Come usare WooCommerce e QuickBooks insieme
Pubblicato: 2021-01-04WooCommerce è una potente piattaforma di e-commerce che può fare molto da sola. Tuttavia, la maggior parte delle aziende trarrà vantaggio da un software di contabilità separato (come QuickBooks) per tenere meglio traccia di tutti i canali di reddito e le spese. Sfortunatamente, l'aggiornamento manuale di QuickBooks può essere un processo che richiede tempo ed è soggetto a errori.
Fortunatamente, esistono integrazioni che possono sincronizzare automaticamente i tuoi dati WooCommerce con questo software di contabilità, garantendo accuratezza e risparmiando tempo prezioso (e sanità mentale). In questo articolo, ti spiegheremo esattamente come utilizzare WooCommerce e QuickBooks insieme.
Iniziamo!
I vantaggi della sincronizzazione di WooCommerce e QuickBooks
WooCommerce e QuickBooks sono entrambe potenti soluzioni software per la tua azienda. WooCommerce ti consente di creare rapidamente e facilmente un negozio online per vendere tutti i tipi di prodotti e servizi, mentre QuickBooks può aiutarti a tenere traccia delle tue finanze e rimanere al passo con la tua crescita.
Tuttavia, mantenere i tuoi libri manualmente può essere un lavoro ingrato, anche con un robusto software di fatturazione. Ciò è particolarmente vero quando hai a che fare con un sacco di inventario in entrata e ordini in uscita, come fai con un negozio WooCommerce.
Ovviamente, poiché stiamo parlando di WordPress, sono disponibili plugin che possono aiutare a facilitare questo processo sincronizzando automaticamente le due piattaforme. Ciò può far risparmiare un'enorme quantità di tempo che è meglio dedicare ad attività di maggiore impatto rispetto alla contabilità. Inoltre, poiché i tuoi dati saranno sempre gli stessi su entrambe le piattaforme, la sincronizzazione può ridurre la potenziale confusione e gli errori costosi dovuti a informazioni inserite in modo errato.
I plugin per la sincronizzazione di WooCommerce e QuickBooks rientrano in due categorie di base: sincronizzazione unidirezionale e sincronizzazione bidirezionale. I plug-in unidirezionali copiano solo i tuoi dati da WooCommerce a QuickBooks, creando essenzialmente una ricevuta per ogni transazione in quest'ultimo programma. Questo è utile, ma non è quello che probabilmente stai cercando.
La sincronizzazione bidirezionale, d'altra parte, trasferisce qualsiasi modifica su una delle piattaforme sull'altra. Questo è idealmente ciò che desideri impostare, perché ti consente di mantenere i livelli di inventario, le descrizioni dei prodotti, i dettagli fiscali, le informazioni sui clienti e altro ancora identici sia nel tuo negozio che nel software di contabilità. La sincronizzazione bidirezionale è dove vedrai davvero la potenza e la comodità offerte da questa integrazione di plug-in.
Plugin WordPress per la sincronizzazione di WooCommerce e QuickBooks
Come accennato in precedenza, sono disponibili numerosi plug-in e integrazioni per la sincronizzazione di queste due piattaforme. Tre delle opzioni più popolari sono WooCommerce Sync for QuickBooks, WooCommerce QuickBooks Connector e Zapier. Diamo un'occhiata a ciò che ognuno ha da offrire.
Sincronizzazione WooCommerce per QuickBooks
WooCommerce Sync for QuickBooks è un potente plugin che fa una cosa e la fa molto bene: sincronizza automaticamente i tuoi dati tra le due piattaforme. Questa soluzione offre un ottimo equilibrio tra funzionalità, facilità d'uso, supporto e prezzo.
Caratteristiche principali:
- Offre una potente sincronizzazione bidirezionale tra WooCommerce e QuickBooks
- Supporta tutte le versioni di QuickBooks: online, desktop e POS
- Fornisce assistenza clienti 24 ore su 24, 7 giorni su 7
Prezzo: gratuito, con piani a pagamento a partire da $ 39 al mese
WooCommerce Sync per QuickBooks fa per te se...
…vuoi uno strumento mirato che funzioni senza intoppi e offra un supporto eccellente.
Connettore WooCommerce QuickBooks
WooCommerce QuickBooks Connector è un'altra opzione con sincronizzazione bidirezionale in tempo reale. Questo è un plugin molto apprezzato con un sacco di funzionalità, disponibile a un prezzo accessibile.
Caratteristiche principali:
- Offre prezzi convenienti
- Include trigger flessibili per la sincronizzazione in tempo reale
- Fornisce supporto per più valute
Prezzo: $ 69
Il connettore WooCommerce QuickBooks fa per te se...
… sei disposto a sacrificare un po' di rifinitura e supporto per un pagamento una tantum più conveniente.
Zapier
Zapier è una soluzione estremamente popolare per collegare insieme tutti i tipi di piattaforme online, inclusi WooCommerce e QuickBooks. Il principale svantaggio di Zapier è che funziona solo con QuickBooks Online, quindi se hai bisogno di supporto per desktop o POS, dovrai cercare altrove.
Caratteristiche principali:
- Offre molte integrazioni: puoi sincronizzare il tuo negozio WooCommerce con una varietà di altri servizi, non solo QuickBooks
- Fornisce una configurazione relativamente semplice
- È completamente basato su cloud
Prezzo: a partire da $ 19,99 al mese (l'integrazione di QuickBooks non è disponibile nel livello gratuito)
Zapier fa per te se...
…è necessario integrare WooCommerce o QuickBooks con altre piattaforme SaaS (come Google Docs e Slack).
Come utilizzare WooCommerce e QuickBooks insieme (in 4 passaggi)
Configurare l'integrazione tra WooCommerce e QuickBooks è relativamente semplice, indipendentemente dalla soluzione di sincronizzazione scelta. Ad esempio, ti mostreremo come utilizzare WooCommerce Sync for QuickBooks, perché pensiamo che il suo equilibrio tra funzionalità e prezzo lo rendano la soluzione migliore per la maggior parte degli utenti.
Passaggio 1: installa il plugin WooCommerce Sync per QuickBooks
La prima cosa che vorrai fare è prendere il plugin WooCommerce Sync for QuickBooks. È disponibile nella directory dei plugin di WordPress, quindi vai alla dashboard di WordPress, vai su Plugin > Aggiungi nuovo e cerca "WooCommerce Sync for QuickBooks":
Installa e attiva il plugin, quindi vai al passaggio successivo. Nota che questa versione del plugin è per QuickBooks Online. Se stai utilizzando la versione desktop o POS, dovrai prendere un plug-in specifico per quelle piattaforme dal sito Web del fornitore.
Passaggio 2: crea un account MyWorks
Con il plugin attivato, il passo successivo è creare un account con MyWorks. Vai a MyWorks Sync > Connessione nel menu principale di WordPress:
Nella parte inferiore della pagina, fare clic sul collegamento sopra il campo Chiave di licenza :
Questo ti porterà alla pagina di selezione del piano sul sito MyWorks. Scegli l'opzione più adatta alle tue esigenze, fai clic su Inizia e segui le istruzioni presentate. Dopo aver inserito una o due schermate di informazioni, verrai indirizzato alla dashboard di MyWorks e ti verrà presentata la chiave di licenza.
Fai clic sul tasto Copia e torna alle impostazioni del plug-in all'interno di WordPress. Incolla la chiave nel campo Chiave di licenza e fai clic su Invio per attivare il tuo account.
Passaggio 3: configura le impostazioni di QuickBooks
Con la tua licenza MyWorks attivata, dovrai collegare il tuo account QuickBooks al plugin. C'è un po' di salti avanti e indietro tra i dashboard di MyWorks e WordPress coinvolti.
Dalla dashboard di MyWorks, fai clic sul pulsante Connetti a QuickBooks e segui le istruzioni:
Una volta fatto, torna alla dashboard di WordPress e seleziona Connetti a QuickBooks Online! lì per completare il processo:
A questo punto, hai collegato i tuoi account. Quindi, fai clic su Impostazioni predefinite per configurare le opzioni di sincronizzazione di base:
Scegli le impostazioni desiderate da ciascun menu a discesa e fai clic su Salva tutto . MyWorks fornisce documentazione utile se hai bisogno di maggiori informazioni su uno di questi campi.
Infine, dovrai mappare i tuoi clienti, prodotti e metodi di pagamento WooCommerce ai loro equivalenti QuickBooks. Passa a MyWorks Sync > Mappa nella dashboard di WordPress. Vedrai un elenco dei tuoi dati WooCommerce, con un menu a discesa per impostare l'equivalente QuickBooks.
Impostali come preferisci e fai clic su Salva . C'è anche una pratica funzione di 'automap'. Anche in questo caso, puoi consultare i tutorial di MyWorks sulla mappatura se hai bisogno di ulteriore aiuto con queste impostazioni.
Passaggio 4: sincronizza i tuoi vecchi dati
A questo punto, WooCommerce e QuickBooks inizieranno a sincronizzare tutti i nuovi dati in arrivo. Per sincronizzare anche i dati storici, dovrai utilizzare la funzione Push del plug-in. Basta andare su MyWorks Sync > Push , selezionare i clienti che si desidera sincronizzare dall'elenco e fare clic su Push Selected Clients.
Ripeti questo processo per Ordini, Prodotti, Pagamenti e altri dati rilevanti. Una volta che hai finito di spingere i tuoi dati storici, sei pronto!
Conclusione
Se trovi un lavoro ingrato mantenere i tuoi libri aggiornati manualmente, non sei solo. Sebbene questo compito sia essenziale, è anche un enorme dispendio di tempo che ti allontana da un lavoro più prezioso. Fortunatamente, WordPress e WooCommerce sono altamente estensibili ed esistono integrazioni per automatizzare questo processo chiave.
Per iniziare a sincronizzare i tuoi dati WooCommerce e QuickBooks, segui questi quattro semplici passaggi:
- Installa il plug-in WooCommerce Sync per QuickBooks. Questo plugin offre un eccellente equilibrio tra funzionalità e costi.
- Crea un account e scegli un piano: è disponibile anche un livello gratuito.
- Configura le tue impostazioni per assicurarti che tutto ciò di cui hai bisogno sia sincronizzato correttamente.
- Sincronizza i tuoi dati storici con QuickBooks. I nuovi dati vengono sincronizzati automaticamente.
Hai domande su questa integrazione di WooCommerce e QuickBooks? Fatecelo sapere nella sezione commenti qui sotto!
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