6 Cara Menghindari Desain oleh Komite di Proyek Anda Berikutnya

Pada awalnya, “desain oleh panitia” terdengar seperti hal yang positif, mirip dengan kolaborasi. Namun, istilah ini mengacu pada tim desain yang mengalami kesulitan untuk berkompromi atau membuat keputusan yang bijaksana. Itu menghasilkan produk berkualitas rendah. Desain oleh komite terjadi ketika ada banyak orang – klien, anggota tim desain, dan/atau pemangku kepentingan – dengan agenda mereka sendiri dan yang umpan baliknya sama pentingnya.

Tim desain harus bekerja sama untuk menghasilkan produk dengan visi yang seragam. Non-desainer harus menghindari keputusan desain yang penting kecuali Anda mensurvei konsumen yang akan menggunakan produk. Meski begitu, konsumen tidak selalu benar. Juga akan ada orang-orang yang hadir di ruang pertemuan yang berpadu hanya agar mereka dapat berkontribusi.

Masalah dengan Desain oleh Komite

Umpan balik biasanya tidak membantu jika datang dari orang yang tidak memiliki pengalaman desain. Misalnya, bahkan jika seseorang memiliki poin bagus tentang estetika, mereka mungkin tidak mengerti bagaimana saran mereka menurunkan fungsionalitas. Anda tidak boleh membiarkan klien tanpa pengetahuan desain memberi tahu Anda bagaimana melakukan pekerjaan Anda, dan hal yang sama berlaku untuk anggota tim non-desain.

Selain itu, meskipun klien ingin melayani pelanggan mereka, mereka sering melupakan hal itu dan khawatir tentang estetika atau anggaran. Untuk menargetkan kebutuhan pengguna, tim desain harus berada di kursi pengemudi. Mereka akan menjaga proyek tetap pada tugas ketika klien lupa mengapa mereka melakukan apa yang mereka lakukan.

Tanpa fokus, tim desain dapat menghabiskan waktu mereka untuk memperbaiki masalah yang sebenarnya bukan masalah dan mengikuti saran dari orang yang tidak berpengalaman. Inilah licinnya desain yang dibuat panitia. Mereka tidak pernah bisa fokus pada aspek proyek yang harus diprioritaskan. Ini menghabiskan anggaran dan waktu anggota tim saat merancang dan menguji desain yang cacat.

Produk akhir akan berkualitas rendah, dan ketika dikritik, tidak ada satu orang pun yang bisa disalahkan. Sebaliknya, orang akan terus menuding sampai semua orang terlihat gagal. Hal ini menyebabkan keretakan dalam tim dan cara yang tidak jelas untuk memperbaiki masalah sehingga tidak terjadi lagi.

6 Tips Menghindari Desain oleh Panitia

Anda tetap bisa berkolaborasi dengan tim sambil menghindari desain oleh panitia. Komunikasi yang lebih baik berarti bahwa anggota tim akan mengetahui bagian mana dari proses desain yang mereka (dan tidak) termasuk di dalamnya, dan kesalahpahaman akan dihindari.

1. Dapatkan semua orang di halaman yang sama dari awal

Setiap orang harus memahami tujuan proyek, bagaimana informasi dan saran dikomunikasikan, dan berbagai cara untuk memenuhi kebutuhan klien. Juga, jika Anda melihat hambatan pada akhirnya, diskusikan sekarang daripada menunggu.

Jelaskan dengan hormat dan jelas kepada klien bahwa tujuan utama tim Anda adalah menemukan cara terbaik untuk menyampaikan pesan dan bahwa jika Anda menemukan umpan balik yang mencegah hal itu terjadi, Anda tidak akan dapat menindaklanjutinya. Juga jelaskan bahwa Anda akan mengumpulkan umpan balik dari audiens. Pengujian pengguna adalah cara terbaik untuk mendapatkan umpan balik yang bermanfaat dari orang-orang yang akan menggunakan produk.

2. Tentukan peran anggota tim

Ketika setiap anggota tim tahu apa pekerjaan mereka dan apa yang diharapkan dari mereka, mereka cenderung tidak melewati batas. Sementara umpan balik dari anggota tim yang berbeda, terlepas dari peran mereka, akan dipertimbangkan, mereka akan tahu bahwa saran mereka mungkin tidak akan diterima. Anda juga akan membuat hierarki dalam hal pengambilan keputusan.

Setiap tim harus memiliki manajer tim yang mengumpulkan umpan balik. Manajer tim juga memiliki keputusan akhir tentang umpan balik apa yang berharga dan apakah itu harus ditindaklanjuti sekarang atau nanti. Sebelum mempresentasikan umpan balik itu kepada tim, manajer akan memperbaiki umpan balik menjadi jelas dan dapat ditindaklanjuti. Untuk melakukan semua ini, manajer tim harus memiliki pengalaman desain tingkat lanjut dan pengetahuan mendalam tentang produk dan pasar.

3. Buat proses untuk memberikan umpan balik

Umpan balik kandang sehingga tidak datang dari terlalu banyak tempat sekaligus atau mengancam untuk mengambil terlalu banyak perhatian dari proyek. Alih-alih membiarkan siapa pun dan semua orang mengirim email atau pesan Slack ketika mereka memiliki ide, tetapkan waktu yang ditentukan untuk berbagi pemikiran. Ada banyak alat kolaborasi yang memungkinkan anggota tim bekerja dan berkomunikasi secara real-time. Dari sana, manajer tim akan mempertimbangkan umpan balik sebelum mengambil tindakan. Kekhawatiran yang muncul di luar waktu yang ditentukan harus dilaporkan langsung kepada manajer tim.

4. Kontrol jenis umpan balik yang diterima dan dipertimbangkan

Tim desain perlu bekerja atas nama klien dan memperhatikan masukan mereka. Namun, desainer profesional adalah profesional karena suatu alasan, dan mereka tidak perlu berkompromi jika itu akan membuat produk menjadi tidak efisien. Arahkan apa yang klien dan anggota tim berikan umpan balik, dan kelola harapan tentang jenis umpan balik apa yang akan dan tidak akan dipertimbangkan.

Misalnya, desain produk harus selalu selaras dengan pedoman dan persyaratan klien. Jika seorang anggota tim membuat saran yang bertentangan dengan persyaratan, itu akan langsung ditolak. Mungkin lebih sulit untuk menetapkan batasan ini dengan klien yang tidak terbiasa dengan proses desain, di situlah maket, prototipe, dan gambar rangka sangat berguna. Alat-alat ini dapat menjembatani kesenjangan dalam komunikasi, dan klien akan dapat melihat konsep-konsep yang sulit untuk dijelaskan.

5. Ketahui cara mempresentasikan desain Anda kepada klien

Hindari umpan balik klien yang tidak membantu dengan menyajikan produk kepada mereka dengan cara yang paling efektif. Misalnya, jika Anda menyusun gambar rangka, klien akan dapat melihat bagaimana fungsi produk. Jika Anda bisa, hindari menghadirkan beberapa opsi kepada klien. Anda tahu desain mana yang terbaik, dan memberi mereka terlalu banyak untuk dilihat memberi mereka kendali yang seharusnya tidak mereka miliki sambil membuat lebih banyak pekerjaan untuk Anda. Jika Anda telah setuju untuk menyajikan opsi, berikan tidak lebih dari tiga, dan jelaskan mana yang menurut Anda paling kuat.

6. Rujuk ke parameter proyek secara teratur

Untuk memisahkan umpan balik yang membantu dari umpan balik yang tidak membantu, terus-menerus meninjau kembali tujuan dan pedoman proyek. Tanyakan pada diri Anda, klien, dan tim pertanyaan seperti:

• Apakah desain mencerminkan kepribadian merek?
• Apakah semua informasi yang diperlukan termasuk dalam desain?
• Sudahkah kami memasukkan informasi apa pun yang tidak perlu dan itu memperumit atau mengacaukan desain?
• Apakah umpan balik ini datang dari preferensi pribadi individu atau akankah itu benar-benar membantu memenuhi tujuan klien?

Membungkus

Produk yang Anda buat mungkin untuk klien Anda, tetapi pekerjaan yang Anda lakukan adalah milik Anda. Ini adalah cerminan dari kemampuan dan keahlian Anda, dan Anda membutuhkannya untuk menjadi hebat untuk menjadi sukses. Klien menyewa desainer untuk keahlian mereka, dan terkadang mengatakan "tidak" kepada klien adalah melakukan apa yang menjadi kepentingan terbaik mereka, bahkan jika mereka belum menyadarinya.

Menghindari desain oleh komite bukan berarti mengabaikan saran dari semua orang yang terlibat dalam proyek. Ini tentang mengumpulkan dan menguraikan saran itu dengan cara yang meningkatkan proyek alih-alih mengacaukannya. Ini juga tentang mengandalkan keahlian Anda untuk memandu Anda membuat pilihan terbaik. Tim desain harus mendengarkan, mempertimbangkan dan mendiskusikan umpan balik; membuat keputusan yang terbaik untuk tujuan proyek; dan bersiaplah untuk menjelaskan dan membela keputusan itu jika ditanya.

Ingin mempelajari lebih lanjut tentang menjalankan proyek yang sukses? Simak 7 prinsip manajemen risiko ini.

Gambar unggulan melalui Iconic Bestiary / shutterstock.com