Dapatkan Ulasan Desain Anda Selanjutnya Dengan Panduan Sederhana Ini

Tinjauan desain adalah bagian penting dari setiap proyek. Mereka memungkinkan seluruh tim Anda untuk mengejar kemajuan Anda, dan juga memberi mereka kesempatan untuk menerima umpan balik yang berharga tentang pekerjaan terbaru mereka. Terlebih lagi, ulasan ini juga dapat membantu memastikan semua orang memiliki pemahaman yang sama mengenai desain proyek. Masalahnya adalah, seperti halnya jenis rapat lainnya, mengadakan tinjauan desain yang produktif bisa jadi rumit.

Dalam artikel ini, kita akan berbicara tentang apa itu ulasan desain dan bagaimana ulasan itu dapat membantu Anda membuat produk yang lebih baik. Kemudian, kami akan membahas tujuh langkah yang dapat membantu Anda mendapatkan ulasan desain berikutnya tanpa harus bersusah payah. Mari kita melompat!

Apa itu Tinjauan Desain (Dan Bagaimana Ini Dapat Membantu Anda)?

Tinjauan desain adalah pertemuan penting yang lebih umum untuk tim dan proyek besar. Misalnya, jika Anda sedang mengerjakan situs web atau aplikasi, rapat peninjauan dapat membantu tim Anda mengevaluasi apakah ada kekusutan yang harus diselesaikan dengan desain, dan apakah Anda siap untuk melanjutkan ke langkah berikutnya.

Anda mungkin tidak menikmati rapat, tetapi tinjauan desain dapat menjadi sangat penting untuk memastikan proyek Anda berjalan sesuai rencana. Plus, mereka juga bisa menjadi keuntungan dengan cara lain, seperti:

• Memungkinkan Anda untuk mengidentifikasi dan memperbaiki kesalahan.
• Memberikan kesempatan khusus untuk membangun tim.

Secara alami, tidak semua tim atau proyek cocok untuk pertemuan semacam ini. Misalnya, jika Anda memiliki tenggat waktu yang ketat, Anda mungkin tidak dapat mengumpulkan tim satu kali, apalagi beberapa kali. Namun, jika Anda memiliki sedikit ruang untuk bernapas, pertimbangkan untuk mengadakan pertemuan tinjauan. Anda akan terkejut dengan manfaat yang akan dihasilkannya. Untuk itu, kami akan membahas beberapa langkah untuk membantu Anda memulai di bagian berikutnya.

Dapatkan Tinjauan Desain Berikutnya Anda dalam 7 Langkah

Jika Anda belum pernah terlibat dalam review desain sebelumnya, jangan khawatir. Langkah-langkah ini masih dapat berguna bagi Anda jika Anda ingin merencanakannya untuk tim Anda, dan kami akan menjelaskan mengapa masing-masing langkah itu penting. Mari kita mulai dengan berbicara tentang peserta.

Langkah #1: Cari Tahu Siapa yang Perlu Hadir

Langkah pertama untuk setiap pertemuan yang sukses adalah mencari tahu siapa yang perlu hadir. Dalam kebanyakan kasus, Anda tidak ingin seluruh tim Anda hadir, karena beberapa dari mereka mungkin tidak ada hubungannya dengan proses tersebut.

Dengan mengingat hal itu, Anda perlu mempertimbangkan dengan cermat berapa banyak orang yang Anda undang ke tinjauan desain Anda. Jika Anda menjaga hal-hal kecil, keputusan dapat dibuat lebih cepat, tetapi mengundang lebih banyak orang mungkin lebih baik dari perspektif brainstorming.

Sebagai aturan praktis, Anda mungkin tidak ingin lebih dari 20 orang di dalam ruangan kecuali Anda mengadakan rapat di seluruh perusahaan (contoh ekstrem, memang). Dalam kebanyakan kasus, itu harus mencakup seluruh tim desain Anda, dan anggota lain yang relevan. Sekarang, mari kita bicara tentang cara memilih peserta tambahan ini:

1. Karena Anda mungkin perlu membuat keputusan tentang masa depan proyek, Anda harus menyertakan orang-orang yang dapat membuatnya, seperti pemimpin tim atau kepala departemen Anda.
2. Jika Anda sedang mengerjakan proyek web atau aplikasi, Anda mungkin ingin beberapa pengembang berada di ruangan tersebut sehingga Anda dapat membicarakan masalah kegunaan apa pun dengan desain Anda.

Pada tahap ini, Anda ingin membuat daftar orang dan mendapatkan informasi kontak mereka (jika perlu) sebelum langkah nomor dua.

Langkah #2: Tetapkan Tanggal dan Pastikan Semua Peserta Mengetahuinya

Segera setelah peserta Anda disortir, Anda harus mulai memikirkan tanggal potensial. Tinjauan desain bukanlah jenis acara yang dapat Anda jadwalkan dalam waktu singkat, atau setidaknya Anda tidak boleh melakukannya jika Anda ingin acara tersebut produktif.

Idealnya, Anda akan menjadwalkan peninjauan jauh sebelumnya sehingga peserta dapat memberi tahu Anda tentang masalah apa pun, dan setiap orang memiliki waktu untuk mengosongkan jadwal mereka. Anda juga dapat membuat pertemuan semacam ini secara berkala, sehingga tim Anda dapat bertemu sebelum pencapaian yang signifikan, dan prosesnya menjadi bagian dari rutinitas Anda.

Menjadwalkan pertemuan dengan sejumlah besar peserta bisa menjadi rumit, tetapi ada beberapa cara untuk mengatasinya. Misalnya, Anda dapat menggunakan aplikasi seperti NeedToMeet sehingga seluruh tim dapat melakukan RSVP dan memberi tahu Anda tentang konflik waktu apa pun:

Jika Anda lebih suka menggunakan email untuk mengatur acara, ingatlah bahwa ada beberapa informasi penting yang perlu Anda sertakan dalam pesan Anda, seperti:

1. Tanggal dan waktu spesifik pertemuan.
2. Meminta peserta untuk RSVP, yang sangat penting bagi anggota yang perlu menyetujui keputusan.
3. Jika memungkinkan, sertakan garis besar poin-poin yang akan Anda bahas sehingga semua orang bisa bersiap.

Sekarang setelah Anda memiliki kencan, saatnya untuk mulai memikirkan pertimbangan praktis, seperti lokasi untuk ulasan Anda.

Langkah #3: Siapkan Lokasi untuk Ulasan Anda

Rapat yang sukses adalah tentang memastikan Anda siap, dan lokasi Anda tidak berbeda. Itu berarti memastikan baik ruang itu sendiri dan apa pun yang Anda perlukan untuk digunakan selama tinjauan desain ada di tempatnya.

Poin terakhir ini sangat penting jika Anda ingin menghindari penundaan selama pertemuan Anda. Misalnya, jika Anda ingin anggota jarak jauh bergabung, Anda harus menyiapkan peralatan yang diperlukan sebelumnya. Hal yang sama berlaku untuk item seperti papan tulis, slide, dan sebagainya.

Untuk lokasi mana yang harus dipilih, Anda mungkin ingin tinggal di rumah jika memungkinkan untuk meminimalkan biaya dan logistik. Selama Anda memiliki cukup ruang untuk menampung semua peserta dan peralatan apa pun yang Anda perlukan, Anda akan siap.

Dengan mengingat hal itu, mari kita membahas beberapa poin untuk membantu Anda menangani tugas ini secara teratur:

1. Pilih lokasi dan pastikan itu akan tersedia pada waktu rapat.
2. Beri tahu peserta Anda di mana rapat akan diadakan.
3. Buat daftar semua peralatan yang Anda perlukan, dan centang item saat Anda mengamankannya.

Jika Anda akan memiliki banyak anggota yang hadir secara virtual, Anda mungkin juga ingin mempertimbangkan untuk menggunakan aplikasi telekonferensi sehingga mereka dapat mendengarkan dan berpartisipasi. Google Meet adalah opsi yang bagus:

Plus, pastikan untuk menguji semua perangkat lunak dan item yang Anda perlukan sebelum hari pertemuan tiba, untuk berjaga-jaga!

Langkah #4: Buatlah Daftar Pertanyaan untuk Menyusun Diskusi

Jika dibiarkan tanpa persiapan, rapat dapat menghabiskan banyak waktu Anda. Langkah cerdas adalah masuk ke tinjauan desain Anda dengan mengetahui topik apa yang ingin Anda tangani, dan dalam urutan apa.

Selain itu, rapat yang lebih pendek cenderung tidak melelahkan peserta Anda, yang berarti mereka akan lebih fokus. Ini bekerja dengan sempurna jika Anda menjadwalkan tinjauan berkala, karena Anda tidak perlu membahas begitu banyak hal selama masing-masing tinjauan.

Salah satu cara terbaik untuk merencanakan konten rapat Anda adalah dengan menyusunnya berdasarkan pertanyaan-pertanyaan spesifik. Mari kita periksa beberapa contoh:

1. Apakah kemajuan desain Anda sesuai dengan pencapaian proyek saat ini?
2. Apakah Anda memiliki umpan balik positif atau negatif tentang desain saat ini?
3. Menurut Anda apa langkah kita selanjutnya?

Seperti yang Anda lihat, pertanyaan-pertanyaan ini memberi Anda garis besar kasar yang mencakup pemeriksaan kemajuan, tinjauan kegunaan desain Anda, dan diskusi umpan balik. Selama tiga langkah berikutnya, kami akan menguraikan pertanyaan-pertanyaan ini, sehingga Anda akan memiliki gagasan yang lebih baik tentang bagaimana menyajikannya kepada tim Anda.

Langkah #5: Pastikan Semua Orang Tahu Bagaimana Proyek Saat Ini

Cara terbaik untuk memulai sebagian besar rapat desain adalah dengan membawa tim Anda yang lain untuk mempercepat kemajuan Anda. Dengan begitu, semua orang akan dapat mengikuti diskusi tanpa perlu mundur.

Ini sangat penting jika Anda akan menyertakan anggota dari luar tim desain dalam rapat (yang seharusnya Anda lakukan!). Menghabiskan sedikit waktu untuk mendiskusikan pencapaian Anda saat ini, kemajuan masa lalu Anda, dan penundaan apa pun dapat memastikan rapat berjalan dengan lancar.

Mari kita bahas beberapa tips untuk membantu Anda menyampaikan rekap yang ringkas dan menarik:

1. Jujurlah tentang tingkat kemajuan Anda saat ini.
2. Diskusikan masalah apa pun yang Anda tangani baru-baru ini atau yang sedang Anda tangani saat ini.
3. Ringkaslah sehingga Anda dapat menyelami ulasan lainnya, dan tim dapat mulai berpartisipasi.

Jangan khawatir jika Anda tidak punya waktu untuk membahas semua yang Anda butuhkan selama bagian pengantar ini – Anda akan mendapatkan kesempatan untuk menyelami detailnya nanti.

Langkah #6: Dengarkan Umpan Balik Tim Anda

Setelah Anda pindah ke bagian umpan balik, Anda perlu memastikan bahwa Anda mempertimbangkan komentar tim Anda. Mereka kemungkinan akan memiliki reaksi positif dan negatif terhadap pekerjaan Anda, dan keduanya sama pentingnya.

Tetap terbuka terhadap umpan balik sangat penting untuk menemukan kesalahan yang mungkin Anda lewatkan, atau bahkan untuk memunculkan ide-ide baru. Tentu saja, karena ini adalah tinjauan desain, Anda perlu melakukan lebih dari sekadar mendengarkan. Berikut adalah beberapa tips untuk menavigasi melalui putaran umpan balik rapat Anda:

1. Jika memungkinkan, buatlah daftar pertanyaan spesifik tentang desain Anda untuk membuat bola menggelinding (mis. “Apakah Anda menyukai sundulan ini, dan jika tidak, mengapa?”).
2. Minta peserta untuk menuliskan pemikiran mereka sehingga Anda dapat meninjaunya nanti dengan lebih santai.
3. Kelilingi ruangan dan beri setiap orang beberapa menit untuk berbagi pemikiran mereka secara terbuka tanpa takut akan pembalasan.

Untuk langkah ini, Anda harus menjaga perasaan Anda di pintu untuk membuat kemajuan. Anda mungkin akan mendengar kritik, dan tidak menganggapnya pribadi adalah kunci untuk bersikap objektif. Ingat – ini bukan sepenuhnya tentang Anda, ini tentang apa yang terbaik untuk proyek tersebut.

Langkah # 7: Tindak Lanjut Setelah Ulasan Anda

Pada tahap ini, Anda sudah mengetahui kemajuan tim Anda, dan mendengar umpan balik mereka. Yang tersisa hanyalah Anda dan pemimpin proyek lainnya untuk mempertimbangkan semuanya dan membuat keputusan berdasarkan informasi tersebut.

Jika Anda berhasil mencapai konsensus selama rapat, Anda akan ingin menindaklanjuti dengan anggota tim Anda yang lain sesudahnya, hanya untuk membuat bola bergulir. Ini memungkinkan Anda untuk memeriksa apakah mereka mengingat apa yang telah didiskusikan, dan juga memberi tahu mereka bahwa Anda menghargai umpan balik mereka.

Seperti langkah nomor dua, email sederhana seringkali cukup untuk menyelesaikan ini. Berikut adalah beberapa tips tentang apa yang harus disertakan:

1. Terima kasih semuanya atas waktu dan masukannya.
2. Usulkan tanggal untuk tinjauan desain Anda berikutnya jika belum ditetapkan.
3. Minta mereka untuk menghubungi Anda jika mereka memiliki pertanyaan lanjutan tentang apa yang telah didiskusikan.

Ingat, Anda juga dapat menggunakan aplikasi untuk menangani akhir penjadwalan, seperti NeedToMeet. Ada juga opsi lain (lebih sederhana) seperti menyiapkan kalender grup di G Suite:

Kalender platform juga memungkinkan Anda untuk mengonfigurasi pengingat, yang membuatnya sempurna untuk menjadwalkan rapat.

Kesimpulan

Memastikan Anda mendapatkan desain proyek Anda dengan benar sangat penting untuk keberhasilannya, dan mengadakan pertemuan tinjauan desain adalah cara mudah untuk menghubungi semua orang yang terlibat. Pertemuan rutin akan memungkinkan anggota tim untuk berada di halaman yang sama, dan juga dapat membantu memfasilitasi terobosan dalam proyek.

Ini adalah tujuh langkah yang perlu Anda ingat untuk mendapatkan ulasan desain Anda berikutnya:

1. Cari tahu siapa yang perlu berada di sana.
2. Tetapkan tanggal dan pastikan semua orang mengetahuinya.
3. Siapkan lokasi untuk tinjauan Anda.
4. Buatlah daftar pertanyaan untuk menyusun diskusi.
5. Pastikan semua orang mengetahui proyek terbaru.
6. Dengarkan umpan balik tim Anda.
7. Tindak lanjuti setelah ulasan Anda.

Apakah Anda memiliki pertanyaan tentang bagaimana mendapatkan ulasan desain Anda selanjutnya? Pilih otak kita di bagian komentar di bawah!

Gambar thumbnail artikel oleh 0beron / shutterstock.com.