นต้องเจาะลึกกว่าบทความเด่นเหล่านั้น พวกเขาจะต้องจัดหมวดหมู่บางประเภทเพื่อช่วยให้พวกเขาพบสิ่งที่ต้องการ

ด้วยเหตุนี้จึงเป็นเรื่องปกติที่จะเห็นการรวม "บทความเด่น" กับ "หมวดหมู่" บนหน้าแรกของฐานข้อมูลองค์ความรู้ส่วนใหญ่

ตัวอย่างเช่น ดูว่า When I Work แชร์บทความที่สำคัญที่สุดสี่บทความอย่างไรก่อนที่จะระบุหมวดหมู่ที่ลึกกว่านั้น:

ดังนั้นคุณจะสร้างหมวดหมู่จริงสำหรับบทความฐานข้อมูลองค์ความรู้ของคุณได้อย่างไร

น่าเสียดายที่ไม่มีแนวทางเดียวที่เหมาะกับทุกคน โดยทั่วไป คุณต้องการเลือกหมวดหมู่ที่จะมี ความหมายต่อลูกค้าของคุณ มากที่สุด

วิธีหนึ่งที่ใช้กันทั่วไปคือการจัดหมวดหมู่ตามการ ใช้ งาน เมื่อดูรายการหมวดหมู่ทั้งหมดของ เมื่อฉันทำงาน คุณสามารถดูวิธี การ ยกเว้นส่วนเริ่มต้นพิเศษ ทุกหมวดหมู่คือการดำเนินการเฉพาะที่ผู้ใช้ต้องการทำ:

ในทางกลับกัน MailChimp เลือกใช้วิธีการตาม คุณลักษณะ เพิ่มเติม ซึ่งแต่ละหมวดหมู่จะครอบคลุมคุณลักษณะเฉพาะ:

แบบไหนที่เหมาะกับลูกค้าของคุณ? หากคุณไม่มีสัญชาตญาณไม่ว่าจะด้วยวิธีใด คุณสามารถถามพวกเขาในแบบสำรวจได้เสมอ

ใช้สถาปัตยกรรมข้อมูลเพื่อรับเพิ่มเติมจากฐานความรู้ของคุณ

เมื่อคุณนำหลักการสถาปัตยกรรมข้อมูลพื้นฐานเหล่านี้ไปใช้กับฐานความรู้ของคุณ คุณจะมั่นใจได้ว่า...

• เวลาของลูกค้าถึงช่วงเวลา WOW แรกนั้นต่ำที่สุดเท่าที่จะเป็นไปได้โดยการใส่บทความช่วยเหลือที่สำคัญที่สุดไว้ล่วงหน้า
• บทความฐานความรู้มีการจัดรูปแบบที่สอดคล้องกันเพื่อให้ใช้งานได้ดียิ่งขึ้นในฐานเนื้อหาทั้งหมดของคุณ
• ลูกค้าสามารถค้นหาบทความฐานข้อมูลองค์ความรู้ที่ต้องการเพื่อปลดล็อกฟังก์ชันการทำงานที่ต้องการ ได้อย่างง่ายดายเมื่อเจาะลึกลงไปในผลิตภัณฑ์ของคุณ

อย่าปล่อยให้งานหนักที่คุณใส่ลงในการเขียนบทความฐานความรู้ไปเสียเปล่า! มอบองค์กรที่พวกเขาสมควรได้รับโดยใช้เคล็ดลับสถาปัตยกรรมข้อมูลพื้นฐานทั้งสามนี้กับฐานความรู้ของคุณ