Comment nous nous adaptons au travail à distance

2020 est sans aucun doute une année très mouvementée. À moins que vous n'ayez vécu dans une grotte ou sur une île isolée du reste du monde, vous savez déjà qu'une pandémie mondiale a arrêté la planète. Mais le fait que les gens aient dû être confinés chez eux ne signifie pas que dans de nombreux cas, ils pourraient arrêter de travailler. Par conséquent, la plupart des entreprises ont choisi de s'adapter au travail à distance. Et ce n'est pas toujours facile.

Nous vivons dans une société axée sur les interactions en face à face, les déplacements vers le lieu de travail le matin et le retour à la maison pour dormir. Changer ce système du jour au lendemain peut sembler impensable. Mais force est de constater que si la pandémie a aidé à quelque chose c'est à favoriser les contacts virtuels (car l'autre était interdit ou très restreint par les confinements).

L'éducation a continué avec ses hauts et ses bas grâce à des cours en ligne, y compris en passant des examens en ligne. Nous sommes restés en contact avec nos proches grâce à plusieurs applications d'appel vidéo. Et la même chose s'est produite avec ces emplois peut-être appelés à tort "non essentiels" (allez dire à un travailleur qui doit payer les dépenses de son domicile, si son travail est essentiel ou non…).

Dans tous les cas, nous avons tous dû nous adapter à des circonstances particulières. Et chacun a fait du mieux qu'il pouvait ou savait. Alors aujourd'hui je vais vous expliquer comment chez Nelio nous nous sommes adaptés au travail à distance.

Travail à distance chez Nelio

Sans en être pleinement conscients, chez Nelio, nous étions prêts à travailler à distance dès le début. Être une société de développement de logiciels où nous faisons tout en ligne, passer du travail dans un bureau central au travail de chacun de nous à la maison a fait peu de différence. Cependant, plusieurs aspects méritent d'être soulignés.

De nombreux domaines sont concernés par le travail à distance, mais nous allons nous concentrer sur les trois principaux pour Nelio : la communication entre nous, le développement de produits et le support utilisateur. Voyons comment nous avons géré chacun en détail.

la communication

Pour la communication entre nous, nous utilisons Google Hangouts, à la fois le chat et les appels vidéo. Pendant les heures ouvrables, nous communiquons de manière synchrone par ce moyen. Chaque fois que l'un d'entre nous a besoin de quelque chose de la part des autres, il envoie un message et en discute en chat de groupe ou à deux si cela ne concerne que quelqu'un d'autre.

Si la discussion peut être gérée à la voix plus facilement, on passe aussi un appel vidéo sans allumer la caméra grâce à Google Hangouts. La bonne chose à propos de Google Hangouts est qu'il vous permet de partager l'écran avec d'autres, ce qui est très utile lorsque vous souhaitez discuter d'un extrait de code ou de la conception d'une fonctionnalité spécifique. Que nous puissions tous voir la même chose ensemble aide beaucoup.

En plus de cela, nous organisons des réunions de suivi hebdomadaires ou bihebdomadaires, selon le nombre de sujets à discuter, et nous gardons une trace des notes de réunion à l'aide de documents Google Drive, que nous pouvons tous modifier en même temps.

Pour la communication asynchrone, nous avons un compte Google Apps partagé avec les comptes de messagerie de Nelio. De cette façon, nous voyons tous les e-mails qui nous parviennent tous. Donc, s'il y a quelque chose d'urgent mais que quelqu'un d'autre n'est pas disponible à ce moment-là, n'importe lequel d'entre nous peut répondre.

D'autre part, pour la gestion et l'attribution des tâches, nous utilisons Trello, une application de tableau dans laquelle nous avons assemblé un système GTD très basique qui nous aide à voir ce que chacun fait et quelles tâches sont en attente.

C'est vrai que ce mode de fonctionnement nous sert puisque nous avons tous les trois le même niveau de responsabilité dans l'entreprise. Le jour où nous devrons intégrer plus de monde, nous devrons étudier comment changer cela.

Développement

Une partie de notre travail quotidien consiste à développer des plugins WordPress et à faire évoluer ceux que nous avons déjà à vendre. Nous conservons notre code dans des dépôts Git privés dans Bitbucket. Pourquoi Bitbucket et pas GitHub ? Eh bien, lorsque nous avons commencé, seul Bitbucket nous permettait d'avoir gratuitement des référentiels privés illimités.

Si vous développez du code entre plusieurs personnes, disposer d'un référentiel centralisé dans lequel télécharger de nouvelles contributions est la meilleure chose à faire. Même si vous êtes un développeur unique, il vaut la peine d'avoir le référentiel comme sauvegarde externe. De plus, il vous permet de suivre les modifications en cours, de créer de nouvelles branches de code ou de revenir à une version précédente.

En plus de cela, les projets dans Bitbucket nous permettent d'avoir un système de problèmes, où nous pouvons répertorier les tâches en attente, les bogues à corriger ou les futures améliorations à apporter. Ainsi, en combinant ces problèmes de développement avec Trello, nous avons un moyen clair d'attribuer des tâches et de les terminer.

D'autre part, nos plugins premium utilisent des serveurs cloud pour fonctionner. Le fait de ne pas avoir ces serveurs au bureau aide beaucoup à faciliter le travail à distance. Nous utilisons à la fois Google Cloud et Amazon Web Services. Par conséquent, tant que la planète continue de tourner, nous ne devons pas nous soucier de la disponibilité de nos serveurs. Si Google et Amazon tombent, c'est que la pandémie est passée à Apocalypse et, dans ce cas, on ne se souciera pas beaucoup de notre code dans le cloud.

Support

Pour l'aide aux utilisateurs et la communication, nous utilisons Freshdesk, un système de tickets d'assistance qui fonctionne assez bien. Chaque fois qu'un utilisateur nous contacte via les formulaires de notre site Web ou via une adresse e-mail spécifique, un nouveau ticket d'assistance est automatiquement créé dans Freshdesk.

Selon la question précise indiquée sur le billet, David, Ruth ou moi y répondrons. C'est un bon moyen de maintenir une communication asynchrone avec les utilisateurs aussi ordonnée que possible. De plus, vous pouvez voir pour chaque ticket son état, quand il a été répondu, ou sa catégorie.

En plus de Freshdesk, nous recevons également souvent des demandes d'aide via les commentaires sur notre site Web ou via nos réseaux sociaux. Dans ces cas, si le problème peut être résolu rapidement, nous répondons par le même canal par lequel nous avons reçu la demande d'aide. Sinon, nous créons nous-mêmes un ticket manuellement dans Freshdesk et nous y transmettons la communication en privé (très utile lorsque quelqu'un doit transmettre des informations sensibles sur un site Web ou similaire).

La nouvelle normalité est là pour rester

La pandémie mondiale n'est pas quelque chose qui disparaîtra rapidement. Pour cette raison, le travail à distance prend un nouvel élan et est même réglementé par la loi dans de nombreux pays où il ne l'était pas encore.

Nous n'avons pas eu trop de mal à nous adapter au travail à distance tout le temps. Nous étions préparés bien avant la pandémie à travailler de cette façon sans trop de perturbations. Mais bien sûr, nous sommes des informaticiens…

S'adapter au travail à distance peut être aussi facile ou difficile que vous le souhaitez. Si votre travail ne nécessite pas de machines ou d'élaborations où la présence est obligatoire, le travail à distance peut être une option intéressante. Et cela peut contribuer à l'équilibre travail-famille et réduire les émissions dues à la mobilité dans les villes. Cependant, cette façon de travailler nécessite une autodiscipline que beaucoup auront du mal à acquérir.

Si vous avez la possibilité de travailler à distance, je vous encourage à essayer. C'est le seul moyen de voir si vous vous adaptez bien ou si ce n'est pas pour vous. Et n'oubliez pas de nous faire part de votre expérience. Préférez-vous aller au bureau ou préférez-vous travailler à domicile ?

Image sélectionnée par Chris Montgomery sur Unsplash .