วิธีจัดการกับการยกเลิกในนาทีสุดท้ายและลูกค้าที่ไม่แสดงตัว

คุณตั้งเวลาและวันที่ไว้ล่วงหน้าได้ดี คุณจัดสรรเวลาในการค้นคว้าและเตรียมความคิดของคุณ เวลาและการเตรียมการทั้งหมดนั้นดูเหมือนจะสูญเปล่าเพราะลูกค้าของคุณโทรแจ้งการยกเลิกในนาทีสุดท้ายหรือไม่ปรากฏตัว

แม้ว่าลูกค้าจะไม่สามารถรักษาภาระผูกพันของตนได้อาจไม่เกี่ยวข้องกับคุณเป็นการส่วนตัว แต่ก็ยากที่จะไม่ทำอย่างนั้น ดังนั้น ก่อนที่คุณจะดำเนินการใดๆ ให้หายใจเข้าลึก ๆ และจำไว้ว่าคุณยังมีโอกาสที่จะจัดกลุ่มใหม่และกอบกู้การลงทุนของคุณในงานของคุณ มีวิธีจัดการกับสถานการณ์เหล่านี้อย่างมืออาชีพและเพื่อให้แน่ใจว่าคุณมีแผนที่จะปกป้องเวลาของคุณและเงินของคุณหากมันเกิดขึ้นในอนาคต

In The Moment

หากลูกค้าของคุณไม่ปรากฏตัว ให้พยายามติดต่อพวกเขา อาจมีสาเหตุที่ถูกต้องที่พวกเขาไม่แสดง เหตุฉุกเฉินเกิดขึ้นได้ และหากเป็นเหตุฉุกเฉินจริง พวกเขาอาจไม่มีโอกาสติดต่อ

พยายามติดต่อเพื่อพูดคุยกับพวกเขาหรือฝากข้อความเพื่อเตือนพวกเขาเกี่ยวกับการนัดหมาย หากคุณยินดีที่จะรอสักครู่ แจ้งให้พวกเขาทราบและกำหนดเวลา หากคุณไม่สามารถเชื่อมต่อได้ ให้ส่งผู้ติดต่อติดตามผลเพื่อแจ้งให้พวกเขาทราบวิธีตั้งเวลาใหม่หรือเพื่ออธิบายนโยบายการไม่เข้าพักของคุณและตั้งความคาดหวังในอนาคต (เพิ่มเติมเกี่ยวกับการกำหนดนโยบายในบทความนี้)

เมื่อจัดการการยกเลิกในนาทีสุดท้าย ให้ประเมินลำดับความสำคัญหรือความเร่งด่วนของการประชุมที่คุณกำหนด และพิจารณาว่าควรระมัดระวังหรือไม่ที่จะถามพวกเขาว่าพวกเขายังสามารถทำได้หรือไม่ นี่อาจเป็นเรื่องละเอียดอ่อน ดังนั้นให้พิจารณาสิ่งที่คุณกำลังทำงานและความสัมพันธ์ในการทำงานกับลูกค้ารายนี้ หากคุณใกล้จะถึงกำหนดส่ง และคุณต้องการข้อมูลหรือการตัดสินใจจากพวกเขา คุณอาจต้องผลักดันเพื่อให้การประชุมเป็นไปตามกำหนดเวลา

ไม่ว่าในกรณีใด ให้ขอเปลี่ยนเวลาใหม่เสมอ สิ่งนี้ดูเหมือนชัดเจน แต่ในขณะนี้ คุณอาจลืมไปว่านี่เป็นทางเลือกหนึ่ง หากอารมณ์ของคุณเข้าถึงตัวคุณได้ดีที่สุด ในขณะที่คุณโทรศัพท์หรือหากพวกเขาฝากข้อความเสียง/ข้อความ/อีเมล ให้ติดต่อโดยเร็วที่สุด และขอหรือเสนอเวลาประชุมใหม่ การถามไม่ใช่เรื่องเสียหาย และนั่นอาจเป็นเพียงสิ่งเดียวที่จะทำให้สิ่งต่างๆ ก้าวไปข้างหน้ากับลูกค้ารายนั้น

จำไว้ว่าคุณไม่มีทางรู้ว่าใครกำลังเผชิญอะไรอยู่ ดังนั้นจงสื่อสารอย่างมืออาชีพเสมอ จงหนักแน่นเมื่อคุณต้องพิสูจน์เวลาและความพยายามของตัวเอง แต่จงมีเมตตาเสมอ

ไปที่รูท

ขั้นแรกให้ประเมินว่าลูกค้ารายนี้เป็นคนที่คุณต้องการทำงานร่วมกันต่อไปหรือไม่ ถ้าเป็นเช่นนั้น ให้พิจารณารูปแบบพฤติกรรมของพวกเขา หากพวกเขามีแนวโน้มที่จะยกเลิกในนาทีสุดท้ายหรือไม่ปรากฏตัว อาจมีช่องว่างที่รับรู้หรือเกิดขึ้นจริงในความคาดหวังของพวกเขาเกี่ยวกับสิ่งที่คุณเสนอให้พวกเขา ความคาดหวังเหล่านี้แบ่งออกเป็นหลายประเภท ย้อนกลับไปสักครู่แล้วพิจารณาแต่ละข้อ แล้วเข้าหาลูกค้าด้วยการค้นพบของคุณ การระบุการรับรู้ที่อยู่เบื้องล่างสามารถช่วยให้คุณเข้าใจต้นตอของเรื่องและจัดการกับมันได้

ความสะดวก

ฉันเพิ่งสิ้นสุดการนัดหมายกับหมอนวดของฉันเพียงเพราะเดินทางไปที่สำนักงานของเขาไม่สะดวกอีกต่อไป ก่อนหน้านี้ฉันทำงานใกล้บ้าน แต่ตอนนี้ฉันทำงานจากที่บ้าน ไม่สะดวกที่จะขับรถไปที่นั่นอีกต่อไป เนื่องจากการดูแลเกี่ยวกับไคโรแพรคติกจำเป็นต้องมีการปรับเปลี่ยนในสำนักงาน การไม่สามารถไปที่สำนักงานจึงเป็นปัญหาที่สำคัญ นอกจากนี้ พวกเขาไม่ได้ส่งการเตือนความจำสำหรับการนัดหมายจนถึงเช้าของวัน ซึ่งเกือบจะหมายความว่าของฉันมักจะถูกยกเลิกในนาทีสุดท้ายเสมอ หากคุณมีความยืดหยุ่นในการประชุมผ่านวิดีโอคอนเฟอเรนซ์หรือทางโทรศัพท์ ให้เน้นและทำให้กระบวนการเชื่อมต่อกับคุณชัดเจนและราบรื่นที่สุด เสนอตัวเลือกให้ใช้วิดีโอหรือโทรศัพท์เท่านั้น ไม่ใช่ทุกคนที่จะอยู่หน้ากล้องได้อย่างสบายใจ ส่งลิงก์การประชุมล่วงหน้าอย่างน้อยสองวัน และให้คำแนะนำในการทดสอบลิงก์เพื่อให้พวกเขาสามารถแก้ไขปัญหาทางเทคนิคก่อนเวลาประชุมตามกำหนดการ

ความพร้อมใช้งาน

บางทีคุณอาจมีตัวเลือกในการพบปะกับลูกค้าผ่านการประชุมทางวิดีโอหรือการประชุมทางโทรศัพท์ หากคุณมีความยืดหยุ่นนั้น ให้พิจารณาวันและเวลาที่คุณพร้อมจะพบปะ หากคุณไม่ยืดหยุ่นในเรื่องนี้ ลูกค้าของคุณอาจรู้สึกหงุดหงิดกับเรื่องนั้นและหาคนที่สามารถทำงานล่วงเวลาได้ เมื่อคุณได้รู้จักลูกค้าในครั้งแรก ให้ขอการประเมินอย่างตรงไปตรงมาเกี่ยวกับความพร้อมโดยทั่วไปของพวกเขาตลอดทั้งสัปดาห์ และกรอบเวลาที่ต้องการ ทำการประเมินอย่างตรงไปตรงมาในฝั่งคุณเพื่อพิจารณาว่าคุณสามารถปรับให้เข้ากับความต้องการของพวกเขาได้หรือไม่

ความคาดหวัง

เมื่อคุณตกลงจะทำงาน ไม่ต้องสงสัยเลยว่าคุณตั้งความคาดหวังที่ชัดเจนเกี่ยวกับงานนั้น ๆ ที่เกี่ยวข้องและอัตราค่าจ้างที่จะทำ การกำหนดความคาดหวังเกี่ยวกับเวลาของคุณมีความสำคัญพอๆ กัน เพราะอย่างที่พวกเขาพูดกัน เวลาคือเงิน! ในข้อตกลงตามสัญญา ให้กำหนดนโยบายสำหรับการยกเลิกล่าช้าและไม่มาประชุม ในการตั้งค่าเหล่านี้ ให้เน้นว่าการสนทนาที่สอดคล้องกันและเชื่อถือได้เป็นกุญแจสำคัญในการขับเคลื่อนโครงการไปข้างหน้าและสอดคล้องกับความคาดหวังของลูกค้าของคุณ

อาจเป็นกรณีที่ลูกค้าที่มีอยู่หรือลูกค้าระยะยาวเริ่มยกเลิกการนัดหมายทันทีหลังจากช่วงเวลาที่มีความน่าเชื่อถือ พวกเขาอาจรู้สึกว่าพวกเขาไม่ได้รับผลประโยชน์แบบเดียวกันจากความสัมพันธ์ในการทำงานของคุณอีกต่อไป แต่อย่าพูดถึงมันเพื่อเก็บความรู้สึกของคุณไว้ หากคุณรู้สึกว่าอาจเป็นกรณีนี้ ให้ประเมินประสิทธิภาพของคุณเพื่อพิจารณาว่าไม่เป็นไปตามความคาดหวังของพวกเขาแล้ว ถ้าเป็นเช่นนั้น ให้เข้าหาพวกเขาในเชิงรุกเกี่ยวกับความคิดของคุณและหาทางแก้ไข

ค่าใช้จ่าย

การพูดคุยอย่างตรงไปตรงมาเกี่ยวกับโครงสร้างการกำหนดราคาของคุณในช่วงต้นของความสัมพันธ์ของคุณกับลูกค้าเป็นสิ่งสำคัญเพื่อให้แน่ใจว่าคุณกำลังเป็นพันธมิตรกับผู้ที่เข้าใจคุณค่าของคุณและคุณค่าที่คุณมอบให้ ถึงกระนั้น สถานการณ์ทางการเงินของลูกค้าอาจเปลี่ยนแปลง – บางครั้งกะทันหัน ขึ้นอยู่กับลักษณะของการเปลี่ยนแปลงนั้น พวกเขาอาจลังเลที่จะบอกคุณว่าพวกเขาไม่สามารถจ่ายค่าบริการของคุณได้อีกต่อไป การเปลี่ยนแปลงนี้อาจส่งผลให้เกิดการนัดหมายที่ถูกยกเลิกก่อน และจากนั้นในใบแจ้งหนี้ที่ล่าช้าหรือค้างชำระ การตรวจสอบเงื่อนไขการชำระเงินกับลูกค้าของคุณปีละสองครั้งหรือเป็นประจำสามารถให้โอกาสในการสนทนาอย่างเปิดเผยเกี่ยวกับสิ่งที่พวกเขาสามารถจ่ายได้

ก้าวไปข้างหน้า

เลือกสรรค์

เมื่อการยกเลิกในนาทีสุดท้ายและสถานการณ์ที่ไม่แสดงตัวเช่นนี้เกิดขึ้น สิ่งสำคัญคือต้องเรียนรู้จากพวกเขาเพื่อลดเหตุการณ์ที่เกิดขึ้นในอนาคต ข้อพิจารณาที่สำคัญคือต้องเลือกอย่างไรเมื่อตัดสินใจร่วมงานกับผู้มีโอกาสเป็นลูกค้า คุณอาจต้องทำงาน แต่สิ่งสำคัญคือต้องเลือกให้ดี ตรวจสอบลูกค้าของคุณในเชิงรุกเพื่อดูว่าเหมาะสมหรือไม่ ถามคำถามเฉพาะเพื่อพิจารณาว่าผู้มีโอกาสเป็นลูกค้าจริงจังกับการทำงานร่วมกับคุณมากเพียงใด ใช้ประสบการณ์ในอดีตเพื่อ “สัมภาษณ์” ผู้นำของคุณ และใช้สัญชาตญาณของคุณเป็นแนวทางในการบอกคุณว่าบุคคลนั้นจะเชื่อถือได้เหมือนคุณหรือไม่

กำหนดนโยบายการยกเลิก

ในตอนท้าย การปกป้องเวลาและการทำงานของคุณเป็นสิ่งสำคัญโดยกำหนดนโยบายการยกเลิกในนาทีสุดท้ายและไม่แสดงตัว ต่อไปนี้คือองค์ประกอบที่เป็นไปได้บางประการที่คุณสามารถรวมไว้ในนโยบายนี้ได้:

• พิจารณากำหนดให้ต้องวางเงินมัดจำหรือส่วนหนึ่งของอัตราค่าบริการรายชั่วโมงล่วงหน้าเพื่อนัดหมาย
• กำหนดกรอบเวลาที่คุณจะอนุญาตให้มีการยกเลิกหรือเปลี่ยนแปลง และจะมีผลทางการเงินต่อการเปลี่ยนแปลงหรือไม่ ตัวอย่างอาจเป็น: การเปลี่ยนแปลงหรือการยกเลิกที่ทำไว้ล่วงหน้า 48 ชั่วโมงจะเก็บเงินมัดจำไว้หากมีการนัดหมายใหม่ภายในสามวันของการนัดหมายครั้งแรก
• พิจารณาว่าเมื่อใดที่คุณจะทำข้อยกเว้นหรือไม่ ดังที่ระบุไว้ในตอนต้นของบทความนี้ เหตุฉุกเฉินที่แท้จริงจะเกิดขึ้น และควรพิจารณาอย่างรอบคอบว่าเมื่อใดควรมีความยืดหยุ่นเมื่อเผชิญกับความยากลำบากของลูกค้า

รู้ว่าเมื่อไหร่ควรปล่อย

ลูกค้าบางรายอาจไม่ให้โอกาสคุณในการดำเนินการใดๆ เหล่านี้และจะ "หลอกหลอน" คุณโดยไม่มีคำอธิบาย หากเป็นเช่นนั้น ทางที่ดีควรเดินหน้าต่อไปถ้าทำได้ ข้อยกเว้นในที่นี้คือหากมีการละเมิดสัญญาหรือข้อกังวลทางการเงิน ในกรณีดังกล่าว คุณควรดำเนินการทางกฎหมายที่จำเป็นเพื่อปกป้องตัวคุณเองและงานของคุณอย่างแน่นอน ในทางกลับกัน หากคุณทำ Due Diligence เสร็จแล้วและสุดท้ายตัดสินใจว่าลูกค้าของคุณไม่น่าเชื่อถือและคุณไม่สามารถทำงานกับพวกเขาได้อีกต่อไป คุณจะต้องตัดสินใจเดินจากไปหรือ “ไล่ออก” ลูกค้ารายนั้น คุณสามารถอ้างอิงบทความ Elegant Themes นี้สำหรับสคริปต์บางตัวเพื่อใช้ในการแบ่งข่าวหรือแนวคิดเหล่านี้จาก HubSpot

คุณมีเรื่องราวอะไรบ้างเกี่ยวกับลูกค้าที่ไม่แสดงตัว คุณได้ลองใช้เทคนิคในบทความนี้ด้วยวิธีใดหรือคุณมีแนวทางอื่นหรือไม่? บอกเราในความคิดเห็น!

ภาพเด่นผ่าน bsd / shutterstock.com