応答がない後に効果的なフォローアップメールを書く方法

公開: 2021-07-05

応答がない場合のフォローアップメール

応答がない場合に効果的なフォローアップメールを作成する方法：

電子メールは、同僚、学生、同僚、友人、家族などの間で最も利用され、効率的な会話の媒体の1つです。

他のディスカッションと同様に、電子メールの基本的な目標は、他の当事者からの応答を受信することです。

ただし、目標を達成できない場合は、ここで、応答がない場合などにフォローアップメールを送信する方法の背後にある理由を見ていきます。

他の会話媒体の正規化に伴い、電子メールは主に専門的な目的で指定されています。

クライアント、利害関係者、顧客などに連絡しています。

したがって、ここでのフォローアップとは、潜在的なクライアント、労働者、または顧客との関係を維持することを指します。

応答がない場合のフォローアップメールは、クライアントに自分自身、あなたの要求、オファーの状況を思い出させること、またはあらゆる種類のレビューや介入を受けることです。

友人や家族に電話やメッセージを残しても返信がない場合は、通常、別のリクエストやメッセージを送信する前によく考えます。

背後には複数の理由が考えられます。あなたは迷惑になりたくありません。

多くの専門家も同じジレンマに直面していますが、方法は少し異なります。

調査によると、実りある会話または販売の約81％は、5回の接触試行後に行われると推定されています。

約2％のケースでのみ、最初の試みで生産的な面接または取引が行われます。

したがって、専門家の世界では、すべての潜在的なクライアントに常に追いつく必要があります。また、顧客や同僚を追跡する必要があります。

そのため、応答がない場合にフォローアップメールを送信する方法を知っている必要があります。

なぜフォローアップが不可欠なのですか？

フォローアップメールを送信する方法とタイミングに進む前に、フォローアップメールを送信する必要がある理由を理解することが不可欠です。

正しく行われていれば、他の当事者に迷惑をかけたり迷惑をかけたりすることはありません。

一方、それは丁寧なジェスチャーと見なされます。

フォローアップメールは、状況や目標に対するあなたの粘り強さ、一貫性、関心を示しています。

面接後のフォローアップメールに応答がない場合、クライアントはあなたのビジネスに固執し、双方にとって物事をより透明にします。

フォローアップメールは、2者間のコミュニケーションを改善します。

これは、目標、期待、両当事者が取引に入力できる内容を明確にするのに役立ちます。

効果のないフォローアップメールの通常の間違い：

複数の一般的な失敗があり、専門家は最初の電子メールまたはフォローアップの電子メールで作成し、弱い結果をもたらします。

以下は、面接後のフォローアップメールや無回答後のその他のフォローアップメールでよくある間違いです。

不適切な件名：件名は、読者の注意を引くための電子メールの重要な部分の1つです。ほとんどのユーザーは、件名が関連しているように見える場合にのみ電子メールを開く可能性があります。したがって、特に応答がない後にフォローアップメールを送信する場合は、件名に特に注意する必要があります。
フォローアップする代わりにスパムを送信している：ユーザーは、1日または1日以内に複数の電子メールを送信するための応答を受け取ることがあります。相手に無限の電子メールで迷惑をかけるのではなく、相手の関心を維持するには、両方の電子メールの間に適切な時間間隔を確保する必要があります。長すぎず短すぎない。
受取人に刺激を与えることはありません。プッシュしたり強制したりするのではなく、フォローアップメールで受取人に通知する必要があります。したがって、あなたは正確で、明確で、あなたのことを受取人に知らせるだけでなく、彼を引き付けるであろうあなたの電子メールの要点まででなければなりません。
あなたは必要なフォローアップを続けていませんでした：上記の例のように、人々は相手にとって煩わしいと感じるので、何度も何度もフォローアップすることに抵抗があります。ただし、相手が応答するのに時間がかかる場合があります。したがって、適切な間隔で、穏やかなリマインダーとしてフォローアップに遅れずについていくことが不可欠です。
フラッシュベースの電子メール：どのくらいの長さの電子メールのように、フラッシュベースの電子メールも強くお勧めできません。これらのメールはかさばり、読み込みに時間がかかります。
宛先の電子メールアドレスを確認する：人の詳細を確認するために使用できるさまざまな電子メールIDファインダーがあります。通常、人はわずかなスペルミスをします。応答がない後にフォローアップメールを送信しても、目的の人や会社に届くため、役に立ちません。
過度に長い電子メール：このペースの速い世界では、人々はより正確なことに慣れています。したがって、電子メールが長いほど、それを読むことに興味を持つ人は少なくなります。
相手方が興味を持っていると思われる場合にのみ詳細を提示してください。物事をできるだけ正確に保つようにしてください。面接後にフォローアップメールを送信する必要があったとしても、応答がない場合は、正確に保管してください。
感情的なメール：感情的なトーンでメールを書いたり、スマイリーを追加しすぎたりすることは専門的ではありません。同時に、熱狂的な頌歌はあなたの電子メールを専門的でなく魅力的でないものにします。

フォローアップメールを送信することが適切な状況：

上で説明したように、多くの場合、フォローアップメールを送信することが不可欠ですが、送信しない場合もあります。

以下は、応答がない場合にフォローアップメールを送信する必要がある場合です。

交流会のリクエスト：仕事のために交流会を開いたり、状況を解決したりすることが不可欠な場合は、交流会を計画するための定期的なリマインダーを送信する必要があります。
販売：あなたに有利な取引をするためには、積極的であり続けることが不可欠です。フォローアップメールは、契約を締結し、クライアントを安全に保つための重要な部分の1つです。
仕事ベースのコミュニケーション：締め切りに間に合わせるために、チームメンバーを近づけるか、同僚とのコミュニケーションを改善します。躊躇することなく、応答がない場合は必ずフォローアップメールを送信してください。
仕事の機会：欠員には複数の候補者がいるため。したがって、あなたの場所を確認するために、フォローアップメールを送信することが不可欠です。これはまた、会社が後で空いているポジションのためにあなたを覚えておくのに役立ちます。

フォローアップの適切な間隔：

それらを有用にするために、特定の間隔で無応答後にフォローアップ電子メールを送信するか、無応答のインタビュー後にフォローアップ電子メールを送信することが不可欠です。

この要因は、クライアント、状況、または状況によって異なります。

感謝や謝罪に関するメールは24時間から48時間以内に送信する必要があります。

より良いネットワーキングに関しては、3か月ごとにフォローアップすることが不可欠です。

仕事に基づく問題がある場合は、間隔を置いて、または数時間または数日フォローアップする必要があります。

それが販売エリアである場合、あなたは頻繁なフォローアップに遅れずについていく必要があります。

遅すぎたり早すぎたりしてはいけないので、フォローアップの時間間隔は不可欠です。

状況や状況に応じて、どの間隔が最適かを選択するか、推奨を求める必要があります。

広義には、選択する品種を決定するのに役立つ範囲のいくつかが上記に記載されています。

フォローアップレターの要点：

面接後にフォローアップメールを送信する必要がある場合は、定義された要素に注意する必要があります。

フォローアップメールを送信する際に人々が通常犯すいくつかの間違いについて言及しました。

したがって、これらに注意し、次の基本事項を電子メールに含めてください。

Makeは効果的で要点を説明します。フォローアップメールの目的は、潜在的なクライアントの関心を維持し、煩わしさを感じたり、粘り強さを示したりすることなく思い出させることです。
したがって、ポイントが有効で透明であることを確認するために、重要な詳細を正確に含めるようにしてください。
件名：適切な件名を使用して、ユーザーを引き付けて電子メールを開き、それを読まずに削除しないようにします。次の見出しで詳しく説明します。
フォローアップの迅速性：一貫性はコミットメントに不可欠です。したがって、適切な間隔に応じて、フォローアップメールの頻度を確保する必要があります。また、視聴者の行動に注意して、より良い方法でフォローアップスケジュールを決定することもできます。
召喚状：完全な手順について受取人に通知することが重要です。電子メールがクライアントや同僚などを納得させたが、その人が次に何をすべきかについて知らされていない場合、あなたのすべての努力は無駄になります。
したがって、応答がない場合は、最初または2番目のフォローアップメールの最後に明確な召喚状を追加することが不可欠です。召喚状は、メールにプロ意識を追加し、本質的な詳細を提供し、クライアントを引き付けます。

フォローアップメールの適切な件名：

面接のフォローアップメールの後に応答がない主な理由の1つは、使用されている件名が原因です。第一印象は常に重要であり、同様に永遠に続きます。メールの件名が第一印象を作成する場合です。

件名は興味をそそるかどうかだけです。最後に、説得力のある件名を思い付くために少し余分な努力を払うようにしてください。あなたの電子メールを読むかどうかを決める人が主に重要です。

フォローアップメールについても、クリエイティブな件名を確保する必要があります。それをオリジナルにするために、件名の場合に正確でオリジナルが最もよく機能する限り、それを言葉にしすぎたり、長くしたりしないでください。

応答がない場合は、いくつかのフォローアップメールサンプルを入手できます。ただし、件名のサンプルはすべて複数の人が使用しているため、メールを目立たせないため、使用しないでください。

したがって、メールを目立たせて受信者を引き付けたい場合は、独自のメールを作成して独自性と独自性を追加してください。

件名には、魅力的で創造的であるだけでなく、読者にとっても有益であるように、電子メールでアドレス指定している重要な情報を含める必要があります。件名がパーソナライズされているほど、人々がそれを読む可能性が高くなります。

読者を引き付ける1つの方法は、電子メールを開くために読者を引き付ける質問をすることです。したがって、専門的な件名を考え出すことは、初回の電子メールまたはフォローアップの電子メールの最も複雑な部分の1つであると言っても間違いありません。

望ましい対応のためのフォローアップレターの構造：

応答がない場合はフォローアップメールのサンプルを見つけることができますが、これらのサンプルは誤解を招く可能性があります。したがって、効果的なフォローアップを書く方法を知ることも不可欠です。あなたは例を参照するか、それがユニークで魅力的で、主題に応じていることを確認するためにあなたの作品を書くことを忘れないでください。

間違い、基本事項、件名の形成に気付いたので、メールの最も重要な部分である本文について見ていきます。

特にフォローアップメールの場合、組織は長くはなく、有益で正確でなければなりません。言葉遣いが明確で、口調が丁寧なままエラーがないようにする必要があります。

電子メールでこれらの3つの特性を確実にするために、クライアントからの応答がない後にサンプルのフォローアップ電子メールを使用することは役に立たない可能性があります。

その理由は、例にはすべての種類の電子メールについて同様のパターンが含まれているためです。お礼のメールから就職の面接のメールまで、すべて同じデザインになります。

ただし、効果的な結果を得るには、内容と配置パターンが異なっている必要があります。さまざまな種類の電子メールで使用されるトーンも異なる必要があります。メールは可能な限りパーソナライズする必要があります。

これは、フォローアップメールを通常のメールから分離する機能です。あなたは礼儀正しいままでなければなりませんが、いかなる時点でも受取人を有罪にしないでください。反対側から完全に沈黙している場合は、ヒントを取り、非難しないでください。

ただし、わずかな可能性がある場合は、フォローアップメールごとに相手が理解して納得できるようにするだけです。

物事を少し単純化しながら、通常の電子メールパターンに従い、詳細を微妙に記入しながらクライアントを引き付けるために、正確で、有益で、礼儀正しく保ちます。

面接後のフォローアップメールのサンプルの中には、応答がないものもありますが、最良の結果を得るには知識を活用してください。

フォローアップメールを正常に終了する：

メールアドレスを確認し、完璧な件名を作成し、本文を書き込んだら、ラッピング部分が残ります。まとめの重要な役割の1つは、召喚状を追加することです。

召喚状は、聴衆が興味を持った場合に実際の措置を講じるように動機付けます。関係者との連絡や連絡に役立ちます。したがって、仕事に魅力を加えることは、初めての電子メールだけでなく、配信されるすべてのフォローアップ電子メールでも不可欠です。

上記のように、フォローアップはよりパーソナライズする必要があります。したがって、あなたの興味と献身を示すために、電子メールの最後にいくつかの丁寧な文章を追加する必要があります。

メール全体を数回確認して、できるだけ正確で、有益で、礼儀正しいことを確認してください。

リマインダーメールの場合は、クライアントを過度にプッシュしているのではなく、単に説得力があることを確認してください。就職の面接の場合は、誇張しすぎないように注意してください。ただし、印象を持続させるためにスキルを強調してください。

フォローアップメールを最大限に成功させるには、時間、頻度、量、内容ごとに特定のルールセットを作成して従います。また、実行するすべてのステップで、一貫性があり、積極的で、注意深いことを確認してください。

アプローチを多様化し、各フォローアップメールで新しい手法と方法を試して、どれが最も成功して生産的であるかを推測してください。

メールテンプレートのフォローアップ

クライアントの電子メールをフォローアップするのに役立つ多くの電子メールスクリプトがあります。しかし、私はコミュニケーションのプロセスを通してあなたを案内する重要なフォローアップメールのいくつかをリストしました。

これらのメールケースとスクリプトは、クライアントからの応答がない場合、音声メッセージを残した後、売り込みの後などに使用できます。

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音声メッセージがドロップされるとすぐに。

こんにちはAnntony、
電話で連絡を取ろうとしただけで、音声メッセージが届きませんでした。
あなたが仕事から解放されるときはいつでも、私と連絡をとってください。
ありがとう！
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アメリアウィルソン、
販売担当重役/
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売り込みの後に付加価値を付けます。

こんにちはAnntony、
今日は電話でした。お話をうれしく思いました。私たちのコラボレーションがあなたの会社の業績とコンバージョン率を強化することを願っています。
先に述べたように、私は私たちのピーク企業価値とあなたが修正できる情報源についての詳細を添付しました。
ご不明な点がございましたら、お気軽にお問い合わせください。それ以外の場合は、[日時]にまたお話しできることを楽しみにしております。
ありがとう！
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アメリアウィルソン、
販売担当重役/
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イベントでお会いしてからメールありがとうございます

こんにちはAnntony、
でお会いできてとても良かったです。あなたが提供する詳細をありがとう。について知ることは刺激的でした。知りたいのですが、今週またお会いできて嬉しいです。私はで利用可能です。この日付はあなたのために働きますか？
うまくいけば、私たちは連絡を取ります！
ありがとう！
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アメリアウィルソン
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フォローアップまでフォローアップ

こんにちはAnntony、
このメールの背後にある理由は、最近チームに適用している5つの方法を確認するためです。ご不明な点がございましたら、お気軽にお問い合わせください。短い電話の空き状況をお知らせください。あなたからのお便りを楽しみにしています。
ありがとう！
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アメリアウィルソン、
販売担当重役/

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2〜3通のメールに返信がない場合はフォローアップメール

ねえAnntony、
私は長い間あなたから返事を聞いていません。私はただ想像しています-私は何か間違ったことをしましたか？
前回電話をしました。
私の側から何か問題があれば、私に知らせてください、そして私はそれを解決しようとします
ありがとう！
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アメリアウィルソン、
販売担当重役/

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就職の面接後のフォローアップ

こんにちはAnntony、
面接の過程で貴重な時間を割いていただき、ありがとうございました。私はあなたのチームとあなたが雇っているプロフィールについてもっと知りたいと思っていました。就職の機会があり、あなたのビジネスファミリーの一員になれば、きっと嬉しいです。
私は、誰もが働きたいと願う最高の会社の1つだと信じています。それは従業員にキャリア成長の可能性、友好的な雰囲気を提供し、従業員に彼らが評価するプラスの効果を提供します。このような有名な組織との職場の機会は魅力的であり、私はあなたが探している応募者であることを恐れていません。
先ほどの会話で述べたように、自分の仕事のポートフォリオを添付しました。
貴重なお時間を割いていただき、誠にありがとうございます。お返事をお待ちしております。
心から、
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アメリアウィルソン、

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結論：

フォローアップメールは、それが不可欠であるかどうかを信じる同様の理由があるため、常にさまざまな見解を持っています。状況によりますので。

フォローアップメールは無視でき、最初の送信メールのように失われる可能性があるため、フォローアップメールを最初のメールと同じように見なす十分な理由もあります。ただし、一度メールを送信すると、読者の注意を引くことなく迷子になる可能性が高くなります。

したがって、いくつかの企業がマーケティングまたはプロモーションの電子メールを継続的に送信し続けていることに気づきました。これは、潜在的な人々にあなたの存在を何度も思い出させるように働くからです。

その人があなたの電子メールに惹かれていても、すぐにそれを忘れる可能性が非常に高いです。したがって、クライアントを最新の状態に保つことが不可欠です。

フォローアップメールのメリットを活用するには、専門家であり続け、上記の基本事項に従うことが不可欠です。もう1つ覚えておくべきことは、説明されているテンプレートとメソッドは完璧なものではないということです。

状況に応じて調整するか、クライアントに応じて変更する必要があります。あなたの文章スタイルを追加することは、文脈により多くの独創性をもたらし、読者をより引き付けるでしょう。

応答がない後にフォローアップメールを書く方法についての詳細な議論で、あなたは間違いを避けることを確実にしなければなりません。また、フォローアップが不可欠なシナリオを理解する必要があります。次に、効果的なフォローアップメールを作成します。

コールドメールの書き方とメールの書き方のヒントを確認してください。