Buku Putih: Apa Itu dan Bagaimana Menulisnya

Apa itu kertas putih? Apakah ini posting blog ekstra panjang? Sebuah ebook dalam bentuk PDF? Alat promosi untuk menjual produk? Tidak terlalu. Kertas putih memiliki tujuan, format, dan gaya yang semuanya milik mereka sendiri.

Saat ini, kertas putih digunakan oleh pemasar untuk membahas topik secara mendalam – topik apa pun, sungguh, selama itu berbicara tentang keahlian perusahaan dan dapat disajikan secara profesional. Ini semacam persilangan antara posting blog bentuk panjang atau panduan cara dan ebook. Kertas putih panjang, terorganisir dengan baik dan menyeluruh tentang suatu topik.

Mendefinisikan apa itu kertas putih menjadi rumit karena berbeda tergantung pada industrinya. Secara tradisional, kertas putih adalah dokumen politik yang menjelaskan dan mendukung solusi politik. Di dunia teknologi, mungkin membahas teknologi baru dan teori di baliknya. Dalam bisnis, dapat ditargetkan ke audiens tertentu untuk mempromosikan produk baru dengan cara non-penjualan. Misalnya, kertas putih tidak akan secara langsung mempromosikan produk, tetapi mungkin masuk ke "mengapa" membeli produk atau layanan tersebut. Ini akan membahas tantangan yang dihadapi audiens target dan menawarkan solusi potensial yang mencakup produk atau layanan.

Secara teknis, Anda dapat menyebut apa pun yang Anda inginkan sebagai kertas putih. Tidak ada kriteria keras dan cepat yang harus dipenuhi dokumen untuk dianggap sebagai satu. Namun, jika Anda mengatakan bahwa Anda memiliki buku putih padahal Anda benar-benar memiliki artikel, brosur, atau ebook, Anda akan kehilangan kredibilitas di mata audiens Anda dan mengecewakan pembaca yang mencari buku putih yang tepat.

Komponen dan Format Buku Putih

Kertas putih biasanya dalam format PDF dengan orientasi potret (8,5 x 11 inci). Panjangnya bervariasi dari 6 hingga 50+ halaman. Mereka berwibawa, mendalam, persuasif, spesifik dan didukung oleh dokumentasi. Kertas putih biasanya mengikuti format ini:

• Judul Halaman
• Daftar Isi
• Ringkasan singkat
• pengantar
• Penjelasan masalah
• Teori atau ide yang akan memecahkan masalah
• Studi kasus yang menunjukkan bagaimana solusi berhasil
• Kesimpulan

Jika Anda pernah membaca laporan bisnis atau studi akademis, Anda akan melihat bahwa kesimpulannya disebutkan sejak awal. Penonton mulai mengetahui bagaimana cerita berakhir. Ini adalah cara terbesar di mana buku putih berbeda dari laporan bisnis – ia memiliki pendahuluan dan kesimpulan di tempat normalnya, di awal dan akhir konten.

Tujuan Buku Putih

Kertas putih menyajikan tantangan atau masalah dan kemudian menyelesaikannya. Pembaca harus pergi karena lebih terdidik tentang topik tersebut tanpa merasa perlu membeli sesuatu. Sebuah kertas putih dapat:

• Diskusikan tren atau teknik baru
• Mendidik pembaca tentang suatu topik
• Jelaskan sesuatu (seperti metodologi atau aliran pemikiran)
• Laporan penelitian terbaru
• Promosikan sesuatu (seperti alasan di balik teknologi baru)

Selain itu, kertas putih adalah alat konversi. Paling sering, alamat email dan informasi lain diperlukan untuk mengunduh atau mengakses buku putih.

White Paper vs. Postingan Blog dan Ebook

Kertas putih lebih panjang dari posting blog tetapi lebih pendek dari kebanyakan ebook, dan mereka membutuhkan waktu paling banyak untuk mengembangkan tiga gaya konten. Kertas putih bernada serius dan dikemas dengan informasi yang bermanfaat, dan oleh karena itu harus teliti dan diteliti dengan baik. Tidak ada bulu di kertas putih, dan meskipun panjangnya lebih pendek dari sebuah ebook, ia memiliki lebih banyak informasi yang dikemas.

Jika Anda ingin menyampaikan ide dengan cepat, kertas putih bukan untuk Anda (dan juga bukan ebook). Kertas putih biasanya juga tidak interaktif, jadi bukan alat untuk meningkatkan jumlah share di media sosial atau mengumpulkan komentar dari pembaca. Sebuah posting blog mencakup topik yang agak kecil dan sebuah ebook membahas topik itu untuk membicarakannya secara lebih rinci (sambil tetap menarik bagi khalayak luas), tetapi kertas putih mengambil salah satu detail atau sub-topik itu dan memisahkannya secara akademis.

Juga, kertas putih hanya memiliki visual yang mendukung informasi yang disajikan. Mereka tidak akan memiliki gif atau foto umum untuk memecah teks tetapi mungkin memiliki bagan, grafik, ilustrasi, atau infografis untuk menjelaskan suatu poin lebih lanjut. Pikirkan kertas putih sebagai konten paling akademis yang akan dihasilkan oleh departemen bisnis atau pemasaran.

Terdengar membosankan? Mereka bisa, setidaknya untuk pembaca biasa. Kertas putih biasanya tidak dibaca untuk kesenangan. Sebaliknya, pembaca mendapatkan banyak pendidikan dari kertas putih. Mereka dipilih karena informatif, bukan karena mereka pembalik halaman. Jika Anda ingin belajar banyak tentang suatu topik dalam jangka waktu yang wajar, Anda akan membaca buku putih. Konon, ada beberapa merek yang membuat kertas putih yang tidak terlalu formal karena sesuai dengan budaya mereka:

Cara Menulis Buku Putih

Menulis kertas putih berbeda dengan menulis posting blog. Anda tidak akan hanya duduk dan merasakan jalan Anda melaluinya. Kertas putih itu panjang dan membutuhkan banyak usaha untuk disatukan, dan Anda tidak akan mengaduknya dengan cepat, jadi Anda harus meluangkan waktu. Inilah cara menyusun kertas putih Anda.

Pilih Topik

Untuk memilih topik, Anda harus memutuskan untuk siapa Anda menulis. Apakah Anda ingin menarik pelanggan Anda saat ini atau Anda ingin menarik pelanggan baru? Ide terbaik adalah ide yang memecahkan masalah umum yang belum sepenuhnya terjawab di konten lain. Untuk mengetahui celah mana yang perlu diisi, baca kertas putih industri lainnya dan tuliskan pertanyaan yang Anda ajukan.

Jika Anda menulis untuk audiens Anda saat ini, Anda dapat memfokuskan kertas putih Anda pada topik yang memiliki banyak pertanyaan tentang mereka. Jika Anda menulis untuk menarik pelanggan atau pelanggan baru, Anda dapat membuat pengenalan menyeluruh tentang bidang atau topik tersebut. Misalnya, seorang desainer web yang mengajarkan teknik desain pemula dapat membuat kertas putih yang menjelaskan setiap komponen utama desain, seperti perangkat lunak untuk dicoba, alat umum yang ditemukan di seluruh platform desain, daftar istilah, dll.

Kumpulkan Penelitian Anda

Anda tidak dapat menulis buku putih tanpa banyak penelitian. Kumpulkan semua yang akan Anda gunakan, termasuk sumber daya industri, dokumen internal, dan referensi online dari situs resmi. Anda pasti ingin mengutip semua yang Anda sertakan, jadi jaga agar penelitian Anda tetap teratur dan lacak sumbernya saat Anda menulis.

Tulis Garis Besar

Setiap penulis memiliki prosesnya masing-masing, tetapi ketika menulis sesuatu selama kertas putih, disarankan untuk membuat garis besar. Berikut cara membuatnya:

• Judul Karya: Ini tidak harus menjadi judul akhir Anda, cukup judul yang sedang Anda kerjakan, ditambah ide-ide lain.
• Ringkasan Eksekutif: Anda akan membersihkannya nanti saat menyelesaikan white paper Anda, tetapi menulis ringkasan eksekutif Anda di awal akan membuat Anda tetap fokus selama proses berlangsung. Anda dapat merujuk kembali jika Anda mulai keluar jalur.
• Pendahuluan: Sekarang, buatlah daftar butir-butir dengan poin utama yang ingin Anda buat. Anda akan mengubahnya menjadi paragraf selama tahap penulisan.
• Sub- judul : Kemungkinan ini akan bergeser saat Anda mengembangkan kertas putih Anda, tetapi tempatkan sub-judul di mana Anda pikir mereka akan pergi. Jika Anda juga memiliki sub-sub-judul, tandai dengan menggunakan ukuran atau warna font yang berbeda.
• Poin-poin Poin: Di bawah setiap sub-judul, letakkan tiga poin-poin sebagai penampung – Anda dapat mengisi informasi saat Anda melakukan penelitian dan menambah atau mengurangi poin-poin sesuai kebutuhan.
• Kesimpulan dan Ajakan Bertindak: Paling mudah untuk menulis kesimpulan Anda setelah sisa konten selesai, jadi ini hanya perlu menjadi pengganti untuk saat ini.
• Sidebars: Banyak kertas putih memiliki informasi tambahan selain dari konten utama. Catat area tempat Anda akan menyertakan informasi bilah sisi.

Sumber: FrogDesign.com

Tulis Buku Putih Anda

Setiap penulis akan memberi tahu Anda bahwa penelitian adalah bagian tersulit dari proses penulisan, bahkan jika penulisan dan pemformatan yang sebenarnya memakan waktu lebih lama. Sekarang setelah penelitian dan organisasi Anda selesai, saatnya untuk menyusun buku putih Anda:

Judul: Pertama, Anda harus membuat judul yang menunjukkan manfaat buku putih, terdengar profesional, dan menetapkan harapan yang akan Anda wujudkan.

Pendahuluan: Menulis hook untuk jenis konten ini rumit. Taruhan terbaik Anda adalah memberi tahu pembaca apa yang akan terjadi jika mereka tidak mengikuti saran Anda. Misalnya, bagaimana tampilan situs web mereka jika mereka mulai mendesain tanpa persiapan? Apa yang akan terjadi jika klien tidak puas dengan pekerjaan mereka? Kemudian, dengan cepat membahas poin-poin penting yang akan dibahas makalah Anda dan bagaimana pembaca Anda akan mendapat manfaat.

Bagian: Anda sudah meletakkan sub-judul Anda, jadi sekarang saatnya untuk mengisi info. Alasan kami memiliki tiga poin peluru adalah karena sebagian besar bagian akan memiliki setidaknya tiga hal untuk dikatakan tentang sub-topik. Jika Anda memiliki lebih banyak hal untuk dikatakan – enam atau lebih poin yang relevan – pertimbangkan untuk menambahkan sub-judul lainnya. Simpan poin-poin atau tulis paragraf biasa, dengan cara apa pun informasi itu disajikan dengan baik.

Sumber: HJC

Kesimpulan: Kesimpulan sulit untuk ditulis. Mereka bisa merasa tidak perlu, tetapi tanpa mereka konten hanya menggantung di udara tanpa penutupan. Untuk menulis kesimpulan yang akan beresonansi dengan pembaca, beri tahu mereka mengapa mereka harus peduli dengan topik yang baru saja Anda bahas, atau ilustrasikan masa depan mereka jika mereka tidak mengikuti saran Anda. Anda juga dapat merangkum secara singkat hal-hal yang dapat diambil dari buku putih ini.

Ajakan Bertindak: Untuk mengakhiri kesimpulan, sertakan CTA. Beri tahu mereka apa yang harus mereka lakukan atau ke mana mereka harus pergi selanjutnya. Anggap itu sebagai tantangan untuk menginspirasi tindakan.

Selesaikan Konten Buku Putih Anda

Setelah Anda selesai menulis, kembali ke kertas putih Anda untuk membersihkannya. Sebelum Anda melakukan proof dan copyedit, Anda harus memperhatikan hal-hal berikut:

• Seluruh kertas putih profesional, bahkan akademis, dalam nada.
• Jika ada area di mana Anda menjelajah terlalu jauh dari topik yang ada, pertimbangkan untuk menghapusnya.
• Jawab pertanyaan apa pun yang mungkin dimiliki pembaca. Anda tidak ingin mereka meninggalkan kertas putih Anda di tengah jalan untuk mendapatkan jawaban atas sesuatu.
• Saat memasukkan fakta, itu harus didukung oleh data yang dapat diverifikasi.

Jika Anda menemukan area yang perlu dikerjakan ulang, lakukan pengeditan berat sebelum masuk ke detail yang lebih baik. Setelah kertas putih berada di tempat yang Anda inginkan, Anda dapat masuk ke proof dan copyedit. Dua alat hebat untuk digunakan adalah Hemingway, yang akan membantu Anda menulis salinan yang lebih jelas, dan Grammarly, yang akan menangkap kesalahan yang Anda lewatkan.

Format Buku Putih Anda

Meskipun kertas putih bersifat langsung dan profesional, ini bukan kertas kerja. Itu harus memiliki beberapa gaya dan format yang dapat dicerna. Font yang dicetak tebal dan dalam berbagai ukuran dan warna akan memecah teks, dan menambahkan visual yang membantu akan memudahkan pembaca untuk menyerap informasi. Yang ini dari Neptunus Web agak terlalu hambar, dari segi format:

Blender memiliki cara yang jauh lebih baik untuk menyajikan informasi yang menarik secara visual:

Cara Mempromosikan Buku Putih

Langkah pertama untuk mempromosikan buku putih Anda adalah memutuskan di mana itu akan ada. Memasangnya di blog Anda mungkin merupakan opsi tercepat – posting blog Anda dapat memperkenalkannya dan memberikan konteks, dan kemudian Anda dapat menyertakan tautan unduhan dengan akses. Namun, jika Anda menggunakan kertas putih sebagai alat konversi, Anda akan menginginkannya di halaman arahan alih-alih di posting blog (kecuali posting blog mengarah ke halaman arahan). Anda juga dapat meletakkannya di pustaka sumber daya situs web Anda, atau Anda dapat menunggu untuk melakukannya sampai Anda selesai menggunakannya untuk konversi.

Selanjutnya, Anda ingin mempromosikan buku putih Anda di platform media sosial yang dipilih dengan cermat. Bahkan jika merek Anda aktif di Pinterest, pikirkan di mana audiens yang lebih profesional menghabiskan waktu mereka. Jenis konten ini memiliki tingkat profesionalisme, sehingga pemirsa Snapchat atau Facebook Stories mungkin tidak akan memperdulikannya. Sebaliknya, LinkedIn, Google, dan buletin email Anda adalah pilihan yang lebih baik untuk promosi.

Pertimbangkan juga untuk mengubah konten kertas putih menjadi jenis konten lain. Anda kemudian dapat mempromosikan buku putih secara silang jika pembaca ingin lebih mendalami topik tersebut. Ambil satu ide atau sub-topik dan buat posting blog, episode podcast, atau video darinya. Anda juga dapat mengubah informasi yang paling menarik dan dapat dibagikan menjadi posting media sosial.

Anda Siap Memulai

Kertas putih mungkin bukan jenis konten paling menarik yang akan dihasilkan merek Anda, tetapi kertas putih menunjukkan kepada audiens bahwa Anda tahu apa yang Anda bicarakan. Dengan memperkuat diri Anda sebagai otoritas di bidang Anda, Anda akan mendapatkan kepercayaan dari pelanggan dan perhatian para profesional industri yang ingin mengorek otak Anda lagi. Anda mungkin dapat menunjukkan keahlian Anda tanpa bantuan buku putih, tetapi audiens yang terinformasi mengharapkan jenis konten yang komprehensif dan berdurasi panjang ini.

Apa topik terbaik yang dapat Anda buat dalam buku putih pertama Anda? Saat melakukan penelitian Anda, artikel saya tentang Cara Membuat Catatan Secara Efektif mungkin berguna.

Gambar unggulan melalui BadBrother / shutterstock.com