Pięć powodów, dla których Twoja firma potrzebuje oprogramowania do zarządzania zasobami cyfrowymi

Zasoby cyfrowe są niezbędne do rozwoju Twojej firmy. Są to materiały online, które Twoja firma posiada i wykorzystuje do realizacji wartości. Większość właścicieli firm wykorzystuje zasoby cyfrowe, aby usprawnić swoje działania marketingowe. Należą do nich filmy, blogi, pliki audio, logo, prezentacje, książki elektroniczne, arkusze kalkulacyjne, obrazy, grafiki, pliki PDF, dokumenty itp.

Jak być może wiesz, zasoby cyfrowe mogą zwiększyć wartość Twojej firmy. Warto jednak odpowiednio nimi zarządzać. Jednym z najlepszych sposobów na osiągnięcie tego jest zastosowanie rozwiązań programowych.

Z tego artykułu dowiesz się, dlaczego Twoja firma potrzebuje zautomatyzowanego oprogramowania do zarządzania zasobami cyfrowymi. Czytaj dalej, aby dowiedzieć się więcej.

Zdefiniowane oprogramowanie do zarządzania zasobami cyfrowymi

Oprogramowanie do zarządzania zasobami cyfrowymi umożliwia zarządzanie wszystkimi zasobami online ze scentralizowanej lokalizacji. Jest to zorganizowana biblioteka, która umożliwia wydajne rozpowszechnianie lub udostępnianie plików pracownikom i innym interesariuszom.

Rozwiązanie umożliwia automatyczne monitorowanie i śledzenie cyfrowych zasobów biznesowych. Upewnij się, że kupujesz najlepsze narzędzie do zarządzania zasobami cyfrowymi i współpracujesz z renomowanym dostawcą usług.

Możesz rozważyć Brandfolder lub inną podobną firmę, która pomoże Ci w automatyzacji przepływu pracy i ułatwieniu dostępu do odpowiednich plików.

Dlaczego potrzebujesz oprogramowania do zarządzania zasobami cyfrowymi

Istnieje kilka powodów, dla których warto używać oprogramowania do zarządzania zasobami cyfrowymi. Niektóre z nich to:

1. Oszczędza czas

Jako właściciel firmy lub menedżer masz do czynienia z kilkoma sprawami. Na przykład możesz chcieć nadzorować swoich pracowników, uczestniczyć w spotkaniach biznesowych, kontaktować się z klientami i uczestniczyć w sprawach niezwiązanych z biznesem, a wszystko to w ciągu tego samego dnia.

Oznacza to, że możesz nie mieć wystarczającej ilości czasu na wyszukiwanie zasobów cyfrowych w systemie biznesowym, gdy ich potrzebujesz. Tu właśnie pojawia się zautomatyzowane rozwiązanie programowe.

Możesz zorganizować łatwe pobieranie materiałów online za pomocą oprogramowania do zarządzania zasobami cyfrowymi. Pozwala wprowadzić kilka słów kluczowych, aby wyświetlić wymagany zasób cyfrowy na ekranie komputera. Pozwala to zaoszczędzić czas na inne ważne zadania.

2. Zwiększa bezpieczeństwo

Bezpieczeństwo online jest dużym problemem dla każdego przedsiębiorstwa, zarówno dużego, jak i małego. Jest to niezbędne, gdy nieupoważnione osoby uzyskują dostęp do Twoich plików online i wykorzystują je nielegalnie. Z tego powodu możesz chcieć podjąć odpowiednie środki ostrożności, aby zabezpieczyć wszystkie swoje materiały online.

Pozostawienie zasobów cyfrowych rozproszonych po całym systemie biznesowym naraża je na zagrożenia cyberbezpieczeństwa. Hakerzy mogą łatwo uzyskać do nich dostęp bez Twojej wiedzy i zanim się zorientujesz, będzie za późno na podjęcie odpowiednich środków zapobiegawczych. Możesz tego uniknąć, używając oprogramowania do zarządzania zasobami cyfrowymi.

Dobry system umożliwia dokładne monitorowanie zasobów cyfrowych. Dlatego prawdopodobnie otrzymasz alert, gdy nieupoważniona osoba uzyska dostęp do któregokolwiek z nich bez pozwolenia. Od tego momentu możesz podejmować niezbędne działania, aby chronić swoje zasoby.

Poza tym większość nowoczesnych rozwiązań do zarządzania zasobami cyfrowymi jest wyposażona w zaawansowane funkcje bezpieczeństwa, takie jak zapory, programy antywirusowe, ochrona hasłem, automatyczne aktualizacje itp. Wspomniane funkcje pomagają zabezpieczyć zasoby cyfrowe i chronić je przed próbami włamań cybernetycznych.

3. Poprawia kontrolę dostępu

Twoi pracownicy są niezbędni dla rozwoju Twojej firmy. Pomagają w zarządzaniu firmą, wykonując codziennie krytyczne zadania, takie jak marketing, sprzedaż, księgowość itp. Są kluczowym elementem ostatecznego sukcesu Twojej firmy.

Jednak nie wszyscy pracownicy powinni mieć dostęp do Twoich zasobów cyfrowych. Zapewnij dostęp tylko tym, którzy muszą z nich korzystać w sprawach związanych z pracą.

Kontrolowanie, kto może uzyskać dostęp do zasobów cyfrowych, jeśli są one rozproszone, może być trudnym zadaniem. Najlepszym rozwiązaniem jest zainstalowanie oprogramowania umożliwiającego nadawanie uprawnień pracownikom z jednego miejsca. Pozwala to lepiej zarządzać zasobami cyfrowymi.

4. Minimalizuje utratę dokumentów

Jeśli chcesz zminimalizować ryzyko utraty zasobów cyfrowych, możesz zainstalować oprogramowanie do zarządzania w swoim systemie biznesowym. Inne rozwiązania pamięci masowej, takie jak dyski fizyczne i USB, mogą zostać zgubione lub skradzione, więc wybierz to, w którym możesz całkowicie zaufać bezpieczeństwu swoich cyfrowych zasobów.

Ryzykujesz utratę wszystkich swoich zasobów cyfrowych z powodu kradzieży lub zwykłego braku przypomnienia, gdzie je trzymałeś. Możesz również stracić swoje pliki, jeśli zapisane urządzenie przypadkowo zamoczy się. Te instancje mogą kosztować pieniądze i czas na opracowanie innych nowych zasobów. Dlatego uniknij tego problemu, mając oprogramowanie do zarządzania zasobami cyfrowymi.

Zautomatyzowany program zarządzania zasobami online umożliwia przechowywanie i pobieranie zasobów cyfrowych ze scentralizowanej lokalizacji. Minimalizuje to ryzyko zgubienia lub zgubienia dokumentów. Tak więc, nawet jeśli przez pomyłkę stracisz część swoich zasobów cyfrowych, zawsze możesz je odzyskać, ponieważ większość programów do zarządzania zasobami cyfrowymi zapewnia rozwiązanie do tworzenia kopii zapasowych plików.

5. Usprawnia współpracę

Narodziny Internetu i nowych technologii umożliwiły pracownikom pracę zdalną lub między działami. Możesz znaleźć dwóch lub więcej członków personelu pracujących nad tym samym zasobem cyfrowym, ale z różnych lokalizacji. Wymaga to wysokiego poziomu współpracy.

Większość tradycyjnych rozwiązań do zarządzania zasobami cyfrowymi nie pozwala na współpracę, gdy pracownicy pracują z różnych miejsc. Tacy pracownicy mogą napotkać trudności we wzajemnej koordynacji.

Tymczasem oprogramowanie do zarządzania zasobami cyfrowymi ułatwia pracownikom udostępnianie plików i współpracę. To jedna z najlepszych strategii usprawnienia współpracy.

Oprócz usprawnionej współpracy oprogramowanie do zarządzania zasobami cyfrowymi umożliwia dostęp do plików w dowolnym miejscu i czasie. Może to być z domu, biura, restauracji, plaży, a nawet w podróży. Potrzebujesz tylko laptopa, telefonu lub tabletu oraz połączenia internetowego.

Na wynos

Zasoby cyfrowe są niezbędne, jeśli chodzi o strategie marketingowe. Właściciele firm używają ich do przekazywania informacji promocyjnych swoim odbiorcom docelowym.

Możesz także skorzystać z zasobów cyfrowych, aby podnieść swoją firmę o jeden stopień. Musisz jednak upewnić się, że korzystasz z najlepszego dostępnego oprogramowania do zarządzania nimi.

Kupując oprogramowanie do zarządzania zasobami cyfrowymi, należy wziąć pod uwagę koszty, skalowalność, funkcje i jakość. Musisz również upewnić się, że pozyskujesz swój system od niezawodnego dostawcy usług. Pozwala to uzyskać najlepszą wartość z systemu.