Cara Menangani Pembatalan Menit Terakhir dan Klien Tidak Hadir

Anda mengatur waktu dan tanggal jauh sebelumnya. Anda menyisihkan waktu untuk meneliti dan mempersiapkan ide-ide Anda. Kemudian semua waktu dan persiapan itu tampaknya sia-sia karena klien Anda menelepon dalam pembatalan menit terakhir atau tidak hadir.

Sementara ketidakmampuan klien untuk memenuhi kewajiban mereka mungkin tidak ada hubungannya dengan Anda secara pribadi, sulit untuk tidak menganggapnya seperti itu. Jadi sebelum Anda mengambil tindakan apa pun, tarik napas dalam-dalam dan ingatlah bahwa Anda masih memiliki kesempatan untuk berkumpul kembali dan menyelamatkan investasi Anda dalam pekerjaan Anda. Ada beberapa cara untuk menangani situasi ini secara profesional dan untuk memastikan Anda memiliki rencana untuk melindungi waktu Anda – dan uang Anda – jika hal itu terjadi di masa depan.

Pada Saat Ini

Jika klien Anda tidak hadir, cobalah untuk menghubungi mereka. Mungkin ada alasan yang sah mengapa mereka tidak muncul. Keadaan darurat memang terjadi, dan jika itu benar-benar darurat, mereka mungkin tidak memiliki kesempatan untuk menjangkau.

Cobalah untuk menghubungi baik untuk berbicara dengan mereka atau meninggalkan pesan untuk mengingatkan mereka tentang janji. Jika Anda bersedia menunggu mereka sebentar, beri tahu mereka, dan tetapkan batas waktu. Jika Anda tidak dapat terhubung, kirim kontak tindak lanjut untuk memberi tahu mereka cara mengatur waktu baru atau menjelaskan kebijakan ketidakhadiran Anda dan menetapkan harapan di masa mendatang. (Lebih lanjut tentang menetapkan kebijakan nanti di artikel ini.)

Saat mengelola pembatalan menit terakhir, nilai prioritas atau urgensi pertemuan yang Anda tetapkan, dan tentukan apakah bijaksana untuk menanyakan apakah mereka masih bisa melakukannya. Ini bisa menjadi masalah yang rumit, jadi pertimbangkan apa yang sedang Anda kerjakan dan hubungan kerja Anda dengan klien ini. Jika Anda mendekati tenggat waktu, dan Anda membutuhkan masukan atau keputusan mereka perlu dibuat, Anda mungkin perlu mendorong agar rapat tetap sesuai jadwal.

Dalam kedua kasus tersebut, selalu minta untuk menjadwal ulang. Ini tampak jelas, tetapi pada saat Anda mungkin lupa ini adalah pilihan jika emosi Anda menguasai diri Anda. Saat Anda menghubungi mereka atau jika mereka meninggalkan pesan suara/teks/email, hubungi sesegera mungkin, dan minta atau usulkan waktu pertemuan baru. Tidak ada salahnya untuk bertanya, dan mungkin hanya itu yang diperlukan untuk membuat segala sesuatunya terus berjalan dengan klien itu.

Ingat, Anda tidak pernah tahu apa yang sedang dialami seseorang, jadi selalu berkomunikasilah secara profesional. Bersikaplah tegas ketika Anda harus membuktikan waktu dan upaya Anda sendiri, tetapi selalu bersikap baik.

Dapatkan ke Akar

Pertama menilai apakah klien ini adalah seseorang dengan siapa Anda ingin terus berkolaborasi. Jika demikian, pertimbangkan pola perilaku mereka. Jika mereka rentan terhadap pembatalan menit terakhir atau tidak muncul, mungkin ada kesenjangan yang dirasakan atau sebenarnya dalam harapan mereka tentang apa yang Anda tawarkan kepada mereka. Harapan ini terbagi dalam beberapa kategori. Mundur sejenak dan pertimbangkan masing-masing, lalu dekati klien Anda dengan penemuan Anda. Menentukan persepsi yang mendasarinya dapat membantu Anda sampai ke akar masalah dan mengatasinya.

Kenyamanan

Saya baru-baru ini mengakhiri janji dengan chiropractor saya hanya karena bepergian ke kantornya tidak lagi nyaman. Saya sebelumnya bekerja di sekitar, tetapi sekarang saya bekerja dari rumah, tidak lagi nyaman bagi saya untuk mengemudi di sana. Karena perawatan chiropractic membutuhkan penyesuaian di kantor, tidak bisa pergi ke kantor adalah masalah yang signifikan. Selain itu, mereka tidak mengirim pengingat untuk janji sampai pagi, yang hampir selalu berarti bahwa saya selalu pembatalan menit terakhir. Jika Anda memiliki fleksibilitas untuk bertemu melalui konferensi video atau telepon, soroti itu dan buat proses terhubung dengan Anda sejelas dan semulus mungkin. Menawarkan opsi untuk menggunakan video atau telepon saja; tidak semua orang nyaman berada di depan kamera. Kirim tautan rapat setidaknya dua hari sebelumnya, dan berikan petunjuk pengujian tautan sehingga mereka dapat mengatasi masalah teknis sebelum waktu rapat yang dijadwalkan.

Ketersediaan

Mungkin Anda memiliki pilihan untuk bertemu dengan klien melalui konferensi video atau panggilan konferensi. Jika Anda memiliki fleksibilitas itu, pertimbangkan hari dan waktu Anda dapat bertemu. Jika Anda tidak fleksibel dalam hal ini, klien Anda mungkin frustrasi karenanya dan lembur mencari seseorang yang bisa. Saat Anda pertama kali mengenal klien, mintalah penilaian jujur ​​mereka tentang ketersediaan umum mereka sepanjang minggu, dan kerangka waktu yang disukai. Buat penilaian jujur ​​yang sama di pihak Anda untuk menentukan apakah Anda dapat menyelaraskan dengan kebutuhan mereka.

Harapan

Ketika Anda setuju untuk mengambil pekerjaan, tidak diragukan Anda berhati-hati untuk menetapkan harapan yang jelas tentang apa yang tercakup dalam pekerjaan itu dan tingkat pembayaran yang akan dilakukan. Menetapkan harapan tentang waktu Anda sama pentingnya karena, seperti yang mereka katakan, waktu adalah uang! Dalam perjanjian kontrak Anda, tetapkan kebijakan Anda untuk pembatalan yang terlambat dan ketidakhadiran untuk rapat. Dalam menetapkan ini, tekankan bahwa percakapan yang konsisten dan andal adalah kunci untuk memajukan proyek dan tetap sesuai dengan harapan klien Anda.

Mungkin saja klien yang sudah ada atau klien jangka panjang tiba-tiba mulai membatalkan janji temu setelah jangka waktu yang dapat diandalkan. Mereka mungkin merasa bahwa mereka tidak lagi mendapatkan manfaat yang sama dari hubungan kerja Anda, tetapi jangan mengungkitnya untuk menghindari perasaan Anda. Jika Anda merasa ini masalahnya, evaluasi kinerja Anda untuk menentukan apakah harapan mereka tidak lagi terpenuhi. Jika demikian, secara proaktif dekati mereka tentang pemikiran Anda dan berikan solusi untuk memperbaikinya.

Biaya

Mendiskusikan struktur harga Anda secara terbuka di awal hubungan Anda dengan klien sangat penting untuk memastikan bahwa Anda bermitra dengan mereka yang memahami nilai Anda dan nilai yang Anda berikan. Namun, keadaan keuangan klien dapat berubah – terkadang tiba-tiba. Bergantung pada sifat perubahan itu, mereka mungkin enggan memberi tahu Anda bahwa mereka tidak mampu lagi membayar layanan Anda. Perubahan ini pertama-tama dapat mengakibatkan janji yang dibatalkan, dan kemudian faktur yang terlambat atau belum dibayar. Peninjauan dua kali setahun atau reguler tentang persyaratan pembayaran Anda dengan klien Anda dapat memberikan kesempatan untuk melakukan percakapan terbuka tentang apa yang mereka mampu.

Bergerak kedepan

Jadilah Selektif

Ketika pembatalan di menit-menit terakhir dan situasi ketidakhadiran seperti ini muncul, penting untuk belajar dari mereka untuk mengurangi kejadian tersebut di masa mendatang. Pertimbangan besar di sini adalah seberapa selektif dalam memutuskan untuk bekerja dengan klien potensial. Anda mungkin membutuhkan pekerjaan, tetapi penting untuk tetap selektif. Secara proaktif memeriksa klien Anda untuk menentukan apakah mereka cocok. Ajukan pertanyaan spesifik untuk menentukan seberapa serius calon klien bekerja dengan Anda. Manfaatkan pengalaman masa lalu untuk "mewawancarai" pemimpin Anda, dan gunakan intuisi Anda sebagai panduan untuk memberi tahu Anda apakah orang itu akan dapat diandalkan seperti Anda.

Tetapkan Kebijakan Pembatalan

Pada akhirnya, sangat penting untuk melindungi waktu dan pekerjaan Anda dengan menetapkan kebijakan pembatalan menit terakhir dan ketidakhadiran. Berikut adalah beberapa elemen yang mungkin dapat Anda masukkan ke dalam kebijakan ini:

• Pertimbangkan untuk meminta deposit atau sebagian dari tarif per jam Anda di muka untuk mengadakan janji temu.
• Tetapkan kerangka waktu di mana Anda akan mengizinkan pembatalan atau perubahan, dan apakah akan ada konsekuensi finansial dari perubahan tersebut atau tidak. Contohnya mungkin: Perubahan atau pembatalan yang dilakukan hingga 48 jam sebelumnya akan mempertahankan deposit mereka asalkan janji baru dibuat dalam waktu tiga hari dari janji semula.
• Pertimbangkan kapan Anda akan atau tidak akan membuat pengecualian. Seperti disebutkan di awal artikel ini, keadaan darurat yang sebenarnya akan terjadi, dan adalah bijaksana untuk mempertimbangkan kapan harus fleksibel dalam menghadapi kesulitan klien.

Tahu Kapan Harus Melepaskan

Beberapa klien mungkin tidak memberi Anda kesempatan untuk melakukan salah satu dari upaya ini dan akan "menghantui" Anda tanpa penjelasan. Jika itu terjadi, yang terbaik adalah melanjutkan jika Anda bisa. Pengecualian di sini adalah jika ada pelanggaran kontrak atau masalah keuangan; dalam hal ini, Anda harus mengambil tindakan hukum yang diperlukan untuk melindungi diri Anda dan pekerjaan Anda. Di sisi lain, jika Anda telah melakukan uji tuntas dan akhirnya sampai pada keputusan bahwa klien Anda tidak dapat diandalkan dan Anda tidak dapat lagi bekerja dengan mereka, Anda harus membuat keputusan untuk meninggalkan atau "memecat" klien itu. Anda dapat merujuk artikel Tema Elegan ini untuk beberapa skrip yang digunakan untuk menyampaikan berita atau ide-ide ini dari HubSpot.

Cerita apa yang Anda miliki tentang klien yang tidak hadir? Sudahkah Anda mencoba teknik dalam artikel ini dengan cara apa pun atau apakah Anda memiliki pendekatan yang berbeda? Beritahu kami di komentar!

Gambar Unggulan melalui bsd / shutterstock.com