Alles, was Sie über E-Mail-Signaturen wissen müssen (mit Beispielen)

Wir alle haben schon einmal E-Mail-Signaturen gesehen. Sie nehmen einige Zeilen am Ende einer E-Mail ein und teilen Ihnen den Namen, die Telefonnummer und andere Details des Absenders mit.

Wenn Ihre E-Mail-Signatur jedoch eine einfache Liste mit Kontaktinformationen ist, nutzen Sie ihr volles Potenzial nicht aus.

Eine gute E-Mail-Signatur kann die Markenbekanntheit verbreiten, Sonderangebote bewerben, den Verkehr auf Ihre Website lenken usw.

Dieser Leitfaden zu E-Mail-Signaturen hilft Ihnen dabei, aus diesem kleinen Bereich am Ende Ihrer E-Mail signifikante Ergebnisse zu erzielen. Wir lassen Sie wissen, wie Sie Ihren E-Mails eine E-Mail-Signatur hinzufügen, wie sie aussehen und was sie sagen sollte.

Was ist eine E-Mail-Signatur?

Eine E-Mail-Signatur ist ein Block aus Text, Bildern und Links, der am Ende jeder von Ihnen gesendeten E-Mail erscheint.

Die häufigste Verwendung einer E-Mail-Signatur besteht darin, Kontaktinformationen wie Berufsbezeichnung und Telefonnummer bereitzustellen, aber Sie können noch mehr tun. Unternehmen sehen E-Mail-Signaturen zunehmend als Marketingmöglichkeit.

Warum Ihre E-Mail-Signatur wichtig ist

Jedes Mal, wenn Sie mit jemandem geschäftlichen E-Mail-Kontakt haben – sei es ein Lead, ein Partner oder ein Kunde, der Unterstützung sucht – haben Sie die Möglichkeit, dem Empfänger zusätzliche Informationen zu geben oder ihm einen bestimmten Eindruck von Ihrer Marke zu vermitteln.

Es gibt mehrere Gründe, warum es Ihnen zugute kommt, die perfekte E-Mail-Signatur zu erstellen, die wir skizzieren werden.

Professionalität

Eine E-Mail-Signatur (wenn richtig gemacht) lässt Ihre E-Mail professioneller aussehen.

Erstens gibt es Ihnen Legitimität, indem es Ihren richtigen Namen und Ihre richtigen Informationen angibt. Durch das Hinzufügen Ihres Logos, Ihres Brandings und Ihrer Website-Links lassen Sie die Leute wissen, dass Ihr Unternehmen professionell und vertrauenswürdig ist.

Dazu ist auch eine professionelle E-Mail-Adresse unerlässlich, also lernen Sie, wie Sie im Rahmen des Prozesses eine auswählen.

Effizienz

Jede eingesparte Minute zählt.

Mit einer E-Mail-Signatur können Sie jeden E-Mail-Kontakt mit wichtigen Informationen versorgen, ohne sie jedes Mal neu eingeben zu müssen.

Branding

Das Branding Ihrer Inhalte macht Sie für Ihr Publikum einprägsamer und erkennbarer.

Von den 62 % der Marken, die E-Mail-Signaturen für das Marketing verwenden, tun dies 82 %, um die Markenbekanntheit zu verbreiten.

Mit einer E-Mail-Signatur können Sie das Logo, die Farben, die Schriftart und die Stimme Ihrer Marke in jeder E-Mail-Konversation präsentieren.

Traffic und Lead-Generierung

Traffic zu generieren und Leads durch Marketing-E-Mails zu generieren, ist eine bekannte Taktik. Eine Umfrage unter Vermarktern ergab, dass E-Mail der leistungsstärkste Inhaltstyp für die Sicherung und Pflege von Leads ist.

Dieser Erfolg muss nicht auf Marketing-E-Mails beschränkt sein. Den gleichen Effekt können Sie mit E-Mail-Signaturen erzielen.

Aus der oben verlinkten Quelle verwenden 48 % der Marken, die sich mit E-Mail-Signatur-Marketing beschäftigen, E-Mail-Signaturen, um den Traffic auf die Website zu lenken, während 34 % sie zur Lead-Generierung verwenden.

Elemente einer E-Mail-Signatur

Sie wissen jetzt, warum Sie eine E-Mail-Signatur benötigen. Aber was soll man hineinlegen?

Erwägen Sie, einige der folgenden Elemente aufzunehmen.

Ausloggen

Eine Unterschrift ist das letzte kleine Wort oder der letzte Satz, den Sie schreiben, bevor Sie Ihren Namen unterschreiben. „Mit freundlichen Grüßen“ ist weit verbreitet. „Cheers“, „Best Wishes“ und „Regards“ sind ebenfalls möglich.

Sie können am Ende jeder E-Mail eine Abmeldung eingeben, aber einige Leute fügen sie in die E-Mail-Signatur ein. Ihre E-Mail-Signatur kann sogar ein Bild oder Text sein.

Kontaktinformation

Lassen Sie sich nicht so von Headshots und Logos mitreißen, dass Sie den Hauptzweck einer E-Mail-Signatur vergessen: die Bereitstellung Ihrer Kontaktinformationen.

Je nachdem, was Ihre E-Mail-Empfänger möglicherweise wissen müssen, können dies Informationen wie Ihr Name, Ihre Berufsbezeichnung, Ihre Telefonnummer oder Ihre Geschäftsadresse sein.

Viele Leute nehmen ihre E-Mail-Adressen in ihre Signaturen auf, aber es ist einfach, sie herauszuschneiden, wenn Sie Platz sparen müssen. Wenn Sie jemandem eine E-Mail gesendet haben, hat dieser bereits Ihre E-Mail-Adresse.

Branding

Wir haben bereits über die Bedeutung des Brandings in E-Mail-Signaturen gesprochen. Sie können Ihre Signatur durch Ihr Logo, Farbschema und Schriftelemente brandmarken. Wenn Sie Banner oder anderen Text in Ihrer Signatur haben, stellen Sie sicher, dass er zu Ihrer Markenstimme passt. Sind Sie zum Beispiel informell und lustig oder professionell und autoritär?

Aufruf zum Handeln (CTA)

Einige E-Mail-Signaturen enthalten lediglich Informationen.

Aber Ihre Signatur ist auch eine Chance, den Leser dazu zu bringen, etwas zu tun – zum Beispiel auf Ihre Website zu gehen, einen Blogbeitrag zu lesen oder ein Sonderangebot zu nutzen.

Erwägen Sie, einen überzeugenden CTA in Ihre E-Mail-Signatur aufzunehmen.

Soziale Verbindungen

Wenn Sie oder Ihr Unternehmen professionelle Social-Media-Konten unterhalten, können Sie diese in Ihrer E-Mail-Signatur verlinken.

Viele Menschen tun dies mit kleinen Symbolen für jede Social-Media-Plattform.

Bevorzugte Pronomen

Es wird immer üblicher, Ihre bevorzugten Pronomen in Ihre E-Mail-Signatur aufzunehmen.

Dadurch wissen die Leute, wie sie in der dritten Person auf Sie verweisen können, aber es vermittelt auch, dass Ihr Unternehmen alle einbezieht und willkommen heißt.

Kopfschuss

Manche Leute fügen ein professionell aussehendes Foto von sich in ihre E-Mail-Signatur ein.

Dies ist besonders nützlich, um Beziehungen zu Leads und Kunden wie Vertriebsmitarbeitern und Kundenbetreuern aufzubauen. Mit einem Headshot einer E-Mail-Signatur können Empfänger Ihre E-Mail einem erkennbaren Gesicht zuordnen.

Bild oder Video

Headshots und Logos sind nicht die einzigen Bilder, die Sie in eine E-Mail-Signatur einfügen können.

Einige Leute verwenden Fotos oder sogar Videos in ihren Signaturen, um ihre kreative Arbeit zu zeigen oder Angebote, Veranstaltungen und Inhalte zu bewerben.

Verfolgung

So wie Sie Klicks und Conversions aus Ihren PPC-Anzeigen und Marketing-E-Mails verfolgen, sollten Sie das E-Mail-Signatur-Marketing nach Möglichkeit überwachen.

Nachverfolgungslinks in Ihrer E-Mail-Signatur zeigen Ihnen, ob sich Ihre Marketingbemühungen auszahlen. Sie können sogar mehrere Tracking-Links für verschiedene Elemente verwenden. Sie können beispielsweise nachverfolgen, wie viele Personen auf den Textlink zu Ihrer Website geklickt haben im Vergleich dazu, wie viele auf Ihr Banner „50 % Rabatt erhalten“ geklickt haben.

Automatisierte Bannerkampagnen

Der beste Weg, E-Mail-Signaturen für eine Marketingkampagne zu verwenden, besteht darin, alle im Unternehmen dazu zu bringen, dieselbe Bannerwerbung in ihrer Signatur zu schalten.

Aber das wird bestimmt kompliziert. Einige Mitarbeiter werden vergessen, ihre vorhandene Signatur zu ändern, und andere werden die Implementierung ruinieren. Sie haben Besseres zu tun, als bei jeder neuen Kampagne die Unterschriften des gesamten Teams zu überwachen.

Mit einigen E-Mail-Signatur-Tools können Sie die Signatur-Banner aller Mitarbeiter von einem zentralen Dashboard aus aktualisieren. Sie können E-Mail-Signaturbanner als eine Art Werbung behandeln, ähnlich wie Google Ads oder Facebook Ads. Sie legen das Start- und Enddatum der Kampagne fest, verfolgen die Klickrate der Anzeige und überwachen die Kampagnenanalyse.

Best Practices für die E-Mail-Signatur

Wie Sie sehen können, gibt es viele Elemente, die in eine E-Mail-Signatur aufgenommen werden können.

Aber welche sollten Sie wählen? Wie erstellen Sie eine E-Mail-Signatur, die Ihre Ziele erreicht?

Halte es einfach

Nur weil Sie mit Google Mail bis zu 10.000 Zeichen in Ihre E-Mail-Signatur schreiben können, heißt das nicht, dass Sie das tun sollten.

Die meisten E-Mail-Empfänger werden nur einen Blick auf Ihre Signatur werfen, wenn sie die E-Mail fertig gelesen haben. Wenn das Design zu beschäftigt und voller Informationen ist, werden sie es ignorieren.

Konzentrieren Sie sich auf das Wesentliche. Welche ein oder zwei Bits an Informationen möchten Sie vermitteln? Was soll der Empfänger tun, wenn er Ihre Unterschrift sieht?

Wählen Sie Ihre Links sorgfältig aus

Halten Sie sich an das „Keep it simple“-Thema und überladen Sie Ihre E-Mail-Signatur nicht mit zu vielen CTAs. Für Ihren Signaturblock reicht in der Regel ein wichtiger Link.

Seien Sie im gesamten Unternehmen konsistent

Unternehmen mit mehreren Mitarbeitern sollten einige Richtlinien für E-Mail-Signaturen festlegen.

Teilen Sie den Teammitgliedern mit, welche Informationen enthalten sein sollten und wie ihre E-Mail-Signaturen gestaltet werden sollen.

Erstellen Sie mehrere Signaturen

Mit Microsoft Outlook und vielen anderen E-Mail-Clients können Sie mehrere E-Mail-Signaturen erstellen.

Dies kann nützlich sein, wenn Sie mit unterschiedlichen Zielgruppen korrespondieren. Beispielsweise möchten Sie möglicherweise eine Signatur für E-Mails an Leads und eine andere für E-Mails an bestehende Kunden.

Es ist auch üblich, eine größere Signatur für neue E-Mails und eine gekürzte Version für Antworten zu haben.

Natürlich sollten alle Ihre Signaturen ein konsistentes Branding beibehalten und innerhalb der Unternehmensrichtlinien bleiben.

Testen Sie die E-Mail-Signatur auf Desktop und Mobilgerät

Sie haben eine schöne E-Mail-Signatur erstellt und sie verwendet, um einigen Ihrer Kollegen eine E-Mail zu senden. Alles sieht toll aus. Sie sind also bereit, Interessenten und Kunden E-Mails zu senden, richtig?

Nicht so schnell. Es ist wichtig, dass Sie Ihre Signatur auf mehreren Geräten und E-Mail-Clients testen. Je nach Plattform kann das anders aussehen.

Denken Sie daran, zu überprüfen, wie Ihre E-Mail-Signatur auf einem Smartphone aussieht, da 42 % der E-Mails auf Mobilgeräten geöffnet werden.

Auswerten und optimieren

Messen Sie wie bei jeder Marketingkampagne Ihren Erfolg und analysieren Sie, was funktioniert. Wenn Sie die E-Mail-Signaturrichtlinien Ihres Unternehmens festgelegt und nie wieder darüber nachgedacht haben, schöpfen Sie das volle Potenzial von Signaturen nicht aus.

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Entwerfen einer E-Mail-Signatur

Sie wissen, was in eine E-Mail-Signatur gehört und wie Sie Best Practices befolgen. Nun, wie macht man das Ding?

Es gibt ein paar Möglichkeiten.

Verwenden Sie einen Generator

E-Mail-Signaturgeneratoren helfen Ihnen beim Erstellen großartig aussehender E-Mail-Signaturen, indem Sie Ihre Informationen und Bilder zu professionell gestalteten Vorlagen hinzufügen.

Scrollen Sie nach unten zum nächsten Abschnitt, um eine Liste der besten E-Mail-Signaturgeneratoren zu sehen.

Verwenden Sie Ihren E-Mail-Client

Der einfachste Weg, Ihre E-Mail-Signatur zu erstellen, besteht darin, sie direkt in Ihrem E-Mail-Client zu entwerfen. Die meisten großen E-Mail-Clients bieten Ihnen die Möglichkeit, Text, Bilder und Links zu Ihrer Signatur hinzuzufügen.

Nachfolgend finden Sie Anweisungen zum Bearbeiten Ihrer Signatur in einigen der wichtigsten E-Mail-Clients.

Verwenden Sie Word oder Google Docs

Sie können Ihre E-Mail-Signatur in einem Textverarbeitungsprogramm entwerfen und in das Signaturfeld Ihrer E-Mail-Software einfügen.

Dies ist eine praktische und unkomplizierte Möglichkeit, eine E-Mail-Signaturvorlage im gesamten Unternehmen freizugeben.

In einigen Fällen bietet die Textverarbeitung mehr Bearbeitungsoptionen als der E-Mail-Client.

Die besten Generatoren für E-Mail-Signaturen

Wenn Sie sich dafür entscheiden, Ihre E-Mail-Signatur mit einem Generator zu erstellen, sind dies einige der besten.

WiseStamp

Mit WiseStamp können Sie das Layout, die Schriftart, die Farben und die Bildformen Ihrer E-Mail-Signatur auswählen. Sie können Ihre Kreation dann einfach automatisch in Gmail, Outlook und anderen installieren.

WiseStamp hat eine kostenlose Version, aber Sie müssen auf Pro upgraden, um das WiseStamp-Branding aus Ihrer Signatur zu entfernen und alle Funktionen nutzen zu können.

Mit einem separaten Plan für Unternehmen können Sie E-Mail-Signaturen in Ihrer gesamten Organisation verwalten und vereinheitlichen.

Designhügel

E-Mail-Signaturen sind nur ein kleiner Teil dessen, was Designhill tut.

Das Unternehmen nennt sich selbst einen kreativen Marktplatz und bietet Unternehmen und Privatpersonen einen Ort, um hochwertige Designs von professionellen Designern zu beziehen.

Der E-Mail-Signaturgenerator hat eine kostenlose Version mit grundlegenden Funktionen, mit der Sie eine E-Mail-Signatur erstellen können. Sie geben Ihre Informationen ein, wählen aus einigen Stilen aus und generieren und laden die HTML-Signatur herunter.

Die kostenpflichtigen Versionen bieten mehr Optionen und Vorlagen.

Hubspot

Hubspot ist vor allem als CRM und Suite von Marketing-Tools bekannt. Es bietet auch einen kostenlosen E-Mail-Signaturgenerator.

Wählen Sie aus sechs verschiedenen Vorlagen aus, geben Sie Ihre Informationen ein und wählen Sie Ihre Markenfarben aus. Wenn Sie ein benutzerdefiniertes Bild haben, z. B. ein Logo, können Sie dieses auch zu Ihrer Hubspot-Signatur hinzufügen. Das Hubspot-Branding wird standardmäßig hinzugefügt, kann aber entfernt werden.

Sie können die Signatur oder ihren Quellcode kopieren, um sie Ihrer E-Mail-Software hinzuzufügen.

Signatur.E-Mail

signature.email bietet einen Drag-and-Drop-Editor. Sie beginnen mit einer vorgefertigten Vorlage und verschieben die Elemente, um Ihre perfekte Signatur zu erstellen. Sie können auch Ihre Bilder hinzufügen.

Einige Vorlagen sind kostenlos, während andere Premium sind. signature.email bietet kostenpflichtige Tarife für Privatpersonen und Unternehmen.

HonigBuch

HoneyBook bietet eine Sammlung von Tools für kleine Unternehmen, einschließlich eines E-Mail-Signaturgenerators.

Der Signaturgenerator ist kostenlos und einfach. Es hat nicht alle Funktionen einiger anderer Optionen, aber es könnte nicht schneller sein. Geben Sie einfach Ihre Informationen ein, geben Sie Ihre sozialen Links an, wählen Sie eine von sechs Vorlagen aus, und schon kann es losgehen.

HoneyBook sendet Ihnen die von Ihnen erstellte Signatur per E-Mail.

Beispiele für E-Mail-Signaturen

Sehen wir uns ein paar großartige Beispiele für E-Mail-Signaturen an. Jeder ist anders, aber perfekt für seinen Zweck.

Warum es funktioniert

Olivia ist Fotografin, daher ist es sinnvoll, dass ihre E-Mail-Signatur ein Banner mit einem Foto verwendet. Als jemand, der eng mit Kunden zusammenarbeitet, verwendet sie ein Bild von sich selbst, um die E-Mail sympathischer zu gestalten.

Diese E-Mail-Signatur hat ein klares Design und ein konsistentes Farbschema.

Warum es funktioniert

Es besteht kein Zweifel darüber, was diese E-Mail-Signatur zu erreichen versucht. Johns persönliche Daten sind für die eingängige Verkaufsaktion am Black Friday zweitrangig.

Diese Bannerkampagne kann manuell erstellt werden, ist aber auch ein großartiger Kandidat für eine automatisierte Kampagne. Auf diese Weise müssen Sie nicht jeden im Unternehmen dazu bringen, seine Black-Friday-Anzeige zu löschen, wenn der Feiertag vorbei ist.

Diese Signatur hat auch ein attraktives Layout und Farbschema.

Warum es funktioniert

Dillon verwendet ein Bild, um zu vermitteln, wer er ist und was er tut. Er liefert die relevanten Kontaktinformationen und sozialen Links, ohne zu überladen zu werden.

Warum es funktioniert

Die E-Mail-Signatur von Stella ist ein hervorragendes Beispiel für ein elegantes, modernes Design mit einem einheitlichen Farbschema.

Hier gibt es nicht viele zusätzliche Informationen. Ihre Augen werden direkt auf das Banner gelenkt, was Sie ermutigt, ein Treffen mit ihr zu vereinbaren. Dies wäre eine gute E-Mail-Signatur, die Sie verwenden können, wenn Sie potenziellen Kunden kalte E-Mails senden.

Warum es funktioniert

Nicht jeder braucht Headshots, Banner oder Videos. Die E-Mail-Signatur dieses Professors ist einfach, sieht aber gut aus und enthält alle Informationen, die Sie benötigen.

Das Branding der Columbus University ist gut gemacht und würde vermutlich in der Unterschrift jedes Mitarbeiters konsistent sein.

Warum es funktioniert

Dies ist ein Beispiel für das Einfügen einer Abmeldung in die E-Mail-Signatur. Dianas Unterschrift ist nicht zu auffällig. Aber das freundliche „Beste Grüße“ und der knallpinke Name erregen Aufmerksamkeit und lenken den Blick auf die Informationen und Links in der Signatur.

Warum es funktioniert

Als Immobilienmaklerin verwendet Margaret ihre E-Mail-Signatur, um für eine Immobilie zu werben. Sie könnte dies mit einem statischen Banner tun, aber die Einbindung eines YouTube-Videos wird für ihre Kundschaft noch attraktiver sein.

So ändern Sie Ihre E-Mail-Signatur

Wie Sie Ihre E-Mail-Signatur aktualisieren, hängt davon ab, welchen E-Mail-Client Sie verwenden. Die meisten von ihnen machen es einfach, Ihre Signaturen zu erstellen, zu ändern und zu verwalten.

Hier sind die Schritte für drei der gängigsten Desktop- und mobilen E-Mail-Dienste.

Schritte für Gmail

1. Klicken Sie auf das Einstellungssymbol
2. Wählen Sie Alle Einstellungen anzeigen
3. Scrollen Sie nach unten zum Signaturbereich
4. Klicken Sie auf Neu erstellen

Mit Google Mail können Sie mehrere E-Mail-Signaturen erstellen. Sie können auswählen, welche als Standard für neue E-Mails und welche für Antworten und Weiterleitungen verwendet werden sollen.

Schritte für Outlook

• Klicken Sie im Menü Datei auf Optionen
• Wählen Sie E- Mail und dann Signaturen aus
• Klicken Sie auf Neu , um eine neue Signatur zu erstellen

Wie bei Google Mail können Sie in Outlook mehrere Signaturen erstellen und auswählen, welche als Standard für neue E-Mails und Antworten festgelegt werden soll.

Wenn Sie mehr als eine E-Mail-Adresse mit Outlook verwenden, können Sie unterschiedliche Signaturen verwenden.

Schritte für das iPhone

Ihr iPhone oder iPad beginnt mit einer Standardsignatur, die lautet „Von meinem iPhone gesendet“ oder „Von meinem iPad gesendet“, aber Sie können sie ändern.

Hier ist wie:

1. Öffnen Sie die Einstellungen-App auf Ihrem Gerät
2. Tippen Sie auf E- Mail
3. Wählen Sie Signatur aus

Von hier aus können Sie Ihre E-Mail-Signatur bearbeiten. Sie können auch auf Pro Konto tippen, um für jedes E-Mail-Konto unterschiedliche E-Mail-Signaturen einzurichten.

Zusammenfassung

E-Mail-Signaturen sind nicht mehr nur für Namen und Telefonnummern.

Ihre E-Mail-Signatur bietet die Möglichkeit, Markenbekanntheit zu schaffen, Werbeaktionen durchzuführen, Traffic auf Ihre Website zu lenken und Leads zu generieren. Es kostet nichts, Ihrer E-Mail-Signatur etwas Text, ein Bild und einen CTA hinzuzufügen, und es hat das Potenzial, ein großes Publikum zu erreichen.

E-Mail-Signaturen können von einfachen Nur-Text-Designs bis hin zu einer Anzeigenplattform mit Multimedia, Tracking-Links und Analysen reichen.

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