Cinci motive pentru care compania dvs. are nevoie de o soluție software de gestionare a activelor digitale

Activele digitale sunt esențiale pentru creșterea afacerii dvs. Acestea sunt materiale online pe care compania dumneavoastră le deține și le folosește pentru a realiza valoare. Majoritatea proprietarilor de afaceri folosesc activele digitale pentru a-și spori eforturile de marketing. Acestea includ videoclipuri, bloguri, fișiere audio, logo-uri, prezentări, cărți electronice, foi de calcul, imagini, grafice, PDF-uri, documente etc.

După cum probabil știai, activele digitale pot spori valoarea firmei tale. Cu toate acestea, ar fi o idee bună să le gestionați în mod adecvat. Una dintre cele mai bune modalități de a realiza acest lucru este utilizarea soluțiilor software.

Acest articol explică de ce afacerea dvs. are nevoie de o soluție software automatizată de gestionare a activelor digitale. Citiți mai departe pentru a afla mai multe.

Software de management al activelor digitale definit

Software-ul de gestionare a activelor digitale vă permite să vă gestionați toate activele online dintr-o locație centralizată. Este o bibliotecă organizată care vă permite să distribuiți sau să partajați fișiere cu angajații și alte părți interesate în mod eficient.

Soluția permite monitorizarea și urmărirea automată a activelor dvs. digitale de afaceri. Asigurați-vă că achiziționați cel mai bun instrument de gestionare a activelor digitale și că lucrați cu un furnizor de servicii reputat.

Puteți lua în considerare Brandfolder sau orice companie similară pentru a vă ajuta cu automatizarea fluxului de lucru și accesibilitatea la fișierele relevante.

De ce aveți nevoie de o soluție software de management digital

Există mai multe motive pentru care ați dori să utilizați software pentru a vă gestiona activele digitale. Unele dintre acestea sunt după cum urmează:

1. Economisește timp

Aveți mai multe lucruri de abordat ca proprietar sau manager de afaceri. De exemplu, poate doriți să vă supravegheați angajații, să participați la întâlniri de afaceri, să intrați în legătură cu clienții și să participați la probleme care nu sunt legate de afaceri, toate în aceeași zi.

Aceasta înseamnă că este posibil să nu aveți timp suficient pentru a căuta activele digitale din sistemul de afaceri atunci când aveți nevoie de ele. Aici intervine o soluție software automatizată.

Puteți organiza o recuperare ușoară a materialelor dvs. online cu software-ul de gestionare a activelor digitale. Vă permite să introduceți câteva cuvinte cheie pentru ca materialul digital necesar să fie afișat pe ecranul computerului. Acest lucru vă permite să economisiți timp pentru alte sarcini esențiale.

2. Îmbunătățește securitatea

Securitatea online este o mare preocupare pentru orice întreprindere de afaceri, fie ea mare sau mică. Acest lucru este vital atunci când persoane neautorizate accesează fișierele dvs. online și le folosesc ilegal. Din acest motiv, este posibil să doriți să luați măsurile de precauție adecvate pentru a vă securiza toate materialele online.

Lăsând activele dvs. digitale împrăștiate peste tot în sistemul dvs. de afaceri, le expune la amenințări la adresa securității cibernetice. Hackerii le pot accesa cu ușurință fără știrea dvs. și, înainte să vă dați seama, va fi prea târziu pentru a lua măsuri preventive adecvate. Puteți evita acest lucru utilizând software pentru a vă gestiona activele digitale.

Un sistem bun vă permite să vă monitorizați îndeaproape activele digitale. Prin urmare, probabil veți primi o alertă atunci când o persoană neautorizată accesează oricare dintre ele fără permisiune. De aici înainte, puteți lua măsurile necesare pentru a vă păstra bunurile în siguranță.

În plus, majoritatea soluțiilor moderne de gestionare a activelor digitale vin cu funcții de securitate avansate, cum ar fi firewall-uri, antivirus, protecție prin parolă, actualizări automate etc. Aceste caracteristici vă ajută să vă securizați activele digitale și să le protejați de tentativele de hacking cibernetic.

3. Îmbunătățește controlul accesului

Angajații tăi sunt esențiali pentru dezvoltarea afacerii tale. Aceștia ajută la gestionarea firmei dumneavoastră prin îndeplinirea zilnică a sarcinilor critice, cum ar fi marketing, vânzări, contabilitate etc. Sunt o componentă crucială pentru succesul eventual al companiei dumneavoastră.

Cu toate acestea, nu toți angajații ar trebui să aibă acces la activele dvs. digitale. Oferiți acces numai celor care trebuie să le folosească pentru preocupări legate de muncă.

Poate fi o sarcină descurajantă să controlezi cine vă poate accesa activele digitale dacă sunt împrăștiate peste tot. Cea mai bună soluție este instalarea de software pentru a vă permite să acordați privilegii angajaților dvs. dintr-o singură locație. Acest lucru vă permite să vă gestionați mai bine activele digitale.

4. Minimizează pierderea documentelor

Dacă doriți să minimizați șansele de a vă pierde activele digitale, este posibil să doriți să instalați un software de management în sistemul dvs. de afaceri. Alte soluții de stocare, cum ar fi unitățile fizice și USB-urile, pot fi deplasate sau furate, așa că alegeți cea în care puteți avea încredere completă în siguranța activelor dvs. digitale.

Riscați să vă pierdeți toate activele digitale din cauza furtului sau a eșecului de a vă aminti unde le-ați păstrat. De asemenea, puteți pierde fișierele dacă dispozitivul pe care l-ați salvat s-a udat accidental. Aceste cazuri vă pot costa bani și timp pentru a dezvolta alte active noi. Astfel, evitați această bătaie de cap, având o soluție software de gestionare a activelor digitale.

Un program automat de gestionare a activelor online vă permite să stocați și să vă recuperați activele digitale dintr-o locație centralizată. Acest lucru minimizează șansele ca documentele dvs. să fie deplasate sau pierdute. Deci, chiar dacă pierdeți din greșeală unele dintre activele dvs. digitale, le puteți recupera oricând, deoarece majoritatea software-ului de gestionare a activelor digitale oferă o soluție de rezervă pentru fișierele dvs.

5. Eficientizează colaborarea

Apariția internetului și a noilor tehnologii le-a permis angajaților să lucreze de la distanță sau între departamente. Puteți găsi doi sau mai mulți membri ai personalului care lucrează pe același activ digital, dar din locații diferite. Acest lucru necesită un nivel ridicat de colaborare.

Majoritatea soluțiilor tradiționale de gestionare a activelor digitale nu permit colaborarea atunci când angajații lucrează din locuri diferite. Astfel de angajați ar putea întâmpina dificultăți în coordonarea între ei.

Între timp, soluția software de gestionare a activelor digitale facilitează angajații să partajeze fișiere și să lucreze împreună. Este una dintre cele mai bune strategii de a eficientiza colaborarea.

Pe lângă colaborarea îmbunătățită, soluțiile software de gestionare a activelor digitale vă permit să vă accesați fișierele oricând și oriunde. Acest lucru poate fi de acasă, la birou, la restaurant, plajă și chiar și atunci când călătoriți. Ai nevoie doar de laptop, telefon sau tabletă și de o conexiune la internet.

La pachet

Activele digitale sunt esențiale atunci când vine vorba de strategii de marketing. Proprietarii de afaceri le folosesc pentru a transmite informații promoționale publicului țintă.

De asemenea, puteți profita de activele digitale pentru a vă duce afacerea cu un pas mai sus. Cu toate acestea, trebuie să vă asigurați că utilizați cea mai bună soluție software disponibilă pentru a le gestiona.

Când achiziționați soluții software de management al activelor digitale, luați în considerare costul, scalabilitatea, caracteristicile și calitatea. De asemenea, trebuie să vă asigurați că vă procurați sistemul de la un furnizor de servicii de încredere. Acest lucru vă permite să obțineți cea mai bună valoare din sistem.