Aceite sua próxima revisão de design com este guia simples

As revisões de design são uma parte importante de todo projeto. Eles permitem que toda a sua equipe acompanhe o seu progresso e também lhes dão a oportunidade de receber feedback valioso sobre o trabalho recente. Além do mais, essas análises também podem ajudar a garantir que todos estejam na mesma página em relação ao design do projeto. O problema é que, assim como em qualquer outro tipo de reunião, realizar uma revisão de projeto produtiva pode ser complicado.

Neste artigo, vamos falar sobre o que são revisões de design e como elas podem ajudá-lo a criar produtos melhores. Em seguida, cobriremos sete etapas que podem ajudá-lo a aperfeiçoar sua próxima revisão de design sem quebrar um suor. Vamos começar!

O que é uma revisão de projeto (e como ela pode ajudá-lo)?

As revisões de design são reuniões marcantes que são mais típicas para grandes equipes e projetos. Por exemplo, se você estiver trabalhando em um site ou aplicativo, uma reunião de revisão pode ajudar sua equipe a avaliar se há algum problema para resolver com o design e se você está pronto para avançar para a próxima etapa.

Você pode não gostar de reuniões, mas as revisões de design podem ser cruciais para garantir que seu projeto esteja no caminho certo. Além disso, eles também podem ser uma bênção de outras maneiras, como:

• Permitindo que você identifique e corrija erros.
• Oferecendo uma oportunidade dedicada para a formação de equipes.

Naturalmente, nem toda equipe ou projeto é adequado para esse tipo de reunião. Por exemplo, se você tiver prazos apertados, talvez não consiga reunir a equipe uma vez, muito menos várias vezes. No entanto, se você tiver um pouco de espaço para respirar, considere a possibilidade de realizar uma reunião de revisão. Você ficará surpreso com os benefícios que ela trará. Para isso, abordaremos algumas etapas para ajudá-lo a começar na próxima seção.

Aceite sua próxima revisão de design em 7 etapas

Se você nunca esteve envolvido em uma revisão de design antes, não se preocupe. Essas etapas ainda podem ser úteis se você estiver planejando uma para sua equipe, e explicaremos por que cada uma delas é crucial. Vamos começar falando sobre os participantes.

Etapa 1: Descobrir quem precisa estar presente

O primeiro passo para qualquer reunião bem-sucedida é descobrir quem precisa estar presente. Na maioria dos casos, você não vai querer toda a sua equipe presente, pois alguns deles podem não ter nada a ver com o processo.

Com isso em mente, você precisa considerar cuidadosamente quantas pessoas convidar para a revisão do projeto. Se você mantiver as coisas pequenas, as decisões podem ser tomadas mais rapidamente, mas convidar mais pessoas pode ser melhor do ponto de vista do brainstorming.

Como regra geral, você provavelmente não quer mais de 20 pessoas na sala, a menos que esteja realizando uma reunião com toda a empresa (um exemplo extremo, admito). Na maioria dos casos, isso deve abranger toda a equipe de design e quaisquer outros membros relevantes. Agora, vamos falar sobre como escolher esses participantes adicionais:

1. Como você provavelmente precisará tomar decisões sobre o futuro do projeto, precisará incluir as pessoas que podem tomá-las, como o líder da equipe ou chefes de departamento.
2. Se você estiver trabalhando em um projeto da web ou aplicativo, provavelmente desejará que alguns dos desenvolvedores estejam presentes para que possa falar sobre quaisquer problemas de usabilidade com o seu design.

Neste estágio, você desejará fazer uma lista de pessoas e obter suas informações de contato (se necessário) antes da etapa número dois.

Etapa 2: Defina uma data e certifique-se de que todos os participantes saibam sobre ela

Assim que seus participantes forem classificados, você precisa começar a pensar em possíveis datas. As revisões de projeto não são o tipo de evento que você pode agendar em um curto espaço de tempo, ou pelo menos não deveria se quiser que sejam produtivos.

O ideal é que você agende sua revisão com bastante antecedência para que os participantes possam informá-lo sobre quaisquer problemas e todos tenham tempo para limpar suas programações. Você também pode tornar esse tipo de reunião periódica, para que sua equipe possa se reunir antes de marcos significativos e o processo se torne parte de sua rotina.

Agendar uma reunião com um grande número de participantes pode ser complicado, mas existem maneiras de contornar isso. Por exemplo, você pode usar um aplicativo como o NeedToMeet para que toda a equipe possa RSVP e informá-lo sobre quaisquer conflitos de tempo:

Se você preferir usar e-mails para organizar o evento, lembre-se de que há algumas informações importantes que você precisa incluir em sua mensagem, como:

1. A data e hora específica da reunião.
2. Pedir aos participantes para RSVP, o que é particularmente importante para aqueles membros que precisam aprovar decisões.
3. Se possível, inclua um esboço dos pontos que você cobrirá para que todos possam estar preparados.

Agora que você tem uma data, é hora de começar a pensar em considerações práticas, como o local para sua revisão.

Etapa 3: Prepare o local para sua revisão

Reuniões bem-sucedidas têm como objetivo garantir que você esteja preparado e que sua localização não seja diferente. Isso significa verificar se o espaço em si e tudo o que você precisa usar durante a revisão do projeto estão no lugar.

Este último ponto é particularmente importante se você quiser evitar atrasos durante a reunião. Por exemplo, se você deseja que membros remotos participem, você precisará configurar o equipamento necessário com antecedência. O mesmo vale para itens como quadros brancos, slides e assim por diante.

Quanto ao local para escolher, provavelmente você vai querer ficar na casa, se possível, para minimizar custos e logística. Contanto que você tenha espaço suficiente para acomodar todos os participantes e qualquer equipamento de que precise, você estará pronto.

Com isso em mente, vamos repassar alguns pontos para ajudá-lo a lidar com essa tarefa de maneira ordenada:

1. Escolha um local e certifique-se de que estará disponível no horário da reunião.
2. Informe seus participantes onde a reunião será realizada.
3. Faça uma lista de todos os equipamentos de que você precisa e verifique os itens à medida que os protege.

Se você vai ter vários membros participando virtualmente, você também pode considerar o uso de um aplicativo de teleconferência para que eles possam ouvir e participar. O Google Meet é uma ótima opção:

Além disso, certifique-se de testar todo o software e itens de que você precisa antes de chegar o dia da reunião, só para garantir!

Etapa 4: Faça uma lista de perguntas para estruturar a discussão

Se não estiver preparado, as reuniões podem ocupar muito do seu tempo. A jogada inteligente é ir para a revisão do projeto sabendo quais tópicos você deseja abordar e em que ordem.

Além disso, reuniões mais curtas têm menos probabilidade de cansar os participantes, o que significa que eles estarão mais focados. Isso funciona perfeitamente se você programar revisões periódicas, já que não será necessário cobrir tanto terreno durante cada uma delas.

Uma das melhores maneiras de planejar o conteúdo de sua reunião é estruturá-la em torno de questões específicas. Vejamos alguns exemplos:

1. O progresso do seu design corresponde ao marco atual do projeto?
2. Você tem algum feedback positivo ou negativo sobre o design como ele está?
3. Quais você acha que devem ser nossos próximos passos?

Como você pode ver, essas perguntas fornecem um esboço que inclui uma verificação do progresso, uma revisão da usabilidade do seu design e uma discussão de feedback. Nas próximas três etapas, iremos elaborar essas questões, para que você tenha uma ideia melhor de como apresentá-las à sua equipe.

Etapa 5: Certifique-se de que todos saibam como o projeto está atualmente

A melhor maneira de iniciar a maioria das reuniões de design é colocar o resto da sua equipe a par do seu progresso. Dessa forma, todos poderão acompanhar a discussão sem a necessidade de retrocesso.

Isso é particularmente importante se você pretende incluir membros de fora da equipe de design na reunião (o que você deve fazer!). Passar um pouco de tempo discutindo seu marco atual, seu progresso anterior e quaisquer atrasos pode garantir que a reunião ocorra sem problemas.

Vejamos algumas dicas para ajudá-lo a fornecer uma recapitulação concisa e atraente:

1. Seja honesto sobre seu nível atual de progresso.
2. Discuta quaisquer problemas com os quais você tenha lidado recentemente ou que esteja enfrentando agora.
3. Seja conciso para que você possa mergulhar no restante da revisão e a equipe possa começar a participar.

Não se preocupe se você não tiver tempo para cobrir tudo o que precisa durante esta seção introdutória - você terá a chance de mergulhar nos detalhes mais tarde.

Etapa 6: Ouça o feedback de sua equipe

Depois de passar para a seção de feedback, você precisa se certificar de que está levando em consideração os comentários de sua equipe. Eles provavelmente terão reações positivas e negativas ao seu trabalho, e ambas são igualmente importantes.

Permanecer aberto a feedback é fundamental para detectar erros que você possa ter perdido ou até mesmo para ter novas ideias. Obviamente, como esta é uma revisão de design, você precisará fazer mais do que apenas ouvir. Aqui estão algumas dicas para navegar pela rodada de feedback de sua reunião:

1. Se possível, faça uma lista de perguntas específicas sobre o seu design para fazer a bola rolar (por exemplo, “você gosta deste cabeçalho e, se não, por quê?”).
2. Peça aos participantes que escrevam seus pensamentos para que você possa revisá-los mais tarde em um ritmo mais tranquilo.
3. Ande pela sala e dê a todos alguns minutos para compartilharem seus pensamentos abertamente, sem medo de represálias.

Para esta etapa, você precisará manter seus sentimentos na porta para progredir. Você provavelmente vai ouvir críticas, e não levar isso para o lado pessoal é a chave para ser objetivo. Lembre-se - não se trata totalmente de você, mas do que é melhor para o projeto.

Etapa nº 7: Acompanhamento após sua revisão

Neste estágio, você já avisou o restante da sua equipe sobre o seu progresso e ouviu o feedback deles. Tudo o que resta é você e os outros líderes de projeto levarem tudo em consideração e tomarem decisões com base nessas informações.

Se você conseguir chegar a um consenso durante a reunião, você vai querer fazer o acompanhamento com o resto de sua equipe depois, apenas para fazer a bola rolar. Isso permite que você verifique se eles se lembram do que foi discutido e também que você saiba que você valoriza o feedback deles.

Assim como na etapa dois, um simples e-mail costuma ser suficiente para fazer isso. Aqui estão algumas dicas sobre o que incluir:

1. Agradeça a todos por seu tempo e contribuição.
2. Proponha uma data para sua próxima revisão de design, caso ainda não tenha sido definida.
3. Peça-lhes que entrem em contato com você se tiverem alguma dúvida sobre o que foi discutido.

Lembre-se de que você também pode usar um aplicativo para lidar com o fim do agendamento, como NeedToMeet. Existem também outras opções (mais simples), como a configuração de uma agenda de grupo no G Suite:

O calendário da plataforma também permite configurar lembretes, o que a torna perfeita para o agendamento de reuniões.

Conclusão

Certificar-se de que o design do seu projeto está correto é fundamental para o seu sucesso, e realizar uma reunião de revisão do design é uma maneira fácil de verificar com todos os envolvidos. As reuniões regulares permitirão que os membros da equipe estejam na mesma página e também podem ajudar a facilitar avanços dentro do projeto.

Estas são as sete etapas que você precisa manter em mente para acertar sua próxima revisão de design:

1. Descubra quem precisa estar lá.
2. Defina uma data e certifique-se de que todos saibam.
3. Prepare o local para sua revisão.
4. Faça uma lista de perguntas para estruturar a discussão.
5. Certifique-se de que todos estejam atualizados sobre o projeto.
6. Ouça o feedback de sua equipe.
7. Acompanhamento após sua revisão.

Você tem alguma dúvida sobre como se sair bem em sua próxima revisão de design? Escolha nossos cérebros na seção de comentários abaixo!

Imagem em miniatura do artigo por 0beron / shutterstock.com.