Libros blancos: qué son y cómo escribir uno

¿Qué es un libro blanco? ¿Es una publicación de blog extralarga? ¿Un libro electrónico en formato PDF? ¿Una herramienta promocional para vender un producto? No exactamente. Los libros blancos tienen un propósito, formato y estilo propios.

Hoy en día, los especialistas en marketing utilizan los libros blancos para profundizar en un tema, en realidad cualquier tema, siempre que se refiera a la experiencia de la empresa y se pueda presentar de manera profesional. Es una especie de cruce entre una publicación de blog de formato largo o una guía práctica y un libro electrónico. Los libros blancos son extensos, bien organizados y detallados sobre un tema.

Definir qué es un libro blanco se vuelve complicado porque difiere según la industria. Tradicionalmente, un libro blanco es un documento político que aclara y apoya una solución política. En el mundo de la tecnología, puede discutir nuevas tecnologías y la teoría detrás de ellas. En los negocios, puede dirigirse a una audiencia específica para promover un nuevo producto de una manera que no sea de venta. Por ejemplo, un documento técnico no presentará directamente un producto, pero puede explicar el "por qué" de comprar ese producto o servicio. Discutirá los desafíos que enfrenta la audiencia objetivo y ofrecerá posibles soluciones que incluyan el producto o servicio.

Técnicamente, puede llamar a cualquier cosa que desee un documento técnico. No hay ningún criterio estricto que deba cumplir un documento para ser considerado uno. Sin embargo, si dice que tiene un documento técnico cuando realmente tiene un artículo, folleto o libro electrónico, perderá credibilidad con su audiencia y decepcionará a los lectores que buscan un documento técnico adecuado.

Componentes y formato de un informe técnico

Los informes técnicos suelen estar en formato PDF con orientación vertical (8,5 x 11 pulgadas). Varían en longitud de 6 a más de 50 páginas. Son autorizados, profundos, persuasivos, específicos y están respaldados por documentación. Los libros blancos suelen seguir este formato:

• Pagina del titulo
• Tabla de contenido
• Breve resumen
• Introducción
• Explicación del problema
• Teoría o ideas que solucionarán el problema.
• Estudio de caso que muestra cómo tuvo éxito la solución
• Conclusión

Si alguna vez ha leído un informe comercial o un estudio académico, notará que la conclusión se menciona al principio. La audiencia comienza sabiendo cómo termina la historia. Esta es la forma más importante en la que un documento técnico se diferencia de un informe comercial: tiene una introducción y una conclusión en sus lugares habituales, al principio y al final del contenido.

Objetivos de un libro blanco

Los libros blancos presentan un desafío o problema y luego lo resuelven. Los lectores deben dejar de estar más educados sobre el tema sin sentir que necesitan comprar algo. Un libro blanco puede:

• Discutir nuevas tendencias o técnicas.
• Educar a los lectores sobre un tema
• Explica algo (como una metodología o escuela de pensamiento)
• Informe sobre las últimas investigaciones
• Promocionar algo (como el razonamiento detrás de la nueva tecnología)

Además, los libros blancos son herramientas de conversión. La mayoría de las veces, se requiere una dirección de correo electrónico y otra información para descargar o acceder al documento técnico.

Libros blancos frente a publicaciones de blog y libros electrónicos

Los libros blancos son más largos que las publicaciones de blogs, pero más cortos que la mayoría de los libros electrónicos, y son los que más tiempo necesitan para desarrollar de los tres estilos de contenido. Los libros blancos tienen un tono serio y están llenos de información útil, por lo que deben ser minuciosos y bien investigados. No hay pelusa en un libro blanco y, si bien es más corto que un libro electrónico, contiene más información condensada.

Si desea transmitir una idea rápidamente, un libro blanco no es para usted (y tampoco lo es un libro electrónico). Los libros blancos tampoco suelen ser interactivos, por lo que no son herramientas para aumentar las acciones en las redes sociales o recopilar comentarios de los lectores. Una publicación de blog cubre un tema algo pequeño y un libro electrónico explica ese tema para hablar sobre él con más detalle (sin dejar de ser atractivo para una audiencia amplia), pero un documento técnico toma uno de esos detalles o subtemas y lo selecciona. de forma académica.

Además, los libros blancos solo tienen imágenes que respaldan la información presentada. No tendrán gifs ni fotos genéricas para dividir el texto, pero pueden tener cuadros, gráficos, ilustraciones o infografías para explicar mejor un punto. Piense en los libros blancos como el contenido más académico que producirá una empresa o un departamento de marketing.

¿Suena aburrido? Pueden serlo, al menos para el lector casual. Los libros blancos no suelen leerse por placer. En cambio, los lectores obtienen mucha educación de los libros blancos. Se eligen porque son informativos, no porque inviertan páginas. Si desea aprender mucho sobre un tema en un período de tiempo razonable, leerá un documento técnico. Dicho esto, hay algunas marcas que crean informes técnicos menos formales porque eso encaja con su cultura:

Cómo escribir un libro blanco

Escribir un libro blanco es diferente a escribir una publicación de blog. No te limitarás a sentarte y tantear el camino a través de él. Los libros blancos son largos y requieren mucho esfuerzo para armarlos, y no los producirá rápidamente, por lo que debe tomarse su tiempo. A continuación, le indicamos cómo preparar su libro blanco.

Elige un tema

Para seleccionar un tema, debes decidir para quién estás escribiendo. ¿Quiere atraer a sus clientes actuales o quiere atraer nuevos suscriptores? Las mejores ideas son aquellas que resuelven un problema común que no ha sido completamente respondido en otros contenidos. Para averiguar qué lagunas deben llenarse, lea otros documentos técnicos de la industria y anote las preguntas que se esté haciendo.

Si está escribiendo para su audiencia actual, puede enfocar su documento técnico en un tema sobre el que hayan tenido muchas preguntas. Si está escribiendo para atraer a nuevos clientes o suscriptores, puede crear una introducción completa al campo o tema. Por ejemplo, un diseñador web que enseña técnicas de diseño a principiantes puede crear un informe técnico que explique todos los componentes principales del diseño, como el software para probar, las herramientas comunes que se encuentran en las plataformas de diseño, un glosario de términos, etc.

Reúna su investigación

No se puede escribir un libro blanco sin un montón de investigación. Reúna todo lo que utilizará, incluidos los recursos de la industria, los documentos internos y las referencias en línea de sitios autorizados. Querrás citar todo lo que incluyas, así que mantén tu investigación organizada y haz un seguimiento de las fuentes mientras escribes.

Escribir un esquema

Cada escritor tiene su propio proceso, pero cuando se trata de escribir algo tan largo como un libro blanco, se sugiere crear un esquema. He aquí cómo crear el tuyo:

• Título de trabajo: este no tiene que ser su título final, solo en el que está trabajando actualmente, además de otras ideas.
• Resumen ejecutivo: lo limpiará más tarde cuando finalice su informe técnico, pero escribir su resumen ejecutivo al principio lo mantendrá concentrado durante todo el proceso. Puede volver a consultarlo si comienza a desviarse.
• Introducción: En este momento, solo enumere las viñetas con los puntos principales que desea resaltar. Los convertirá en un párrafo durante la etapa de escritura.
• Subtítulos: lo más probable es que cambien a medida que evolucione su informe técnico, pero coloque los subtítulos donde crea que irán. Si también tiene subtítulos, indíquelos con un tamaño o color de fuente diferente.
• Puntos con viñetas : debajo de cada subtítulo, coloque tres puntos como marcadores de posición; puede completar la información a medida que avanza en su investigación y agregar o restar puntos según sea necesario.
• Conclusión y llamado a la acción: es más fácil escribir su conclusión una vez que el resto del contenido está terminado, por lo que esto solo debe ser un marcador de posición por el momento.
• Barras laterales: muchos libros blancos tienen información adicional además del contenido principal. Anote las áreas donde incluirá la información de la barra lateral.

Fuente: FrogDesign.com

Escriba su libro blanco

Cualquier escritor le dirá que la investigación es la parte más difícil del proceso de escritura, incluso si la escritura y el formateo reales toman más tiempo. Ahora que su investigación y organización están terminadas, es hora de armar su documento técnico:

Título: Primero, tendrá que crear un título que muestre los beneficios del documento técnico, suene profesional y establezca expectativas que cumplirá.

Introducción: escribir un gancho para este tipo de contenido es complicado. Lo mejor que puede hacer es decirle al lector lo que sucederá si no sigue sus consejos. Por ejemplo, ¿cómo resultará su sitio web si comienzan a diseñar sin estar preparados? ¿Qué pasará si un cliente no está satisfecho con su trabajo? Luego, repase rápidamente los puntos clave que cubrirá su artículo y cómo se beneficiarán sus lectores.

Secciones: ya ha establecido sus subtítulos, por lo que es hora de completar la información. La razón por la que tenemos tres viñetas es que la mayoría de las secciones tendrán al menos tres cosas que decir sobre el subtema. Si tiene mucho más que decir, seis o más puntos relevantes, considere agregar otro subtítulo. Mantenga las viñetas o escriba párrafos regulares, de la forma que mejor se presente la información.

Fuente: HJC

Conclusión: las conclusiones son difíciles de escribir. Pueden sentirse innecesarios, pero sin ellos el contenido simplemente queda en el aire sin ningún cierre. Para escribir una conclusión que resuene en el lector, dígale por qué debería preocuparse por el tema que acaba de cubrir, o ilustre su futuro si no sigue sus sugerencias. También puede recapitular brevemente las principales conclusiones del libro blanco.

Llamada a la acción: para terminar la conclusión, incluye una llamada a la acción . Dígales qué deben hacer o adónde deben ir a continuación. Plantéelo como un desafío para inspirar la acción.

Finalice el contenido de su libro blanco

Una vez que haya terminado de escribir, vuelva a revisar su papel blanco para limpiarlo. Antes de realizar la prueba y la corrección de estilo, querrá estar atento a lo siguiente:

• Todo el libro blanco tiene un tono profesional, incluso académico.
• Si hay áreas en las que se aventura demasiado lejos del tema en cuestión, considere eliminarlas.
• Responda cualquier pregunta que pueda tener el lector. No quiere que dejen su libro blanco a mitad de camino para obtener una respuesta a algo.
• Cuando se incluye un hecho, debe estar respaldado por datos verificables.

Si encuentra áreas que necesitan ser revisadas, haga una gran edición antes de entrar en los detalles más finos. Una vez que el libro blanco esté donde desea que esté, puede ir a la revisión y edición. Dos excelentes herramientas que puedes usar son Hemingway, que te ayudará a escribir textos más claros, y Grammarly, que detectará los errores que te perdiste.

Dar formato a su informe técnico

Si bien un informe técnico es sencillo y profesional, no es un trabajo final. Debe tener algo de estilo y un formato digerible. Las fuentes en negrita y en diferentes tamaños y colores dividirán el texto, y agregar elementos visuales útiles facilitará que el lector absorba la información. Este de Neptune Web es un poco soso, en cuanto al formato:

Blender tiene una forma mucho mejor de presentar información visualmente atractiva:

Cómo promover un libro blanco

El primer paso para promocionar su libro blanco es decidir dónde va a existir. Ponerlo en tu blog es probablemente la opción más rápida: tu publicación de blog puede presentarlo y proporcionar contexto, y luego puedes incluir un enlace de descarga con acceso. Sin embargo, si está utilizando el libro blanco como herramienta de conversión, lo querrá en una página de destino en lugar de en una publicación de blog (a menos que la publicación del blog dirija a una página de destino). También puede ponerlo en la biblioteca de recursos de su sitio web, o puede esperar hasta que termine de usarlo para las conversiones.

A continuación, querrá promocionar su libro blanco en plataformas de redes sociales cuidadosamente seleccionadas. Incluso si su marca está activa en Pinterest, piense en dónde pasa su tiempo una audiencia más profesional. Este tipo de contenido tiene un nivel de profesionalismo, por lo que a las audiencias de Snapchat o Facebook Stories probablemente no les importe. En cambio, LinkedIn, Google y su boletín de correo electrónico son mejores opciones de promoción.

También considere la posibilidad de reutilizar el contenido del libro blanco en otros tipos de contenido. Luego, puede realizar una promoción cruzada del documento técnico si los lectores desean profundizar un poco más en el tema. Toma una idea o subtema y crea una publicación de blog, un episodio de podcast o un video a partir de ella. También puede convertir la información más interesante y para compartir en publicaciones en las redes sociales.

Estás listo para empezar

Es posible que los informes técnicos no sean el tipo de contenido más interesante que producirá su marca, pero sí muestran al público que sabe de lo que está hablando. Al consolidarse como una autoridad en su campo, se ganará la confianza de los clientes y la atención de los profesionales de la industria que quieren explorar su cerebro un poco más. Es posible que pueda mostrar su experiencia sin la ayuda de un informe técnico, pero las audiencias informadas esperan este tipo de contenido extenso y completo.

¿Cuál es el mejor tema sobre el que puede hacer su primer informe técnico? Al hacer su investigación, mi artículo sobre Cómo tomar notas de manera efectiva puede ser útil.

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