Ace รีวิวการออกแบบครั้งต่อไปของคุณด้วยคำแนะนำง่ายๆ นี้

บทวิจารณ์การออกแบบเป็นส่วนสำคัญของทุกโครงการ สิ่งเหล่านี้ช่วยให้ทั้งทีมของคุณสามารถติดตามความคืบหน้าของคุณ และยังเปิดโอกาสให้พวกเขาได้รับคำติชมอันมีค่าเกี่ยวกับงานล่าสุดของพวกเขา ยิ่งไปกว่านั้น บทวิจารณ์เหล่านี้ยังช่วยให้แน่ใจว่าทุกคนมีความเข้าใจตรงกันเกี่ยวกับการออกแบบโครงการ ปัญหาก็คือ เช่นเดียวกับการประชุมประเภทอื่น การตรวจสอบการออกแบบที่มีประสิทธิผลอาจเป็นเรื่องยาก

ในบทความนี้ เราจะพูดถึงรีวิวการออกแบบและวิธีที่จะช่วยให้คุณสร้างผลิตภัณฑ์ที่ดีขึ้น จากนั้นเราจะพูดถึงเจ็ดขั้นตอนที่สามารถช่วยให้คุณเก่งในการทบทวนการออกแบบครั้งต่อไปโดยไม่ต้องเหนื่อย กระโดดเข้าไปกันเถอะ!

การทบทวนการออกแบบคืออะไร (และจะช่วยคุณได้อย่างไร)?

การตรวจทานการออกแบบเป็นการประชุมหลักสำคัญสำหรับทีมและโครงการขนาดใหญ่ ตัวอย่างเช่น หากคุณกำลังทำงานบนเว็บไซต์หรือแอป การประชุมทบทวนสามารถช่วยทีมของคุณประเมินว่ามีปัญหาใด ๆ ในการออกแบบหรือไม่ และหากคุณพร้อมที่จะก้าวไปสู่ขั้นตอนต่อไป

คุณอาจไม่สนุกกับการประชุม แต่การตรวจทานการออกแบบอาจมีความสำคัญอย่างยิ่งเพื่อให้แน่ใจว่าโครงการของคุณเป็นไปตามแผน นอกจากนี้ยังสามารถเป็นประโยชน์ในรูปแบบอื่นเช่น:

• ช่วยให้คุณระบุและแก้ไขข้อผิดพลาดได้
• ให้โอกาสเฉพาะสำหรับการสร้างทีม

แน่นอนว่าไม่ใช่ทุกทีมหรือทุกโครงการจะเหมาะกับการประชุมประเภทนี้ ตัวอย่างเช่น หากคุณมีกำหนดส่งที่คับแคบ คุณอาจไม่สามารถรวมทีมได้เพียงครั้งเดียว นับประสาหลายๆ ครั้ง อย่างไรก็ตาม หากคุณมีช่องว่างเล็กน้อย ให้พิจารณาจัดประชุมทบทวน คุณจะประหลาดใจกับประโยชน์ที่จะได้รับ ด้วยเหตุนี้ เราจะอธิบายขั้นตอนบางอย่างเพื่อช่วยคุณในการเริ่มต้นในส่วนถัดไป

Ace รีวิวการออกแบบครั้งต่อไปของคุณใน 7 ขั้นตอน

หากคุณไม่เคยมีส่วนร่วมในการตรวจสอบการออกแบบมาก่อน ไม่ต้องกังวล ขั้นตอนเหล่านี้ยังคงมีประโยชน์สำหรับคุณหากคุณต้องการวางแผนสำหรับทีมของคุณ และเราจะอธิบายว่าทำไมแต่ละขั้นตอนจึงมีความสำคัญ เริ่มต้นด้วยการพูดคุยเกี่ยวกับผู้เข้าร่วม

ขั้นตอนที่ #1: คิดออกว่าใครต้องอยู่ที่นั่น

ขั้นตอนแรกในการประชุมที่ประสบความสำเร็จคือการค้นหาว่าใครต้องอยู่ที่นั่น ในกรณีส่วนใหญ่ คุณจะไม่ต้องการให้ทั้งทีมของคุณเข้าร่วม เนื่องจากบางคนอาจไม่มีส่วนเกี่ยวข้องกับกระบวนการนี้

เมื่อคำนึงถึงเรื่องนี้แล้ว คุณต้องพิจารณาอย่างรอบคอบถึงจำนวนคนที่คุณเชิญให้มาตรวจทานการออกแบบของคุณ หากคุณเก็บเรื่องเล็กๆ น้อยๆ ไว้ การตัดสินใจก็สามารถทำได้เร็วขึ้น แต่การเชิญชวนผู้คนจำนวนมากขึ้นอาจดีกว่าจากมุมมองการระดมความคิด

ตามหลักการทั่วไป คุณอาจจะไม่ต้องการคนมากกว่า 20 คนในห้องนั้น เว้นแต่คุณจะจัดการประชุมทั่วทั้งบริษัท ในกรณีส่วนใหญ่ ข้อมูลดังกล่าวควรครอบคลุมทั้งทีมออกแบบของคุณและสมาชิกที่เกี่ยวข้องอื่นๆ ตอนนี้ เรามาพูดถึงวิธีเลือกผู้เข้าร่วมเพิ่มเติมเหล่านี้กัน:

1. เนื่องจากคุณอาจต้องตัดสินใจเกี่ยวกับอนาคตของโครงการ คุณจึงต้องรวมคนที่สามารถตัดสินใจได้ เช่น หัวหน้าทีมหรือหัวหน้าแผนก
2. หากคุณกำลังทำโปรเจ็กต์เว็บหรือแอป คุณอาจต้องการให้นักพัฒนาบางคนอยู่ในห้องเพื่อที่คุณจะได้พูดคุยเกี่ยวกับปัญหาการใช้งานกับการออกแบบของคุณ

ในขั้นตอนนี้ คุณจะต้องสร้างรายชื่อบุคคลและรับข้อมูลการติดต่อ (ถ้าจำเป็น) ก่อนขั้นตอนที่สอง

ขั้นตอนที่ #2: กำหนดวันที่และทำให้แน่ใจว่าผู้เข้าร่วมทุกคนรู้เกี่ยวกับมัน

ทันทีที่ผู้เข้าร่วมของคุณได้รับการแยกออก คุณต้องเริ่มคิดถึงวันที่ที่เป็นไปได้ การตรวจทานการออกแบบไม่ใช่ประเภทของกิจกรรมที่คุณสามารถกำหนดเวลาได้ในเวลาอันสั้น หรืออย่างน้อยคุณก็ไม่ควรทำหากต้องการให้มีประสิทธิผล

ตามหลักการแล้ว คุณจะต้องจัดกำหนดการการตรวจทานของคุณล่วงหน้า เพื่อให้ผู้เข้าร่วมสามารถแจ้งปัญหาต่างๆ ได้ และทุกคนจะมีเวลาเคลียร์กำหนดการ คุณยังสามารถจัดการประชุมประเภทนี้เป็นระยะ เพื่อให้ทีมของคุณสามารถพบกันได้ก่อนเหตุการณ์สำคัญ และกระบวนการนี้จะกลายเป็นส่วนหนึ่งของกิจวัตรของคุณ

การจัดตารางการประชุมกับผู้เข้าร่วมจำนวนมาก อาจเป็น เรื่องยาก แต่ก็มีวิธีแก้ไข ตัวอย่างเช่น คุณสามารถใช้แอปเช่น NeedToMeet เพื่อให้ทั้งทีมสามารถตอบกลับและแจ้งให้คุณทราบเกี่ยวกับความขัดแย้งเรื่องเวลา:

หากคุณต้องการใช้อีเมลในการจัดงาน โปรดจำไว้ว่ามีข้อมูลสำคัญสองสามชิ้นที่คุณต้องรวมไว้ในข้อความของคุณ เช่น:

1. วันและเวลาเฉพาะของการประชุม
2. ขอให้ผู้เข้าร่วม RSVP ซึ่งเป็นสิ่งสำคัญอย่างยิ่งสำหรับสมาชิกที่ต้องการอนุมัติการตัดสินใจ
3. ถ้าเป็นไปได้ ให้ใส่โครงร่างคร่าวๆ ของประเด็นที่คุณจะพูดถึงเพื่อให้ทุกคนเตรียมตัวได้

เมื่อคุณมีนัดแล้ว ก็ถึงเวลาเริ่มคิดถึงข้อควรพิจารณาในทางปฏิบัติ เช่น สถานที่สำหรับรีวิวของคุณ

ขั้นตอนที่ #3: เตรียมสถานที่สำหรับรีวิวของคุณ

การประชุมที่ประสบความสำเร็จเป็นเรื่องของการเตรียมตัวให้พร้อม และตำแหน่งของคุณก็ไม่ต่างกัน นั่นหมายถึงต้องแน่ใจว่าทั้งพื้นที่ และ สิ่งที่คุณจำเป็นต้องใช้ในระหว่างการตรวจสอบการออกแบบอยู่ในสถานที่

ประเด็นสุดท้ายนี้มีความสำคัญอย่างยิ่งหากคุณต้องการหลีกเลี่ยงความล่าช้าในระหว่างการประชุม ตัวอย่างเช่น หากคุณต้องการให้สมาชิกระยะไกลเข้าร่วม คุณจะต้องตั้งค่าอุปกรณ์ที่จำเป็นล่วงหน้า เช่นเดียวกับรายการต่างๆ เช่น ไวท์บอร์ด สไลด์ และอื่นๆ

สำหรับสถานที่ที่จะเลือก คุณอาจต้องการอยู่ในบ้านถ้าเป็นไปได้เพื่อลดต้นทุนและการขนส่ง ตราบใดที่คุณมีพื้นที่เพียงพอสำหรับผู้เข้าร่วมทั้งหมดและอุปกรณ์ใดๆ ที่คุณต้องการ คุณก็จะพร้อม

โดยคำนึงถึงประเด็นนี้ มาดูบางประเด็นเพื่อช่วยคุณจัดการกับงานนี้อย่างมีระเบียบ:

1. เลือกสถานที่และให้แน่ใจว่าจะว่างเมื่อถึงเวลานัดพบ
2. แจ้งผู้เข้าร่วมประชุมของคุณว่าจะจัดประชุมที่ไหน
3. ทำรายการอุปกรณ์ทั้งหมดที่คุณต้องการ และตรวจสอบรายการในขณะที่คุณรักษาความปลอดภัย

หากคุณกำลังจะมีสมาชิกหลายคนเข้าร่วมเสมือนจริง คุณอาจต้องการพิจารณาใช้แอปการประชุมทางไกลเพื่อให้พวกเขาสามารถฟังและเข้าร่วมได้ Google Meet เป็นตัวเลือกที่ยอดเยี่ยม:

นอกจากนี้ อย่าลืมทดสอบซอฟต์แวร์และรายการทั้งหมดที่คุณต้องการ ก่อนที่จะถึง วันประชุม เผื่อไว้!

ขั้นตอนที่ #4: คิดรายการคำถามเพื่อจัดโครงสร้างการสนทนา

หากไม่ได้เตรียมตัวไว้ การประชุมอาจใช้เวลานาน แนวทางที่ชาญฉลาดคือการเข้าไปตรวจสอบการออกแบบของคุณ โดยรู้ว่าหัวข้อใดที่คุณต้องการจัดการ และลำดับใด

นอกจากนี้ การประชุมที่สั้นลงจะทำให้ผู้เข้าร่วมของคุณเหนื่อยน้อยลง ซึ่งหมายความว่าพวกเขาจะมีสมาธิมากขึ้น วิธีนี้ใช้ได้ผลดีหากคุณกำหนดเวลาการตรวจทานตามวาระ เนื่องจากคุณไม่จำเป็นต้องครอบคลุมเนื้อหามากในแต่ละช่วงเวลา

วิธีที่ดีที่สุดวิธีหนึ่งในการวางแผนเนื้อหาการประชุมคือการจัดโครงสร้างตามคำถามที่เฉพาะเจาะจง ลองดูตัวอย่างบางส่วน:

1. ความคืบหน้าของการออกแบบของคุณตรงกับเหตุการณ์สำคัญในปัจจุบันของโครงการหรือไม่?
2. คุณมีข้อเสนอแนะในเชิงบวกหรือเชิงลบเกี่ยวกับการออกแบบหรือไม่?
3. คุณคิดว่าขั้นตอนต่อไปของเราควรเป็นอย่างไร?

อย่างที่คุณเห็น คำถามเหล่านี้มีโครงร่างคร่าวๆ ซึ่งรวมถึงการตรวจสอบความคืบหน้า การทบทวนความสามารถในการใช้งานของการออกแบบ และการอภิปรายผลตอบรับ ในสามขั้นตอนถัดไป เราจะอธิบายคำถามเหล่านี้อย่างละเอียด เพื่อให้คุณมีแนวคิดที่ดีขึ้นในการนำเสนอต่อทีมของคุณ

ขั้นตอนที่ #5: ตรวจสอบให้แน่ใจว่าทุกคนรู้ว่าโครงการนี้เป็นอย่างไร

วิธีที่ดีที่สุดในการเริ่มต้นการประชุมด้านการออกแบบส่วนใหญ่คือการทำให้ทีมที่เหลือของคุณเร่งพัฒนาความก้าวหน้าของคุณ ด้วยวิธีนี้ ทุกคนจะสามารถติดตามการสนทนาได้โดยไม่ต้องย้อนรอย

นี่เป็นสิ่งสำคัญอย่างยิ่งหากคุณจะรวมสมาชิกจากภายนอกทีมออกแบบในการประชุม (ซึ่งคุณควร!) การใช้เวลาเพียงเล็กน้อยเพื่อพูดคุยเกี่ยวกับเป้าหมายปัจจุบัน ความคืบหน้าในอดีต และความล่าช้าใดๆ จะช่วยให้การประชุมดำเนินไปอย่างราบรื่น

มาพูดถึงเคล็ดลับเล็กๆ น้อยๆ ที่จะช่วยให้คุณสรุปผลที่กระชับและน่าสนใจกันเถอะ:

1. ซื่อสัตย์เกี่ยวกับระดับความก้าวหน้าในปัจจุบันของคุณ
2. พูดคุยถึงปัญหาที่คุณเพิ่งจัดการหรือที่คุณกำลังแก้ไขอยู่ในขณะนี้
3. กระชับเพื่อให้คุณสามารถดำดิ่งลงไปในบทวิจารณ์ที่เหลือ และทีมสามารถเริ่มมีส่วนร่วมได้

อย่ากังวลหากคุณไม่มีเวลาครอบคลุมทุกสิ่งที่จำเป็นในช่วงแนะนำส่วนนี้ – คุณจะได้รับโอกาสในการเจาะลึกรายละเอียดในภายหลัง

ขั้นตอนที่ #6: ฟังคำติชมของทีมคุณ

เมื่อคุณย้ายไปยังส่วนคำติชม คุณต้องแน่ใจว่าคุณกำลังนำความคิดเห็นของทีมมาพิจารณา พวกเขาน่าจะมีปฏิกิริยาตอบสนองทั้งด้านบวกและด้านลบต่องานของคุณ และทั้งคู่ก็มีความสำคัญเท่าเทียมกัน

การเปิดรับความคิดเห็นอย่างต่อเนื่องเป็นสิ่งสำคัญในการระบุข้อผิดพลาดที่คุณอาจพลาดไป หรือแม้แต่การคิดไอเดียใหม่ๆ แน่นอน เนื่องจากนี่คือการทบทวนการออกแบบ คุณจะต้องทำมากกว่าแค่ฟัง ต่อไปนี้คือเคล็ดลับสองสามข้อเพื่อนำทางผ่านรอบคำติชมของการประชุมของคุณ:

1. ถ้าเป็นไปได้ ให้เขียนรายการคำถามเฉพาะเกี่ยวกับการออกแบบของคุณเพื่อให้เกิดความน่าสนใจ (เช่น “คุณชอบส่วนหัวนี้หรือไม่ และถ้าไม่ใช่ เพราะเหตุใด”)
2. ขอให้ผู้เข้าร่วมประชุมจดความคิดของพวกเขาเพื่อให้คุณสามารถทบทวนในภายหลังได้อย่างสบาย ๆ
3. ไปรอบๆ ห้องและให้เวลาทุกคนสักครู่เพื่อแบ่งปันความคิดของพวกเขาอย่างเปิดเผยโดยไม่ต้องกลัวว่าจะถูกตอบโต้

สำหรับขั้นตอนนี้ คุณจะต้องเก็บความรู้สึกไว้ที่หน้าประตูเพื่อที่จะก้าวหน้า คุณอาจจะได้ยินคำวิพากษ์วิจารณ์ และการไม่ถือเอาสิ่งนั้นเป็นการส่วนตัวเป็นกุญแจสำคัญในการตั้งเป้าหมาย โปรดจำไว้ว่า มันไม่ได้เกี่ยวกับคุณทั้งหมด แต่เกี่ยวกับสิ่งที่ดีที่สุดสำหรับโครงการ

ขั้นตอนที่ #7: ติดตามผลหลังจากรีวิวของคุณ

ในขั้นตอนนี้ คุณทราบความคืบหน้าของทีมที่เหลือแล้ว และรับฟังความคิดเห็นจากพวกเขา เหลือเพียงคุณและหัวหน้าโครงการคนอื่นๆ ที่จะนำทุกอย่างมาพิจารณาและตัดสินใจตามข้อมูลนั้น

หากคุณสามารถบรรลุข้อตกลงร่วมกันได้ในระหว่างการประชุม คุณจะต้องติดตามผลกับส่วนที่เหลือในทีมของคุณในภายหลัง เพื่อให้ได้ผลดีที่สุด วิธีนี้ช่วยให้คุณตรวจสอบว่าพวกเขาจำสิ่งที่พูดคุยได้หรือไม่ และทำให้พวกเขารู้ว่าคุณให้ความสำคัญกับความคิดเห็นของพวกเขา

เช่นเดียวกับขั้นตอนที่สอง อีเมลธรรมดามักจะเพียงพอที่จะทำสิ่งนี้ให้สำเร็จ ต่อไปนี้คือเคล็ดลับสองสามข้อเกี่ยวกับสิ่งที่จะรวมไว้:

1. ขอบคุณทุกคนสำหรับเวลาและการป้อนข้อมูล
2. เสนอวันที่สำหรับการตรวจทานการออกแบบครั้งต่อไปของคุณ หากยังไม่มีกำหนด
3. ขอให้พวกเขาติดต่อคุณหากมีคำถามติดตามผลเกี่ยวกับสิ่งที่ได้พูดคุยกัน

โปรดจำไว้ว่า คุณยังสามารถใช้แอปเพื่อจัดการจุดสิ้นสุดของการจัดกำหนดการ เช่น NeedToMeet นอกจากนี้ยังมีตัวเลือกอื่นๆ (ที่ง่ายกว่า) เช่น การตั้งค่าปฏิทินกลุ่มใน G Suite:

ปฏิทินของแพลตฟอร์มยังช่วยให้คุณกำหนดค่าการเตือนความจำ ซึ่งทำให้เหมาะสำหรับการจัดกำหนดการประชุม

บทสรุป

การตรวจสอบให้แน่ใจว่าคุณออกแบบโปรเจ็กต์ได้ถูกต้องเป็นสิ่งสำคัญต่อความสำเร็จ และการจัดประชุมทบทวนการออกแบบเป็นวิธีที่ง่ายในการตรวจสอบกับทุกคนที่เกี่ยวข้อง การประชุมเป็นประจำจะช่วยให้สมาชิกในทีมเข้าใจตรงกัน และยังช่วยอำนวยความสะดวกในการบุกเบิกภายในโครงการอีกด้วย

นี่คือเจ็ดขั้นตอนที่คุณต้องจำไว้เพื่อทบทวนการออกแบบครั้งต่อไปของคุณ:

1. คิดออกว่าใครต้องการที่จะอยู่ที่นั่น
2. กำหนดวันที่และทำให้แน่ใจว่าทุกคนรู้เกี่ยวกับมัน
3. เตรียมสถานที่สำหรับรีวิวของคุณ
4. คิดรายการคำถามเพื่อจัดโครงสร้างการสนทนา
5. ตรวจสอบให้แน่ใจว่าทุกคนได้รับข้อมูลล่าสุดเกี่ยวกับโครงการ
6. รับฟังความคิดเห็นจากทีมงานของคุณ
7. ติดตามผลหลังจากการตรวจสอบของคุณ

คุณมีคำถามใด ๆ เกี่ยวกับวิธีการตรวจสอบการออกแบบครั้งต่อไปของคุณหรือไม่? เลือกสมองของเราในส่วนความคิดเห็นด้านล่าง!

ภาพขนาดย่อของบทความโดย 0beron / shutterstock.com