Software de seguimiento de correo electrónico: guía del comprador y recomendaciones principales para 2022

El 87% de los especialistas en marketing B2B utilizan el marketing por correo electrónico como canal de distribución: se ha convertido en la piedra angular de la comunicación sin la cual la mayoría de las empresas no pueden vivir. Pero, ¿qué sucede con sus correos electrónicos después de presionar "enviar"? Ahí es donde ayuda el software de seguimiento de correo electrónico.

El seguimiento de correo electrónico es una herramienta esencial para medir el impacto de sus comunicaciones con clientes y suscriptores. Le ayuda a saber si sus correos electrónicos están dando resultados.

Con el software de seguimiento de correo electrónico, puede ver exactamente cómo interactúan los clientes con sus correos electrónicos, lo que le permite ajustar sus comunicaciones para generar más tráfico y mejorar las ventas y las conversiones.

En esta guía, revisaremos qué buscar en el software de seguimiento de correo electrónico, así como nuestras principales recomendaciones que puede comenzar a usar de forma gratuita.

¿Qué es el software de seguimiento de correo electrónico?

Enviar un correo electrónico a veces puede parecer como tirar una carta por un precipicio. ¿Dondé terminará? ¿Alguien lo leerá? ¿Y cómo puedes averiguarlo?

Los primeros días del marketing por correo electrónico estuvieron plagados de esta misma incertidumbre.

Marketing por correo electrónico antes del software de seguimiento

Sin el software de seguimiento de correo electrónico, los departamentos de marketing no tenían forma de saber si un destinatario abrió, leyó o hizo clic en un correo electrónico, suponiendo, por supuesto, que incluso llegara a su bandeja de entrada. Como resultado, el marketing por correo electrónico se redujo a conjeturas y prueba y error.

Afortunadamente, los días de enviar correos electrónicos a ciegas quedaron atrás. Con una amplia selección de software de seguimiento de correo electrónico ahora disponible, es más fácil que nunca realizar un seguimiento de los correos electrónicos mucho después de que se envían.

Pero, ¿qué hace exactamente el software de seguimiento de correo electrónico? Si bien "seguimiento de correos electrónicos" es técnicamente la respuesta correcta, hay mucho más en el seguimiento de correos electrónicos de lo que parece.

¿Qué hace el software de seguimiento de correo electrónico?

El software de seguimiento de correo electrónico rastrea las aperturas de correo electrónico, los clics en enlaces y más. Si bien las funciones y opciones de seguimiento varían ligeramente entre los paquetes de software, la mayoría ofrece las mismas funciones básicas.

• Realiza un seguimiento de los clics de correo electrónico y más. La mayoría de los rastreadores de correo electrónico rastrean la actividad a través del seguimiento abierto , donde se adjunta un píxel de seguimiento invisible a sus correos electrónicos. Este píxel realiza un seguimiento de la fecha y la hora y envía una notificación en tiempo real una vez que se ve (es decir, se abre/lee el correo electrónico).

Si bien la mayoría de los rastreadores de correo electrónico le permitirán realizar un seguimiento de más que solo los correos electrónicos abiertos (como los clics en enlaces, por ejemplo), esta función sirve como base para la mayoría del software disponible.

La mayoría de los paquetes de software también incluyen seguimiento de clics . Aquí, en lugar de un píxel invisible, los enlaces incrustados en su correo electrónico se envían a través de una URL de seguimiento. Cuando un destinatario hace clic en el enlace, visita la URL y su software de seguimiento recibe una notificación.

Algunos programas también incluyen seguimiento de actividad , que rastrea los correos electrónicos y las bandejas de entrada de usted o de otras personas en su organización. Sin embargo, dado que esto es diferente de lo que proporciona la mayoría del software de seguimiento de correo electrónico, nos centraremos principalmente en el seguimiento de aperturas y en el seguimiento de clics.

• Supervisa la actividad y las interacciones del correo electrónico. Cada correo electrónico que envíe puede realizar un seguimiento de la actividad del usuario entre la apertura y el seguimiento de clics. Según el software que elija, recibirá notificaciones en tiempo real cada vez que un usuario abra un correo electrónico, haga clic en un enlace o, en algunos casos, elimine el correo electrónico o lo envíe a su carpeta de correo no deseado.
• Registra la actividad de los contactos y los registros de clientes potenciales. El seguimiento de correo electrónico no termina en las notificaciones. En cambio, la mayoría del software también mantiene registros completos para cada contacto en su campaña, lo que le permite ver qué tan bien y con qué frecuencia cada uno de ellos interactúa con sus comunicaciones.

Algunos programas incluso pueden ayudarlo a organizar sus campañas de marketing por correo electrónico mediante la creación de listas específicas de personas que tienen más probabilidades de responder bien a ciertos tipos de correos electrónicos.

• Ofrece información y datos valiosos. Puede generar información y tendencias para campañas completas o clientes potenciales individuales con una gran cantidad de datos de seguimiento disponibles. Esta información puede ayudarlo a refinar aún más sus comunicaciones por correo electrónico y construir mejores relaciones con sus clientes.
• Le permite comparar diferentes formatos y enfoques de correo electrónico. Aunque la mayoría del software no incluye pruebas A/B como una característica integrada, el seguimiento de correo electrónico le permitirá comparar diferentes formatos, mensajes, líneas de asunto y enfoques en sus campañas. Como resultado, el software de seguimiento de correo electrónico puede ser una herramienta útil para las pruebas A/B.

Juntas, estas características hacen que el seguimiento de correo electrónico sea una parte invaluable de cualquier campaña de marketing por correo electrónico. Siga leyendo para conocer algunos de los beneficios más significativos.

Beneficios del software de seguimiento de correo electrónico

Como puede imaginar, saber cómo interactúan sus prospectos, clientes potenciales y contactos con sus correos electrónicos tiene muchos beneficios. Éstos son sólo algunos.

Ahorra tiempo y dinero

Si bien "ahorrar tiempo y dinero" puede ser el beneficio anunciado más comúnmente (y falsamente) de cualquier producto, es uno de los enormes beneficios del software de seguimiento de correo electrónico.

La comunicación lleva tiempo, especialmente cuando se persigue a un cliente potencial o se trata de atraer a un cliente potencial. Cuando no obtiene la respuesta que espera, generalmente es mejor enviar varios correos electrónicos de seguimiento para alentar una respuesta. Pero, ¿ realmente valen la pena los numerosos seguimientos?

Depende. Enviar al menos un correo electrónico de seguimiento puede aumentar las tasas de respuesta del 9 % (sin seguimiento) al 13 %, y los especialistas en marketing experimentados disfrutan de aumentos aún mayores en las respuestas. Si bien esa es una estadística prometedora, se supone que el destinatario leyó el primer correo electrónico en primer lugar.

Como resultado, muchas campañas de marketing por correo electrónico terminan desperdiciando tiempo, dinero y otros recursos valiosos al enviar correos electrónicos de seguimiento a quienes no estaban interesados. Ahí es donde entra en juego el software de seguimiento de correo electrónico.

Con el software de seguimiento de correo electrónico, puede identificar inmediatamente a los destinatarios que no abrieron el primer correo electrónico, lo que le ayuda a evitar el envío de seguimientos que probablemente serían ignorados. Filtrar a través de los que no respondieron también le permite crear campañas más específicas y personalizadas para los contactos que están realmente interesados.

Del mismo modo, saber si un destinatario hizo clic en un enlace o descargó un archivo también es una buena indicación de que un cliente está interesado. Por lo tanto, el software de seguimiento de correo electrónico le permite concentrar su tiempo y dinero en sus clientes potenciales más prometedores.

Proporciona información valiosa

El seguimiento de correo electrónico es una de las mejores maneras de obtener nuevos conocimientos sobre sus prospectos, clientes potenciales, clientes y otros contactos en sus redes, y qué tan bien los están alcanzando sus esfuerzos de marketing por correo electrónico.

Pero, ¿qué información puede proporcionar el software de seguimiento de correo electrónico y cómo puede aprovecharla? Si bien el seguimiento de aperturas y el seguimiento de clics brindan estadísticas bastante precisas (por ejemplo, tasas de apertura, tasas de clics, etc.), aprovecharlas de manera inteligente puede brindarle una nueva comprensión de cómo responden sus contactos a sus esfuerzos de correo electrónico.

Estas son algunas de las ideas más valiosas que puede obtener del software de seguimiento de correo electrónico.

• Quién está interactuando con tus correos electrónicos. ¿Cuántos de tus contactos abren tus correos electrónicos? Este número es la métrica más fundamental en el marketing por correo electrónico, y el software de seguimiento de correo electrónico es la clave para desbloquearlo.

Sin embargo, hay más en esta estadística que solo ver quién lee tus correos electrónicos. Dado que la mayoría de los rastreadores de correo electrónico también registran aperturas y clics de correo electrónico repetidos, puede ver si un contacto ha abierto un correo electrónico varias veces y en qué momento lo abrió.

A partir de estos datos, puede medir qué tan interesado está un contacto y con qué tipo de contenido interactúa más.

• Leads con mayor probabilidad de conversión. Simplemente sabiendo quién lee sus correos electrónicos y quién no, puede identificar instantáneamente a los clientes potenciales más prometedores entre sus contactos. Repetir este proceso con correos electrónicos de seguimiento adicionales puede aumentar aún más las posibilidades de encontrar un cliente potencial que esté listo para comprar.
• Mejores horas del día para enviar comunicaciones. ¿No te encanta recibir un correo electrónico de ventas a las 6:00 am? Nadie lo hace. Sin embargo, con las zonas horarias desapareciendo gradualmente a medida que los negocios se vuelven más globales y descentralizados, las 6:00 a. m. de una persona son las 5:00 p. m. para otra, o cualquier hora intermedia.

Como resultado, diferentes contactos estarán más activos y receptivos en ciertos momentos del día. Mediante el uso de software de seguimiento de correo electrónico para realizar un seguimiento de las tasas de apertura y de clics en varios momentos del día, podrá identificar los momentos óptimos para enviar comunicaciones.

Conocer esta información puede ayudarlo a identificar el mejor momento para enviar seguimientos y otros correos electrónicos que, en última instancia, ayudarán a impulsar las conversiones.

• Información detallada sobre tus contactos. Muchos proveedores de seguimiento de correo electrónico lo ayudarán a mantener registros detallados de prospectos, clientes potenciales y otros contactos. Además de la información de contacto básica, estos registros también pueden incluir un historial completo de los correos electrónicos que les envió y cómo interactuaron con todos ellos.
• Cuántos destinatarios hicieron clic en enlaces o descargaron archivos. Si bien un correo electrónico abierto es un excelente primer paso hacia las conversiones, las llamadas a la acción (CTA) en las que se puede hacer clic y las descargas de archivos son mejores indicadores.

Después de todo, donde muchas personas abren correos electrónicos que ni siquiera les interesan, solo unos pocos seleccionados hacen clic en los enlaces y realizan descargas. Este pequeño grupo es el objetivo principal de cualquier campaña de marketing por correo electrónico, y las herramientas de seguimiento son una excelente manera de encontrarlos.

Sin embargo, el seguimiento de los clics y las descargas no solo es válido para el marketing por correo electrónico. Muchas organizaciones también utilizan el seguimiento de correo electrónico para asegurarse de que el personal lea ciertos correos electrónicos y descargue ciertos documentos. Por ejemplo, un gerente puede usar el seguimiento de correo electrónico para asegurarse de que sus empleados hayan leído un correo electrónico o un documento clave antes de programar reuniones.

También puede extraer aún más información según sus estrategias de marketing por correo electrónico. En cualquier caso, todos estos conocimientos combinados pueden brindarle una visibilidad profunda de su campaña y una claridad muy necesaria.

Da claridad a las campañas

Es fácil perder de vista el panorama general entre la redacción de correos electrónicos, el mantenimiento de listas de contactos y el seguimiento de clientes potenciales.

Con el software de seguimiento de correo electrónico, siempre puede alejarse de los detalles finos y ver toda su campaña de un vistazo. Al revisar las estadísticas clave a un alto nivel, obtendrá una nueva vista panorámica de la efectividad de sus esfuerzos de correo electrónico.

Por el contrario, ejecutar una campaña de marketing por correo electrónico sin herramientas de seguimiento hace que sea extremadamente difícil (si no imposible) evaluar con precisión su campaña. Sin conocer el porcentaje de destinatarios que abren correos electrónicos o hacen clic en enlaces, no existe una forma confiable de saber qué tan bien sus correos electrónicos generan ventas (a menos que sean su único canal de marketing).

Cómo elegir un software de seguimiento de correo electrónico

Si bien muchos paquetes de software de seguimiento de correo electrónico ofrecen características similares, eso no significa que sean iguales.

A medida que el seguimiento de correo electrónico se vuelve más esencial para las empresas, las herramientas de seguimiento se están convirtiendo en una moneda de diez centavos por docena. Tenga en cuenta estas cualidades cuando elija su próximo software de seguimiento de correo electrónico.

Compatibilidad del servicio de correo electrónico

Si está buscando un software de seguimiento, es muy probable que ya esté utilizando un cliente de correo electrónico específico, como Microsoft Outlook o Gmail (léase: no su host). Como resultado, es fundamental asegurarse de que el software elegido sea compatible con el cliente elegido.

Afortunadamente, la compatibilidad no es un problema con respecto al software de seguimiento de correo electrónico. A medida que más plataformas y clientes de correo electrónico se trasladan a la web, muchas herramientas de seguimiento se venden como simples extensiones de aplicaciones. Si bien eso puede parecer menos robusto, aún tienen mucho poder de seguimiento.

En cualquier caso, la mayoría de las herramientas de seguimiento funcionan con la mayoría de los principales clientes de correo electrónico y viceversa. Muchos rastreadores de correo electrónico populares también están disponibles como extensiones de navegador, y algunos incluso ofrecen opciones de uso gratuito.

Tipos de seguimiento

Como hemos visto a lo largo de esta guía, hay muchas maneras de rastrear un correo electrónico. Si bien es posible que no necesite todos los tipos de herramientas de seguimiento a su disposición, cualquier paquete de software decente ofrecerá la mayoría de ellos.

Como mínimo, asegúrese de que el software de seguimiento de su elección ofrezca seguimiento abierto y seguimiento de clics . Si bien algunas herramientas también pueden proporcionar un seguimiento de la actividad, esta función generalmente no es necesaria para el correo electrónico o el marketing de contenido.

Además, al igual que con los clientes compatibles, los métodos de seguimiento son relativamente estándar en la mayoría de los programas disponibles. Solo asegúrese de que los tipos de seguimiento disponibles se alineen con los objetivos y estrategias de su campaña.

Estadísticas de seguimiento

Si bien es bueno saber cuándo alguien abre su correo electrónico o hace clic en un enlace, estas estadísticas son más valiosas cuando se recopilan a lo largo del tiempo. Al ver cómo un contacto interactúa con sus correos electrónicos en ciertos momentos del día o con ciertas líneas de asunto y CTA, obtendrá una mejor comprensión de qué "clics" (juego de palabras) con sus clientes potenciales.

Como resultado, es esencial asegurarse de que el software de seguimiento de correo electrónico de su elección pueda mantener registros y estadísticas completos para cada métrica de seguimiento, como tasas de apertura, tasas de clics, etc.

Perfiles e historial de contacto

El marketing por correo electrónico personalizado es más efectivo, y tanto los vendedores como los clientes lo saben. El 80% de los consumidores dicen que es más probable que hagan negocios con una empresa si les ofrece una experiencia personalizada.

Si bien el seguimiento de correo electrónico está lejos de ser la única herramienta para personalizar las comunicaciones, sigue siendo importante. Con este fin, muchas de las mejores herramientas de seguimiento de correo electrónico mantendrán perfiles y estadísticas para clientes individuales, brindándole la base para enviar comunicaciones altamente personalizadas a clientes potenciales (o existentes).

Privacidad

Dar acceso a las aplicaciones de terceros a su bandeja de entrada puede presentar importantes problemas de seguridad, especialmente en entornos empresariales. Asegúrese de consultar la política de privacidad y las reseñas de los usuarios de cualquier software antes de comprarlo o descargarlo; podría marcar la diferencia para su privacidad y la de sus contactos.

Precios y Asequibilidad

Por supuesto, como con cualquier software, es fundamental encontrar una solución asequible que se ajuste a su presupuesto.

Si bien muchas herramientas de seguimiento de correo electrónico son de uso gratuito, las versiones gratuitas a menudo limitan la cantidad de correos electrónicos o contactos que puede rastrear. Afortunadamente, la mayoría de las opciones profesionales y premium son relativamente asequibles, y el costo a menudo vale la pena por las ideas adicionales.

Su software actual de marketing por correo electrónico

Si está utilizando un software de marketing por correo electrónico para organizar su campaña, es posible que ya tenga capacidades de seguimiento de correo electrónico al alcance de su mano. Asegúrese de revisar sus herramientas existentes primero.

Por supuesto, el hecho de que su software existente incluya herramientas de seguimiento no significa que sea la mejor herramienta para el trabajo. En cualquier caso, asegúrese de considerar la gama completa de herramientas de seguimiento de correo electrónico disponibles antes de decidir, y siga leyendo en la siguiente sección para ver nuestras diez principales.

Nuestras 10 mejores opciones para el software de seguimiento de correo electrónico

A estas alturas, debería tener una buena idea de qué buscar en el software de seguimiento de correo electrónico. Entonces, ¿cuál deberías elegir?

Si bien hay toneladas de opciones para elegir, las hemos reducido a 10 excelentes opciones, dos de las cuales son absolutamente gratuitas.

1. Mailtrack (Gratis)

Con más de 1,5 millones de usuarios en todo el mundo, Mailtrack es el principal rastreador de correo electrónico gratuito para usuarios de Gmail.

Si bien está disponible principalmente como una extensión de Chrome, no crea que tiene poca potencia. Además de realizar un seguimiento de las tasas de apertura, los clics y otros análisis de correo electrónico, Mailtrack también se integra directamente en la interfaz de usuario de Gmail.

Clientes de correo electrónico admitidos: Gmail

2. SalesHandy (Gratis)

Otra opción gratuita para los usuarios de Gmail, SalesHandy ofrece seguimiento de correo electrónico ilimitado y notificaciones instantáneas enviadas directamente a su escritorio.

Incluso puede generar plantillas e informes de correo electrónico y realizar un seguimiento de contactos y prospectos.

Clientes de correo electrónico compatibles: Gmail, Outlook (Premium)

3. Gmelio (Premium)

Gmelius es otra excelente opción para los usuarios de Gmail que desean rastrear y optimizar las comunicaciones internas.

Aunque no tiene opciones gratuitas, ofrece muchas funciones para justificar el costo: además del seguimiento de aperturas y el seguimiento de clics, Gmelius también ofrece sólidas herramientas de colaboración y programación de correo electrónico. No es la mejor opción para monitorear campañas de correo electrónico.

Clientes de correo electrónico admitidos: Gmail

4. Racha (Premium)

¿Está buscando un seguimiento de correo electrónico con más funciones de administración de relaciones con los clientes (CRM)? No busque más allá de Streak.

A diferencia de muchas plataformas de seguimiento abiertas, Streak ofrece capacidades de CRM que lo ayudan a realizar un seguimiento de los clientes potenciales a lo largo de su canalización, y no solo en su bandeja de entrada.

Clientes de correo electrónico admitidos: Gmail

5. Mixmax (Premium)

Aunque principalmente es una aplicación de compromiso de ventas y productividad basada en Gmail, Mixmax también ofrece sólidas capacidades de seguimiento de correo electrónico.

Además de todas las funciones de seguimiento que puede esperar, Mixmax también ofrece funciones adicionales, como recordatorios de seguimiento, encuestas por correo electrónico, herramientas de programación e integración con Salesforce.

Clientes de correo electrónico compatibles: Gmail, Google Inbox, Salesforce

6. Bandeja de entrada derecha (Premium)

RightInbox, otra opción popular para los usuarios de Gmail, ofrece seguimiento de aperturas y seguimiento de clics y otras funciones, como programación de correos electrónicos, recordatorios de seguimiento, plantillas y más.

Clientes de correo electrónico admitidos: Gmail

7. Mailchimp (Premium)

Como el abuelo de las plataformas de marketing por correo electrónico, no sorprende que Mailchimp también ofrezca seguimiento de correo electrónico.

Aunque no es exclusivamente una plataforma de seguimiento de correo electrónico, es una excelente opción para quienes buscan una solución holística de marketing por correo electrónico que haga hincapié en las pruebas A/B.

Si no es el adecuado, pero desea algo similar, hay muchas alternativas de Mailchimp que puede consultar.

Clientes de correo electrónico compatibles: Gmail, Outlook

8. Cirro Insight (Premium)

Aunque es más una plataforma de gestión de ventas y automatización de marketing que un software de seguimiento de correo electrónico, Cirrus Insight es una solución única de primera línea que se integra completamente con su cliente de correo electrónico existente.

Eso significa que obtiene todo el poder de una plataforma de ventas sin cambiar de una aplicación a otra.

Clientes de correo electrónico compatibles: Gmail, Outlook

9. Síware (Premium)

Diseñado específicamente para equipos de ventas y vendedores, Yesware admite un alcance completo de correo electrónico a escala empresarial sin la complejidad de las plataformas dedicadas.

Disponible como complemento de Gmail o Outlook, Yesware es una opción inteligente para los representantes de ventas que manejan campañas de difusión por correo electrónico.

Clientes de correo electrónico compatibles: Gmail, Outlook

10. HubSpot (premium)

Al igual que Streak, la plataforma de ventas de HubSpot es un CRM todo en uno en lugar de una herramienta de seguimiento de correo electrónico.

Sin embargo, con un sólido seguimiento de correo electrónico combinado con una gran cantidad de otros servicios de administración de ventas, HubSpot es una solución ideal para cualquier persona que busque una solución de marketing por correo electrónico y ventas de arriba a abajo.

Clientes de correo electrónico compatibles: Gmail, Outlook

Resumen

El seguimiento de correo electrónico es, sin duda, una de las herramientas más poderosas que puede tener en su arsenal de marketing por correo electrónico.

Puede eliminar las conjeturas de sus campañas al saber exactamente quién abre o hace clic en sus correos electrónicos con el seguimiento de correo electrónico. Con el software adecuado, puede identificar gradualmente tendencias y perspectivas críticas entre sus contactos, lo que le ayudará a construir relaciones significativas con los clientes y generar más ventas.

Para obtener más información sobre cómo impulsar sus esfuerzos de marketing por correo electrónico, consulte nuestros consejos de marketing por correo electrónico.