Ace la tua prossima revisione del design con questa semplice guida

Le revisioni del design sono una parte importante di ogni progetto. Consentono a tutto il tuo team di tenere il passo con i tuoi progressi e danno anche loro l'opportunità di ricevere un feedback prezioso sul loro lavoro recente. Inoltre, queste recensioni possono anche aiutare a garantire che tutti siano sulla stessa pagina per quanto riguarda il design del progetto. Il problema è che, proprio come con qualsiasi altro tipo di riunione, tenere una revisione produttiva del progetto può essere complicato.

In questo articolo parleremo di cosa sono le revisioni del design e di come possono aiutarti a creare prodotti migliori. Quindi, tratteremo sette passaggi che possono aiutarti a superare la tua prossima revisione del design senza sudare. Facciamo un salto!

Che cos'è una revisione del design (e come può aiutarti)?

Le revisioni del progetto sono riunioni cardine più tipiche di grandi team e progetti. Ad esempio, se stai lavorando a un sito Web o a un'app, una riunione di revisione può aiutare il tuo team a valutare se ci sono problemi da risolvere con il design e se sei pronto per passare al passaggio successivo.

Potresti non goderti le riunioni, ma le revisioni del design possono essere cruciali per garantire che il tuo progetto sia sulla buona strada. Inoltre, possono anche essere un vantaggio in altri modi, come ad esempio:

• Consentendoti di identificare e correggere gli errori.
• Fornire un'opportunità dedicata per il team building.

Naturalmente, non tutti i team o i progetti sono adatti a questo tipo di riunioni. Ad esempio, se hai scadenze ravvicinate, potresti non essere in grado di radunare la squadra una volta, figuriamoci più volte. Tuttavia, se hai un po' di respiro, considera di tenere una riunione di revisione. Rimarrai sorpreso dai benefici che porterà. A tal fine, tratteremo alcuni passaggi per aiutarti a iniziare nella sezione successiva.

Ace La tua prossima revisione del design in 7 passaggi

Se non sei mai stato coinvolto in una revisione del design prima, non preoccuparti. Questi passaggi possono ancora esserti utili se stai cercando di pianificarne uno per il tuo team e ti spiegheremo perché ognuno di essi è cruciale. Cominciamo parlando dei partecipanti.

Passaggio 1: scopri chi deve essere presente

Il primo passo per qualsiasi riunione di successo è capire chi deve essere presente. Nella maggior parte dei casi, non vorrai che l'intero team sia presente, poiché alcuni di loro potrebbero non avere nulla a che fare con il processo.

Con questo in mente, devi considerare attentamente quante persone inviti alla tua revisione del design. Se mantieni le cose piccole, le decisioni possono essere prese più velocemente, ma invitare più persone potrebbe essere migliore dal punto di vista del brainstorming.

Come regola generale, probabilmente non vuoi più di 20 persone nella stanza a meno che tu non stia tenendo una riunione a livello aziendale (un esempio estremo, ammettiamolo). Nella maggior parte dei casi, ciò dovrebbe coprire l'intero team di progettazione e tutti gli altri membri pertinenti. Ora parliamo di come scegliere questi partecipanti aggiuntivi:

1. Poiché probabilmente dovrai prendere decisioni sul futuro del progetto, dovrai includere le persone che possono prenderle, come il tuo team leader o i capi dipartimento.
2. Se stai lavorando a un progetto web o a un'app, probabilmente vorrai che alcuni sviluppatori siano presenti nella stanza in modo da poter parlare di eventuali problemi di usabilità con il tuo design.

In questa fase, ti consigliamo di creare un elenco di persone e ottenere le loro informazioni di contatto (se necessario) prima del passaggio numero due.

Passaggio 2: imposta una data e assicurati che tutti i partecipanti lo sappiano

Non appena i tuoi partecipanti sono stati risolti, devi iniziare a pensare a potenziali date. Le revisioni del design non sono il tipo di eventi che puoi programmare con breve preavviso, o almeno non dovresti farlo se vuoi che siano produttivi.

Idealmente, pianificherai la tua revisione con largo anticipo in modo che i partecipanti possano informarti su eventuali problemi e tutti abbiano il tempo di cancellare i loro programmi. Puoi anche rendere periodico questo tipo di incontro, in modo che il tuo team possa incontrarsi prima di traguardi significativi e il processo diventi parte della tua routine.

Pianificare una riunione con un numero elevato di partecipanti può diventare complicato, ma ci sono modi per aggirarlo. Ad esempio, puoi utilizzare un'app come NeedToMeet in modo che l'intero team possa rispondere e informarti su eventuali conflitti di tempistica:

Se preferisci limitarti alle e-mail per organizzare l'evento, ricorda che ci sono alcune informazioni chiave che devi includere nel tuo messaggio, come:

1. La data e l'ora specifica della riunione.
2. Chiedere ai partecipanti di RSVP, che è particolarmente importante per quei membri che devono approvare le decisioni.
3. Se possibile, includi una bozza dei punti che tratterai in modo che tutti possano venire preparati.

Ora che hai un appuntamento, è il momento di iniziare a pensare a considerazioni pratiche, come il luogo per la tua recensione.

Passaggio 3: prepara la posizione per la tua recensione

Riunioni di successo significano assicurarsi di essere preparati e la tua posizione non è diversa. Ciò significa assicurarsi che sia lo spazio stesso che tutto ciò che sarà necessario utilizzare durante la revisione del progetto siano a posto.

Quest'ultimo punto è particolarmente importante se si desidera evitare ritardi durante la riunione. Ad esempio, se hai intenzione di far partecipare membri remoti, dovrai configurare l'attrezzatura necessaria in anticipo. Lo stesso vale per elementi come lavagne, diapositive e così via.

Per quanto riguarda la posizione da scegliere, probabilmente vorrai rimanere in casa, se possibile, per ridurre al minimo i costi e la logistica. Finché avrai abbastanza spazio per ospitare tutti i tuoi partecipanti e qualsiasi attrezzatura di cui avrai bisogno, sarai pronto.

Con questo in mente, esaminiamo alcuni punti per aiutarti ad affrontare questo compito in modo ordinato:

1. Scegli un luogo e assicurati che sia disponibile all'ora della riunione.
2. Informa i tuoi partecipanti dove si terrà la riunione.
3. Fai un elenco di tutte le attrezzature di cui avrai bisogno e spunta gli oggetti mentre li proteggi.

Se hai intenzione di avere più membri che partecipano virtualmente, potresti anche prendere in considerazione l'utilizzo di un'app di teleconferenza in modo che possano ascoltare e partecipare. Google Meet è un'ottima opzione:

Inoltre, assicurati di testare tutto il software e gli elementi di cui avrai bisogno prima che arrivi il giorno dell'incontro, per ogni evenienza!

Passaggio 4: formula un elenco di domande per strutturare la discussione

Se lasciati impreparati, le riunioni possono richiedere molto tempo. La mossa intelligente è entrare nella revisione del progetto sapendo quali argomenti vuoi affrontare e in quale ordine.

Inoltre, è meno probabile che riunioni più brevi stanchino i partecipanti, il che significa che saranno più concentrati. Questo funziona perfettamente se pianifichi revisioni periodiche, dal momento che non avrai bisogno di coprire così tanto terreno durante ciascuna di esse.

Uno dei modi migliori per pianificare il contenuto della riunione è strutturarlo attorno a domande specifiche. Diamo un'occhiata ad alcuni esempi:

1. Lo stato di avanzamento del tuo design corrisponde all'attuale pietra miliare del progetto?
2. Hai feedback positivi o negativi sul design così com'è?
3. Quali pensi che dovrebbero essere i nostri prossimi passi?

Come puoi vedere, queste domande forniscono uno schema di massima che include un controllo dello stato di avanzamento, una revisione dell'usabilità del tuo progetto e una discussione di feedback. Nei prossimi tre passaggi, approfondiremo queste domande, così avrai un'idea migliore di come presentarle al tuo team.

Passaggio n. 5: assicurati che tutti sappiano come è attualmente il progetto

Il modo migliore per dare il via alla maggior parte delle riunioni di progettazione è portare il resto della tua squadra al passo con i tuoi progressi. In questo modo, tutti saranno in grado di tenere il passo con la discussione senza la necessità di tornare sui propri passi.

Questo è particolarmente importante se hai intenzione di includere membri esterni al team di progettazione nella riunione (cosa che dovresti!). Trascorrere un po' di tempo a discutere del tuo traguardo attuale, dei tuoi progressi passati e di eventuali ritardi può garantire che la riunione si svolga senza intoppi.

Copriamo alcuni suggerimenti per aiutarti a fornire un riassunto conciso e avvincente:

1. Sii onesto sul tuo attuale livello di progresso.
2. Discuti di eventuali problemi che hai affrontato di recente o che stai affrontando in questo momento.
3. Sii conciso in modo da poterti immergere nel resto della recensione e il team può iniziare a partecipare.

Non preoccuparti se non hai tempo per coprire tutto ciò di cui hai bisogno durante questa sezione introduttiva: avrai la possibilità di approfondire i dettagli in seguito.

Passaggio n. 6: ascolta il feedback del tuo team

Una volta passato alla sezione feedback, devi assicurarti di prendere in considerazione le osservazioni del tuo team. Probabilmente avranno reazioni sia positive che negative al tuo lavoro, ed entrambi sono ugualmente importanti.

Rimanere aperti al feedback è fondamentale per individuare errori che potresti aver perso o anche per trovare nuove idee. Ovviamente, poiché questa è una revisione del design, dovrai fare di più che ascoltare. Ecco alcuni suggerimenti per navigare attraverso il ciclo di feedback della riunione:

1. Se possibile, crea un elenco di domande specifiche sul tuo progetto per far girare la palla (ad esempio "ti piace questa intestazione e, in caso contrario, perché?").
2. Chiedi ai partecipanti di scrivere i loro pensieri in modo da poterli rivedere in seguito a un ritmo più tranquillo.
3. Fai il giro della stanza e concedi a tutti qualche minuto per condividere apertamente i propri pensieri senza timore di rappresaglie.

Per questo passaggio, dovrai tenere i tuoi sentimenti alla porta per fare progressi. Probabilmente ascolterai critiche e non prenderle sul personale è la chiave per essere obiettivi. Ricorda: non si tratta completamente di te, ma di ciò che è meglio per il progetto.

Passaggio n. 7: follow-up dopo la tua revisione

A questo punto, hai già informato il resto della tua squadra dei tuoi progressi e hai ascoltato il loro feedback. Tutto ciò che resta da fare è che tu e gli altri capi progetto prendiate in considerazione tutto e prendiate decisioni basate su tali informazioni.

Se riesci a raggiungere un consenso durante l'incontro, ti consigliamo di seguire il resto della tua squadra in seguito, solo per far girare la palla. Ciò ti consente di verificare se ricordano ciò che è stato discusso e di far loro sapere che apprezzi il loro feedback.

Come per il passaggio numero due, spesso è sufficiente una semplice e-mail per farlo. Ecco un paio di suggerimenti su cosa includere:

1. Grazie a tutti per il loro tempo e contributo.
2. Proponi una data per la tua prossima revisione del design, se non è ancora stata scolpita nella pietra.
3. Chiedi loro di contattarti se hanno domande di follow-up su ciò che è stato discusso.

Ricorda, puoi anche utilizzare un'app per gestire la fine della pianificazione delle cose, come NeedToMeet. Esistono anche altre opzioni (più semplici) come l'impostazione di un calendario di gruppo in G Suite:

Il calendario della piattaforma ti consente anche di configurare i promemoria, il che lo rende perfetto per la pianificazione delle riunioni.

Conclusione

Assicurarti di ottenere il design corretto del tuo progetto è fondamentale per il suo successo e tenere una riunione di revisione del design è un modo semplice per verificare con tutte le persone coinvolte. Riunioni regolari consentiranno ai membri del team di essere sulla stessa pagina e possono anche aiutare a facilitare le scoperte all'interno del progetto.

Questi sono i sette passaggi che devi tenere a mente per superare la tua prossima revisione del design:

1. Scopri chi deve essere presente.
2. Fissa una data e assicurati che tutti lo sappiano.
3. Prepara la posizione per la tua recensione.
4. Prepara un elenco di domande per strutturare la discussione.
5. Assicurati che tutti siano aggiornati sul progetto.
6. Ascolta il feedback del tuo team.
7. Follow-up dopo la tua recensione.

Hai domande su come superare la tua prossima revisione del design? Scegli il nostro cervello nella sezione commenti qui sotto!

Immagine in miniatura dell'articolo di 0beron / shutterstock.com.