什麼是過程文檔？ 以及如何以正確的方式記錄您的流程

流程是經營企業的生命線。 記錄流程（或流程文檔的過程）是業務流程管理的核心，可幫助企業管理和共享知識，以便它們可以像運轉良好的機器一樣運行。

很容易將過程與過程混淆，但兩者本質上是不同的。 在我們了解如何編寫易於理解的流程文檔之前，讓我們看看這些術語有何不同。

過程與程序

ISO 將過程定義為“一組相互關聯或相互作用的活動，這些活動使用輸入來交付預期結果。 “

另一方面，程序被定義為“執行活動或過程的特定方式”。 “

在文檔的上下文中，您可以說流程是高級快照，而過程就像是細節的特寫。

流程概述了一組活動或工作流如何交付特定的組織目標。 相反，過程提供了執行流程不同活動的確切方法。

為了正確看待這一點，將人力資源視為一個業務流程。 這使得人力資源活動（如入職、同化、離職等）成為其中的程序。

流程文件和標準操作程序 (SOP)是公司用來分別記錄其流程和程序的手段。

雖然記錄兩者都涉及一些常見步驟，但它們的範圍不同。 因此，讓我們看看流程文檔是如何工作的，以及創建簡明流程文檔所需的確切步驟。

確定要記錄的流程

除非您有足夠的帶寬來記錄您擁有的每個流程（可能根本不需要！），否則最好選擇影響您的業務底線的流程。

因此，請查看您的運營、支持和管理流程，並選擇最重要的流程。

這是一個快速復習：

• 運營流程是讓您賺錢的流程。 如果您是 SaaS 服務提供商，客戶服務是您的核心運營流程之一，因為它與客戶保留（和收入）相關。
• 支持流程是為您的工作提供動力的後端流程。 為您的客戶服務員工提供培訓是一個支持過程。
• 管理流程是指導雙方努力的流程。 例如，設定年度增長目標將是一個管理過程。

處理文檔的快速流程

按照以下步驟編寫簡明的流程文檔。 請參閱項目管理文檔中的此模板以獲得支持：

寫一個描述性的進程名稱。

作為記錄您的過程的第一步，寫一個可以立即識別過程的名稱。

起草過程的目的。

流程的目的解釋了流程如何幫助實現組織目標。 例如，招聘過程的目的可能是為公司找到與其文化一致的最佳人才。

設置範圍。

流程的範圍明確定義了屬於其範圍的內容，有時還定義了不屬於該範圍的內容。 例如，招聘過程可能包括也可能不包括新員工的搬遷物流。

勾勒邊界。

流程邊界告訴流程從哪裡開始和結束。

確定邊界至關重要，因為它們有助於發現啟動流程所需的資源以及執行流程所必需的資源。 例如，只有當您從 HR 流程中獲得員工的工作日誌、休假等信息時，才能調用 Payroll 流程。

列出輸入。

流程中的輸入是成功完成流程所需的資源。

列出輸出。

流程的輸出是成功執行流程將產生的最終結果。

注意需要應用於輸入的不同過程活動。

應用於輸入以便生成所需輸出的活動在流程活動部分中註明。

使用流程圖來表示流程中的活動是很常見的，因為流程圖更容易讓用戶處理。

需要注意的一點是，流程不會深入了解活動如何完成的細節。 他們只是列出活動，並理想地將它們鏈接到相應的 SOP。 例如，如果技術入職是招聘流程中的一項活動，則該流程將僅列出該活動，該活動將鏈接到其標準操作程序。

下面，您可以看到典型招聘流程的輸入、輸出和活動：

請注意流程可能遇到的任何可能的異常。

流程文檔是流程的一種包羅萬象的文檔……因此，任何可能發生的偏差也需要記錄在案。

這種例外的一個例子可能是候選人不接受工作機會。

識別角色。

流程中的每個活動都由一個角色執行。

因此，請確定所有參與您的流程的人員。

所有這些角色也是流程中的利益相關者。 確保就誰做什麼以及何時做什麼達成共識，以確保流程執行良好。

如果您查看上面的示例，您會發現雖然招聘經理是招聘過程中的主要利益相關者，但它也包括其他人。 例如，一家公司可能有一些工程人員來進行技術面試或審查申請。 流程文檔的整個想法是記錄所有這些，因此可以始終一致地執行流程。

這樣，您的流程文檔就應該準備好了。 但暫時不要推出它。

驗證您的流程。

在推出您的流程之前，請在其整個生命週期內觀察它的運行情況，並確認它是否真正反映了工作的實際發生方式。

您也可以聘請顧問與您合作。

解決您遇到的任何差異。

推出您的流程文檔

一旦您準備好工作流程文件——所有利益相關者都審查並批准了它——是時候正式推出它了。

在大多數情況下，每個部門/團隊最終都會有幾十個流程。 每個流程也將有其一套 SOP/程序，對應於它所需要的不同任務。

可以想像，這是很多內容。 這就是為什麼為您的流程文檔使用一個好的組織是至關重要的。

應該很容易找到和訪問不同部門的不同流程。 如果這感覺工作量很大，那麼您的採用率就會受到影響。

像 KnowAll 這樣的主題可以幫助您克服這種壓力，並以最優化和用戶友好的方式向您的團隊展示您的流程。 實施內部知識庫也可以對此有所幫助。

改進您的流程

現在，企業投資於記錄流程的關鍵原因之一是診斷他們的問題並找到優化它們的方法。

上面說明的招聘流程就是一個例子。 當一家公司意識到它的新員工在他們身邊待了不到一年，造成了相當大的損失時，它就被設計出來了。

他們優化的招聘流程包括六個月的工作績效評級、工作滿意度評估和招聘經理的評估等活動，以降低流失率：

你也應該用期望的結果來衡量你的真實產品結果，並努力縮小差距。 為您的流程設置 KPI 可以幫助您了解它們的實際運行情況。

您製作的大多數流程文檔通常都會產生切實的結果，其影響可以很容易地衡量——例如，在招聘過程中的流失率。

為您的流程文檔創建修訂計劃

過程是動態的。 當團隊成長或角色得到修改時，它們會發生變化。 他們也會改變以適應外部發展。 優化還迫使企業改變工作流程。

換句話說，處理文檔 PDF 不起作用。 您的流程文檔必須是“實時”的東西。

因此，根據您的審核計劃創建修訂計劃。 不時返回您的流程並更新它們。

記錄更新也同樣重要，以便所有利益相關者都知道發生了什麼變化以及為什麼發生變化。 這就是流程文檔使用更改歷史跟踪器的原因——一個跟踪更改的簡單日誌。

此外，當您為流程文檔選擇知識管理解決方案時，請選擇易於編輯的解決方案。 例如，使用來自 HeroThemes 的 WikiPress 和 Heroic Knowledge Base，編輯和更新流程文檔就像在 WordPress 中編輯博客文章一樣簡單。

把它包起來……

查看流程文檔是否可以提高您的工作效率的最簡單方法是創建流程文檔並讓您的團隊使用它。

如果你做的每件事都正確，你應該會看到可衡量的改進。

因此，只需選擇一個像這樣的流程文檔模板並使用上述步驟填寫即可。

並推出試點！