วิธีใช้ WooCommerce และ QuickBooks ร่วมกัน

WooCommerce เป็นแพลตฟอร์มอีคอมเมิร์ซที่ทรงพลังซึ่งสามารถทำได้หลายอย่างด้วยตัวมันเอง อย่างไรก็ตาม ธุรกิจส่วนใหญ่จะได้รับประโยชน์จากซอฟต์แวร์บัญชีแยกต่างหาก (เช่น QuickBooks) เพื่อติดตามช่องทางรายได้และค่าใช้จ่ายทั้งหมดได้ดีขึ้น ขออภัย การอัปเดต QuickBooks ด้วยตนเองอาจเป็นกระบวนการที่ใช้เวลานานและมีแนวโน้มที่จะเกิดข้อผิดพลาด

โชคดีที่มีการรวมระบบที่สามารถซิงค์ข้อมูล WooCommerce ของคุณโดยอัตโนมัติกับซอฟต์แวร์การทำบัญชีนี้ รับรองความถูกต้องและประหยัดเวลาอันมีค่าของคุณ (และมีสติ) ในบทความนี้ เราจะแนะนำวิธีการใช้ WooCommerce และ QuickBooks ร่วมกัน

มาเริ่มกันเลย!

ประโยชน์ของการซิงค์ WooCommerce และ QuickBooks

WooCommerce และ QuickBooks เป็นโซลูชันซอฟต์แวร์ที่ทรงพลังสำหรับธุรกิจของคุณ WooCommerce ช่วยให้คุณตั้งค่าร้านค้าออนไลน์ได้อย่างรวดเร็วและง่ายดายเพื่อขายผลิตภัณฑ์และบริการทุกประเภท ในขณะที่ QuickBooks สามารถช่วยให้คุณติดตามการเงินของคุณและอยู่เหนือการเติบโตของคุณ

อย่างไรก็ตาม การดูแลรักษาหนังสือของคุณด้วยตนเองอาจเป็นงานที่น่าเบื่อ แม้แต่กับซอฟต์แวร์การออกใบแจ้งหนี้ที่มีประสิทธิภาพ โดยเฉพาะอย่างยิ่งเมื่อคุณจัดการกับสินค้าคงคลังขาเข้าและคำสั่งซื้อขาออกจำนวนมาก เช่นเดียวกับที่คุณทำกับร้านค้า WooCommerce

แน่นอน เนื่องจากนี่คือ WordPress ที่เรากำลังพูดถึง มีปลั๊กอินที่สามารถช่วยให้กระบวนการนี้ง่ายขึ้นโดยการซิงค์ทั้งสองแพลตฟอร์มโดยอัตโนมัติ วิธีนี้ช่วยประหยัดเวลาได้มากซึ่งใช้ไปกับงานที่มีผลกระทบมากกว่าการทำบัญชี นอกจากนี้ เนื่องจากข้อมูลของคุณจะเหมือนกันในทั้งสองแพลตฟอร์ม การซิงค์สามารถลดความสับสนที่อาจเกิดขึ้นและข้อผิดพลาดที่มีค่าใช้จ่ายสูง เนื่องจากข้อมูลที่ป้อนไม่ถูกต้อง

ปลั๊กอินสำหรับการซิงค์ WooCommerce และ QuickBooks แบ่งออกเป็นสองประเภทพื้นฐาน: การซิงค์ทางเดียวและการซิงค์แบบสองทาง ปลั๊กอินทางเดียวคัดลอกข้อมูลของคุณจาก WooCommerce ไปยัง QuickBooks เท่านั้น โดยพื้นฐานแล้วคือการสร้างใบเสร็จรับเงินสำหรับแต่ละธุรกรรมในโปรแกรมหลัง สิ่งนี้มีประโยชน์ แต่ไม่ใช่สิ่งที่คุณน่าจะตามหา

ในทางกลับกัน การซิงค์แบบสองทางจะโอนการเปลี่ยนแปลงใดๆ บนแพลตฟอร์มหนึ่งไปยังอีกแพลตฟอร์มหนึ่ง นี่เป็นสิ่งที่คุณต้องการตั้งค่าในอุดมคติ เนื่องจากช่วยให้คุณสามารถรักษาระดับสินค้าคงคลัง คำอธิบายผลิตภัณฑ์ รายละเอียดภาษี ข้อมูลลูกค้า และเหมือนกันมากขึ้นในซอฟต์แวร์ร้านค้าและการทำบัญชี การซิงค์แบบสองทางเป็นที่ที่คุณจะเห็นประสิทธิภาพและความสะดวกของการรวมปลั๊กอินนี้อย่างแท้จริง

ปลั๊กอิน WordPress สำหรับการซิงค์ WooCommerce และ QuickBooks

ดังที่เราได้กล่าวไว้ข้างต้น มีปลั๊กอินและการรวมจำนวนมากสำหรับการซิงค์ทั้งสองแพลตฟอร์ม สามตัวเลือกยอดนิยม ได้แก่ WooCommerce Sync สำหรับ QuickBooks, WooCommerce QuickBooks Connector และ Zapier มาดูกันดีกว่าว่าแต่ละคนมีอะไรบ้าง

WooCommerce Sync สำหรับ QuickBooks

WooCommerce Sync for QuickBooks เป็นปลั๊กอินที่ทรงพลังที่ทำสิ่งหนึ่งและทำได้ดีมาก: จะซิงค์ข้อมูลของคุณโดยอัตโนมัติระหว่างสองแพลตฟอร์ม โซลูชันนี้มอบคุณสมบัติที่สมดุล ใช้งานง่าย การสนับสนุน และราคา

คุณสมบัติหลัก:

• เสนอการซิงค์แบบสองทางที่มีประสิทธิภาพระหว่าง WooCommerce และ QuickBooks
• รองรับ QuickBooks ทุกรุ่น: ออนไลน์ เดสก์ท็อป และ POS
• ให้การสนับสนุนลูกค้า 24/7

ราคา: ฟรี โดยมีแผนชำระเงินเริ่มต้นที่ $39 ต่อเดือน

WooCommerce Sync สำหรับ QuickBooks เหมาะสำหรับคุณหาก...

…คุณต้องการเครื่องมือที่เน้นการทำงานอย่างราบรื่นและให้การสนับสนุนที่ดีเยี่ยม

ตัวเชื่อมต่อ WooCommerce QuickBooks

WooCommerce QuickBooks Connector เป็นอีกตัวเลือกหนึ่งที่มีการซิงค์แบบสองทางแบบเรียลไทม์ นี่เป็นปลั๊กอินที่ได้รับคะแนนสูงพร้อมคุณสมบัติมากมาย มีจำหน่ายในราคาที่เหมาะสม

คุณสมบัติหลัก:

• ให้ราคาจับต้องได้
• รวมทริกเกอร์ที่ยืดหยุ่นสำหรับการซิงค์แบบเรียลไทม์
• รองรับหลายสกุลเงิน

ราคา: $69

ตัวเชื่อมต่อ WooCommerce QuickBooks เหมาะสำหรับคุณหาก…

…คุณเต็มใจที่จะเสียสละความขัดเกลาและการสนับสนุนสำหรับการชำระเงินแบบครั้งเดียวที่ไม่แพงมาก

Zapier

Zapier เป็นโซลูชันยอดนิยมสำหรับการเชื่อมต่อแพลตฟอร์มออนไลน์ทุกประเภทเข้าด้วยกัน รวมถึง WooCommerce และ QuickBooks ข้อเสียหลักของ Zapier คือใช้งานได้กับ QuickBooks Online เท่านั้น ดังนั้นหากคุณต้องการการสนับสนุนเดสก์ท็อปหรือ POS คุณจะต้องมองหาที่อื่น

คุณสมบัติหลัก:

• มีการผสานรวมมากมาย: คุณสามารถซิงค์ร้านค้า WooCommerce ของคุณกับบริการอื่นๆ ที่หลากหลาย ไม่ใช่แค่ QuickBooks
• ให้การตั้งค่าที่ค่อนข้างง่าย
• เป็นระบบคลาวด์โดยสมบูรณ์

ราคา: เริ่มต้นที่ $ 19.99 ต่อเดือน (การรวม QuickBooks ไม่สามารถใช้ได้ในระดับฟรี)

Zapier เหมาะสำหรับคุณถ้า…

…คุณต้องผสานรวม WooCommerce หรือ QuickBooks กับแพลตฟอร์ม SaaS อื่นๆ (เช่น Google Docs และ Slack)

วิธีใช้ WooCommerce และ QuickBooks ร่วมกัน (ใน 4 ขั้นตอน)

การตั้งค่าการรวมระหว่าง WooCommerce และ QuickBooks นั้นค่อนข้างง่าย ไม่ว่าคุณจะเลือกโซลูชันการซิงค์แบบใด ตัวอย่างเช่น เราจะแสดงให้คุณเห็นถึงวิธีการใช้ WooCommerce Sync สำหรับ QuickBooks เนื่องจากเราคิดว่าความสมดุลของคุณสมบัติและราคาทำให้เป็นทางออกที่ดีที่สุดสำหรับผู้ใช้ส่วนใหญ่

ขั้นตอนที่ 1: ติดตั้ง WooCommerce Sync สำหรับปลั๊กอิน QuickBooks

สิ่งแรกที่คุณต้องทำคือคว้าปลั๊กอิน WooCommerce Sync for QuickBooks มีอยู่ในไดเรกทอรีปลั๊กอินของ WordPress ดังนั้นให้ไปที่แดชบอร์ด WordPress ของคุณ ไปที่ Plugins > Add New และค้นหา "WooCommerce Sync for QuickBooks":

ติดตั้งและเปิดใช้งานปลั๊กอิน จากนั้นไปที่ขั้นตอนถัดไป โปรดทราบว่าปลั๊กอินรุ่นนี้มีไว้สำหรับ QuickBooks Online หากคุณกำลังใช้เวอร์ชันเดสก์ท็อปหรือ POS คุณจะต้องคว้าปลั๊กอินเฉพาะสำหรับแพลตฟอร์มเหล่านั้นจากเว็บไซต์ของผู้ขาย

ขั้นตอนที่ 2: สร้างบัญชี MyWorks

เมื่อเปิดใช้งานปลั๊กอิน ขั้นตอนต่อไปคือการสร้างบัญชีกับ MyWorks ไปที่ MyWorks Sync > Connection ในเมนูหลักของ WordPress:

ที่ด้านล่างของหน้า ให้คลิกที่ลิงก์เหนือช่องรหัส ใบอนุญาต :

ซึ่งจะนำคุณไปยังหน้าการเลือกแผนในไซต์ MyWorks เลือกตัวเลือกที่เหมาะสมกับความต้องการของคุณมากที่สุด คลิก เริ่มต้นใช้งาน และทำตามคำแนะนำที่แสดง หลังจากเข้าสู่หน้าจอหนึ่งหรือสองข้อมูล คุณจะถูกนำไปที่แดชบอร์ด MyWorks และนำเสนอด้วยรหัสสัญญาอนุญาตของคุณ

คลิกที่ คัดลอกคีย์ และกลับไปที่การตั้งค่าปลั๊กอินใน WordPress วางรหัสในช่องรหัส ใบอนุญาต แล้วคลิก Enter เพื่อเปิดใช้งานบัญชีของคุณ

ขั้นตอนที่ 3: กำหนดการตั้งค่า QuickBooks ของคุณ

เมื่อเปิดใช้งานใบอนุญาต MyWorks คุณจะต้องเชื่อมต่อบัญชี QuickBooks กับปลั๊กอิน มีการสลับไปมาระหว่างแดชบอร์ด MyWorks และ WordPress เล็กน้อย

จากแดชบอร์ด MyWorks ให้คลิกที่ปุ่ม เชื่อมต่อกับ QuickBooks และปฏิบัติตามคำแนะนำ:

เมื่อเสร็จแล้ว ให้กลับไปที่แดชบอร์ดของ WordPress แล้วเลือก เชื่อมต่อกับ QuickBooks Online! เพื่อดำเนินการให้เสร็จสิ้น:

ณ จุดนี้ คุณได้เชื่อมต่อบัญชีของคุณแล้ว ถัดไป คลิก การตั้งค่าเริ่มต้น เพื่อกำหนดค่าตัวเลือกการซิงค์พื้นฐานของคุณ:

เลือกการตั้งค่าที่คุณต้องการจากเมนูแบบเลื่อนลงแต่ละเมนู แล้วคลิก บันทึกทั้งหมด MyWorks มีเอกสารที่เป็นประโยชน์หากคุณต้องการข้อมูลเพิ่มเติมเกี่ยวกับฟิลด์เหล่านี้

สุดท้าย คุณจะต้องแมปลูกค้า ผลิตภัณฑ์ และวิธีการชำระเงิน WooCommerce ของคุณกับ QuickBooks ที่เทียบเท่ากัน ไปที่ MyWorks Sync > แผนที่ ในแดชบอร์ด WordPress ของคุณ คุณจะเห็นรายการข้อมูล WooCommerce พร้อมเมนูแบบเลื่อนลงเพื่อตั้งค่า QuickBooks ให้เทียบเท่า

ตั้งค่าตามที่คุณต้องการและคลิก บันทึก นอกจากนี้ยังมีคุณสมบัติ 'แผนที่อัตโนมัติ' ที่มีประโยชน์อีกด้วย อีกครั้ง คุณสามารถศึกษาบทช่วยสอน MyWorks เกี่ยวกับการทำแผนที่ หากคุณต้องการความช่วยเหลือเพิ่มเติมเกี่ยวกับการตั้งค่าเหล่านี้

ขั้นตอนที่ 4: ซิงค์ข้อมูลเก่าของคุณ

ณ จุดนี้ WooCommerce และ QuickBooks จะเริ่มซิงค์ข้อมูลใหม่ ๆ ที่เข้ามา หากต้องการซิงค์ข้อมูลประวัติของคุณด้วย คุณจะต้องใช้คุณลักษณะพุชของปลั๊กอิน เพียงไปที่ MyWorks Sync > Push เลือกลูกค้าที่คุณต้องการซิงค์จากรายการ แล้วคลิก Push Selected Clients

ทำขั้นตอนนี้ซ้ำสำหรับคำสั่งซื้อ ผลิตภัณฑ์ การชำระเงิน และข้อมูลอื่นๆ ที่เกี่ยวข้อง เมื่อคุณส่งข้อมูลประวัติเสร็จแล้ว คุณก็พร้อมแล้ว!

บทสรุป

หากคุณพบว่าการอัปเดตหนังสือด้วยตนเองเป็นเรื่องน่าเบื่อ แสดงว่าคุณไม่ได้อยู่คนเดียว แม้ว่างานนี้มีความสำคัญ แต่ก็เป็นช่วงเวลาที่ยิ่งใหญ่ที่จะพาคุณออกจากงานที่มีคุณค่ามากขึ้น โชคดีที่ WordPress และ WooCommerce สามารถขยายได้อย่างมาก และมีการรวมระบบเพื่อทำให้กระบวนการสำคัญนี้เป็นไปโดยอัตโนมัติ

ในการเริ่มซิงค์ข้อมูล WooCommerce และ QuickBooks ของคุณ เพียงทำตามสี่ขั้นตอนง่ายๆ เหล่านี้:

1. ติดตั้งปลั๊กอิน WooCommerce Sync สำหรับ QuickBooks ปลั๊กอินนี้มีคุณสมบัติและค่าใช้จ่ายที่ยอดเยี่ยม
2. สร้างบัญชีและเลือกแผน - มีแม้กระทั่งระดับฟรี
3. กำหนดการตั้งค่าของคุณเพื่อให้แน่ใจว่าทุกสิ่งที่คุณต้องการได้รับการซิงค์อย่างถูกต้อง
4. ซิงค์ข้อมูลประวัติของคุณกับ QuickBooks ข้อมูลใหม่จะซิงค์โดยอัตโนมัติ

คุณมีคำถามใด ๆ เกี่ยวกับการรวม WooCommerce และ QuickBooks หรือไม่? แจ้งให้เราทราบในส่วนความคิดเห็นด้านล่าง!

ภาพเด่นโดย Pretty Vectors / shutterstock.com