Como usar WooCommerce e QuickBooks juntos

WooCommerce é uma plataforma de e-commerce poderosa que pode realizar muito por conta própria. No entanto, a maioria das empresas se beneficiará de um software de contabilidade separado (como QuickBooks) para controlar melhor todos os canais de receita e despesas. Infelizmente, atualizar manualmente o QuickBooks pode ser um processo demorado e sujeito a erros.

Felizmente, existem integrações que podem sincronizar automaticamente seus dados WooCommerce com este software de contabilidade, garantindo precisão e economizando seu valioso tempo (e sanidade). Neste artigo, explicaremos exatamente como usar WooCommerce e QuickBooks juntos.

Vamos começar!

Os benefícios de sincronizar WooCommerce e QuickBooks

WooCommerce e QuickBooks são soluções de software poderosas para o seu negócio. O WooCommerce permite que você configure uma loja online de forma rápida e fácil para vender todos os tipos de produtos e serviços, enquanto o QuickBooks pode ajudá-lo a controlar suas finanças e a controlar seu crescimento.

No entanto, manter seus livros manualmente pode ser uma tarefa árdua, mesmo com um software de faturamento robusto. Isso é particularmente verdadeiro quando você está lidando com uma grande quantidade de estoque de entrada e pedidos de saída, como você faz com uma loja WooCommerce.

Claro, como estamos falando do WordPress, plugins estão disponíveis que podem ajudar a facilitar esse processo, sincronizando automaticamente as duas plataformas. Isso pode economizar uma quantidade enorme de tempo, que é melhor gasto em tarefas mais impactantes do que na contabilidade. Além disso, uma vez que seus dados serão sempre os mesmos em ambas as plataformas, a sincronização pode reduzir a confusão em potencial e erros dispendiosos devido a informações inseridas incorretamente.

Os plug-ins para sincronizar WooCommerce e QuickBooks se enquadram em duas categorias básicas: sincronização unilateral e sincronização bidirecional. Os plug-ins unilaterais apenas copiam seus dados do WooCommerce para o QuickBooks, essencialmente criando um recibo para cada transação no último programa. Isso é útil, mas provavelmente não é o que você está procurando.

A sincronização bidirecional, por outro lado, transfere qualquer alteração em uma das plataformas para a outra. Idealmente, é isso que você deseja configurar, porque permite que você mantenha os níveis de estoque, descrições de produtos, detalhes de impostos, informações do cliente e mais idênticos em sua loja e software de contabilidade. A sincronização bidirecional é onde você realmente verá o poder e a conveniência que esta integração de plug-in oferece.

Plug-ins WordPress para sincronizar WooCommerce e QuickBooks

Como mencionamos acima, há vários plug-ins e integrações disponíveis para sincronizar essas duas plataformas. Três das opções mais populares são WooCommerce Sync for QuickBooks, WooCommerce QuickBooks Connector e Zapier. Vamos dar uma olhada no que cada um tem a oferecer.

WooCommerce Sync para QuickBooks

WooCommerce Sync for QuickBooks é um plugin poderoso que faz uma coisa e faz muito bem: ele sincroniza seus dados automaticamente entre as duas plataformas. Esta solução oferece um grande equilíbrio entre recursos, facilidade de uso, suporte e preço.

Características principais:

• Oferece uma poderosa sincronização bidirecional entre WooCommerce e QuickBooks
• Suporta todas as versões de QuickBooks: Online, Desktop e POS
• Fornece suporte ao cliente 24 horas por dia, 7 dias por semana

Preço: gratuito, com planos pagos a partir de US $ 39 por mês

WooCommerce Sync para QuickBooks é para você se ...

… Você quer uma ferramenta focada que funcione perfeitamente e ofereça um suporte excelente.

Conector WooCommerce QuickBooks

WooCommerce QuickBooks Connector é outra opção com sincronização bidirecional em tempo real. Este é um plugin altamente cotado com uma tonelada de recursos, disponível a um preço acessível.

Características principais:

• Oferece preços acessíveis
• Inclui gatilhos flexíveis para sincronização em tempo real
• Oferece suporte para várias moedas

Preço: $ 69

O conector QuickBooks WooCommerce é para você se ...

… Você está disposto a sacrificar um pouco de polimento e suporte por um pagamento único mais acessível.

Zapier

Zapier é uma solução extremamente popular para conectar todos os tipos de plataformas online, incluindo WooCommerce e QuickBooks. A principal desvantagem do Zapier é que ele só funciona com QuickBooks Online, portanto, se você precisar de suporte para desktop ou POS, deverá procurar outro lugar.

Características principais:

• Oferece muitas integrações: você pode sincronizar sua loja WooCommerce com uma variedade de outros serviços, não apenas QuickBooks
• Fornece uma configuração relativamente simples
• É totalmente baseado na nuvem

Preço: começa em $ 19,99 por mês (a integração do QuickBooks não está disponível no nível gratuito)

Zapier é para você se ...

… Você precisa integrar WooCommerce ou QuickBooks com outras plataformas SaaS (como Google Docs e Slack).

Como usar WooCommerce e QuickBooks juntos (em 4 etapas)

Configurar a integração entre WooCommerce e QuickBooks é relativamente simples, independentemente da solução de sincronização que você escolher. Como exemplo, mostraremos como usar o WooCommerce Sync for QuickBooks, porque acreditamos que seu equilíbrio entre recursos e preço o torna a melhor solução para a maioria dos usuários.

Etapa 1: Instale o WooCommerce Sync for QuickBooks Plugin

A primeira coisa que você vai querer fazer é pegar o plugin WooCommerce Sync for QuickBooks. Está disponível no diretório de plug- ins do WordPress, então vá para o painel do WordPress, navegue até Plug - ins> Adicionar novo e pesquise “WooCommerce Sync for QuickBooks”:

Instale e ative o plug-in e vá para a próxima etapa. Observe que esta versão do plugin é para QuickBooks Online. Se estiver usando a versão Desktop ou POS, você precisará obter um plug-in específico para essas plataformas no site do fornecedor.

Etapa 2: Crie uma conta MyWorks

Com o plugin ativado, o próximo passo é criar uma conta no MyWorks. Navegue até MyWorks Sync> Conexão no menu principal do WordPress:

Na parte inferior da página, clique no link acima do campo Chave de licença :

Isso o levará para a página de seleção de plano no site MyWorks. Escolha a opção que melhor se adapta às suas necessidades, clique em Começar e siga as instruções apresentadas. Depois de inserir uma ou duas telas de informações, você será levado ao painel do MyWorks e apresentará sua chave de licença.

Clique na tecla Copiar e volte para as configurações do plugin dentro do WordPress. Cole a chave no campo Chave de licença e clique em Enter para ativar sua conta.

Etapa 3: definir as configurações do QuickBooks

Com sua licença MyWorks ativada, você precisará conectar sua conta QuickBooks ao plug-in. Há um certo vaivém entre o MyWorks e os painéis do WordPress envolvidos.

No painel do MyWorks, clique no botão Conectar ao QuickBooks e siga as instruções:

Depois de fazer isso, volte para o painel do WordPress e selecione Connect to QuickBooks Online! lá para completar o processo:

Neste ponto, você conectou suas contas. Em seguida, clique em Configurações padrão para configurar suas opções básicas de sincronização:

Escolha as configurações desejadas em cada menu suspenso e clique em Salvar tudo . O MyWorks fornece documentação útil se você precisar de mais informações sobre qualquer um desses campos.

Finalmente, você precisará mapear seus clientes, produtos e métodos de pagamento do WooCommerce para seus equivalentes em QuickBooks. Navegue até MyWorks Sync> Map em seu painel do WordPress. Você verá uma lista de seus dados WooCommerce, com um menu suspenso para definir o equivalente do QuickBooks.

Defina como quiser e clique em Salvar . Há também um recurso útil 'automap'. Novamente, você pode consultar os tutoriais do MyWorks sobre mapeamento se precisar de ajuda adicional com essas configurações.

Etapa 4: sincronize seus dados antigos

Nesse ponto, WooCommerce e QuickBooks começarão a sincronizar todos os novos dados que chegarem. Para sincronizar seus dados históricos também, você precisará usar o recurso Push do plug-in. Basta acessar MyWorks Sync> Push , selecionar os clientes que deseja sincronizar na lista e clicar em Push Selected Clients.

Repita esse processo para pedidos, produtos, pagamentos e outros dados relevantes. Quando terminar de enviar seus dados históricos, está tudo pronto!

Conclusão

Se você acha uma tarefa árdua manter seus livros atualizados manualmente, você não está sozinho. Embora essa tarefa seja essencial, também é uma grande perda de tempo que o afasta de trabalhos mais valiosos. Felizmente, o WordPress e o WooCommerce são altamente extensíveis e existem integrações para automatizar esse processo-chave.

Para começar a sincronizar seus dados WooCommerce e QuickBooks, basta seguir estas quatro etapas simples:

1. Instale o plugin WooCommerce Sync for QuickBooks. Este plugin oferece um excelente equilíbrio entre recursos e custos.
2. Crie uma conta e escolha um plano - há até uma camada gratuita disponível.
3. Defina suas configurações para garantir que tudo o que você precisa seja sincronizado corretamente.
4. Sincronize seus dados históricos com QuickBooks. Novos dados são sincronizados automaticamente.

Você tem alguma dúvida sobre esta integração WooCommerce e QuickBooks? Deixe-nos saber na seção de comentários abaixo!

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