Cinco razones por las que su empresa necesita una solución de software de gestión de activos digitales

Los activos digitales son esenciales para el crecimiento de su negocio. Estos son materiales en línea que su empresa posee y utiliza para generar valor. La mayoría de los dueños de negocios utilizan activos digitales para mejorar sus esfuerzos de marketing. Estos incluyen videos, blogs, archivos de audio, logotipos, presentaciones, libros electrónicos, hojas de cálculo, imágenes, gráficos, PDF, documentos, etc.

Como ya sabrá, los activos digitales pueden aumentar el valor de su empresa. Sin embargo, sería una buena idea gestionarlos adecuadamente. Una de las mejores maneras de lograr esto es mediante el uso de soluciones de software.

Este artículo explica por qué su empresa necesita una solución de software de gestión de activos digitales automatizada. Sigue leyendo para saber más.

Definición de software de gestión de activos digitales

El software de gestión de activos digitales le permite administrar todos sus activos en línea desde una ubicación centralizada. Es una biblioteca organizada que le permite distribuir o compartir archivos con empleados y otras partes interesadas de manera eficiente.

La solución permite el monitoreo y seguimiento automático de sus activos comerciales digitales. Asegúrese de comprar la mejor herramienta de gestión de activos digitales y trabaje con un proveedor de servicios de confianza.

Puede considerar Brandfolder o cualquier compañía similar para ayudarlo con la automatización de su flujo de trabajo y la accesibilidad a los archivos relevantes.

Por qué necesita una solución de software de gestión digital

Hay varias razones por las que le gustaría usar un software para administrar sus activos digitales. Algunos de estos son los siguientes:

1. Ahorra tiempo

Tiene varias cosas que abordar como propietario o gerente de un negocio. Por ejemplo, es posible que desee supervisar a sus empleados, asistir a reuniones de negocios, conectarse con clientes y atender asuntos no relacionados con el negocio, todo en el mismo día.

Esto significa que es posible que no tenga el tiempo adecuado para buscar sus activos digitales en el sistema comercial cuando los necesite. Aquí es donde entra en juego una solución de software automatizada.

Puede organizar una recuperación fácil de sus materiales en línea con el software de gestión de activos digitales. Le permite ingresar algunas palabras clave para que el activo digital requerido se muestre en la pantalla de una computadora. Esto le permite ahorrar tiempo para otras tareas esenciales.

2. Mejora la seguridad

La seguridad en línea es una gran preocupación para cualquier empresa comercial, ya sea grande o pequeña. Esto es vital cuando personas no autorizadas acceden a sus archivos en línea y los usan ilegalmente. Por esa razón, es posible que desee tomar las precauciones adecuadas para proteger todos sus materiales en línea.

Dejar sus activos digitales dispersos por todo su sistema empresarial los expone a amenazas de ciberseguridad. Los piratas informáticos pueden acceder a ellos fácilmente sin su conocimiento y, antes de que se dé cuenta, será demasiado tarde para tomar las medidas preventivas adecuadas. Puede evitar esto mediante el uso de software para administrar sus activos digitales.

Un buen sistema le permite monitorear sus activos digitales de cerca. Por lo tanto, es probable que reciba una alerta cuando una persona no autorizada acceda a cualquiera de ellos sin permiso. A partir de aquí, puede tomar las medidas necesarias para mantener sus activos seguros.

Además, la mayoría de las soluciones modernas de administración de activos digitales vienen con funciones de seguridad avanzadas como firewalls, antivirus, protección con contraseña, actualizaciones automáticas, etc. Dichas funciones ayudan a proteger sus activos digitales y los protegen de los intentos de piratería cibernética.

3. Mejora el control de acceso

Sus empleados son esenciales para el crecimiento de su negocio. Ayudan en la gestión de su empresa mediante la realización de tareas críticas diarias, como marketing, ventas, contabilidad, etc. Son un componente crucial para el éxito final de su empresa.

Sin embargo, no todos los empleados deberían tener acceso a sus activos digitales. Proporcione acceso solo a aquellos que necesitan utilizarlos para asuntos relacionados con el trabajo.

Puede ser una tarea desalentadora controlar quién puede acceder a sus activos digitales si están dispersos por todas partes. La mejor solución es instalar un software que le permita otorgar privilegios a sus empleados desde una única ubicación. Esto le permite administrar mejor sus activos digitales.

4. Minimiza la pérdida de documentos

Si desea minimizar las posibilidades de perder sus activos digitales, es posible que desee instalar un software de gestión en su sistema empresarial. Otras soluciones de almacenamiento, como las unidades físicas y los USB, pueden extraviarse o ser robadas, así que opte por aquella en la que pueda confiar plenamente en la seguridad de sus activos digitales.

Corre el riesgo de perder todos sus activos digitales debido a un robo o simplemente por no recordar dónde los guardó. También puede perder sus archivos si el dispositivo que guardó se mojó por accidente. Estas instancias pueden costarle dinero y tiempo para desarrollar otros activos nuevos. Por lo tanto, evite esta molestia al tener una solución de software de gestión de activos digitales.

Un programa automatizado de administración de activos en línea le permite almacenar y recuperar sus activos digitales desde una ubicación centralizada. Esto minimiza las posibilidades de que sus documentos se extravíen o se pierdan. Por lo tanto, incluso si pierde algunos de sus activos digitales por error, siempre puede recuperarlos porque la mayoría del software de administración de activos digitales proporciona una solución de respaldo para sus archivos.

5. Agiliza la colaboración

El nacimiento de Internet y las nuevas tecnologías ha permitido a los empleados trabajar de forma remota o entre departamentos. Puede encontrar dos o más miembros del personal trabajando en el mismo activo digital pero desde diferentes ubicaciones. Esto requiere un alto nivel de colaboración.

La mayoría de las soluciones de gestión de activos digitales tradicionales no permiten la colaboración cuando los empleados trabajan desde diferentes lugares. Dichos empleados pueden tener dificultades para coordinarse entre sí.

Mientras tanto, la solución de software de gestión de activos digitales facilita que los empleados compartan archivos y trabajen juntos. Es una de las mejores estrategias para agilizar la colaboración.

Además de una colaboración mejorada, las soluciones de software de gestión de activos digitales le permiten acceder a sus archivos en cualquier momento y lugar. Esto puede ser desde el hogar, la oficina, en un restaurante, la playa e incluso cuando viaja. Solo necesita su computadora portátil, teléfono o tableta y una conexión a Internet.

Llevar

Los activos digitales son esenciales cuando se trata de estrategias de marketing. Los dueños de negocios los utilizan para transmitir información promocional a su público objetivo.

También puede aprovechar los activos digitales para llevar su negocio un nivel más alto. Sin embargo, debe asegurarse de utilizar la mejor solución de software disponible para administrarlos.

Al comprar soluciones de software de gestión de activos digitales, considere el costo, la escalabilidad, las características y la calidad. También debe asegurarse de obtener su sistema de un proveedor de servicios confiable. Esto le permite obtener el mejor valor del sistema.