3 طرق سهلة لاستخدام هندسة المعلومات لتحسين قاعدة المعرفة الخاصة بك

المعرفة قوة ... ولكن فقط عندما يتمكن عملاؤك من الوصول إليها بالفعل.

لقد أمضينا الكثير من الوقت في الكتابة حول كيفية إنشاء مقالات قاعدة معرفية رائعة. ولكن بغض النظر عن مدى روعة مقالاتك ، فلن تصل إلى أقصى فائدة لها ما لم يتمكن عملاؤك من العثور عليها وفهمها بسهولة.

لجعل ذلك ممكنًا ، تحتاج إلى التراجع عن المقالة الفعلية والتفكير بشكل أوسع قليلاً حول هيكل وتنظيم قاعدة المعرفة بأكملها .

تساعدك هندسة المعلومات على القيام بذلك . إنه ما يتيح لك أخذ كل المعرفة التي تحتاج إلى نقلها إلى عملائك ووضعها معًا في هيكل يجعلها مفيدة ويمكن الوصول إليها قدر الإمكان.

إذن ما هي هندسة المعلومات؟ كيف تنطبق على قاعدة المعرفة الخاصة بك؟

لنفترض أنك أردت بناء ناطحة سحاب. أي واحدة من هذه الخطط سوف تختار؟

• استعن بطاقم بناء واطلب منهم البدء في البناء في اليوم التالي
• احصل على شركة معمارية للتوصل بالفعل إلى مجموعة من الخطط قبل أن يبدأ الطاقم في العمل

إذا اخترت الأول ، آمل ألا أعيش في أي مكان بالقرب من مشروعك! ولكن إذا كنت مثل معظم الناس ، فأنت تعتقد أنه من المنطقي أن يكون لديك خطط مفصلة قبل أن تبدأ في اتساخ يديك.

ربما يمكنك أن ترى إلى أين يتجه هذا ...

هندسة المعلومات هي نفس الفكرة ... ولكن للمحتوى الموجود في قاعدة المعرفة الخاصة بك ( أو أي نوع آخر من المعلومات! ).

على حد تعبير معهد هندسة المعلومات ، فإن هندسة المعلومات "تدور حول مساعدة الأشخاص على فهم محيطهم والعثور على ما يبحثون عنه".

يحتوي موقع Usability.gov على تعريف مفيد آخر ، حيث يقولون ...

تركز هندسة المعلومات على تنظيم وهيكلة وتوسيم المحتوى بطريقة فعالة ومستدامة. الهدف هو مساعدة المستخدمين في العثور على المعلومات وإكمال المهام.

لأغراضك ، إنها الطريقة التي تتبعها من الناحية النظرية لتخطيط وهيكلة قاعدة المعرفة الخاصة بك.

يساعدك على تحديد:

• كيف يتم تقديم قاعدة المعارف الخاصة بك وتصنيفها ، حتى يتمكن الأشخاص من العثور بسرعة على المقالة التي يحتاجون إليها
• ما أنواع المقالات التي تحتوي عليها قاعدة المعارف الخاصة بك وكيف يتم تنظيم هذه المقالات ، بحيث يمكن للأشخاص فهم جميع المعلومات الموجودة في قاعدة المعرفة الخاصة بك بسهولة أكبر

3 نصائح عملية لتحسين هندسة معلومات قاعدة المعارف الخاصة بك اليوم

هندسة المعلومات هي تخصص مهني كامل - نعم ، يوجد في الواقع مهندسو معلومات بدوام كامل وظيفتهم بأكملها هي العمل على هندسة المعلومات.

لكنك لست بحاجة إلى أن تكون مهندس معلومات لتحقيق بعض المكاسب السريعة لتحسين إمكانية الوصول إلى قاعدة المعرفة الخاصة بك بشكل كبير.

سواء كنت رائد أعمال منفردًا ، أو جزءًا من فريق صغير ، أو شركة تمتلك المال لتوظيف مهندس معلومات بدوام كامل ، فإليك بعض الأشياء التي يمكنك البدء في القيام بها اليوم.

1. اجعل الوصول إلى معلومات "البدء" المهمة في الحال

نظرًا لأنك تعرف منتجك عن كثب وجميع تعقيداته الصغيرة ، فمن الصعب جدًا التوصل إلى هيكل يكون الأفضل للمستخدمين الجدد.

ولكن إليك ما يجب تذكره :

عندما يبدأ المستخدم بمنتجك للمرة الأولى ، فمن المحتمل أن تكون هناك مجموعة محددة من الإجراءات التي يحتاجون إلى اتخاذها لتحقيق أقصى استفادة من منتجك.

لذلك ، أثناء تقسيم مقالاتك إلى فئات منطقية استنادًا إلى مناطق مختلفة من المنتج قد يكون مفيدًا بمجرد أن يبدأ المستخدم العمل مع منتجك ، فهي ليست دائمًا الطريقة الأكثر فائدة لتقديم المعلومات إلى مستخدم جديد على الصفحة الرئيسية لقاعدة المعرفة الخاصة بك.

بدلاً من ذلك ، سترغب في استخدام التسلسل الهرمي لقاعدة المعرفة وتصميمها لتسليط الضوء على المقالات المحددة التي تحل أكبر المشكلات التي قد يواجهها عملاؤك على الفور. بعد ذلك ، بعد القيام بذلك ، يمكنك الانتقال إلى فئات واجهة مستخدم المنتج الأكثر تفصيلاً.

يؤكد Dropbox على ذلك من خلال قسم المقالات المميزة بقاعدة معارفهم:

على سبيل المثال ، على الرغم من عدم وجود الكثير من القواسم المشتركة بين "مشاركة الملفات والمجلدات" و "إعادة تعيين كلمة مرور Dropbox" في الموضوع ، إلا أنهما من الإجراءات الأساسية التي يحتاجها معظم المستخدمين ، لذلك يحصلون على مكان في الصفحة الرئيسية.

مثال رائع آخر هو Asana ، الذي يقسم مستندات المساعدة إلى "مسارات" مختلفة بناءً على ما يريد المستخدم إنجازه:

2. تطوير قوالب متسقة لأنواع المقالات المختلفة

لن تحل كل المعلومات الموجودة في قاعدة معارفك نفس نوع المشكلة.

عادة ، سيكون لديك مقالات قاعدة المعرفة التي تغطي:

• الكيفية - تعليمات خطوة بخطوة حول كيفية إنجاز مهمة محددة.
• استكشاف الأخطاء وإصلاحها - نصائح حول كيفية اكتشاف الخطأ الذي يحدث.
• مقالات مرجعية - شرح ما تعنيه الخيارات المختلفة في الواقع.
• أفضل الممارسات - توصيات حول كيفية تحقيق أقصى استفادة من منتجك.

قد يكون لديك بعض الأنواع الأخرى الفريدة لمنتجك - وهذا جيد تمامًا. فقط حاول إبقاء الرقم منخفضًا - إذا كان لديك 15 "نوعًا" مختلفًا ، فمن المحتمل أنك تفقد بعض الشيء مع الهندسة المعمارية الخاصة بك.

المهم في الواقع هو أن:

• تلتزم بهذه الأنواع من المقالات عند إنشاء قاعدة المعرفة الخاصة بك. إذا كانت المقالة تقع خارج الأنواع المحددة ، فيجب أن تفكر مليًا في ما إذا كانت ستناسب بشكل أفضل جزء آخر من موقع الويب الخاص بك ( مثل مدونتك ). هذا يساعد في الحفاظ على قاعدة المعرفة الخاصة بك مركزة ومتسقة.
• أنت تتبع بنية محددة لكل نوع مقال مختلف . يساعد هذا المستخدمين على تطوير الطلاقة المعرفية ويسهل عليهم الوصول إلى جميع المحتويات المختلفة في قاعدة المعرفة الخاصة بك.

لتسهيل الالتزام بالتنسيق ، يمكنك أيضًا إنشاء قالب هيكلي تقريبي لأنواع المقالات الشائعة. يساعد هذا في ضمان الحفاظ على ثباتك ويمكنه تسريع عملية كتابة مقالات جديدة.

للحصول على مثال لهذه المبادئ في العمل ، تحقق من كيف تحافظ مستندات دعم Mozilla على تنسيق متطابق عبر هاتين المقالتين المختلفتين عن الكيفية ، وصولاً إلى التمييز والرموز:

مادة 1

المادة 2:

لإلقاء نظرة من وراء الكواليس على كيفية الحفاظ على Mozilla لهذا التناسق ، يمكنك أن تقرأ عن كيفية إنشاء قوالب لإرشاداتهم. حتى أنها تتضمن ورقة غش للترميز لمؤلفي المستندات الداعمة.

بخلاف القوالب ، يمكنك القيام بشيء مماثل عن طريق إنشاء دليل نمط قاعدة المعرفة.

3. قم بتصنيف المحتوى الخاص بك بذكاء لتسهيل العثور عليه

في أول هذه النصائح ، أخبرتك بتسليط الضوء على المحتوى المحدد الذي سيحتاجه معظم المستخدمين لبدء تشغيل منتجك وتشغيله.

بمجرد أن يحتاج الزوار إلى التعمق أكثر من تلك المقالات المميزة ، سيحتاجون إلى نوع من التصنيف لمساعدتهم في العثور على ما يحتاجون إليه.

هذا هو السبب في أنه من الشائع إلى حد ما رؤية مجموعة من "المقالات المميزة" مع "الفئات" في معظم الصفحات الرئيسية لقاعدة المعرفة.

على سبيل المثال ، انظر إلى كيفية مشاركة "عندما أعمل" في أهم أربع مقالات قبل إدراج الفئات الأعمق:

إذن كيف يمكنك الخروج بالفئات الفعلية لمقالات قاعدة المعارف الخاصة بك؟

لسوء الحظ ، لا يوجد نهج واحد يناسب الجميع. بشكل عام ، تريد اختيار الفئات الأكثر أهمية لعملائك .

أحد الأساليب الشائعة هو التصنيف حسب الوظيفة . بالنظر إلى القائمة الكاملة لفئات عندما أعمل ، يمكنك أن ترى كيف ، باستثناء قسم خاص للبدء ، أن كل فئة هي إجراء محدد قد يرغب المستخدم في اتخاذه:

من ناحية أخرى ، تختار MailChimp نهجًا قائمًا على الميزات ، حيث تغطي كل فئة ميزة معينة:

أيهما مناسب لعملائك؟ إذا لم يكن لديك حدس في كلتا الحالتين ، فيمكنك دائمًا سؤالهم في استطلاع.

استخدم هندسة المعلومات للحصول على المزيد من قاعدة المعرفة الخاصة بك

عند تطبيق مبادئ هندسة المعلومات الأساسية هذه على قاعدة معارفك ، فإنك تضمن أن ...

• تكون أوقات العملاء حتى اللحظة الأولى من WOW منخفضة قدر الإمكان عن طريق التحميل الأمامي لأهم مقالات المساعدة.
• تتبع مقالات قاعدة المعارف تنسيقًا متسقًا لتحسين سهولة الاستخدام عبر قاعدة المحتوى بالكامل.
• يمكن للعملاء العثور بسهولة على مقالات قاعدة المعارف التي يحتاجون إليها لإلغاء تأمين الوظائف التي يريدونها عندما يتعمقون في منتجك .

لا تدع العمل الشاق الذي بذلته في كتابة مقالات قاعدة المعارف يذهب هباءً! امنحهم التنظيم الذي يستحقونه من خلال تطبيق هذه النصائح الثلاثة الأساسية لهندسة المعلومات على قاعدة المعرفة الخاصة بك.