Ace Your Next Review Design z tym prostym przewodnikiem

Przeglądy projektów są ważną częścią każdego projektu. Pozwalają całemu zespołowi nadrobić zaległości, a także dają możliwość otrzymywania cennych informacji zwrotnych na temat ich ostatniej pracy. Co więcej, te recenzje mogą również pomóc upewnić się, że wszyscy są na tej samej stronie, jeśli chodzi o projekt projektu. Problem polega na tym, że podobnie jak w przypadku każdego innego rodzaju spotkania, przeprowadzenie produktywnego przeglądu projektu może być trudne.

W tym artykule porozmawiamy o tym, czym są recenzje projektów i jak mogą pomóc w tworzeniu lepszych produktów. Następnie omówimy siedem kroków, które pomogą Ci przejść kolejną recenzję projektu bez wysiłku. Wskoczmy!

Co to jest przegląd projektu (i jak może ci pomóc)?

Przeglądy projektów to spotkania kamieni milowych, które są bardziej typowe dla dużych zespołów i projektów. Na przykład, jeśli pracujesz nad witryną internetową lub aplikacją, spotkanie przeglądowe może pomóc zespołowi ocenić, czy istnieją jakieś problemy z projektem i czy jesteś gotowy, aby przejść do następnego kroku.

Możesz nie cieszyć się spotkaniami, ale przeglądy projektów mogą mieć kluczowe znaczenie dla zapewnienia, że ​​Twój projekt jest na dobrej drodze. Dodatkowo mogą być również dobrodziejstwem na inne sposoby, takie jak:

• Umożliwienie identyfikacji i poprawiania błędów.
• Zapewnienie dedykowanej okazji do budowania zespołu.

Oczywiście nie każdy zespół czy projekt nadaje się na tego typu spotkania. Na przykład, jeśli masz napięte terminy, możesz nie być w stanie zebrać zespołu raz, nie mówiąc już o wielu. Jeśli jednak masz trochę wytchnienia, rozważ zorganizowanie spotkania przeglądowego. Będziesz zaskoczony korzyściami, jakie przyniesie. W tym celu w następnej sekcji omówimy kilka kroków, które pomogą Ci rozpocząć.

Ace Your Next Design Review w 7 krokach

Jeśli nigdy wcześniej nie brałeś udziału w przeglądzie projektu, nie martw się. Te kroki mogą być nadal przydatne, jeśli chcesz zaplanować jeden dla swojego zespołu, a my wyjaśnimy, dlaczego każdy z nich jest kluczowy. Zacznijmy od rozmowy o uczestnikach.

Krok #1: Dowiedz się, kto musi tam być

Pierwszym krokiem do udanego spotkania jest ustalenie, kto powinien tam być. W większości przypadków nie chcesz, aby cały zespół był obecny, ponieważ niektórzy z nich mogą nie mieć nic wspólnego z procesem.

Mając to na uwadze, musisz dokładnie rozważyć, ile osób zaprosisz do przeglądu projektu. Jeśli utrzymasz małe rzeczy, decyzje można podejmować szybciej, ale zaproszenie większej liczby osób może być lepsze z perspektywy burzy mózgów.

Zasadniczo prawdopodobnie nie chcesz więcej niż 20 osób w pokoju, chyba że organizujesz spotkanie w całej firmie (to skrajny przykład). W większości przypadków powinno to obejmować cały zespół projektowy i innych odpowiednich członków. Porozmawiajmy teraz o tym, jak wybrać tych dodatkowych uczestników:

1. Ponieważ prawdopodobnie będziesz musiał podejmować decyzje dotyczące przyszłości projektu, musisz uwzględnić osoby, które mogą je podejmować, takie jak lider zespołu lub szefowie działów.
2. Jeśli pracujesz nad projektem internetowym lub aplikacją, prawdopodobnie będziesz chciał, aby niektórzy programiści byli w pokoju, abyś mógł porozmawiać o wszelkich problemach z użytecznością projektu.

Na tym etapie będziesz chciał sporządzić listę osób i uzyskać ich dane kontaktowe (jeśli to konieczne) przed krokiem numer dwa.

Krok #2: Ustaw datę i upewnij się, że wszyscy uczestnicy wiedzą o tym

Jak tylko Twoi uczestnicy zostaną uporządkowani, musisz zacząć myśleć o potencjalnych terminach. Przeglądy projektów nie są rodzajem wydarzeń, które można zaplanować w krótkim czasie, a przynajmniej nie powinieneś, jeśli chcesz, aby były produktywne.

Najlepiej byłoby zaplanować przegląd z dużym wyprzedzeniem, aby uczestnicy mogli poinformować Cię o wszelkich problemach, a każdy miał czas na wyczyszczenie swoich harmonogramów. Możesz również organizować tego rodzaju spotkania cykliczne, aby Twój zespół mógł spotkać się przed ważnymi etapami, a proces stanie się częścią Twojej rutyny.

Planowanie spotkania z dużą liczbą uczestników może być trudne, ale można to obejść. Na przykład możesz użyć aplikacji takiej jak NeedToMeet, aby cały zespół mógł odpowiedzieć i poinformować Cię o wszelkich konfliktach czasowych:

Jeśli wolisz trzymać się e-maili, aby zorganizować wydarzenie, pamiętaj, że w wiadomości musisz umieścić kilka kluczowych informacji, takich jak:

1. Data i konkretna godzina spotkania.
2. Zwracanie się do uczestników o RSVP, co jest szczególnie ważne dla tych członków, którzy muszą zatwierdzać decyzje.
3. Jeśli to możliwe, uwzględnij ogólny zarys punktów, które omówisz, aby każdy mógł się przygotować.

Teraz, gdy masz już datę, czas zacząć myśleć o kwestiach praktycznych, takich jak lokalizacja recenzji.

Krok 3: Przygotuj lokalizację do przeglądu

Udane spotkania polegają na upewnieniu się, że jesteś przygotowany, a Twoja lokalizacja nie jest inna. Oznacza to upewnienie się, że zarówno sama przestrzeń, jak i wszystko, czego będziesz potrzebować podczas przeglądu projektu, jest na swoim miejscu.

Ten ostatni punkt jest szczególnie ważny, jeśli chcesz uniknąć opóźnień podczas spotkania. Na przykład, jeśli chcesz, aby dołączyli członkowie zdalni, musisz wcześniej skonfigurować niezbędny sprzęt. To samo dotyczy przedmiotów, takich jak tablice, slajdy i tak dalej.

Jeśli chodzi o wybór lokalizacji, prawdopodobnie będziesz chciał pozostać w firmie, jeśli to możliwe, aby zminimalizować koszty i logistykę. Tak długo, jak masz wystarczająco dużo miejsca, aby zmieścić wszystkich uczestników i sprzęt, którego potrzebujesz, będziesz gotowy.

Mając to na uwadze, omówmy kilka punktów, które pomogą Ci uporać się z tym zadaniem w uporządkowany sposób:

1. Wybierz lokalizację i upewnij się, że będzie dostępna w czasie spotkania.
2. Poinformuj uczestników, gdzie odbędzie się spotkanie.
3. Zrób listę całego potrzebnego sprzętu i odhaczaj przedmioty, gdy je zabezpieczasz.

Jeśli chcesz, aby wielu członków uczestniczyło wirtualnie, możesz również rozważyć użycie aplikacji do telekonferencji, aby mogli słuchać i uczestniczyć. Google Meet to świetna opcja:

Dodatkowo, upewnij się, że przetestowałeś całe oprogramowanie i elementy, których będziesz potrzebować, zanim zacznie się dzień, na wszelki wypadek!

Krok 4: Wymyśl listę pytań, aby uporządkować dyskusję

Nieprzygotowane spotkania mogą zająć dużo czasu. Mądrym posunięciem jest przejście do przeglądu projektu, wiedząc, jakimi tematami chcesz się zająć i w jakiej kolejności.

Ponadto krótsze spotkania mniej męczą uczestników, co oznacza, że ​​będą bardziej skoncentrowani. Działa to doskonale, jeśli zaplanujesz okresowe przeglądy, ponieważ nie będziesz musiał zajmować się tak dużym obszarem podczas każdego z nich.

Jednym z najlepszych sposobów zaplanowania treści spotkania jest uporządkowanie go wokół konkretnych pytań. Sprawdźmy kilka przykładów:

1. Czy postępy w Twoim projekcie są zgodne z obecnym kamieniem milowym projektu?
2. Czy masz jakieś pozytywne lub negatywne opinie na temat obecnego projektu?
3. Jak myślisz, jakie powinny być nasze następne kroki?

Jak widać, te pytania zapewniają ogólny zarys, który obejmuje sprawdzenie postępu, przegląd użyteczności projektu i dyskusję na temat opinii. W kolejnych trzech krokach omówimy te pytania, dzięki czemu będziesz miał lepszy pomysł, jak przedstawić je swojemu zespołowi.

Krok 5: Upewnij się, że wszyscy wiedzą, jak obecnie wygląda projekt

Najlepszym sposobem na rozpoczęcie większości spotkań projektowych jest poinformowanie reszty zespołu o postępach. W ten sposób każdy będzie mógł nadążyć za dyskusją bez konieczności cofania się.

Jest to szczególnie ważne, jeśli zamierzasz włączyć do spotkania członków spoza zespołu projektowego (co powinieneś!). Poświęcenie trochę czasu na omówienie obecnego kamienia milowego, wcześniejszych postępów i wszelkich opóźnień może zapewnić płynny przebieg spotkania.

Omówmy kilka wskazówek, które pomogą Ci przedstawić zwięzłe i przekonujące podsumowanie:

1. Bądź szczery, jeśli chodzi o Twój obecny poziom postępów.
2. Omów wszelkie problemy, z którymi miałeś do czynienia ostatnio lub którymi zajmujesz się właśnie teraz.
3. Bądź zwięzły, abyś mógł zagłębić się w resztę recenzji, a zespół mógł zacząć brać udział.

Nie martw się, jeśli nie masz czasu na omówienie wszystkiego, czego potrzebujesz w tej części wprowadzającej – później będziesz mieć szansę na zagłębienie się w szczegóły.

Krok #6: Wysłuchaj opinii swojego zespołu

Po przejściu do sekcji opinii musisz upewnić się, że bierzesz pod uwagę uwagi swojego zespołu. Prawdopodobnie będą mieć zarówno pozytywne, jak i negatywne reakcje na twoją pracę, i oba są równie ważne.

Pozostanie otwartym na informacje zwrotne ma kluczowe znaczenie dla wykrycia błędów, które mogłeś przeoczyć, a nawet do wymyślenia nowych pomysłów. Oczywiście, ponieważ jest to przegląd projektu, będziesz musiał zrobić coś więcej niż tylko słuchać. Oto kilka wskazówek, jak poruszać się po rundzie opinii na spotkaniu:

1. Jeśli to możliwe, wymyśl listę konkretnych pytań dotyczących twojego projektu, aby rozkręcić piłkę (np. „podoba ci się ten nagłówek, a jeśli nie, dlaczego?”).
2. Poproś uczestników, aby zapisali swoje przemyślenia, abyś mógł je później przejrzeć w bardziej spokojnym tempie.
3. Przejdź się po pokoju i daj każdemu kilka minut na otwarte podzielenie się swoimi przemyśleniami bez obawy przed represjami.

Na tym etapie musisz trzymać swoje uczucia za drzwiami, aby robić postępy. Prawdopodobnie usłyszysz krytykę, a nietraktowanie tego osobiście jest kluczem do obiektywności. Pamiętaj – nie chodzi do końca o Ciebie, chodzi o to, co najlepsze dla projektu.

Krok 7: Kontynuacja po przeglądzie

Na tym etapie zorientowałeś się już w postępach reszty zespołu i wysłuchałeś ich opinii. Pozostaje tylko Tobie i innym liderom projektu wziąć wszystko pod uwagę i podejmować decyzje w oparciu o te informacje.

Jeśli uda ci się osiągnąć konsensus podczas spotkania, będziesz chciał później porozmawiać z resztą swojego zespołu, tylko po to, aby piłka się potoczyła. Dzięki temu możesz sprawdzić, czy pamiętają, o czym rozmawialiśmy, a także dać im znać, że cenisz ich opinie.

Podobnie jak w kroku numer dwa, często wystarczy zwykły e-mail, aby to zrobić. Oto kilka wskazówek dotyczących tego, co uwzględnić:

1. Dziękuję wszystkim za poświęcony czas i wkład.
2. Zaproponuj datę następnego przeglądu projektu, jeśli nie jest on jeszcze ustalony.
3. Poproś ich, aby skontaktowali się z Tobą, jeśli mają jakiekolwiek dalsze pytania dotyczące tego, co zostało omówione.

Pamiętaj, że możesz również użyć aplikacji do obsługi końca planowania, na przykład NeedToMeet. Są też inne (prostsze) opcje, takie jak konfigurowanie kalendarza grupowego w G Suite:

Kalendarz platformy umożliwia również konfigurowanie przypomnień, co czyni go idealnym do planowania spotkań.

Wniosek

Upewnienie się, że projekt został prawidłowo zaplanowany, ma kluczowe znaczenie dla jego sukcesu, a zorganizowanie spotkania poświęconego przeglądowi projektu to łatwy sposób na sprawdzenie wszystkich zaangażowanych osób. Regularne spotkania pozwolą członkom zespołu być na tej samej stronie, a także mogą pomóc w dokonywaniu przełomów w projekcie.

Oto siedem kroków, o których należy pamiętać przed kolejnym przeglądem projektu:

1. Dowiedz się, kto powinien tam być.
2. Ustal datę i upewnij się, że wszyscy o tym wiedzą.
3. Przygotuj lokalizację do przeglądu.
4. Przygotuj listę pytań, aby uporządkować dyskusję.
5. Upewnij się, że wszyscy są na bieżąco z projektem.
6. Posłuchaj opinii swojego zespołu.
7. Kontynuacja po przeglądzie.

Czy masz pytania dotyczące tego, jak zdać kolejny przegląd projektu? Wybierz nasze mózgi w sekcji komentarzy poniżej!

Obraz miniatury artykułu autorstwa 0beron / shutterstock.com.