直前のキャンセルとノーショークライアントの処理方法

公開: 2020-12-27

事前に日時を設定しておきます。あなたは自分のアイデアを調査して準備する時間を取っておきます。クライアントが土壇場でキャンセルを要求したり、ノーショーであるため、そのすべての時間と準備は無駄に思えます。

クライアントが彼らの義務を守ることができないことはおそらくあなたと個人的には何の関係もありませんが、それをそのようにしないのは難しいです。したがって、行動を起こす前に、深呼吸をして、仕事への投資を再編成して回収する機会がまだあることを忘れないでください。これらの状況を専門的に処理し、将来発生した場合に時間とお金を保護するための計画を確実に立てる方法があります。

一瞬のうち

クライアントがノーショーの場合は、クライアントに連絡してみてください。彼らが示さなかった正当な理由があるかもしれません。緊急事態は実際に起こります、そしてそれが本当の緊急事態であるならば、彼らは手を差し伸べる機会がなかったかもしれません。

彼らと話すか、約束を思い出させるためにメッセージを残すために連絡を取ろうとします。あなたが彼らを少し待つ気があるなら、彼らに知らせて、時間制限を設定してください。接続できない場合は、フォローアップの連絡先を送信して、新しい時間を設定する方法、またはノーショーポリシーを説明し、今後の期待を設定する方法を知らせてください。（ポリシーの設定については、この記事の後半で詳しく説明します。）

土壇場でのキャンセルを管理するときは、設定した会議の優先度または緊急性を評価し、それでも参加できるかどうかを尋ねるのが賢明かどうかを判断します。これは微妙な問題になる可能性があるため、何に取り組んでいるのか、このクライアントとの関係を検討してください。締め切りが近づいていて、彼らの意見や決定を下す必要がある場合は、会議をスケジュールどおりに維持するためにプッシュする必要があります。

いずれの場合も、常にスケジュールを変更するように依頼してください。これは当たり前のように思えますが、あなたの感情があなたの最善を尽くすならば、あなたはこれがオプションであることを今のところ忘れるかもしれません。電話中、またはボイスメール/テキスト/メールを残した場合は、できるだけ早く連絡を取り、新しい会議時間を要求または提案してください。質問するのは決して痛いことではありません、そしてそれはそのクライアントと物事を前進させ続けるために必要なすべてかもしれません。

誰かが何を経験しているのかわからないので、常に専門的にコミュニケーションをとることを忘れないでください。自分の時間と労力を実証しなければならないときはしっかりしますが、常に親切にしてください。

ルートに到達する

まず、このクライアントがコラボレーションを継続したい人であるかどうかを評価します。もしそうなら、彼らの行動パターンを考慮してください。彼らが土壇場でキャンセルする傾向があるか、現れない場合、あなたが彼らに提供しなければならないものに対する彼らの期待に知覚された、または実際のギャップがあるかもしれません。これらの期待はいくつかのカテゴリーに分類されます。少し戻ってそれぞれを検討してから、発見したことをクライアントに伝えます。根底にある認識を決定することは、問題の根源に到達し、それに対処するのに役立ちます。

快適

私は最近、カイロプラクターのオフィスへの旅行がもはや不便だったという理由だけで、カイロプラクターとの約束を終了しました。以前は近くで働いていましたが、家で仕事をしているので、車で行くのはもう不便でした。カイロプラクティックケアにはオフィス内での調整が必要なため、オフィスに行けないことが重大な問題でした。さらに、彼らはの朝まで予定のリマインダーを送信しませんでした。これは、ほとんどの場合、私のものが常に土壇場でキャンセルされたことを意味していました。ビデオ会議や電話で会う柔軟性がある場合は、それを強調し、接続のプロセスをできるだけ明確かつシームレスにします。ビデオまたは電話のみを使用するオプションを提供します。誰もがカメラに向かって快適であるとは限りません。少なくとも2日前に会議のリンクを送信し、予定されている会議時間より前に技術的な問題を解決できるように、リンクのテスト手順を提供します。

可用性

たぶん、ビデオ会議や電話会議を介してクライアントと会うオプションがあります。その柔軟性がある場合は、会うことができる日時を検討してください。あなたがこの点で柔軟性がない場合、あなたのクライアントはそれに不満を感じるかもしれず、残業はそうすることができる誰かを見つけるかもしれません。あなたが最初にクライアントと知り合うとき、その週を通しての彼らの一般的な利用可能性の彼らの正直な評価と好ましい時間枠を尋ねてください。あなたが彼らのニーズに合わせることができるかどうかを決定するためにあなたの側で同じ正直な評価をしてください。

期待

あなたが仕事を引き受けることに同意するとき、あなたは間違いなくその仕事が何を含むか、そしてそれが行われる賃金率について明確な期待を設定するように注意します。彼らが言うように、時間はお金であるため、あなたの時間についての期待を設定することも同様に重要です！契約上の合意では、会議の遅延キャンセルとノーショーのポリシーを確立します。これらを設定する際には、一貫性のある信頼できる会話がプロジェクトを前進させ、クライアントの期待に沿ったものにするための鍵であることを強調してください。

既存または長期のクライアントが、一定期間の信頼性の後に突然予定をキャンセルし始める場合があります。彼らはあなたの仕事上の関係からもはや同じ利益を得ていないと感じるかもしれませんが、あなたの気持ちを惜しまないためにそれを持ち出さないでください。これが当てはまると思われる場合は、パフォーマンスを評価して、期待が満たされなくなっているかどうかを判断してください。もしそうなら、あなたの考えについて積極的に彼らにアプローチし、それらを修正するための解決策を提供してください。

費用

クライアントとの関係の早い段階で価格体系について率直に話し合うことは、あなたの価値とあなたが提供する価値を理解している人々と確実に提携するために重要です。それでも、クライアントの経済状況は変わる可能性があります–時には突然。その変化の性質によっては、彼らはもはやあなたのサービスを買う余裕がないことをあなたに言うのを嫌がるかもしれません。この変更により、最初に予約がキャンセルされ、次に請求書が遅れたり未払いになったりする可能性があります。クライアントとの支払い条件の年2回または定期的なレビューは、クライアントが何を買うことができるかについてオープンな会話をする機会を提供することができます。

前進する

選択的であること

土壇場でのキャンセルやこのようなノーショーの状況が発生した場合、今後の発生を減らすためにそれらから学ぶことが重要です。ここでの大きな考慮事項は、潜在的なクライアントと協力することを決定するときにどれだけ選択的であるかです。あなたは仕事が必要かもしれませんが、それでも選択的であることが重要です。クライアントを積極的に精査して、クライアントが適切かどうかを判断します。特定の質問をして、潜在的なクライアントがあなたと一緒に働くことについてどれほど真剣であるかを判断します。過去の経験を利用してリードを「面接」し、直感をガイドとして使用して、その人があなたと同じくらい信頼できるかどうかを伝えます。

キャンセルポリシーを設定する

結局のところ、土壇場でのキャンセルとノーショーのポリシーを設定して、時間と仕事を保護することが重要です。このポリシーに組み込むことができるいくつかの可能な要素は次のとおりです。

予約をするために、前払いまたは時給の一部を前払いすることを検討してください。
キャンセルまたは変更を許可する時間枠を設定し、変更に経済的影響があるかどうかを設定します。例としては、次のようなものがあります。48時間前までに行われた変更またはキャンセルは、元の予約から3日以内に新しい予約が行われた場合に限り、デポジットを保持します。
いつ例外を作成するか、またはしないかを検討してください。この記事の冒頭で述べたように、実際の緊急事態が発生するため、クライアントの困難に直面したときにいつ柔軟に対応できるかを検討するのが賢明です。

いつ手放すかを知る

一部のクライアントは、これらの努力のいずれかを経験する機会をあなたに与えず、説明なしにあなたを「幽霊」にするかもしれません。その場合は、可能であれば先に進むのが最善です。ここでの例外は、契約違反または経済的懸念がある場合です。その場合、あなたは間違いなくあなた自身とあなたの仕事を保護するために必要な法的措置を取るべきです。一方、デューデリジェンスを行い、最終的にクライアントの信頼性が低く、クライアントと協力できなくなったと判断した場合は、そのクライアントを立ち去るか「解雇」するかを決定する必要があります。 HubSpotからのニュースやこれらのアイデアを壊すために使用するいくつかのスクリプトについては、このエレガントなテーマの記事を参照できます。

ノーショーのクライアントについてどのような話がありますか？この記事のテクニックを何らかの方法で試しましたか、それとも別のアプローチがありますか？コメントで教えてください！

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