Ace votre prochaine revue de conception avec ce guide simple

Les revues de conception sont une partie importante de chaque projet. Ils permettent à toute votre équipe de se tenir au courant de vos progrès et leur donnent également la possibilité de recevoir de précieux commentaires sur leur travail récent. De plus, ces examens peuvent également aider à s'assurer que tout le monde est sur la même longueur d'onde concernant la conception du projet. Le problème est que, comme pour tout autre type de réunion, la tenue d'une revue de conception productive peut être délicate.

Dans cet article, nous allons parler de ce que sont les revues de conception et de la manière dont elles peuvent vous aider à créer de meilleurs produits. Ensuite, nous couvrirons sept étapes qui peuvent vous aider à réussir votre prochaine révision de conception sans transpirer. Allons-y !

Qu'est-ce qu'une revue de conception (et comment elle peut vous aider) ?

Les revues de conception sont des réunions d'étape qui sont plus typiques pour les grandes équipes et les grands projets. Par exemple, si vous travaillez sur un site Web ou une application, une réunion de révision peut aider votre équipe à évaluer s'il y a des problèmes à résoudre avec la conception et si vous êtes prêt à passer à l'étape suivante.

Vous n'aimez peut-être pas les réunions, mais les revues de conception peuvent être cruciales pour vous assurer que votre projet est sur la bonne voie. De plus, ils peuvent également être une aubaine à d'autres égards, tels que :

• Vous permettre d'identifier et de corriger les erreurs.
• Offrir une opportunité dédiée à la consolidation d'équipe.

Naturellement, toutes les équipes ou tous les projets ne sont pas adaptés à ce type de réunions. Par exemple, si vous avez des délais serrés, vous ne pourrez peut-être pas réunir l'équipe une seule fois, et encore moins plusieurs fois. Cependant, si vous avez un peu de marge de manœuvre, envisagez de tenir une réunion d'examen. Vous serez surpris des avantages qu'il apportera. À cette fin, nous couvrirons quelques étapes pour vous aider à démarrer dans la section suivante.

Ace votre prochaine revue de conception en 7 étapes

Si vous n'avez jamais participé à une revue de conception auparavant, ne vous inquiétez pas. Ces étapes peuvent toujours vous être utiles si vous cherchez à en planifier une pour votre équipe, et nous vous expliquerons pourquoi chacune d'entre elles est cruciale. Commençons par parler des participants.

Étape 1 : Déterminez qui doit être présent

La première étape d'une réunion réussie consiste à déterminer qui doit être présent. Dans la plupart des cas, vous ne voudrez pas que toute votre équipe soit présente, car certains d'entre eux peuvent n'avoir rien à voir avec le processus.

Dans cet esprit, vous devez examiner attentivement le nombre de personnes que vous invitez à votre examen de conception. Si vous gardez les choses petites, les décisions peuvent être prises plus rapidement, mais inviter plus de personnes peut être mieux du point de vue du brainstorming.

En règle générale, vous ne voulez probablement pas plus de 20 personnes dans la salle à moins que vous ne teniez une réunion à l'échelle de l'entreprise (un exemple extrême, certes). Dans la plupart des cas, cela devrait couvrir l'ensemble de votre équipe de conception et tout autre membre concerné. Voyons maintenant comment sélectionner ces participants supplémentaires :

1. Puisque vous aurez probablement besoin de prendre des décisions sur l'avenir du projet, vous devrez inclure les personnes qui peuvent les prendre, comme votre chef d'équipe ou les chefs de service.
2. Si vous travaillez sur un projet Web ou une application, vous voudrez probablement que certains des développeurs soient dans la salle afin que vous puissiez parler de tout problème d'utilisation de votre conception.

À ce stade, vous voudrez dresser une liste de personnes et obtenir leurs coordonnées (si nécessaire) avant la deuxième étape.

Étape #2 : Fixez une date et assurez-vous que tous les participants le sachent

Dès que vos participants sont triés, vous devez commencer à penser aux dates potentielles. Les revues de conception ne sont pas le genre d'événements que vous pouvez planifier à court terme, ou du moins vous ne devriez pas si vous voulez qu'ils soient productifs.

Idéalement, vous planifierez votre examen bien à l'avance afin que les participants puissent vous informer de tout problème et que chacun ait le temps de vider son emploi du temps. Vous pouvez également rendre ce type de réunion périodique, afin que votre équipe puisse se réunir avant les étapes importantes et que le processus fasse partie de votre routine.

La planification d'une réunion avec un grand nombre de participants peut s'avérer difficile, mais il existe des moyens de contourner cela. Par exemple, vous pouvez utiliser une application telle que NeedToMeet pour que toute l'équipe puisse RSVP et vous informer de tout conflit de timing :

Si vous préférez vous en tenir aux e-mails pour organiser l'événement, n'oubliez pas qu'il y a quelques informations clés que vous devez inclure dans votre message, telles que :

1. La date et l'heure précise de la réunion.
2. Demander aux participants de confirmer leur présence, ce qui est particulièrement important pour les membres qui doivent approuver les décisions.
3. Si possible, incluez un aperçu des points que vous couvrirez afin que tout le monde puisse se préparer.

Maintenant que vous avez une date, il est temps de commencer à réfléchir à des considérations pratiques, telles que le lieu de votre examen.

Étape 3 : préparez l'emplacement de votre examen

Des réunions réussies consistent à s'assurer que vous êtes prêt, et votre emplacement n'est pas différent. Cela signifie qu'il faut s'assurer que l'espace lui - même et tout ce dont vous aurez besoin lors de la revue de conception sont en place.

Ce dernier point est particulièrement important si vous souhaitez éviter tout retard lors de votre rendez-vous. Par exemple, si vous souhaitez que des membres distants se joignent à vous, vous devrez configurer l'équipement nécessaire à l'avance. Il en va de même pour les éléments tels que les tableaux blancs, les diapositives, etc.

Quant à l'emplacement à choisir, vous voudrez probablement rester à l'interne si possible pour minimiser les coûts et la logistique. Tant que vous disposez de suffisamment d'espace pour accueillir tous vos participants et tout l'équipement dont vous aurez besoin, vous serez prêt.

Dans cet esprit, passons en revue quelques points pour vous aider à accomplir cette tâche de manière ordonnée :

1. Choisissez un emplacement et assurez-vous qu'il sera disponible à l'heure de la réunion.
2. Informez vos participants du lieu de la réunion.
3. Faites une liste de tout l'équipement dont vous aurez besoin et cochez les éléments au fur et à mesure que vous les sécurisez.

Si plusieurs membres y participent virtuellement, vous pouvez également envisager d'utiliser une application de téléconférence afin qu'ils puissent écouter et participer. Google Meet est une excellente option :

De plus, assurez-vous de tester tous les logiciels et éléments dont vous aurez besoin avant le début de la journée de réunion, juste au cas où !

Étape n°4 : proposer une liste de questions pour structurer la discussion

Si elles ne sont pas préparées, les réunions peuvent prendre beaucoup de temps. La meilleure chose à faire est d'entrer dans votre revue de conception en sachant quels sujets vous souhaitez aborder et dans quel ordre.

De plus, des réunions plus courtes sont moins susceptibles de fatiguer vos participants, ce qui signifie qu'ils seront plus concentrés. Cela fonctionne parfaitement si vous planifiez des examens périodiques, car vous n'aurez pas besoin de couvrir autant de terrain au cours de chacun d'eux.

L'une des meilleures façons de planifier le contenu de votre réunion est de la structurer autour de questions spécifiques. Voyons quelques exemples :

1. L'avancement de votre conception correspond-il à l'étape actuelle du projet ?
2. Avez-vous des retours positifs ou négatifs sur le design tel qu'il est ?
3. Selon vous, quelles devraient être nos prochaines étapes ?

Comme vous pouvez le voir, ces questions vous fournissent un aperçu qui comprend une vérification de l'avancement, un examen de la convivialité de votre conception et une discussion de rétroaction. Au cours des trois prochaines étapes, nous allons développer ces questions afin que vous ayez une meilleure idée de la façon de les présenter à votre équipe.

Étape 5 : Assurez-vous que tout le monde connaît la situation actuelle du projet

La meilleure façon de lancer la plupart des réunions de conception est de mettre le reste de votre équipe au courant de vos progrès. De cette façon, tout le monde pourra suivre la discussion sans avoir à revenir en arrière.

Ceci est particulièrement important si vous comptez inclure des membres extérieurs à l'équipe de conception à la réunion (ce que vous devriez faire !). Passer un peu de temps à discuter de votre étape actuelle, de vos progrès passés et de tout retard peut garantir le bon déroulement de la réunion.

Voyons quelques conseils pour vous aider à faire un récapitulatif concis et convaincant :

1. Soyez honnête quant à votre niveau de progression actuel.
2. Discutez de tous les problèmes que vous avez traités récemment ou que vous abordez en ce moment.
3. Soyez concis afin de pouvoir vous plonger dans le reste de l'examen et l'équipe peut commencer à participer.

Ne vous inquiétez pas si vous n'avez pas le temps de couvrir tout ce dont vous avez besoin au cours de cette section d'introduction - vous aurez la chance de plonger dans les détails plus tard.

Étape n°6 : Écoutez les commentaires de votre équipe

Une fois que vous êtes entré dans la section des commentaires, vous devez vous assurer que vous tenez compte des remarques de votre équipe. Ils auront probablement des réactions positives et négatives à votre travail, et les deux sont tout aussi importants.

Rester ouvert aux commentaires est essentiel pour repérer les erreurs que vous avez peut-être manquées, ou même pour proposer de nouvelles idées. Bien sûr, puisqu'il s'agit d'une revue de conception, vous devrez faire plus que simplement écouter. Voici quelques conseils pour naviguer dans la ronde de commentaires de votre réunion :

1. Si possible, proposez une liste de questions spécifiques sur votre conception pour lancer le bal (par exemple, « aimez-vous cet en-tête, et sinon, pourquoi ? »).
2. Demandez aux participants d'écrire leurs réflexions afin que vous puissiez les revoir plus tard à un rythme plus tranquille.
3. Faites le tour de la salle et donnez à chacun quelques minutes pour partager ouvertement ses réflexions sans crainte de représailles.

Pour cette étape, vous devrez garder vos sentiments à la porte afin de progresser. Vous allez probablement entendre des critiques, et ne pas les prendre personnellement est la clé pour être objectif. N'oubliez pas qu'il ne s'agit pas entièrement de vous, mais de ce qui est le mieux pour le projet.

Étape n°7 : Faites un suivi après votre examen

À ce stade, vous avez déjà informé le reste de votre équipe de vos progrès et entendu leurs commentaires. Il ne vous reste plus qu'à vous et aux autres chefs de projet de prendre tout en considération et de prendre des décisions sur la base de ces informations.

Si vous parvenez à parvenir à un consensus au cours de la réunion, vous voudrez faire un suivi avec le reste de votre équipe par la suite, juste pour faire avancer les choses. Cela vous permet de vérifier s'ils se souviennent de ce qui a été discuté et de leur faire savoir que vous appréciez leurs commentaires.

Comme pour l'étape numéro deux, un simple e-mail suffit souvent pour y parvenir. Voici quelques conseils sur ce qu'il faut inclure :

1. Remerciez tout le monde pour leur temps et leur contribution.
2. Proposez une date pour votre prochaine revue de conception si celle-ci n'est pas encore fixée dans le marbre.
3. Demandez-leur de vous contacter s'ils ont des questions de suivi sur ce qui a été discuté.

N'oubliez pas que vous pouvez également utiliser une application pour gérer la fin de la planification, telle que NeedToMeet. Il existe également d'autres options (plus simples) telles que la configuration d'un agenda de groupe dans G Suite :

Le calendrier de la plate-forme vous permet également de configurer des rappels, ce qui le rend parfait pour planifier des réunions.

Conclusion

S'assurer que la conception de votre projet est correcte est essentiel à son succès, et organiser une réunion d'examen de la conception est un moyen facile de vérifier avec toutes les personnes impliquées. Des réunions régulières permettront aux membres de l'équipe d'être sur la même longueur d'onde et peuvent également aider à faciliter les avancées au sein du projet.

Voici les sept étapes que vous devez garder à l'esprit pour réussir votre prochaine revue de conception :

1. Déterminez qui doit être là.
2. Fixez une date et assurez-vous que tout le monde est au courant.
3. Préparez l'emplacement pour votre examen.
4. Dressez une liste de questions pour structurer la discussion.
5. Assurez-vous que tout le monde est à jour sur le projet.
6. Écoutez les commentaires de votre équipe.
7. Suivi après votre avis.

Avez-vous des questions sur la façon de réussir votre prochaine revue de conception ? Choisissez nos cerveaux dans la section commentaires ci-dessous!

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