Cómo nos estamos adaptando al trabajo remoto

2020 es, sin duda, un año muy turbulento. A menos que hayas estado viviendo en una cueva o en una isla aislada del resto del mundo, ya sabes que una pandemia mundial paró el planeta. Pero el hecho de que las personas tuvieran que estar confinadas en sus casas no significa que en muchos casos pudieran dejar de trabajar. Por lo tanto, la mayoría de las empresas optaron por adaptarse al trabajo remoto. Y esto no siempre es fácil.

Vivimos en una sociedad enfocada en las interacciones cara a cara, viajar al lugar de trabajo por la mañana y regresar a casa para dormir. Cambiar este sistema de la noche a la mañana puede parecer impensable. Pero está claro que si en algo ha ayudado la pandemia es en fomentar los contactos virtuales (porque el otro estaba prohibido o muy restringido por los confinamientos).

La educación ha seguido con sus altibajos a través de las clases en línea, incluida la realización de exámenes en línea. Nos hemos mantenido en contacto con nuestros seres queridos a través de múltiples aplicaciones de videollamadas. Y lo mismo ha pasado con esos trabajos quizás erróneamente llamados “no esenciales” (vaya a decirle a un trabajador que tiene que pagar los gastos de su casa, sea su trabajo esencial o no…).

En cualquier caso, todos tuvimos que adaptarnos a circunstancias especiales. Y cada uno lo ha hecho lo mejor que puede o sabe. Así que hoy os voy a explicar cómo nos adaptamos en Nelio al teletrabajo.

Trabajo Remoto en Nelio

Sin ser plenamente conscientes de ello, en Nelio estábamos preparados para trabajar en remoto desde el principio. Al ser una empresa de desarrollo de software donde hacemos todo en línea, pasar de trabajar en una oficina central a trabajar cada uno de nosotros en nuestros hogares ha hecho poca diferencia. Sin embargo, hay varios aspectos que vale la pena señalar.

Son muchas las áreas que se ven afectadas al trabajar en remoto, pero nos vamos a centrar en las tres principales para Nelio: la comunicación entre nosotros, el desarrollo de productos y la atención al usuario. Veamos cómo hemos gestionado cada uno en detalle.

Comunicación

Para la comunicación entre nosotros utilizamos Google Hangouts, tanto chat como videollamadas. En horario comercial nos comunicamos sincrónicamente por este medio. Cada vez que alguno de nosotros necesita algo de los demás, él o ella envía un mensaje y lo comentan en el chat grupal o en parejas en caso de que solo se trate de alguien más.

Si la discusión se puede gestionar por voz más fácilmente, también hacemos una videollamada sin encender la cámara usando Google Hangouts. Lo bueno de Google Hangouts es que te permite compartir la pantalla con otros, algo muy útil cuando quieres discutir un fragmento de código o el diseño de una funcionalidad específica. Que todos podamos ver lo mismo juntos ayuda mucho.

Además, hacemos reuniones de seguimiento semanales o quincenales, según la cantidad de temas a tratar, y llevamos un registro de las notas de las reuniones mediante documentos de Google Drive, que podemos editar todos al mismo tiempo.

Para la comunicación asíncrona disponemos de una cuenta de Google Apps compartida con las cuentas de correo de Nelio. De esta forma todos vemos los correos que nos llegan a todos. Entonces, si hay algo urgente pero alguien más no está disponible en ese momento, cualquiera de nosotros puede responder.

Por otro lado, para la gestión y asignación de tareas utilizamos Trello, una aplicación de tablero en la que hemos montado un sistema GTD muy básico que nos ayuda a ver qué está haciendo cada uno y qué tareas tiene pendientes.

Es cierto que esta forma de operar es algo que nos sirve ya que los tres tenemos el mismo nivel de responsabilidad en la empresa. El día que tengamos que incorporar más gente, tendremos que estudiar cómo cambiarlo.

Desarrollo

Parte de nuestro trabajo diario consiste en desarrollar plugins para WordPress y evolucionar los que ya tenemos a la venta. Mantenemos nuestro código en repositorios Git privados en Bitbucket. ¿Por qué Bitbucket y no GitHub? Bueno, cuando empezamos, solo Bitbucket nos permitía tener repositorios privados ilimitados de forma gratuita.

Si estás desarrollando código entre varias personas, tener un repositorio centralizado en el que subir nuevas contribuciones es lo mejor que puedes hacer. Incluso si es un desarrollador único, vale la pena tener el repositorio como una copia de seguridad externa. Además, te permite seguir los cambios que se van realizando, crear nuevas ramas de código o volver a una versión anterior.

Además de esto, los proyectos en Bitbucket nos permiten tener un sistema de incidencias, donde podemos listar tareas pendientes, bugs a corregir o futuras mejoras a realizar. Por lo tanto, al combinar estos problemas de desarrollo con Trello, tenemos una forma clara de asignar tareas y completarlas.

Por otro lado, nuestros complementos premium utilizan servidores en la nube para funcionar. El hecho de no tener estos servidores en la oficina ayuda mucho a que sea más fácil trabajar en remoto. Usamos Google Cloud y Amazon Web Services. Por tanto, mientras el planeta siga girando no debemos preocuparnos por la disponibilidad de nuestros servidores. Si Google y Amazon caen es que la pandemia ha pasado a Apocalipsis y, en ese caso, poco nos va a importar nuestro código en la nube.

Apoyo

Para ayuda y comunicación con el usuario usamos Freshdesk, un sistema de tickets de soporte que funciona bastante bien. Cada vez que un usuario se pone en contacto con nosotros a través de los formularios de nuestro sitio web o a través de una dirección de correo electrónico específica, se crea automáticamente un nuevo ticket de soporte en Freshdesk.

Dependiendo de la pregunta específica indicada en el boleto, David, Ruth o yo la responderemos. Esta es una buena manera de mantener la comunicación asincrónica con los usuarios lo más ordenada posible. Además, puedes ver para cada ticket su estado, cuándo fue respondido o su categoría.

Además de Freshdesk, también recibimos solicitudes de ayuda a menudo a través de los comentarios en nuestro sitio web o a través de nuestras redes sociales. En estos casos, si el problema se puede resolver rápidamente, respondemos a través del mismo canal por el que recibimos la solicitud de ayuda. En caso contrario creamos un ticket nosotros mismos manualmente en Freshdesk y llevamos allí la comunicación de forma privada (muy útil cuando alguien tiene que pasar información sensible sobre una web o similar).

La nueva normalidad llegó para quedarse

La pandemia mundial no es algo que vaya a desaparecer rápidamente. Por ello, el trabajo a distancia está cobrando un nuevo impulso e incluso se está regulando legalmente en muchos países donde aún no lo estaba.

No hemos tenido demasiados problemas para adaptarnos a trabajar de forma remota todo el tiempo. Estábamos preparados mucho antes de la pandemia para trabajar de esta manera sin demasiadas interrupciones. Pero claro, somos informáticos…

Adaptarse al trabajo remoto puede ser tan fácil o difícil como quieras. Si tu trabajo no requiere de maquinaria o elaboraciones donde la presencia sea obligatoria, trabajar en remoto puede ser una opción interesante. Y puede ayudar con el equilibrio trabajo-familia y reducir las emisiones debidas a la movilidad en las ciudades. Sin embargo, esta forma de trabajar requiere una autodisciplina que a muchos les resultará difícil de conseguir.

Si tienes la opción de trabajar de forma remota, te animo a que lo pruebes. Es la única manera de ver si te adaptas bien o si no es para ti. Y no olvides contarnos tu experiencia. ¿Prefieres ir a la oficina o trabajas mejor trabajando desde casa?

Imagen destacada de Chris Montgomery en Unsplash .