So verwenden Sie WooCommerce und QuickBooks zusammen

WooCommerce ist eine leistungsstarke E-Commerce-Plattform, die alleine viel erreichen kann. Die meisten Unternehmen werden jedoch von einer separaten Buchhaltungssoftware (wie QuickBooks) profitieren, um alle Einnahmekanäle und Ausgaben besser im Auge zu behalten. Leider kann die manuelle Aktualisierung von QuickBooks ein zeitaufwändiger und fehleranfälliger Prozess sein.

Glücklicherweise gibt es Integrationen, die Ihre WooCommerce-Daten automatisch mit dieser Buchhaltungssoftware synchronisieren können, um Genauigkeit zu gewährleisten und Ihnen wertvolle Zeit (und Vernunft) zu sparen. In diesem Artikel führen wir Sie genau durch, wie Sie WooCommerce und QuickBooks zusammen verwenden.

Lass uns anfangen!

Die Vorteile der Synchronisierung von WooCommerce und QuickBooks

WooCommerce und QuickBooks sind beides leistungsstarke Softwarelösungen für Ihr Unternehmen. WooCommerce ermöglicht es Ihnen, schnell und einfach einen Online-Shop einzurichten, um alle Arten von Produkten und Dienstleistungen zu verkaufen, während QuickBooks Ihnen helfen kann, Ihre Finanzen im Auge zu behalten und Ihr Wachstum im Auge zu behalten.

Die manuelle Pflege Ihrer Bücher kann jedoch selbst mit einer robusten Rechnungssoftware mühsam sein. Dies gilt insbesondere, wenn Sie mit vielen eingehenden Inventuren und ausgehenden Bestellungen zu tun haben, wie es bei einem WooCommerce-Shop der Fall ist.

Da es sich hier um WordPress handelt, sind natürlich Plugins verfügbar, die diesen Prozess vereinfachen können, indem die beiden Plattformen automatisch synchronisiert werden. Dies kann enorm viel Zeit sparen, die besser für wirkungsvollere Aufgaben als für die Buchhaltung verwendet werden kann. Da Ihre Daten auf beiden Plattformen immer gleich sind, können durch die Synchronisierung potenzielle Verwirrung und kostspielige Fehler aufgrund falsch eingegebener Informationen vermieden werden.

Plugins zum Synchronisieren von WooCommerce und QuickBooks fallen in zwei grundlegende Kategorien: One-Way-Sync und Two-Way-Sync. Einweg-Plugins kopieren Ihre Daten nur von WooCommerce nach QuickBooks und erstellen im Wesentlichen eine Quittung für jede Transaktion im letzteren Programm. Das ist praktisch, aber nicht das, wonach Sie wahrscheinlich suchen.

Die Zwei-Wege-Synchronisierung hingegen überträgt jede Änderung von einer der Plattformen auf die andere. Dies ist idealerweise das, was Sie einrichten möchten, da Sie damit Lagerbestände, Produktbeschreibungen, Steuerdetails, Kundeninformationen und mehr in Ihrer Geschäfts- und Buchhaltungssoftware identisch halten können. Bei der Zwei-Wege-Synchronisierung werden Sie die Leistung und den Komfort dieser Plugin-Integration wirklich sehen.

WordPress-Plugins zum Synchronisieren von WooCommerce und QuickBooks

Wie oben erwähnt, gibt es eine Reihe von Plugins und Integrationen, um diese beiden Plattformen zu synchronisieren. Drei der beliebtesten Optionen sind WooCommerce Sync for QuickBooks, WooCommerce QuickBooks Connector und Zapier. Werfen wir einen Blick darauf, was jeder zu bieten hat.

WooCommerce-Synchronisierung für QuickBooks

WooCommerce Sync for QuickBooks ist ein leistungsstarkes Plugin, das eine Sache sehr gut macht: Es synchronisiert Ihre Daten automatisch zwischen den beiden Plattformen. Diese Lösung bietet eine hervorragende Balance zwischen Funktionen, Benutzerfreundlichkeit, Support und Preis.

Hauptmerkmale:

• Bietet eine leistungsstarke bidirektionale Synchronisierung zwischen WooCommerce und QuickBooks
• Unterstützt alle Versionen von QuickBooks: Online, Desktop und POS
• Bietet 24/7 Kundensupport

Preis: Kostenlos, mit kostenpflichtigen Plänen ab 39 $ pro Monat

WooCommerce Sync für QuickBooks ist für Sie, wenn…

…Sie ein fokussiertes Tool wollen, das reibungslos funktioniert und exzellenten Support bietet.

WooCommerce QuickBooks-Connector

WooCommerce QuickBooks Connector ist eine weitere Option mit Echtzeit-Zwei-Wege-Synchronisierung. Dies ist ein hoch bewertetes Plugin mit einer Vielzahl von Funktionen, das zu einem erschwinglichen Preis erhältlich ist.

Hauptmerkmale:

• Bietet günstige Preise
• Enthält flexible Trigger für die Echtzeit-Synchronisierung
• Bietet Unterstützung für mehrere Währungen

Preis: $69

WooCommerce QuickBooks Connector ist für Sie, wenn…

…Sie bereit sind, etwas Feinschliff und Support für eine erschwinglichere Einmalzahlung zu opfern.

Zapier

Zapier ist eine äußerst beliebte Lösung, um alle Arten von Online-Plattformen miteinander zu verbinden, einschließlich WooCommerce und QuickBooks. Der größte Nachteil von Zapier ist, dass es nur mit QuickBooks Online funktioniert. Wenn Sie also Desktop- oder POS-Unterstützung benötigen, müssen Sie woanders suchen.

Hauptmerkmale:

• Bietet viele Integrationen: Sie können Ihren WooCommerce-Shop mit einer Vielzahl anderer Dienste synchronisieren, nicht nur mit QuickBooks
• Bietet eine relativ einfache Einrichtung
• Ist vollständig Cloud-basiert

Preis: Ab 19,99 USD pro Monat (QuickBooks-Integration ist im kostenlosen Kontingent nicht verfügbar)

Zapier ist für Sie, wenn…

…Sie müssen WooCommerce oder QuickBooks mit anderen SaaS-Plattformen (wie Google Docs und Slack) integrieren.

So verwenden Sie WooCommerce und QuickBooks zusammen (in 4 Schritten)

Das Einrichten der Integration zwischen WooCommerce und QuickBooks ist relativ einfach, unabhängig davon, für welche Synchronisierungslösung Sie sich entscheiden. Als Beispiel zeigen wir Ihnen, wie Sie WooCommerce Sync für QuickBooks verwenden, da wir glauben, dass die Ausgewogenheit von Funktionen und Preis für die meisten Benutzer die beste Lösung ist.

Schritt 1: Installieren Sie das WooCommerce Sync für QuickBooks-Plugin

Das erste, was Sie tun möchten, ist das WooCommerce Sync für QuickBooks-Plugin. Es ist im WordPress-Plugin-Verzeichnis verfügbar. Gehen Sie also zu Ihrem WordPress-Dashboard, navigieren Sie zu Plugins> Neu hinzufügen und suchen Sie nach „WooCommerce Sync for QuickBooks“:

Installieren und aktivieren Sie das Plugin und fahren Sie dann mit dem nächsten Schritt fort. Beachten Sie, dass diese Version des Plugins für QuickBooks Online ist. Wenn Sie die Desktop- oder POS-Version verwenden, müssen Sie ein Plugin speziell für diese Plattformen von der Website des Anbieters herunterladen.

Schritt 2: Erstellen Sie ein MyWorks-Konto

Wenn das Plugin aktiviert ist, besteht der nächste Schritt darin, ein Konto bei MyWorks zu erstellen. Navigieren Sie im WordPress-Hauptmenü zu MyWorks Sync > Connection :

Klicken Sie unten auf der Seite auf den Link über dem Feld Lizenzschlüssel :

Dadurch gelangen Sie zur Planauswahlseite auf der MyWorks-Site. Wählen Sie die Option, die Ihren Anforderungen am besten entspricht, klicken Sie auf Erste Schritte und folgen Sie den angezeigten Anweisungen. Nachdem Sie ein oder zwei Bildschirme mit Informationen eingegeben haben, werden Sie zum MyWorks-Dashboard weitergeleitet und erhalten Ihren Lizenzschlüssel.

Klicken Sie auf Schlüssel kopieren und kehren Sie zu den Plugin-Einstellungen in WordPress zurück. Fügen Sie den Schlüssel im Feld Lizenzschlüssel, und klicken Sie auf Geben Sie Ihr Konto zu aktivieren.

Schritt 3: Konfigurieren Sie Ihre QuickBooks-Einstellungen

Wenn Ihre MyWorks-Lizenz aktiviert ist, müssen Sie als nächstes Ihr QuickBooks-Konto mit dem Plugin verbinden. Es gibt ein wenig Hin- und Herspringen zwischen Ihren MyWorks- und WordPress-Dashboards.

Klicken Sie im MyWorks-Dashboard auf die Schaltfläche Connect to QuickBooks und folgen Sie den Anweisungen :

Kehren Sie anschließend zum WordPress-Dashboard zurück und wählen Sie Mit QuickBooks Online verbinden! dort um den Vorgang abzuschließen:

Zu diesem Zeitpunkt haben Sie Ihre Konten verbunden. Klicken Sie als Nächstes auf Standardeinstellungen , um Ihre grundlegenden Synchronisierungsoptionen zu konfigurieren:

Wählen Sie die gewünschten Einstellungen aus jedem Dropdown-Menü und klicken Sie auf Alle speichern . MyWorks bietet hilfreiche Dokumentation, wenn Sie weitere Informationen zu einem dieser Felder benötigen.

Schließlich müssen Sie Ihre WooCommerce-Kunden, Produkte und Zahlungsmethoden ihren QuickBooks-Äquivalenten zuordnen. Navigieren Sie in Ihrem WordPress-Dashboard zu MyWorks Sync > Map . Sie sehen eine Liste Ihrer WooCommerce-Daten mit einem Dropdown-Menü zum Festlegen des QuickBooks-Äquivalents.

Stellen Sie diese wie gewünscht ein und klicken Sie auf Speichern . Es gibt auch eine praktische 'Automap'-Funktion. Auch hier können Sie die MyWorks-Tutorials zum Mapping konsultieren, wenn Sie zusätzliche Hilfe zu diesen Einstellungen benötigen.

Schritt 4: Synchronisieren Sie Ihre alten Daten

An diesem Punkt beginnen WooCommerce und QuickBooks mit der Synchronisierung aller neu eingehenden Daten. Um auch Ihre historischen Daten zu synchronisieren, müssen Sie die Push-Funktion des Plugins verwenden. Gehen Sie einfach zu MyWorks Sync > Push , wählen Sie die Kunden aus, die Sie synchronisieren möchten, und klicken Sie auf Push Selected Clients.

Wiederholen Sie diesen Vorgang für Bestellungen, Produkte, Zahlungen und andere relevante Daten. Sobald Sie mit dem Pushen Ihrer historischen Daten fertig sind, sind Sie fertig!

Abschluss

Wenn Sie es mühsam finden, Ihre Bücher manuell zu aktualisieren, sind Sie nicht allein. Diese Aufgabe ist zwar wichtig, aber auch eine enorme Zeitfresser, die Sie von wertvollerer Arbeit abhält. Glücklicherweise sind WordPress und WooCommerce sehr erweiterbar, und es gibt Integrationen, um diesen wichtigen Prozess zu automatisieren.

Um mit der Synchronisierung Ihrer WooCommerce- und QuickBooks-Daten zu beginnen, folgen Sie einfach diesen vier einfachen Schritten:

1. Installieren Sie das WooCommerce Sync für QuickBooks-Plugin. Dieses Plugin bietet eine hervorragende Balance zwischen Funktionen und Kosten.
2. Erstellen Sie ein Konto und wählen Sie einen Plan – es ist sogar eine kostenlose Stufe verfügbar.
3. Konfigurieren Sie Ihre Einstellungen, um sicherzustellen, dass alles, was Sie benötigen, ordnungsgemäß synchronisiert wird.
4. Synchronisieren Sie Ihre historischen Daten mit QuickBooks. Neue Daten werden automatisch synchronisiert.

Haben Sie Fragen zu dieser WooCommerce- und QuickBooks-Integration? Lass es uns im Kommentarbereich unten wissen!

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