Software di monitoraggio e-mail: guida all'acquisto e migliori consigli per il 2022

L'87% dei marketer B2B utilizza l'email marketing come canale di distribuzione: è diventato una pietra miliare della comunicazione di cui la maggior parte delle aziende non può vivere senza. Ma cosa succede alle tue email dopo aver premuto "invia"? Ecco dove aiuta il software di tracciamento della posta elettronica.

Il monitoraggio delle e-mail è uno strumento essenziale per misurare l'impatto delle tue comunicazioni con clienti e abbonati. Ti aiuta a sapere se le tue e-mail stanno fornendo risultati.

Con il software di tracciamento e-mail, puoi vedere esattamente come i clienti interagiscono con le tue e-mail, consentendoti di ottimizzare le tue comunicazioni per aumentare il traffico e migliorare le vendite e le conversioni.

In questa guida esamineremo cosa cercare nel software di monitoraggio della posta elettronica, nonché i nostri migliori consigli che puoi iniziare a utilizzare gratuitamente.

Che cos'è il software di tracciamento e-mail?

L'invio di un'e-mail a volte può sembrare come lanciare una lettera da un dirupo. Dove andrà a finire? Qualcuno lo leggerà? E come puoi scoprirlo?

I primi giorni dell'email marketing sono stati afflitti da questa stessa incertezza.

E-mail marketing prima di monitorare il software

Senza il software di tracciamento e-mail, i dipartimenti marketing non avevano modo di sapere se un destinatario apriva, leggeva o faceva clic su un'e-mail, supponendo, ovviamente, che arrivasse anche alla loro casella di posta. Di conseguenza, l'email marketing si è ridotto a congetture e tentativi ed errori.

Per fortuna, i giorni dell'invio alla cieca di e-mail sono alle nostre spalle. Con un'ampia selezione di software di tracciamento e-mail ora disponibile, è più facile che mai tenere traccia delle e-mail molto tempo dopo che sono state inviate.

Ma cosa fa esattamente il software di tracciamento e-mail? Sebbene "tracciamento delle e-mail" sia tecnicamente la risposta corretta, c'è molto di più nel monitoraggio delle e-mail di quanto sembri.

Che cosa fa il software di tracciamento e-mail?

Il software di monitoraggio delle e-mail tiene traccia delle aperture delle e-mail, dei clic sui collegamenti e altro ancora. Sebbene le funzioni e le opzioni di monitoraggio variano leggermente tra i pacchetti software, la maggior parte offre le stesse funzionalità di base.

• Tiene traccia dei clic e-mail e altro ancora. La maggior parte dei tracker e-mail traccia l'attività tramite il tracciamento aperto , in cui un pixel di tracciamento invisibile è allegato alle tue e-mail. Questo pixel tiene traccia della data e dell'ora e invia una notifica in tempo reale una volta visualizzata (ovvero, l'e-mail viene aperta/letta).

Sebbene la maggior parte dei tracker e-mail ti consenta di tenere traccia di più delle semplici e-mail aperte (come i clic sui collegamenti, ad esempio), questa funzione funge da base per la maggior parte dei software disponibili.

La maggior parte dei pacchetti software include anche il monitoraggio dei clic . Qui, invece di un pixel invisibile, i link incorporati nella tua e-mail vengono inviati tramite un URL di tracciamento. Quando un destinatario fa clic sul collegamento, visita l'URL e il tuo software di monitoraggio riceve una notifica.

Alcuni software includono anche il monitoraggio delle attività , che tiene traccia delle e-mail e delle caselle di posta di te stesso o di altri nella tua organizzazione. Tuttavia, poiché questo è diverso da ciò che fornisce la maggior parte dei software di tracciamento e-mail, ci concentreremo principalmente sul tracciamento aperto e sul tracciamento dei clic.

• Monitora l'attività e le interazioni della posta elettronica. Ogni e-mail che invii può tenere traccia dell'attività dell'utente tra l'apertura e il monitoraggio dei clic. A seconda del software scelto, riceverai notifiche in tempo reale ogni volta che un utente apre un'e-mail, fa clic su un collegamento o, in alcuni casi, elimina l'e-mail o la invia alla propria cartella spam.
• Registra l'attività di contatto e i record dei lead. Il monitoraggio delle e-mail non finisce con le notifiche. Invece, la maggior parte dei software mantiene anche record completi per ogni contatto nella tua campagna, permettendoti di vedere quanto bene e con quale frequenza ognuno di essi interagisce con le tue comunicazioni.

Alcuni software possono anche aiutarti a organizzare le tue campagne di email marketing creando elenchi mirati di persone che hanno maggiori probabilità di rispondere bene a determinati tipi di email.

• Fornisce dati e approfondimenti preziosi. Puoi generare approfondimenti e tendenze per intere campagne o singoli lead con molti dati di monitoraggio disponibili. Queste informazioni possono aiutarti a perfezionare ulteriormente le tue comunicazioni e-mail e a costruire relazioni migliori con i tuoi clienti.
• Consente di confrontare diversi formati e approcci di posta elettronica. Sebbene la maggior parte dei software non includa il test A/B come funzionalità integrata, il monitoraggio della posta elettronica ti consentirà di confrontare diversi formati, messaggi, righe dell'oggetto e approcci nelle tue campagne. Di conseguenza, il software di tracciamento e-mail può essere uno strumento utile per i test A/B.

Insieme, queste funzionalità rendono il monitoraggio della posta elettronica una parte inestimabile di qualsiasi campagna di email marketing. Continua a leggere per scoprire alcuni dei vantaggi più significativi.

Vantaggi del software di monitoraggio e-mail

Come puoi immaginare, sapere in che modo i tuoi potenziali clienti, lead e contatti interagiscono con le tue e-mail comporta molti vantaggi. Qui ci sono solo alcuni.

Risparmia tempo e denaro

Sebbene il "risparmio di tempo e denaro" possa essere il vantaggio più comunemente (e falsamente) pubblicizzato di qualsiasi prodotto, è uno degli enormi vantaggi del software di tracciamento della posta elettronica.

La comunicazione richiede tempo, soprattutto quando si persegue un potenziale cliente o si cerca di invogliare una pista. Quando non ottieni la risposta che ti aspetti, di solito è meglio inviare più email di follow-up per incoraggiare una risposta. Ma i numerosi follow-up valgono davvero il tuo tempo?

Dipende. L'invio di almeno un'e-mail di follow-up può aumentare i tassi di risposta dal 9% (senza follow-up) al 13%, con i marketer esperti che ottengono incrementi ancora maggiori nelle risposte. Sebbene questa sia una statistica promettente, presuppone che il destinatario abbia letto la prima e-mail in primo luogo.

Di conseguenza, molte campagne di email marketing finiscono per sprecare tempo prezioso, denaro e altre risorse inviando e-mail di follow-up a coloro che non erano interessati. È qui che entra in gioco il software di tracciamento della posta elettronica.

Con il software di tracciamento e-mail, puoi identificare immediatamente i destinatari che non hanno aperto la prima e-mail, aiutandoti a evitare l'invio di follow-up che probabilmente verrebbero ignorati. Il filtraggio dei non-responder consente inoltre di creare campagne più mirate e personalizzate verso i contatti che sono veramente interessati.

Allo stesso modo, sapere se un destinatario ha fatto clic su un collegamento o scaricato un file è anche una buona indicazione dell'interesse di un cliente. Quindi, il software di tracciamento e-mail ti consente di concentrare il tuo tempo e denaro sui tuoi lead più promettenti.

Fornisce preziose informazioni

Il monitoraggio dell'e-mail è uno dei modi migliori per ottenere nuove informazioni su potenziali clienti, lead, clienti e altri contatti nelle tue reti e su quanto bene li stiano raggiungendo i tuoi sforzi di e-mail marketing.

Ma quali informazioni possono fornire il software di tracciamento della posta elettronica e come puoi sfruttarle? Sebbene il monitoraggio delle aperture e dei clic fornisca statistiche abbastanza semplici (ad es. tassi di apertura, tassi di clic, ecc.), sfruttarli in modo intelligente può darti una nuova comprensione di come i tuoi contatti rispondono ai tuoi sforzi di posta elettronica.

Ecco alcune delle informazioni più preziose che puoi ottenere dal software di tracciamento della posta elettronica.

• Chi sta interagendo con le tue email. Quanti dei tuoi contatti aprono le tue email? Questo numero è la metrica più fondamentale nell'email marketing e il software di tracciamento e-mail è la chiave per sbloccarlo.

Tuttavia, c'è di più in questa statistica oltre a vedere chi legge le tue e-mail. Poiché la maggior parte dei tracker e-mail registra anche le aperture e i clic ripetuti delle e-mail, puoi vedere se un contatto ha aperto un'e-mail più volte e a che ora l'ha aperta.

Da questi dati, puoi valutare quanto è interessato un contatto e con quale tipo di contenuto interagisce di più.

• Lead con le maggiori possibilità di conversione. Conoscendo semplicemente chi legge le tue email e chi no, puoi identificare immediatamente i lead più promettenti tra i tuoi contatti. Ripetere questo processo con ulteriori e-mail di follow-up può aumentare ulteriormente le possibilità di trovare un lead pronto per l'acquisto.
• I migliori momenti della giornata per inviare comunicazioni. Non ti piace ricevere un'e-mail di vendita alle 6:00? Nessuno fa. Tuttavia, con i fusi orari che svaniscono gradualmente man mano che il business diventa più globale e decentralizzato, le 6:00 di una persona sono le 17:00 di un'altra, o qualsiasi momento intermedio.

Di conseguenza, diversi contatti saranno più attivi e ricettivi in ​​determinati momenti della giornata. Utilizzando il software di tracciamento e-mail per tenere traccia delle percentuali di apertura e di clic in vari momenti della giornata, sarai in grado di identificare i tempi ottimali per l'invio delle comunicazioni.

Conoscere queste informazioni può aiutarti a identificare il momento migliore per inviare follow-up e altre e-mail che alla fine aiuteranno a generare conversioni.

• Informazioni dettagliate sui tuoi contatti. Molti provider di tracciamento e-mail ti aiuteranno a mantenere registri dettagliati di potenziali clienti, lead e altri contatti. Oltre alle informazioni di contatto di base, questi record possono includere anche una cronologia completa delle e-mail che hai inviato loro e come hanno interagito con tutti loro.
• Quanti destinatari hanno fatto clic su collegamenti o scaricati file. Sebbene un'e-mail aperta sia un ottimo primo passo verso le conversioni, gli inviti all'azione (CTA) cliccabili e i download di file sono indicatori migliori.

Dopotutto, dove molte persone aprono e-mail a cui non sono nemmeno interessati, bastano pochi clic selezionati sui collegamenti ed effettuano download. Questo piccolo gruppo è l'obiettivo principale di qualsiasi campagna di email marketing e gli strumenti di monitoraggio sono un ottimo modo per trovarli.

Tuttavia, il monitoraggio dei clic e dei download non è valido solo per l'email marketing. Molte organizzazioni utilizzano anche il monitoraggio delle e-mail per garantire che il personale legga determinate e-mail e scarichi determinati documenti. Ad esempio, un manager potrebbe utilizzare il monitoraggio della posta elettronica per assicurarsi che i propri dipendenti abbiano letto un messaggio di posta elettronica o un documento chiave prima di pianificare le riunioni.

Puoi anche estrarre ancora più approfondimenti a seconda delle tue strategie di email marketing. In ogni caso, tutte queste informazioni combinate possono darti una profonda visibilità sulla tua campagna e un po' di chiarezza tanto necessaria.

Dà chiarezza alle campagne

È facile perdere di vista il quadro generale tra la stesura di e-mail, la gestione degli elenchi di contatti e il follow-up dei lead.

Con il software di tracciamento e-mail, puoi sempre fare un passo indietro rispetto ai minimi dettagli e visualizzare l'intera campagna a colpo d'occhio. Esaminando le statistiche chiave ad alto livello, otterrai una nuova visione a volo d'uccello dell'efficacia dei tuoi sforzi di posta elettronica.

Al contrario, l'esecuzione di una campagna di email marketing senza strumenti di monitoraggio rende estremamente difficile (se non impossibile) valutare accuratamente la tua campagna. Senza conoscere la percentuale di destinatari che aprono e-mail o fanno clic sui collegamenti, non esiste un modo affidabile per sapere in che misura le tue e-mail stanno guidando le vendite (a meno che non siano il tuo unico canale di marketing).

Come scegliere un software di monitoraggio e-mail

Sebbene molti pacchetti software di monitoraggio della posta elettronica offrano funzionalità simili, ciò non significa che siano uguali.

Man mano che il monitoraggio delle e-mail diventa più essenziale per le aziende, gli strumenti di monitoraggio stanno diventando una dozzina da dieci centesimi. Tieni a mente queste qualità quando scegli il tuo prossimo software di tracciamento e-mail.

Compatibilità del servizio di posta elettronica

Se stai cercando un software di monitoraggio, ci sono buone probabilità che tu stia già utilizzando un client di posta elettronica specifico come Microsoft Outlook o Gmail (leggi: non il tuo host). Di conseguenza, è fondamentale assicurarsi che il software scelto sia compatibile con il client prescelto.

Per fortuna, la compatibilità non è certo un problema per quanto riguarda il software di tracciamento della posta elettronica. Man mano che più client e piattaforme di posta elettronica si spostano sul Web, molti strumenti di monitoraggio vengono venduti come semplici estensioni dell'applicazione. Anche se può sembrare meno robusto, hanno comunque un sacco di potenza di tracciamento.

In ogni caso, la maggior parte degli strumenti di monitoraggio funziona con la maggior parte dei principali client di posta elettronica e viceversa. Molti popolari tracker e-mail sono disponibili anche come estensioni del browser e alcuni offrono persino opzioni gratuite.

Tipi di tracciamento

Come abbiamo visto in questa guida, ci sono molti modi per tenere traccia di un'e-mail. Anche se potresti non aver bisogno di tutti i tipi di strumenti di monitoraggio a tua disposizione, qualsiasi pacchetto software decente ne offrirà la maggior parte.

Come minimo, assicurati che il tuo software di monitoraggio prescelto offra sia il tracciamento aperto che il tracciamento dei clic . Sebbene alcuni strumenti possano anche fornire il monitoraggio delle attività, questa funzione di solito non è necessaria per l'e-mail o il marketing dei contenuti.

Inoltre, proprio come con i client compatibili, i metodi di tracciamento sono relativamente standard nella maggior parte dei software disponibili. Assicurati solo che i tipi di monitoraggio disponibili siano in linea con gli obiettivi e le strategie della tua campagna.

Statistiche di monitoraggio

Anche se è bello sapere quando qualcuno apre la tua email o fa clic su un link, queste statistiche sono molto utili quando vengono raccolte nel tempo. Vedendo come un contatto interagisce con le tue e-mail in determinati momenti della giornata o con determinate righe dell'oggetto e CTA, acquisirai una migliore comprensione di quali "clic" (gioco di parole) con i tuoi lead.

Di conseguenza, è essenziale assicurarsi che il software di tracciamento e-mail prescelto possa conservare record e statistiche approfonditi per ogni metrica di tracciamento, come tassi di apertura, tassi di clic e così via.

Profili di contatto e cronologia

L'email marketing personalizzato è più efficace e sia gli esperti di marketing che i clienti lo sanno. L'80% dei consumatori afferma di essere più propenso a fare affari con un'azienda se offre loro un'esperienza personalizzata.

Sebbene il monitoraggio della posta elettronica sia tutt'altro che l'unico strumento per personalizzare le comunicazioni, è comunque significativo. A tal fine, molti dei migliori strumenti di tracciamento della posta elettronica manterranno profili e statistiche per i singoli clienti, dandoti le basi per inviare comunicazioni altamente personalizzate a clienti potenziali (o esistenti).

Privacy

Consentire ad applicazioni di terze parti di accedere alla tua casella di posta può presentare notevoli problemi di sicurezza, soprattutto negli ambienti aziendali. Assicurati di controllare la politica sulla privacy e le recensioni degli utenti per qualsiasi software prima di acquistare o scaricare: potrebbe fare la differenza per la privacy di te stesso e dei tuoi contatti.

Prezzo e convenienza

Ovviamente, come con qualsiasi software, è fondamentale trovare una soluzione conveniente che rientri nel tuo budget.

Sebbene molti strumenti di tracciamento e-mail siano gratuiti, le versioni gratuite spesso limitano il numero di e-mail o contatti che puoi monitorare. Per fortuna, la maggior parte delle opzioni pro e premium sono relativamente convenienti e il costo spesso vale gli approfondimenti extra.

Il tuo attuale software di email marketing

Se stai utilizzando un software di email marketing per organizzare la tua campagna, potresti già avere a portata di mano funzionalità di tracciamento della posta elettronica. Assicurati di controllare prima i tuoi strumenti esistenti.

Naturalmente, il semplice fatto che il software esistente includa strumenti di monitoraggio non significa che sia lo strumento migliore per il lavoro. In ogni caso, assicurati di considerare la gamma completa di strumenti di tracciamento e-mail disponibili prima di decidere e continua a leggere la sezione successiva per vedere la nostra top ten.

Le nostre 10 migliori scelte per il software di monitoraggio delle e-mail

A questo punto, dovresti avere una buona idea di cosa cercare nel software di tracciamento della posta elettronica. Quindi quale dovresti scegliere?

Sebbene ci siano tantissime opzioni tra cui scegliere, l'abbiamo ristretto a 10 fantastiche scelte, due delle quali sono assolutamente gratuite.

1. Mailtrack (gratuito)

Con oltre 1,5 milioni di utenti in tutto il mondo, Mailtrack è il principale tracker di posta elettronica gratuito per gli utenti di Gmail.

Sebbene sia disponibile principalmente come estensione di Chrome, non pensare che sia sottodimensionato. Oltre a tenere traccia di tassi di apertura, clic e altre analisi e-mail, Mailtrack si integra anche direttamente nell'interfaccia utente di Gmail.

Client di posta elettronica supportati: Gmail

2. SalesHandy (gratuito)

Un'altra opzione gratuita per gli utenti di Gmail, SalesHandy offre un monitoraggio illimitato della posta elettronica e notifiche istantanee inviate direttamente sul desktop.

Può persino generare modelli e report e-mail e tenere traccia di contatti e potenziali clienti.

Client di posta elettronica supportati: Gmail, Outlook (Premium)

3. Gmelio (Premio)

Gmelius è un'altra eccellente opzione per gli utenti di Gmail che desiderano monitorare e ottimizzare le comunicazioni interne.

Sebbene non abbia opzioni gratuite, offre molte funzionalità per giustificare il costo: oltre al tracciamento aperto e al tracciamento dei clic, Gmelius offre anche solidi strumenti di pianificazione e collaborazione della posta elettronica. Non è l'opzione migliore per monitorare le campagne e-mail.

Client di posta elettronica supportati: Gmail

4. Serie (Premium)

Cerchi il monitoraggio della posta elettronica con più funzionalità di gestione delle relazioni con i clienti (CRM)? Non guardare oltre Streak.

A differenza di molte piattaforme di tracciamento aperte, Streak offre funzionalità CRM che ti aiutano a tenere traccia dei lead in tutta la tua pipeline e non solo nella loro casella di posta.

Client di posta elettronica supportati: Gmail

5. Mixmax (Premium)

Sebbene sia principalmente un'app di produttività e coinvolgimento delle vendite basata su Gmail, Mixmax offre anche solide funzionalità di tracciamento della posta elettronica.

Oltre a tutte le funzionalità di monitoraggio che potresti aspettarti, Mixmax offre anche funzionalità aggiuntive come promemoria di follow-up, polling e-mail, strumenti di pianificazione e integrazione di Salesforce.

Client di posta elettronica supportati: Gmail, Google Inbox, Salesforce

6. Posta in arrivo destra (Premium)

Un'altra opzione popolare per gli utenti di Gmail, RightInbox offre sia il tracciamento aperto che il tracciamento dei clic e altre funzionalità come la pianificazione della posta elettronica, promemoria di follow-up, modelli e altro ancora.

Client di posta elettronica supportati: Gmail

7. Mailchimp (Premium)

Essendo il nonno delle piattaforme di email marketing, non sorprende che Mailchimp offra anche il monitoraggio della posta elettronica.

Sebbene non sia esclusivamente una piattaforma di monitoraggio della posta elettronica, è una scelta eccellente per coloro che cercano una soluzione olistica di email marketing che enfatizzi i test A/B.

Se non è la soluzione giusta, ma vuoi qualcosa di simile, ci sono molte alternative a Mailchimp che puoi controllare.

Client di posta elettronica supportati: Gmail, Outlook

8. Cirrus Insight (Premium)

Sebbene sia più una piattaforma di gestione delle vendite e automazione del marketing che un software di monitoraggio della posta elettronica, Cirrus Insight è una soluzione unica di fascia alta che si integra completamente con il tuo client di posta elettronica esistente.

Ciò significa che ottieni tutta la potenza di una piattaforma di vendita senza passare da un'applicazione all'altra.

Client di posta elettronica supportati: Gmail, Outlook

9. Yesware (Premium)

Creato appositamente per i team di vendita e gli addetti alle vendite, Yesware supporta la completa diffusione della posta elettronica su scala aziendale senza la complessità delle piattaforme dedicate.

Disponibile come plug-in Gmail o Outlook, Yesware è una scelta intelligente per i rappresentanti di vendita che gestiscono campagne di sensibilizzazione e-mail.

Client di posta elettronica supportati: Gmail, Outlook

10. HubSpot (Premium)

Come Streak, la piattaforma di vendita HubSpot è un CRM all-in-one piuttosto che uno strumento di tracciamento della posta elettronica.

Tuttavia, con un solido monitoraggio della posta elettronica combinato con una serie di altri servizi di gestione delle vendite, HubSpot è la soluzione ideale per chiunque cerchi una soluzione di vendita e di email marketing dall'alto verso il basso.

Client di posta elettronica supportati: Gmail, Outlook

Sommario

Il monitoraggio dell'email è senza dubbio uno degli strumenti più potenti che puoi avere nel tuo arsenale di email marketing.

Puoi eliminare le congetture dalle tue campagne sapendo esattamente chi apre o fa clic sulle tue e-mail con il monitoraggio delle e-mail. Con il software giusto, puoi identificare gradualmente tendenze e approfondimenti critici tra i tuoi contatti, aiutandoti a costruire relazioni significative con i clienti e aumentare le vendite.

Per ulteriori informazioni su come potenziare i tuoi sforzi di email marketing, dai un'occhiata ai nostri suggerimenti di email marketing.