Cinq raisons pour lesquelles votre entreprise a besoin d'une solution logicielle de gestion des actifs numériques

Les actifs numériques sont essentiels à la croissance de votre entreprise. Ce sont des documents en ligne que votre entreprise possède et utilise pour réaliser de la valeur. La plupart des propriétaires d'entreprise utilisent des actifs numériques pour améliorer leurs efforts de marketing. Ceux-ci incluent des vidéos, des blogs, des fichiers audio, des logos, des présentations, des livres électroniques, des feuilles de calcul, des images, des graphiques, des PDF, des documents, etc.

Comme vous le savez peut-être, les actifs numériques peuvent accroître la valeur de votre entreprise. Cependant, il serait bon de les gérer adéquatement. L'un des meilleurs moyens d'y parvenir est d'utiliser des solutions logicielles.

Cet article explique pourquoi votre entreprise a besoin d'une solution logicielle automatisée de gestion des actifs numériques. Lisez la suite pour en savoir plus.

Définition du logiciel de gestion des actifs numériques

Le logiciel de gestion des actifs numériques vous permet de gérer tous vos actifs en ligne à partir d'un emplacement centralisé. Il s'agit d'une bibliothèque organisée qui vous permet de distribuer ou de partager efficacement des fichiers avec des employés et d'autres parties prenantes.

La solution permet la surveillance et le suivi automatiques de vos actifs commerciaux numériques. Assurez-vous d'acheter le meilleur outil de gestion des actifs numériques et de travailler avec un fournisseur de services réputé.

Vous pouvez envisager Brandfolder ou toute entreprise similaire pour vous aider dans l'automatisation de votre flux de travail et l'accessibilité aux fichiers pertinents.

Pourquoi avez-vous besoin d'une solution logicielle de gestion numérique

Il existe plusieurs raisons pour lesquelles vous voudriez utiliser un logiciel pour gérer vos actifs numériques. Certains d'entre eux sont les suivants :

1. Gain de temps

Vous avez plusieurs choses à régler en tant que propriétaire ou gestionnaire d'entreprise. Par exemple, vous souhaiterez peut-être superviser vos employés, assister à des réunions d'affaires, entrer en contact avec des clients et assister à des problèmes non liés à l'entreprise, le tout dans la même journée.

Cela signifie que vous n'aurez peut-être pas suffisamment de temps pour rechercher vos actifs numériques à partir du système de l'entreprise lorsque vous en aurez besoin. C'est là qu'intervient une solution logicielle automatisée.

Vous pouvez organiser une récupération facile de vos documents en ligne avec un logiciel de gestion des actifs numériques. Il vous permet de saisir quelques mots-clés pour afficher l'actif numérique requis sur un écran d'ordinateur. Cela vous permet de gagner du temps pour d'autres tâches essentielles.

2. Améliore la sécurité

La sécurité en ligne est une préoccupation majeure pour toute entreprise, qu'elle soit grande ou petite. Ceci est vital lorsque des personnes non autorisées accèdent à vos fichiers en ligne et les utilisent illégalement. Pour cette raison, vous voudrez peut-être prendre les précautions nécessaires pour sécuriser tous vos documents en ligne.

Laisser vos actifs numériques dispersés dans tout votre système d'entreprise les expose aux menaces de cybersécurité. Les pirates peuvent y accéder facilement à votre insu, et avant que vous ne vous en rendiez compte, il sera trop tard pour prendre des mesures préventives adéquates. Vous pouvez éviter cela en utilisant un logiciel pour gérer vos actifs numériques.

Un bon système vous permet de surveiller de près vos actifs numériques. Par conséquent, vous recevrez probablement une alerte lorsqu'une personne non autorisée accède à l'un d'entre eux sans autorisation. À partir de là, vous pouvez prendre les mesures nécessaires pour protéger vos actifs.

En outre, la plupart des solutions modernes de gestion des actifs numériques sont dotées de fonctionnalités de sécurité avancées telles que pare-feu, antivirus, protection par mot de passe, mises à jour automatiques, etc. Ces fonctionnalités aident à sécuriser vos actifs numériques et à les protéger contre les tentatives de piratage informatique.

3. Améliore le contrôle d'accès

Vos employés sont essentiels à la croissance de votre entreprise. Ils aident à gérer votre entreprise en effectuant quotidiennement des tâches critiques, comme le marketing, la vente, la comptabilité, etc. Ils sont un élément crucial du succès éventuel de votre entreprise.

Cependant, tous les employés ne devraient pas avoir accès à vos actifs numériques. Fournissez un accès uniquement à ceux qui ont besoin de les utiliser pour des problèmes liés au travail.

Il peut être ardu de contrôler qui peut accéder à vos actifs numériques s'ils sont dispersés partout. La meilleure solution consiste à installer un logiciel vous permettant d'accorder des privilèges à vos employés à partir d'un emplacement unique. Cela vous permet de mieux gérer vos actifs numériques.

4. Minimise la perte de documents

Si vous souhaitez minimiser les risques de perdre vos actifs numériques, vous pouvez installer un logiciel de gestion dans votre système d'entreprise. D'autres solutions de stockage comme les disques physiques et les clés USB peuvent être égarées ou volées, alors optez pour celle avec laquelle vous pouvez entièrement faire confiance à la sécurité de vos actifs numériques.

Vous risquez de perdre tous vos actifs numériques en raison d'un vol ou d'un simple défaut de rappel de l'endroit où vous les avez conservés. Vous pouvez également perdre vos fichiers si l'appareil que vous avez enregistré a été mouillé par accident. Ces instances peuvent vous coûter de l'argent et du temps pour développer d'autres nouveaux actifs. Ainsi, évitez ce tracas en ayant une solution logicielle de gestion des actifs numériques.

Un programme automatisé de gestion des actifs en ligne vous permet de stocker et de récupérer vos actifs numériques à partir d'un emplacement centralisé. Cela minimise les risques que vos documents soient égarés ou perdus. Ainsi, même si vous perdez certains de vos actifs numériques par erreur, vous pouvez toujours les récupérer car la plupart des logiciels de gestion des actifs numériques fournissent une solution de sauvegarde pour vos fichiers.

5. Rationalise la collaboration

L'avènement d'Internet et des nouvelles technologies a permis aux employés de travailler à distance ou dans plusieurs services. Vous pouvez trouver deux membres du personnel ou plus travaillant sur le même actif numérique mais à partir d'emplacements différents. Cela demande un haut niveau de collaboration.

La plupart des solutions traditionnelles de gestion des actifs numériques ne permettent pas la collaboration lorsque les employés travaillent à partir de différents endroits. Ces employés pourraient rencontrer des difficultés à se coordonner les uns avec les autres.

Parallèlement, la solution logicielle de gestion des actifs numériques permet aux employés de partager plus facilement des fichiers et de travailler ensemble. C'est l'une des meilleures stratégies pour rationaliser la collaboration.

Outre une collaboration améliorée, les solutions logicielles de gestion des actifs numériques vous permettent d'accéder à vos fichiers à tout moment et n'importe où. Cela peut être à la maison, au bureau, au restaurant, à la plage et même en voyage. Vous n'avez besoin que de votre ordinateur portable, téléphone ou tablette et d'une connexion Internet.

À emporter

Les actifs numériques sont essentiels lorsqu'il s'agit de stratégies de marketing. Les propriétaires d'entreprise les utilisent pour transmettre des informations promotionnelles à leurs publics cibles.

Vous pouvez également tirer parti des actifs numériques pour faire progresser votre entreprise d'un cran. Cependant, vous devez vous assurer que vous utilisez la meilleure solution logicielle disponible pour les gérer.

Lors de l'achat de solutions logicielles de gestion des actifs numériques, tenez compte du coût, de l'évolutivité, des fonctionnalités et de la qualité. Vous devez également vous assurer que vous vous procurez votre système auprès d'un fournisseur de services fiable. Cela vous permet d'obtenir la meilleure valeur du système.