เอกสารไวท์เปเปอร์: มันคืออะไรและจะเขียนอย่างไร

กระดาษสีขาวคืออะไร? มันเป็นโพสต์บล็อกที่ยาวเป็นพิเศษหรือไม่? ebook ในรูปแบบ PDF? เครื่องมือส่งเสริมการขายเพื่อขายสินค้า? ไม่ค่อย. เอกสารไวท์เปเปอร์มีวัตถุประสงค์ รูปแบบ และสไตล์ที่เป็นของตัวเองทั้งหมด

ทุกวันนี้ นักการตลาดใช้เอกสารไวท์เปเปอร์เพื่อเจาะลึกในหัวข้อหนึ่งๆ – หัวข้อใดๆ ก็ตาม ตราบใดที่มันพูดถึงความเชี่ยวชาญของบริษัทและสามารถนำเสนอได้อย่างมืออาชีพ เป็นการผสมผสานระหว่างบล็อกโพสต์แบบยาวหรือคู่มือแนะนำวิธีการและ ebook เอกสารไวท์เปเปอร์มีความยาว จัดระเบียบอย่างดี และละเอียดถี่ถ้วนเกี่ยวกับหัวข้อหนึ่งๆ

การระบุสิ่งที่กระดาษสีขาวมีความยุ่งยาก เพราะมันแตกต่างกันไปตามอุตสาหกรรม ตามเนื้อผ้าสมุดปกขาวเป็นเอกสารทางการเมืองที่ชี้แจงและสนับสนุนการแก้ปัญหาทางการเมือง ในโลกของเทคโนโลยี อาจมีการอภิปรายเกี่ยวกับเทคโนโลยีใหม่และทฤษฎีเบื้องหลัง ในธุรกิจ สามารถกำหนดเป้าหมายไปยังผู้ชมเฉพาะเพื่อโปรโมตผลิตภัณฑ์ใหม่ด้วยวิธีที่ไม่ใช่การขาย ตัวอย่างเช่น เอกสารไวท์เปเปอร์จะไม่นำเสนอผลิตภัณฑ์โดยตรง แต่อาจเป็น "สาเหตุ" ของการซื้อผลิตภัณฑ์หรือบริการนั้น โดยจะหารือเกี่ยวกับความท้าทายที่กลุ่มเป้าหมายต้องเผชิญและนำเสนอโซลูชั่นที่เป็นไปได้ซึ่งรวมถึงผลิตภัณฑ์หรือบริการ

ในทางเทคนิค คุณสามารถเรียกอะไรก็ได้ที่คุณต้องการเป็นสมุดปกขาว ไม่มีเกณฑ์ที่ยากและรวดเร็วใด ๆ ที่เอกสารจะต้องปฏิบัติตามจึงจะได้รับการพิจารณา อย่างไรก็ตาม ถ้าคุณบอกว่าคุณมีสมุดปกขาวเมื่อคุณมีบทความ โบรชัวร์ หรือ ebook จริงๆ คุณจะสูญเสียความน่าเชื่อถือกับผู้ชมของคุณ และทำให้ผู้อ่านที่กำลังมองหากระดาษขาวที่เหมาะสมผิดหวัง

ส่วนประกอบและรูปแบบของเอกสารไวท์เปเปอร์

เอกสารไวท์เปเปอร์มักจะอยู่ในรูปแบบ PDF โดยมีการวางแนวในแนวตั้ง (8.5 x 11 นิ้ว) มีความยาวต่างกันตั้งแต่ 6 ถึง 50+ หน้า เอกสารเหล่านี้เชื่อถือได้ เจาะลึก โน้มน้าวใจ เฉพาะเจาะจง และได้รับการสนับสนุนโดยเอกสารประกอบ เอกสารไวท์เปเปอร์มักจะเป็นไปตามรูปแบบนี้:

• หน้าชื่อเรื่อง
• สารบัญ
• สรุปสั้นๆ
• บทนำ
• คำอธิบายของปัญหา
• ทฤษฎีหรือแนวคิดที่จะแก้ปัญหา
• กรณีศึกษาที่แสดงให้เห็นว่าการแก้ปัญหาประสบความสำเร็จอย่างไร
• บทสรุป

หากคุณเคยอ่านรายงานธุรกิจหรือการศึกษาเชิงวิชาการ คุณจะสังเกตเห็นว่ามีการกล่าวถึงข้อสรุปตั้งแต่เนิ่นๆ ผู้ชมเริ่มรู้ว่าเรื่องราวจบลงอย่างไร นี่เป็นวิธีที่ใหญ่ที่สุดที่เอกสารไวท์เปเปอร์แตกต่างจากรายงานทางธุรกิจ โดยมีบทนำและข้อสรุปในจุดปกติในตอนต้นและตอนท้ายของเนื้อหา

เป้าหมายของสมุดปกขาว

เอกสารไวท์เปเปอร์นำเสนอความท้าทายหรือปัญหาแล้วแก้ไข ผู้อ่านควรหลีกเลี่ยงการศึกษาในหัวข้อนี้มากขึ้น โดยไม่ รู้สึกว่าจำเป็นต้องซื้ออะไร เอกสารไวท์เปเปอร์อาจ:

• อภิปรายเทรนด์หรือเทคนิคใหม่ๆ
• ให้ความรู้ผู้อ่านในหัวข้อ
• อธิบายบางสิ่ง (เช่น วิธีการหรือโรงเรียนแห่งความคิด)
• รายงานการวิจัยล่าสุด
• ส่งเสริมบางสิ่ง (เช่น เหตุผลเบื้องหลังเทคโนโลยีใหม่)

นอกจากนี้ เอกสารไวท์เปเปอร์เป็นเครื่องมือในการแปลง ส่วนใหญ่มักต้องใช้ที่อยู่อีเมลและข้อมูลอื่นๆ เพื่อดาวน์โหลดหรือเข้าถึงเอกสารทางเทคนิค

เอกสารไวท์เปเปอร์กับบล็อกโพสต์และ Ebooks

เอกสารไวท์เปเปอร์นั้นยาวกว่าโพสต์ในบล็อกแต่สั้นกว่า ebook ส่วนใหญ่ และใช้เวลาส่วนใหญ่ในการพัฒนารูปแบบเนื้อหาทั้งสาม เอกสารไวท์เปเปอร์มีเนื้อหาที่จริงจังและเต็มไปด้วยข้อมูลที่เป็นประโยชน์ ดังนั้นจึงต้องมีการค้นคว้าอย่างละเอียดถี่ถ้วน กระดาษสีขาวไม่มีขนปุย และถึงแม้จะสั้นกว่า ebook แต่ก็มีข้อมูลที่กระชับกว่า

หากคุณต้องการถ่ายทอดความคิดอย่างรวดเร็ว เอกสารไวท์เปเปอร์ไม่เหมาะสำหรับคุณ (และไม่ใช่ ebook) สมุดปกขาวมักจะไม่มีการโต้ตอบ ดังนั้นจึงไม่ใช่เครื่องมือสำหรับเพิ่มการแชร์บนโซเชียลมีเดียหรือรวบรวมความคิดเห็นจากผู้อ่าน โพสต์ในบล็อกครอบคลุมหัวข้อที่ค่อนข้างเล็ก และ ebook จะเผยแพร่หัวข้อนั้นเพื่อพูดคุยเกี่ยวกับรายละเอียดเพิ่มเติม (ในขณะที่ยังคงดึงดูดผู้ชมในวงกว้าง) แต่กระดาษขาวนำหนึ่งในรายละเอียดหรือหัวข้อย่อยเหล่านั้นมาแยกแยะ ในทางวิชาการ

นอกจากนี้ เอกสารไวท์เปเปอร์ยังมีเพียงภาพที่สนับสนุนข้อมูลที่นำเสนอเท่านั้น พวกเขาจะไม่มี gif หรือรูปภาพทั่วไปเพื่อแยกข้อความ แต่อาจมีแผนภูมิ กราฟ ภาพประกอบ หรืออินโฟกราฟิกเพื่ออธิบายประเด็นเพิ่มเติม คิดว่าเอกสารสีขาวเป็นเนื้อหาเชิงวิชาการมากที่สุดที่ธุรกิจหรือแผนกการตลาดจะผลิต

ฟังดูน่าเบื่อ? อย่างน้อยก็สำหรับผู้อ่านทั่วไป เอกสารไวท์เปเปอร์ไม่ได้อ่านเพื่อความเพลิดเพลิน ผู้อ่านได้รับการศึกษาจำนวนมากจากเอกสารไวท์เปเปอร์แทน พวกเขาถูกเลือกเพราะพวกเขาให้ข้อมูล ไม่ใช่เพราะพวกเขาเปลี่ยนหน้า หากคุณต้องการเรียนรู้มากมายเกี่ยวกับหัวข้อในช่วงเวลาที่เหมาะสม คุณจะต้องอ่านเอกสารทางเทคนิค ที่กล่าวว่ามีบางแบรนด์ที่สร้างเอกสารสีขาวที่ไม่เป็นทางการเพราะเข้ากับวัฒนธรรมของพวกเขา:

วิธีการเขียนเอกสารไวท์เปเปอร์

การเขียนสมุดปกขาวนั้นแตกต่างจากการเขียนโพสต์ในบล็อก คุณจะไม่เพียงแค่นั่งลงและรู้สึกผ่านมันไป เอกสารไวท์เปเปอร์นั้นมีความยาวและต้องใช้ความพยายามอย่างมากในการรวบรวม และคุณจะไม่แยกย่อยออกอย่างรวดเร็ว ดังนั้นคุณต้องใช้เวลาของคุณ ต่อไปนี้คือวิธีรวบรวมกระดาษสีขาวของคุณ

เลือกหัวข้อ

ในการเลือกหัวข้อ คุณต้องตัดสินใจว่าจะเขียนให้ใคร คุณต้องการดึงดูดลูกค้าปัจจุบันของคุณหรือคุณต้องการดึงดูดสมาชิกใหม่หรือไม่? แนวคิดที่ดีที่สุดคือแนวคิดที่แก้ปัญหาทั่วไปที่ยังไม่ได้รับคำตอบอย่างครบถ้วนในเนื้อหาส่วนอื่นๆ หากต้องการทราบว่าต้องเติมช่องว่างใด โปรดอ่านเอกสารทางเทคนิคอื่นๆ ของอุตสาหกรรมและจดคำถามที่คุณพบว่าตัวเองกำลังถาม

หากคุณกำลังเขียนถึงผู้ฟังปัจจุบัน คุณสามารถเน้นกระดาษขาวในหัวข้อที่พวกเขามีคำถามมากมาย หากคุณกำลังเขียนเพื่อดึงดูดลูกค้าหรือสมาชิกใหม่ คุณสามารถสร้างข้อมูลเบื้องต้นเกี่ยวกับฟิลด์หรือหัวข้อได้ ตัวอย่างเช่น นักออกแบบเว็บไซต์ที่สอนเทคนิคการออกแบบสามเณรอาจสร้างเอกสารไวท์เปเปอร์ที่อธิบายทุกองค์ประกอบหลักของการออกแบบ เช่น ซอฟต์แวร์ที่ควรลองใช้ เครื่องมือทั่วไปที่พบในแพลตฟอร์มการออกแบบ อภิธานศัพท์ ฯลฯ

รวบรวมงานวิจัยของคุณ

คุณไม่สามารถเขียนกระดาษสีขาวโดยไม่ต้องค้นคว้า รวบรวมทุกสิ่งที่คุณจะใช้ รวมถึงทรัพยากรในอุตสาหกรรม เอกสารภายใน และข้อมูลอ้างอิงออนไลน์จากไซต์ที่เชื่อถือได้ คุณจะต้องอ้างอิงทุกสิ่งที่คุณรวมไว้ ดังนั้นควรจัดระเบียบงานวิจัยและติดตามแหล่งที่มาในขณะที่คุณเขียน

เขียนโครงร่าง

นักเขียนทุกคนมีกระบวนการของตนเอง แต่เมื่อต้องเขียนบางสิ่งให้ยาวเท่ากับกระดาษขาว ขอแนะนำให้สร้างโครงร่าง นี่คือวิธีการสร้างของคุณ:

• ชื่อการทำงาน: ไม่จำเป็นต้องเป็นชื่อสุดท้ายของคุณ แค่ชื่อที่คุณกำลังดำเนินการอยู่ บวกกับแนวคิดอื่นๆ
• บทสรุปสำหรับผู้บริหาร: คุณจะทำความสะอาดสิ่งนี้ในภายหลังเมื่อสรุปเอกสารของคุณ แต่การเขียนสรุปสำหรับผู้บริหารในตอนเริ่มต้นจะทำให้คุณมีสมาธิตลอดกระบวนการ คุณสามารถย้อนกลับไปดูได้หากคุณเริ่มออกนอกเส้นทาง
• บทนำ: ตอนนี้ เพียงเขียนรายการหัวข้อย่อยที่มีประเด็นหลักที่คุณต้องการสร้าง คุณจะเปลี่ยนเป็นย่อหน้าระหว่างขั้นตอนการเขียน
• หัวเรื่องย่อย: โอกาสที่สิ่งเหล่านี้จะเปลี่ยนไปเมื่อคุณพัฒนาสมุดปกขาวของคุณ แต่ให้วางหัวข้อย่อยในที่ที่คุณคิดว่าจะไป หากคุณมีหัวเรื่องย่อยด้วย ให้ระบุโดยใช้ขนาดฟอนต์หรือสีอื่น
• สัญลักษณ์แสดงหัวข้อ ย่อย : ใต้หัวข้อย่อยแต่ละหัวข้อ ให้ใส่สัญลักษณ์แสดงหัวข้อย่อยสามจุดเป็นตัวยึดตำแหน่ง - คุณสามารถกรอกข้อมูลในขณะที่คุณศึกษาวิจัย และเพิ่มหรือลบสัญลักษณ์แสดงหัวข้อย่อยตามต้องการ
• บทสรุปและคำกระตุ้นการตัดสินใจ: การเขียนข้อสรุปของคุณเมื่อเนื้อหาที่เหลือเสร็จสิ้นนั้นทำได้ง่ายที่สุด ดังนั้นสิ่งนี้จึงต้องเป็นตัวยึดตำแหน่งในขณะนี้
• แถบด้านข้าง: เอกสารไวท์ เปเปอร์ จำนวนมากมีข้อมูลเพิ่มเติมนอกเหนือจากเนื้อหาหลัก จดบันทึกพื้นที่ที่คุณจะใส่ข้อมูลแถบด้านข้าง

ที่มา: FrogDesign.com

เขียนเอกสารไวท์เปเปอร์ของคุณ

นักเขียนคนใดจะบอกคุณว่าการวิจัยเป็นส่วนที่ยากที่สุดของกระบวนการเขียน แม้ว่าการเขียนและการจัดรูปแบบจริงจะใช้เวลานานกว่าก็ตาม เมื่อการวิจัยและองค์กรของคุณเสร็จสิ้นแล้ว ก็ถึงเวลารวบรวมเอกสารไวท์เปเปอร์ของคุณ:

หัวข้อ: อันดับแรก คุณจะต้องคิดชื่อที่แสดงถึงประโยชน์ของกระดาษขาว ฟังดูเป็นมืออาชีพ และตั้งความคาดหวังที่คุณจะทำได้

บทนำ: การเขียนเบ็ดสำหรับเนื้อหาประเภทนี้เป็นเรื่องยาก ทางออกที่ดีที่สุดของคุณคือการบอกผู้อ่านว่าจะเกิดอะไรขึ้นหากพวกเขาไม่ปฏิบัติตามคำแนะนำของคุณ ตัวอย่างเช่น เว็บไซต์ของตนจะเป็นอย่างไรหากพวกเขาเริ่มออกแบบโดยไม่ได้เตรียมตัวไว้ จะเกิดอะไรขึ้นถ้าลูกค้าไม่พอใจกับงานของพวกเขา? จากนั้น ทบทวนประเด็นสำคัญที่บทความของคุณจะกล่าวถึงอย่างรวดเร็วและวิธีที่ผู้อ่านของคุณจะได้รับประโยชน์

ส่วน: คุณได้จัดวางหัวเรื่องย่อยของคุณแล้ว ดังนั้นถึงเวลากรอกข้อมูล เหตุผลที่เรามีสัญลักษณ์แสดงหัวข้อย่อยสามจุดคือส่วนส่วนใหญ่จะมีอย่างน้อยสามสิ่งที่จะพูดเกี่ยวกับหัวข้อย่อย ถ้าคุณมีมากกว่าที่จะพูด – หกประเด็นหรือมากกว่าที่เกี่ยวข้อง – ให้พิจารณาเพิ่มหัวข้อย่อยอื่น เก็บหัวข้อย่อยไว้หรือเขียนย่อหน้าปกติ แล้วแต่วิธีใดที่จะนำเสนอข้อมูลได้ดีที่สุด

ที่มา: HJC

สรุป: บทสรุปนั้นเขียนยาก พวกเขาสามารถรู้สึกไม่จำเป็น แต่ถ้าไม่มีพวกเขา เนื้อหาก็จะลอยอยู่ในอากาศโดยไม่มีการปิด ในการเขียนบทสรุปที่ตรงใจผู้อ่าน ให้บอกพวกเขาว่าทำไมพวกเขาจึงควรสนใจหัวข้อที่คุณเพิ่งพูดถึง หรือแสดงอนาคตของพวกเขาหากพวกเขาไม่ปฏิบัติตามคำแนะนำของคุณ คุณสามารถสรุปประเด็นสำคัญของเอกสารไวท์เปเปอร์สั้นๆ ได้

คำกระตุ้นการตัดสินใจ: ในการสรุปข้อสรุป ให้รวม CTA บอกพวกเขาว่าพวกเขาควรทำอย่างไรหรือจะไปที่ไหนต่อไป วางเป็นความท้าทายในการสร้างแรงบันดาลใจให้ดำเนินการ

จบเนื้อหาในสมุดปกขาวของคุณ

เมื่อคุณเขียนเสร็จแล้ว ให้กลับไปที่กระดาษสีขาวเพื่อทำความสะอาด ก่อนที่คุณจะพิสูจน์และคัดลอกแก้ไข คุณจะต้องจับตาดูสิ่งต่อไปนี้:

• เอกสารไวท์เปเปอร์ทั้งหมดมีความเป็นมืออาชีพ แม้กระทั่งในเชิงวิชาการ
• หากมีพื้นที่ใดที่คุณเสี่ยงเกินไปจากหัวข้อที่มีอยู่ ให้ลองลบออก
• ตอบคำถามผู้อ่านที่อาจมี คุณคงไม่อยากให้พวกเขาทิ้งกระดาษขาวไว้กลางทางเพื่อหาคำตอบ
• เมื่อรวมข้อเท็จจริง ควรสำรองข้อมูลด้วยข้อมูลที่ตรวจสอบได้

หากคุณพบจุดที่ต้องปรับปรุงแก้ไข ให้แก้ไขอย่างหนักก่อนที่จะลงรายละเอียดปลีกย่อย เมื่อเอกสารไวท์เปเปอร์เป็นที่ที่คุณต้องการแล้ว คุณสามารถเข้าไปพิสูจน์และแก้ไขได้ เครื่องมือที่ยอดเยี่ยมสองอย่างคือ Hemingway ซึ่งจะช่วยให้คุณเขียนสำเนาได้ชัดเจนขึ้น และ Grammarly ซึ่งจะตรวจจับข้อผิดพลาดที่คุณพลาดไป

จัดรูปแบบเอกสารไวท์เปเปอร์ของคุณ

แม้ว่าเอกสารไวท์เปเปอร์จะตรงไปตรงมาและเป็นมืออาชีพ แต่ก็ไม่ใช่กระดาษสำหรับเทอม ควรมีรูปแบบและรูปแบบที่เข้าใจง่าย แบบอักษรที่เป็นตัวหนาและมีขนาดและสีต่างกันจะทำให้ข้อความแตกแยก และการเพิ่มภาพที่เป็นประโยชน์จะทำให้ผู้อ่านซึมซับข้อมูลได้ง่ายขึ้น อันนี้จาก Neptune Web ค่อนข้างสุภาพและจัดรูปแบบ:

Blender มีวิธีการนำเสนอข้อมูลที่ดึงดูดสายตาได้ดีกว่ามาก:

วิธีการโปรโมตสมุดปกขาว

ขั้นตอนแรกในการโปรโมตสมุดปกขาวของคุณคือการตัดสินใจว่าจะเผยแพร่เอกสารนี้ไปที่ใด การเพิ่มลงในบล็อกของคุณน่าจะเป็นตัวเลือกที่เร็วที่สุด โพสต์บล็อกของคุณสามารถแนะนำและให้บริบท จากนั้นคุณสามารถรวมลิงก์ดาวน์โหลดที่สามารถเข้าถึงได้ หากคุณกำลังใช้เอกสารไวท์เปเปอร์เป็นเครื่องมือในการแปลง คุณจะต้องการในหน้า Landing Page แทนในบล็อกโพสต์ (ยกเว้นกรณีที่โพสต์ในบล็อกนำไปสู่หน้า Landing Page) คุณยังสามารถใส่ไว้ในไลบรารีทรัพยากรของเว็บไซต์ของคุณ หรือคุณสามารถรอจนกว่าจะใช้งานสำหรับการแปลงเสร็จสิ้น

ต่อไป คุณจะต้องโปรโมตสมุดปกขาวของคุณบนแพลตฟอร์มโซเชียลมีเดียที่เลือกสรรมาอย่างดี แม้ว่าแบรนด์ของคุณจะใช้งานบน Pinterest อยู่ ลองนึกถึงที่ที่ผู้ชมที่เป็นมืออาชีพจะใช้เวลาของพวกเขา เนื้อหาประเภทนี้มีความเป็นมืออาชีพ ดังนั้นผู้ชม Snapchat หรือ Facebook Stories คงไม่สนใจเนื้อหานี้ แต่ LinkedIn, Google และจดหมายข่าวทางอีเมลของคุณเป็นตัวเลือกที่ดีกว่าสำหรับการโปรโมต

พิจารณานำเนื้อหากระดาษขาวไปใช้กับเนื้อหาประเภทอื่นด้วย จากนั้น คุณสามารถโปรโมตกระดาษขาวแบบข้ามสายได้ หากผู้อ่านต้องการเจาะลึกในหัวข้อนี้มากขึ้น นำแนวคิดหรือหัวข้อย่อยมาสร้างโพสต์ในบล็อก ตอนพอดแคสต์ หรือวิดีโอจากแนวคิดนั้น คุณยังสามารถเปลี่ยนข้อมูลที่น่าสนใจและแชร์ได้มากที่สุดให้เป็นโพสต์บนโซเชียลมีเดีย

คุณพร้อมที่จะเริ่มต้นแล้ว

เอกสารไวท์เปเปอร์อาจไม่ใช่เนื้อหาประเภทที่น่าตื่นเต้นที่สุดที่แบรนด์ของคุณจะผลิต แต่จะแสดงให้ผู้ชมเห็นว่าคุณรู้ว่าคุณกำลังพูดถึงอะไร ด้วยการรวมตัวเองเป็นผู้มีอำนาจในสาขาของคุณ คุณจะได้รับความไว้วางใจจากลูกค้าและความสนใจของผู้เชี่ยวชาญในอุตสาหกรรมที่ต้องการเลือกสมองของคุณมากกว่านี้ คุณอาจสามารถแสดงความเชี่ยวชาญของคุณได้โดยไม่ต้องใช้กระดาษสีขาว แต่ผู้ฟังที่มีข้อมูลครบถ้วนคาดหวังเนื้อหาที่มีความยาวและครอบคลุมประเภทนี้

หัวข้อที่ดีที่สุดที่คุณสามารถจัดทำเอกสารไวท์เปเปอร์เรื่องแรกได้คืออะไร เมื่อทำการวิจัย บทความของฉันเกี่ยวกับวิธีจดบันทึกอย่างมีประสิทธิภาพอาจมีประโยชน์

ภาพเด่นผ่าน BadBrother / shutterstock.com