Как использовать WooCommerce и QuickBooks вместе

WooCommerce - это мощная платформа электронной коммерции, которая может многое сделать сама по себе. Тем не менее, большинство предприятий получат выгоду от отдельного программного обеспечения для бухгалтерского учета (например, QuickBooks), чтобы лучше отслеживать все каналы доходов и расходов. К сожалению, обновление QuickBooks вручную может занять много времени и привести к ошибкам.

К счастью, существуют интеграции, которые могут автоматически синхронизировать ваши данные WooCommerce с этим бухгалтерским программным обеспечением, обеспечивая точность и экономя ваше драгоценное время (и здравомыслие). В этой статье мы подробно расскажем, как использовать WooCommerce и QuickBooks вместе.

Давайте начнем!

Преимущества синхронизации WooCommerce и QuickBooks

WooCommerce и QuickBooks - это мощные программные решения для вашего бизнеса. WooCommerce позволяет вам быстро и легко настроить интернет-магазин для продажи всех видов продуктов и услуг, а QuickBooks поможет вам отслеживать свои финансы и оставаться на вершине своего роста.

Однако ведение книг вручную может оказаться сложной задачей даже при использовании надежного программного обеспечения для выставления счетов. Это особенно верно, когда вы имеете дело с большим количеством входящих запасов и исходящих заказов, как в случае с магазином WooCommerce.

Конечно, поскольку мы говорим о WordPress, доступны плагины, которые могут помочь упростить этот процесс, автоматически синхронизируя две платформы. Это может сэкономить огромное количество времени, которое лучше потратить на более важные задачи, чем на ведение бухгалтерского учета. Кроме того, поскольку ваши данные всегда будут одинаковыми на обеих платформах, синхронизация может сократить потенциальную путаницу и дорогостоящие ошибки из-за неверно введенной информации.

Плагины для синхронизации WooCommerce и QuickBooks делятся на две основные категории: односторонняя синхронизация и двусторонняя синхронизация. Односторонние плагины только копируют ваши данные из WooCommerce в QuickBooks, по сути создавая квитанцию ​​для каждой транзакции в последней программе. Это удобно, но не то, что вам нужно.

С другой стороны, двусторонняя синхронизация передает любые изменения на одной из платформ на другую. Это в идеале то, что вы хотите настроить, потому что это позволяет вам поддерживать одинаковые уровни запасов, описания продуктов, налоговые данные, информацию о клиентах и ​​многое другое как в вашем магазине, так и в бухгалтерском программном обеспечении. Двусторонняя синхронизация - это то место, где вы действительно увидите мощь и удобство, которые предлагает интеграция с плагином.

Плагины WordPress для синхронизации WooCommerce и QuickBooks

Как мы упоминали выше, для синхронизации этих двух платформ доступен ряд плагинов и интеграций. Три самых популярных варианта - это WooCommerce Sync for QuickBooks, WooCommerce QuickBooks Connector и Zapier. Давайте посмотрим, что каждый может предложить.

WooCommerce Sync для QuickBooks

WooCommerce Sync for QuickBooks - мощный плагин, который делает одно и делает это очень хорошо: он автоматически синхронизирует ваши данные между двумя платформами. Это решение предлагает отличный баланс функций, простоты использования, поддержки и цены.

Ключевая особенность:

• Предлагает мощную двустороннюю синхронизацию между WooCommerce и QuickBooks.
• Поддерживает все версии QuickBooks: Online, Desktop и POS
• Обеспечивает круглосуточную поддержку клиентов 7 дней в неделю.

Цена: бесплатно, с платными планами от 39 долларов в месяц.

WooCommerce Sync for QuickBooks для вас, если…

… Вам нужен специализированный инструмент, который работает без сбоев и предлагает отличную поддержку.

Коннектор WooCommerce QuickBooks

WooCommerce QuickBooks Connector - еще один вариант с двусторонней синхронизацией в реальном времени. Это высоко оцененный плагин с множеством функций, доступный по доступной цене.

Ключевая особенность:

• Предлагает доступные цены
• Включает гибкие триггеры для синхронизации в реальном времени
• Обеспечивает поддержку нескольких валют

Цена: 69 долларов

Коннектор WooCommerce QuickBooks для вас, если…

… Вы готовы пожертвовать блеском и поддержкой ради более доступного единовременного платежа.

Zapier

Zapier - чрезвычайно популярное решение для соединения всех видов онлайн-платформ, включая WooCommerce и QuickBooks. Основным недостатком Zapier является то, что он работает только с QuickBooks Online, поэтому, если вам нужна поддержка рабочего стола или POS, вам придется искать в другом месте.

Ключевая особенность:

• Предлагает множество интеграций: вы можете синхронизировать свой магазин WooCommerce с множеством других сервисов, а не только с QuickBooks.
• Обеспечивает относительно простую настройку
• Полностью облачный

Цена: от 19,99 долларов в месяц (интеграция с QuickBooks недоступна на уровне бесплатного пользования).

Zapier для вас, если ...

… Вам необходимо интегрировать WooCommerce или QuickBooks с другими платформами SaaS (такими как Google Docs и Slack).

Как использовать WooCommerce и QuickBooks вместе (за 4 шага)

Настроить интеграцию между WooCommerce и QuickBooks относительно просто, независимо от того, какое решение для синхронизации вы выберете. В качестве примера мы покажем вам, как использовать WooCommerce Sync для QuickBooks, потому что мы считаем, что баланс функций и цены делает его лучшим решением для большинства пользователей.

Шаг 1. Установите плагин WooCommerce Sync for QuickBooks

Первое, что вам нужно сделать, это установить плагин WooCommerce Sync for QuickBooks. Он доступен в каталоге плагинов WordPress, поэтому перейдите в панель управления WordPress, перейдите в раздел Плагины> Добавить новый и найдите «WooCommerce Sync for QuickBooks»:

Установите и активируйте плагин, а затем переходите к следующему шагу. Обратите внимание, что эта версия плагина предназначена для QuickBooks Online. Если вы используете версию для настольных ПК или POS, вам необходимо получить плагин для этих платформ с веб-сайта поставщика.

Шаг 2. Создайте учетную запись MyWorks

После активации плагина следующим шагом будет создание учетной записи в MyWorks. Перейдите в MyWorks Sync> Подключение в главном меню WordPress:

Внизу страницы нажмите ссылку над полем Лицензионный ключ :

Вы попадете на страницу выбора тарифного плана на сайте MyWorks. Выберите вариант, который лучше всего соответствует вашим потребностям, нажмите « Начать» и следуйте инструкциям. После ввода одного или двух экранов информации вы попадете на панель управления MyWorks и получите лицензионный ключ.

Нажмите кнопку « Копировать» и вернитесь к настройкам плагина внутри WordPress. Вставьте ключ в поле Лицензионный ключ и нажмите Enter, чтобы активировать свою учетную запись.

Шаг 3. Настройте параметры QuickBooks

После активации лицензии MyWorks вам необходимо подключить учетную запись QuickBooks к плагину. Существует небольшой переход между вашими MyWorks и панелями управления WordPress.

На панели управления MyWorks нажмите кнопку Подключиться к QuickBooks и следуйте инструкциям:

Как только это будет сделано, вернитесь в панель управления WordPress и выберите Подключиться к QuickBooks Online! там, чтобы завершить процесс:

На этом этапе вы подключили свои учетные записи. Затем нажмите Настройки по умолчанию, чтобы настроить основные параметры синхронизации:

Выберите желаемые настройки в каждом раскрывающемся меню и нажмите « Сохранить все» . MyWorks предоставляет полезную документацию, если вам нужна дополнительная информация о любом из этих полей.

Наконец, вам нужно сопоставить ваших клиентов, продукты и способы оплаты WooCommerce с их эквивалентами в QuickBooks. Перейдите в MyWorks Sync> Карта на панели инструментов WordPress. Вы увидите список ваших данных WooCommerce с раскрывающимся меню для установки эквивалента QuickBooks.

Установите их так, как хотите, и нажмите « Сохранить» . Также есть удобная функция «автокарта». Опять же, вы можете обратиться к руководствам MyWorks по сопоставлению, если вам нужна дополнительная помощь с этими настройками.

Шаг 4. Синхронизируйте старые данные

На этом этапе WooCommerce и QuickBooks начнут синхронизировать любые новые данные, которые поступают. Чтобы синхронизировать ваши исторические данные, вам необходимо использовать функцию Push плагина. Просто зайдите в MyWorks Sync> Push , выберите клиентов, которых вы хотите синхронизировать, из списка и нажмите Push Selected Clients.

Повторите этот процесс для заказов, продуктов, платежей и других соответствующих данных. Как только вы закончите вводить свои исторические данные, все готово!

Заключение

Если вам сложно обновлять книги вручную, вы не одиноки. Хотя эта задача важна, это также огромная трата времени, которая отвлекает вас от более ценной работы. К счастью, WordPress и WooCommerce обладают высокой расширяемостью, и существуют интеграции для автоматизации этого ключевого процесса.

Чтобы начать синхронизацию данных WooCommerce и QuickBooks, выполните следующие четыре простых шага:

1. Установите плагин WooCommerce Sync for QuickBooks. Этот плагин предлагает отличный баланс функций и стоимости.
2. Создайте учетную запись и выберите план - доступен даже уровень бесплатного пользования.
3. Настройте параметры, чтобы обеспечить правильную синхронизацию всего, что вам нужно.
4. Синхронизируйте свои исторические данные с QuickBooks. Новые данные синхронизируются автоматически.

У вас есть вопросы об интеграции WooCommerce и QuickBooks? Дайте нам знать в комментариях ниже!

Изображение от Pretty Vectors / shutterstock.com.